전자계약 도입하면 얼마나 아낄까? 경영진에게 숫자로 설명하는 ROI 계산법

전자계약 도입하면 얼마나 아낄까? 경영진에게 숫자로 설명하는 ROI 계산법

전자계약의 비용 절감 효과는 종이 계약에 들어가는 발송비·인쇄비·담당자 인건비·보관비와 전자계약 도입 비용을 비교하면 계산할 수 있습니다.

특히 계약 건수가 많거나 출력·발송·회수에 담당자의 시간이 많이 들어가는 기업이라면, 단순한 종이 비용보다 반복 업무에 투입되는 인건비를 함께 계산하는 것이 중요합니다.

전자계약 이싸인온(eSignon)은 계약 건수를 기준으로 이용할 수 있으며, 이용자 계정을 무제한으로 추가할 수 있습니다. Business 요금제에서는 대량전송, URL 서명, 승인 등의 기능도 이용할 수 있어 실제 계약 프로세스를 기준으로 도입 비용을 비교할 수 있습니다.

전자계약 ROI는 어떻게 계산하나요?

전자계약 도입을 검토할 때는 단순히 서비스 이용료만 비교해서는 정확한 비용을 확인하기 어렵습니다.

먼저 현재 종이 계약 한 건을 처리하기 위해 어떤 비용이 발생하는지 살펴봐야 합니다.

종이 계약 업무는 일반적으로 다음과 같은 과정을 거칩니다.

계약서 작성 → 출력 → 검토·날인 → 발송 → 수령 확인 → 서명 대기 → 회수 → 스캔 → 보관 → 필요할 때 다시 검색

이 과정에서 발생하는 비용은 크게 네 가지로 나눌 수 있습니다.

여기에 전자계약 서비스 이용료를 비교하면 기본적인 ROI를 계산할 수 있습니다.

연간 절감액 = 기존 종이 계약 연간 비용 - 전자계약 전환 후 연간 비용

중요한 것은 인터넷에서 찾은 평균값을 그대로 사용하는 것이 아니라, 우리 회사에서 실제 발생하고 있는 비용을 넣는 것입니다.

종이 계약에서 가장 놓치기 쉬운 비용은 무엇인가요?

많은 기업이 종이 계약 비용을 계산할 때 종이와 우편료부터 생각합니다.

하지만 실제로 놓치기 쉬운 비용은 담당자가 계약 한 건을 처리하는 데 사용하는 시간입니다.

예를 들어 계약 한 건을 처리하면서 다음 업무를 한다고 가정해 보겠습니다.

▪️계약서 출력

▪️날인 또는 결재 요청

▪️봉투 및 발송 준비

▪️발송 여부 확인

▪️상대방 서명 여부 확인

▪️미회수 계약 재안내

▪️완료 문서 스캔

▪️파일명 정리 및 보관

각 업무는 몇 분에 불과해 보여도 연간 계약이 500건, 1,000건, 5,000건으로 늘어나면 상당한 업무 시간이 됩니다.

따라서 인건비는 다음처럼 계산하는 것이 좋습니다.

연간 계약 건수 × 계약 1건당 처리시간 ÷ 60 × 담당자 시간당 인건비

예를 들어 연간 1,000건의 계약을 처리하고 종이 계약 한 건을 정리하는 데 평균 30분, 담당자의 시간당 인건비를 15,000원으로 가정한다면 계약 행정에 투입되는 시간 비용은 연간 약 750만 원입니다.

이 숫자는 전자계약이 단순히 종이를 줄이는 도구인지, 반복 업무 시간을 줄이는 투자 대상인지 판단하는 데 중요한 기준이 됩니다.

연간 1,000건을 처리한다면 얼마나 절감할 수 있을까요?

실제 절감액은 회사마다 다릅니다.

따라서 아래 숫자는 이싸인온을 사용하는 모든 기업의 평균 절감액이 아니라, ROI를 계산하는 방법을 보여주기 위한 예시입니다.

다음과 같은 회사를 가정해 보겠습니다.

▪️연간 계약 건수: 1,000건

▪️우편 발송 비율: 70%

▪️우편·발송 비용: 건당 평균 5,500원

▪️인쇄 및 소모품 비용: 건당 600원

▪️종이 계약 처리시간: 건당 30분

▪️전자계약 처리시간: 건당 5분

▪️담당자 시간당 인건비: 15,000원

▪️연간 물리적 문서 관리비: 500,000원

이 조건이라면 종이 계약 비용은 다음과 같이 계산할 수 있습니다.

이 회사가 전자계약으로 전환해 계약 처리시간을 건당 5분으로 줄인다고 가정하면 담당자의 시간 비용은 약 125만 원으로 줄어듭니다.

여기에 실제 사용할 전자계약 요금제 비용을 더한 뒤 기존 1,245만 원과 비교하면 우리 회사의 예상 절감액을 계산할 수 있습니다.

즉, 전자계약 도입 후 비용 = 전자계약 이용료 + 전자계약 업무에 남아 있는 인건비로 계산하면 됩니다.

※ 위 비용과 업무 시간은 계산 방법을 설명하기 위한 예시이며 실제 절감 효과는 기업의 계약 방식, 발송 비율, 인건비 및 업무 프로세스에 따라 달라질 수 있습니다.

이싸인온 도입 비용은 어떻게 계산하면 되나요?

이싸인온은 사용자 수가 아니라 계약 문서 전송 건수를 기준으로 요금을 구매하는 방식입니다.

사용자 추가에 따른 별도의 비용이 없으며, Business 요금제에서는 대량전송, URL 서명, 승인, 외부 참조, 접근 허용 IP 설정 등의 기능을 이용할 수 있습니다.

따라서 ROI를 계산할 때는 다음 두 숫자를 함께 비교하면 됩니다.

현재 비용

계약 건수 × 발송비 + 인쇄비 + 인건비 + 보관·관리비

전자계약 도입 후 비용

이싸인온 이용료 + 전자계약 처리에 필요한 인건비

예를 들어 계약 담당자는 3명에서 10명으로 늘어나지만 연간 계약 건수는 동일한 기업이라면, 사용자 계정 추가 때문에 별도의 라이선스 비용이 늘어나지 않는다는 점도 장기적인 비용 계산에 반영할 수 있습니다.

전자계약으로 바꾸면 어떤 업무가 줄어드나요?

전자계약의 ROI는 서비스 이용료와 종이 비용만 비교하기보다 어떤 반복 업무를 줄일 수 있는지까지 함께 살펴보는 것이 좋습니다.

계약서 출력과 우편 발송

이싸인온에서는 카카오톡이나 이메일로 서명 요청을 보낼 수 있습니다.

계약 상대방은 별도로 이싸인온 회원가입을 하지 않아도 전달받은 링크를 통해 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다.

따라서 기존에 우편으로 주고받던 계약이라면 인쇄와 발송, 회수 과정에 들어가던 업무를 줄일 수 있습니다.

여러 명에게 반복적으로 계약서 보내기

근로계약서, 개인정보 동의서, 계약 갱신서처럼 동일한 양식의 문서를 여러 명에게 보내야 할 때는 대량전송을 활용할 수 있습니다.

이싸인온에서는 수신인 정보를 직접 입력하거나 엑셀 파일을 업로드해 한 번에 최대 500명에게 개별 문서를 전송할 수 있습니다.

직원별 이름이나 연락처, 계약 조건처럼 서로 다른 정보도 미리 입력할 수 있어 반복적인 문서 작성 업무를 줄이는 데 활용할 수 있습니다.

완료된 계약 찾기

종이 계약에서는 필요한 계약서를 찾기 위해 캐비닛이나 파일 서버를 다시 확인해야 하는 경우가 있습니다.

이싸인온에서는 문서 상태를 기준으로 진행 중·완료·취소 문서를 관리하고, 상세 검색과 라벨 기능 등을 이용해 계약 문서를 관리할 수 있습니다.

완료 문서는 문서이력인증서와 함께 확인할 수 있어 계약 진행 과정과 시점을 확인하는 자료로도 활용할 수 있습니다.

비용 외에 전자계약 도입 시 확인해야 할 것은 무엇인가요?

ROI에는 쉽게 숫자로 환산하기 어려운 요소도 있습니다.

대표적인 것이 계약 진행 상태 확인, 문서 이력 관리, 보안과 업무 확장성입니다.

이싸인온은 문서이력인증서, 문서 위변조 확인, 타임스탬프 등의 기능을 제공하며 국제 정보보호 인증 ISO 27001과 공공 클라우드 보안 인증인 CSAP 관련 보안 체계를 안내하고 있습니다.

전자문서 및 전자거래 기본법에서도 전자문서는 단순히 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정하고 있습니다. 다만 계약이나 문서의 종류에 따라 별도의 법률이나 제출 방식이 정해진 경우가 있으므로, 해당 업무의 법적 요건은 별도로 확인해야 합니다.

경영진에게는 어떻게 보고하면 좋을까요?

전자계약 도입 품의서를 작성한다면 단순히 “계약 업무가 편해집니다”라고 설명하기보다 현재 비용과 도입 후 비용을 함께 제시하는 것이 좋습니다.

예를 들어 다음과 같은 구조입니다.

현재 당사는 연간 약 1,000건의 계약을 처리하고 있습니다.

계약서 출력과 발송, 회수, 보관 및 담당자의 처리시간을 기준으로 현재 계약 업무에 발생하는 비용을 산정하고, 이를 전자계약 도입 후 예상 비용과 비교했습니다.

전자계약 전환 시 우편 발송과 인쇄 업무를 줄일 수 있으며, 계약 한 건당 담당자의 처리시간도 단축할 수 있을 것으로 예상됩니다.

실제 도입 여부는 연간 예상 절감액과 전자계약 이용료를 비교해 판단할 수 있습니다.

여기에 우리 회사의 실제 데이터를 넣으면 단순한 도입 제안이 아니라 비용 구조를 근거로 한 투자 검토 자료가 됩니다.

전자계약 투자 회수 기간은 어떻게 계산하나요?

전자계약 도입 비용을 어느 정도 기간에 회수할 수 있는지도 계산할 수 있습니다.

투자 회수 기간 = 전자계약 도입 비용 ÷ 월평균 절감액

예를 들어 월평균 50만 원의 비용을 줄일 수 있고 연간 전자계약 이용료가 120만 원이라면 약 2.4개월의 절감 효과가 누적됐을 때 이용료와 같은 규모가 됩니다.

다만 계약량이 특정 시기에 집중되거나 추가적인 내부 구축 비용이 발생한다면 이를 함께 반영해야 합니다.

따라서 “전자계약은 몇 개월이면 무조건 투자비를 회수한다”라고 판단하기보다 우리 회사의 실제 계약량과 업무 시간을 기준으로 계산하는 것이 가장 정확합니다.

전자계약 ROI 계산 전 무엇을 확인해야 하나요?

품의서를 작성하기 전에 아래 항목만 확인해도 비교적 현실적인 계산이 가능합니다.

▪️연간 계약 건수

▪️우편이나 퀵으로 발송하는 계약의 비율

▪️계약 1건당 평균 발송 비용

▪️평균 계약서 페이지 수와 인쇄 비용

▪️계약서 한 건을 처리하는 담당자의 실제 업무 시간

▪️담당자의 시간당 인건비

▪️종이 문서의 연간 보관·관리 비용

▪️전자계약으로 전환했을 때 예상되는 처리시간

▪️필요한 이싸인온 요금제와 계약 건수

특히 정확한 계산을 원한다면 며칠 동안 실제 계약 업무 시간을 측정해보는 것도 좋은 방법입니다.

출력부터 발송, 확인, 회수, 스캔까지 사용한 시간을 기록하면 예상보다 많은 시간이 계약 행정 업무에 사용되고 있다는 것을 확인할 수도 있습니다.

자주 묻는 질문

Q. 종이 계약 한 건의 비용은 얼마인가요?

기업마다 다릅니다. 우편 발송 여부, 계약서 페이지 수, 담당자의 처리시간과 인건비가 모두 다르기 때문에 하나의 평균 비용을 적용하기보다 실제 회사 데이터를 기준으로 계산하는 것이 좋습니다.

Q. 전자계약을 도입하면 몇 % 정도 절감할 수 있나요?

고정된 절감률은 없습니다. 계약 건수와 우편 발송 비율, 담당자의 업무 시간 등에 따라 결과가 크게 달라집니다. 현재 비용과 전자계약 도입 후 비용을 각각 계산해 비교하는 것이 가장 정확합니다.

Q. 상대방도 이싸인온에 가입해야 하나요?

아닙니다. 이싸인온으로 계약서를 받은 상대방은 별도의 회원가입이나 앱 설치 없이 카카오톡이나 이메일로 전달된 링크에서 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다.

Q. 여러 사람에게 같은 계약서를 보낼 수 있나요?

가능합니다. Business 요금제의 대량전송 기능을 이용하면 동일한 종류의 문서를 한 번에 최대 500명에게 전송할 수 있으며, 수신인별 정보를 입력해 개별 문서로 보낼 수 있습니다.

Q. 전자계약도 법적 효력이 있나요?

전자문서 및 전자거래 기본법은 전자문서가 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정하고 있습니다.

이싸인온에서는 계약 과정의 접속 IP, 서명 시간, 인증 수단 등의 이력을 확인할 수 있는 문서이력인증서도 제공합니다. 다만 특정 문서나 행정 절차에는 별도의 법정 형식이 있을 수 있으므로 해당 계약의 요건을 함께 확인해야 합니다.

“얼마나 편해질까?”보다 “얼마나 줄일 수 있을까?”

전자계약을 검토할 때 가장 먼저 계산해야 할 것은 서비스 가격이 아닙니다.

지금 회사가 계약 한 건을 처리하기 위해 얼마의 비용과 시간을 사용하고 있는지부터 확인해야 합니다.

발송비, 인쇄비, 보관비뿐 아니라 담당자가 반복적인 계약 행정에 사용하는 시간까지 계산하면 전자계약 도입의 경제성을 더 현실적으로 판단할 수 있습니다.

이싸인온은 사용자 수와 관계없이 필요한 계약 건수를 기준으로 시작할 수 있으며, 신규 가입 시 30일 무료 체험도 제공하고 있습니다. 실제 회사에서 사용하는 계약서를 직접 보내보면서 기존 업무와 처리시간을 비교해보세요.

전자계약 도입을 고민하고 있다면, 먼저 우리 회사의 계약 비용부터 숫자로 확인해보세요.

오늘 시작하는 전자계약, 내일의 경쟁력이 됩니다.

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