직원마다 연봉과 계약기간이 다를 때, 재계약 발송표 만드는 방법
“양식은 같은데 연봉과 계약기간은 전부 달라요. 하나씩 만들려니 시간이 너무 걸려요.”
재계약 시즌에는 문서 수보다 확인할 값이 더 부담스럽게 느껴지곤 합니다. 이름 하나, 날짜 하나를 잘못 연결하면 다른 사람의 조건이 들어갈 수 있기 때문이죠.
안녕하세요, 전자계약서비스 이싸인온입니다. 😊 오늘은 대량전송을 준비하는 담당자를 위해 발송표를 만들고 검수하는 순서를 정리해볼게요.
📋 1. 공통 내용과 개인별 값을 먼저 나눠요
검토가 끝난 계약서에서 모두에게 같은 문구와 사람마다 달라지는 항목을 구분합니다.
공통 문구는 서식에 두고, 이름·소속·금액·적용 기간처럼 달라지는 값은 발송 데이터로 관리하는 방식입니다. 근로계약기간과 연봉 적용기간을 같은 항목으로 처리하지 않도록 의미도 분명하게 적어주세요.
예를 들어 내부 검수표에는 다음 항목을 둘 수 있습니다.
사번 또는 내부 식별값 / 성명 / 연락처
계약기간 시작일 / 종료일 / 연봉 적용기간
확정된 금액 / 금액 기준 / 검토 담당자 / 확인 여부
이 목록은 검수표 예시이며, 이싸인온 업로드 파일의 고정 열 이름을 뜻하지는 않습니다.
📥 2. 실제 전송용 파일은 서식에서 받아요
이싸인온의 대량전송용 엑셀 파일은 사용할 서식을 기반으로 생성됩니다. 임의로 만든 관리대장을 그대로 올리기보다, 해당 서식에서 다운로드한 파일의 항목에 맞춰 데이터를 옮겨주세요.
엑셀을 사용하지 않고 대량전송 에디터에 직접 입력할 수도 있습니다. 에디터 입력 도중 엑셀을 업로드하면 기존 데이터가 덮어써지므로, 필요한 값은 먼저 내보내 보관해주세요. 대량전송 입력 방법
🔍 3. 이름과 금액을 따로 정렬하지 마세요
일부 열만 정렬하거나 복사하면 이름과 조건의 짝이 바뀔 수 있습니다. 한 사람의 데이터를 한 행으로 묶고, 정렬·붙여넣기 뒤에는 식별값을 기준으로 다시 대조해보세요.
특히 동명이인, 중도 입사자, 조건이 달라진 직원은 우선 확인하는 것이 좋습니다. 금액에 쉼표나 단위가 중복되지 않는지, 날짜가 빈칸이거나 뒤바뀌지 않았는지도 살펴주세요.
🧪 4. 가상 정보로 먼저 시험해요
실제 직원에게 보내기 전, 검증용 서식과 가상 데이터를 준비해 담당자 본인에게 시험 발송해보세요. 이름과 금액이 올바른 위치에 들어가는지, 휴대폰에서도 문장을 읽을 수 있는지 확인합니다.
시험 문서에는 ‘테스트’임을 표시하고 실제 직원의 민감한 조건을 넣지 않는 것이 좋습니다. 본 발송 직전에는 시험용 연락처가 남아 있지 않은지도 다시 점검해주세요.
✅ 5. 발송 이후의 확인표도 준비해요
발송이 끝났다고 재계약 업무가 모두 끝난 것은 아닙니다. 진행 중인 문서와 완료 문서를 구분하고, 내용 문의가 들어온 직원은 별도로 확인해주세요.
작성 단계에서 잘못된 조건이 발견됐다면 알림만 다시 보내 해결하려 하지 말고, 문서 취소와 재작성 필요 여부부터 확인해야 합니다. 검토가 끝난 계약 조건과 실제 서명 문서가 일치하는지가 중요합니다.
준비 → 값 대조 → 시험 발송 → 본 발송 → 완료 확인. 이 순서를 팀의 체크리스트로 만들어두면 다음 재계약에서도 활용할 수 있습니다. 반복되는 발송은 이싸인온으로 정리하고, 담당자는 중요한 조건 확인에 집중해보세요. 😊
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