AI가 검토한 계약서, 그대로 서명됐을까? 전자계약 무결성을 확인하는 방법

AI가 검토한 계약서, 그대로 서명됐을까? 전자계약 무결성을 확인하는 방법

AI로 계약서를 검토했다고 해서 실제 서명된 계약서까지 자동으로 안전해지는 것은 아닙니다.

AI가 검토한 최종본을 확정한 뒤에도 이메일이나 메신저를 통해 파일을 주고받는 과정에서 버전이 달라질 수 있기 때문입니다.

따라서 AI 계약 검토를 활용하고 있다면 검토가 끝난 문서를 정확하게 확정하고, 그 문서가 어떤 과정을 거쳐 서명됐으며 완료 후 변경되지 않았는지 확인할 수 있는 체계까지 함께 마련해야 합니다.

전자계약 이싸인온(eSignon)은 완료 문서의 고유 해시값과 타임스탬프를 관리하고, 문서의 발송·열람·서명·완료 과정을 문서이력인증서로 확인할 수 있도록 지원합니다.

AI가 계약서를 검토했다면 그것으로 충분할까요?

요즘 계약 업무에서도 AI 활용이 빠르게 늘고 있습니다.

계약서를 AI에 입력해 주요 조항을 정리하거나, 놓치기 쉬운 조건을 확인하고, 기존 계약서와 달라진 내용을 비교하는 방식입니다.

계약 검토 단계에서 활용할 수 있는 도구는 많아졌지만 그다음 과정도 생각해야 합니다.

예를 들어 AI 검토와 내부 법무 검토가 모두 끝난 계약서가 있다고 가정해 보겠습니다.

파일명이 이렇게 늘어나기 시작합니다.

계약서_수정본.docx

계약서_최종.docx

계약서_최종2.docx

계약서_진짜최종.pdf

계약서_서명용.pdf

담당자는 어떤 파일이 최종본인지 알고 있다고 생각하지만 계약 당사자 사이에서 여러 파일이 오가다 보면 결국 이런 질문이 생깁니다.

“실제로 서명된 문서가 우리가 마지막으로 확인한 바로 그 문서인가?”

AI가 계약 내용을 분석하는 것과 최종 계약 문서의 버전과 체결 과정을 증명하는 것은 서로 다른 문제입니다.

AI 검토 이후에는 왜 ‘버전 관리’가 중요할까요?

AI 계약 검토 후에도 일반적으로 다음 과정이 이어집니다.

▪️계약서 초안을 검토합니다.

▪️AI의 분석 결과와 담당자·법무팀 의견을 반영해 수정합니다.

▪️거래 상대방과 수정 내용을 조율합니다.

▪️내부 승인을 거쳐 최종 계약서를 확정합니다.

▪️최종 문서에 서명합니다.

▪️완료된 계약서를 보관합니다.

문제는 4번에서 확정한 문서와 5번에서 실제 서명한 문서가 같은지를 관리하는 과정입니다.

이메일이나 메신저에서 Word·PDF 파일을 반복해서 전달하면 파일이 여러 개 생성될 수 있습니다.

계약 금액이나 계약기간, 자동 갱신 조건처럼 작은 수정이라도 계약에서는 중요한 차이가 될 수 있습니다.

따라서 계약서의 내용만 검토하는 것뿐만 아니라 어떤 문서를 최종본으로 확정했고, 그 문서가 언제 어떤 과정으로 체결되었는지 남기는 것이 중요합니다.

계약서가 변경되지 않았다는 것은 어떻게 확인하나요?

전자계약에서는 문서의 무결성을 확인하기 위해 해시값(Hash Value)을 활용할 수 있습니다.

해시값은 쉽게 말하면 문서에 만들어지는 고유한 디지털 지문과 비슷합니다.

문서의 내용이 변경되면 해당 문서에서 계산되는 해시값도 달라지기 때문에 완료된 문서가 이후 변경됐는지를 확인하는 데 활용할 수 있습니다.

이싸인온은 문서 완료 시 문서별 고유 해시값을 보관하고 있으며, 완료된 문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 문서 위변조 확인 기능을 제공합니다.

즉 계약서를 단순히 PDF 파일로 저장하는 것에서 그치는 것이 아니라, 완료된 원본 상태를 확인할 수 있는 정보를 함께 관리하는 방식입니다.

계약서가 언제 완료됐는지는 어떻게 확인하나요?

문서가 변경되지 않았는지와 함께 중요한 것이 시점입니다.

전자계약에서는 타임스탬프를 이용해 특정 시점에 해당 전자문서가 존재했다는 사실을 확인하는 데 활용할 수 있습니다.

이싸인온에서는 계약 문서가 완료될 때 타임스탬프가 자동 적용됩니다.

이를 통해 완료 문서의 시점을 확인하고 이후 문서의 상태를 관리할 수 있습니다.

정리하면 다음과 같습니다.

계약서 한 장뿐 아니라 그 계약서가 만들어지고 완료된 과정까지 함께 남기는 것이 전자계약 관리의 중요한 특징입니다.

문서이력인증서에서는 무엇을 확인할 수 있나요?

이싸인온에서는 계약 완료 후 문서이력인증서를 확인할 수 있습니다.

문서이력인증서는 쉽게 말해 전자계약 과정에서 발생한 주요 기록을 정리한 문서입니다.

이싸인온에서는 계약서가 발송되고 상대방이 문서를 열람하고 서명한 뒤 계약이 완료되기까지의 주요 이력을 기록합니다.

문서이력인증서를 통해 확인할 수 있는 대표적인 정보는 다음과 같습니다.

▪️문서 요청자

▪️계약 참여자

▪️문서 열람 시점

▪️서명 시점

▪️문서 완료 시점

▪️접속 IP

▪️본인확인 및 인증 관련 정보

▪️계약 진행 과정에서 발생한 주요 이력

계약서 본문이 “무엇에 합의했는가”를 보여준다면, 문서이력인증서는 “그 계약이 어떤 과정으로 진행됐는가”를 확인하는 자료라고 볼 수 있습니다.

그렇다면 AI가 검토한 계약서와 서명한 계약서가 같다는 것도 자동으로 증명되나요?

여기서는 한 가지를 정확히 구분해야 합니다.

이싸인온이 AI 계약 검토 서비스의 결과물을 직접 확인하거나 AI가 검토한 파일과 업로드된 파일의 동일성을 자동으로 인증하는 것은 아닙니다.

따라서 AI와 법무팀의 검토가 끝났다면 먼저 조직에서 서명할 최종 버전을 확정하는 과정이 필요합니다.

그 최종본을 이싸인온에 업로드해 계약을 진행하면 이후 완료된 계약 문서의 해시값과 타임스탬프, 계약 진행 이력 등을 관리할 수 있습니다.

즉 안전한 프로세스는 다음과 같이 구성할 수 있습니다.

AI 계약 검토 → 담당자·법무 검토 → 최종본 확정 → 이싸인온 업로드 → 전자서명 → 완료 문서 무결성 확인 → 문서이력인증서와 함께 관리

AI는 계약 내용을 검토하는 역할, 전자계약은 확정된 계약을 체결하고 그 과정을 기록하는 역할로 구분하는 것이 정확합니다.

이메일로 PDF를 주고받는 것과 무엇이 다른가요?

이메일로 PDF 계약서를 보내는 것과 전자계약 시스템에서 계약을 진행하는 방식은 계약 과정의 기록 관리에서 차이가 있습니다.

계약의 편의성도 중요하지만, 계약 건수가 많아질수록 완료된 문서와 그 진행 과정을 일관된 방식으로 관리하는 것이 더 중요해집니다.

전자계약이면 법적 효력이 자동으로 보장되나요?

전자문서 및 전자거래 기본법에서는 전자문서가 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정하고 있습니다.

전자서명법 역시 전자서명의 이용과 신뢰성을 위한 법적 기반을 마련하고 있습니다.

하지만 전자계약 서비스를 사용했다고 해서 모든 계약의 유효성이 자동으로 보장되는 것은 아닙니다.

계약 당사자에게 적절한 권한이 있었는지, 계약 내용이 적법한지, 해당 계약에 별도의 법정 형식이 요구되는지 등은 계약마다 따로 확인해야 합니다.

전자계약의 역할은 적절하게 진행된 계약의 문서와 체결 과정을 보다 명확하게 기록하고 관리할 수 있도록 돕는 것에 있습니다.

이싸인온에서는 계약 문서를 어떻게 보호하나요?

계약에는 회사의 중요한 정보가 포함되는 만큼 문서 자체뿐 아니라 서비스를 운영하는 환경도 확인해야 합니다.

이싸인온은 국제 정보보호 관리체계 표준인 ISO/IEC 27001 인증을 운영하고 있으며, 저장 데이터 암호화와 TLS/HTTPS 기반 전송 구간 보호, 사용자 권한 관리와 접근 허용 IP 설정 등의 보안 기능을 제공합니다.

또한 이싸인온 공식 보안 안내에서는 CSAP 인증을 획득한 Microsoft Azure 인프라를 이용한다고 안내하고 있습니다.

계약 종류와 보안 수준에 따라 휴대폰 본인인증, 공동인증서, 이메일 인증, 비밀번호 인증 등 다양한 본인확인 방법도 선택할 수 있습니다.

AI 계약 검토를 사용하고 있다면 무엇부터 확인해야 할까요?

AI 계약 검토와 전자계약을 함께 활용하고 있다면 다음 항목을 확인해보는 것이 좋습니다.

▪️AI 검토 이후 서명할 최종 계약서 버전을 명확히 확정하고 있는가?

▪️최종본이 확정된 이후 별도의 수정이 발생하지 않도록 관리하고 있는가?

▪️실제 서명된 완료 문서의 변경 여부를 확인할 수 있는가?

▪️계약이 언제 열람되고 서명됐는지 확인할 수 있는가?

▪️계약 상대방에게 필요한 수준의 본인확인 절차를 적용하고 있는가?

▪️완료된 계약서와 진행 이력을 함께 관리하고 있는가?

▪️담당자가 바뀌어도 계약 진행 과정을 다시 확인할 수 있는가?

여러 항목에서 확인이 어렵다면 AI 계약 검토 도구만 추가하기보다 검토 이후의 체결·보관 프로세스까지 함께 점검할 필요가 있습니다.

AI 시대의 계약 관리는 ‘검토’ 다음 단계까지 필요합니다

AI는 긴 계약서를 빠르게 살펴보고 담당자가 확인해야 할 부분을 찾는 데 유용하게 활용할 수 있습니다.

하지만 AI가 계약서를 검토했다는 사실만으로 최종 계약의 체결 과정까지 관리되는 것은 아닙니다.

어떤 문서를 최종본으로 확정했는지, 누가 언제 확인하고 서명했는지, 완료된 문서가 이후 변경되지 않았는지까지 확인할 수 있어야 계약 관리 프로세스가 완성됩니다.

이싸인온은 완료 문서의 고유 해시값과 타임스탬프, 문서 위변조 확인, 문서이력인증서 등을 통해 전자계약의 체결 과정과 완료 문서를 함께 관리할 수 있도록 지원합니다.

AI로 계약의 내용을 검토했다면, 그다음에는 전자계약으로 체결 과정과 완료 문서를 관리해보세요.

전자계약이 필요할 때, 이싸인온

이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

▪️22년의 서비스 경험을 바탕으로

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계약서 작성부터 발송, 서명, 완료 문서 관리까지

업무 환경에 맞는 다양한 전자계약 기능을 활용할 수 있습니다.

전자계약이 처음이어도 어렵지 않습니다

처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

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▪️ 전화 상담: 02-3444-4660

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