전자근로계약서 법적 효력은? 작성·교부·보관 시 꼭 확인할 점

전자근로계약서 법적 효력은? 작성·교부·보관 시 꼭 확인할 점

전자근로계약서도 법적 효력을 가질 수 있습니다.

근로기준법 제17조는 근로조건을 명시해 근로자에게 교부해야 하는 서면에 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따른 전자문서를 포함하고 있습니다. 또한 전자문서법은 전자적 형태라는 이유만으로 문서의 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정합니다.

따라서 근로계약서를 반드시 종이로 출력해 작성해야 하는 것은 아닙니다.

다만 전자근로계약 역시 계약 내용을 정확히 명시하고, 근로자에게 계약서를 교부하며, 이후 확인할 수 있도록 보관하는 과정이 중요합니다.

고용노동부도 2016년 「전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인」을 마련해 전자근로계약서의 작성·교부·보존 방법을 안내하고 있습니다.

그렇다면 기업에서 전자근로계약서를 사용할 때 무엇을 확인해야 할까요?

전자근로계약서도 종이 근로계약서처럼 사용할 수 있나요?

가능합니다.

근로기준법 제17조에 따르면 사용자는 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등 근로조건을 명시해야 합니다.

특히 임금의 구성항목·계산방법·지급방법과 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등에 관한 사항은 서면으로 근로자에게 교부해야 하며, 여기에는 전자문서도 포함됩니다.

즉 중요한 것은 ‘종이인지 전자인지’ 자체보다는 필요한 근로조건이 제대로 기재되어 있고 근로자에게 적절하게 교부되었는지입니다.

전자문서라고 해서 자동으로 법적 효력이 보장되는 것도 아니고, 반대로 전자문서라는 이유만으로 효력이 부인되는 것도 아닙니다.

전자근로계약서를 작성할 때 무엇을 확인해야 하나요?

가장 먼저 계약서에 필요한 근로조건이 빠지지 않았는지 확인해야 합니다.

대표적으로 다음 내용을 확인할 수 있습니다.

▪️임금과 임금의 구성항목·계산방법·지급방법

▪️소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가

▪️그 밖에 관련 법령에서 정하는 근로조건

전자계약을 이용한다면 여기에 한 가지를 더 확인하는 것이 좋습니다.

누가, 언제, 어떤 내용에 동의했는지 확인할 수 있는 기록이 남는가입니다.

전자계약에서 휴대폰 본인확인과 같은 인증수단이 모든 계약에 반드시 요구되는 것은 아니지만, 계약 당사자를 보다 명확하게 확인해야 하는 경우에는 추가 인증수단을 활용할 수 있습니다.

이싸인온에서는 계약 상황에 따라 휴대폰 본인확인이나 비밀번호 인증 등을 설정할 수 있으며, 문서 요청부터 열람·서명·완료까지 주요 진행 이력이 기록됩니다.

회사 시스템에 계약서를 저장해 두면 교부한 것으로 볼 수 있나요?

근로계약서를 작성하는 것과 근로자에게 교부하는 것은 별개의 과정입니다.

따라서 회사 내부 시스템에 계약서를 보관하는 것만으로 끝내기보다 근로자가 계약서를 실제로 수신하고 확인할 수 있는 방법을 마련하는 것이 중요합니다.

고용노동부는 전자근로계약서의 작성뿐 아니라 교부와 보존에 대해서도 별도의 가이드라인을 마련하고 있습니다.

전자계약 시스템을 도입할 때는 다음과 같은 부분을 확인하는 것이 좋습니다.

▪️근로자가 사용하는 이메일이나 휴대폰 등으로 계약서를 전달할 수 있는가?

▪️계약 완료 후 근로자가 계약서를 확인하고 저장할 수 있는가?

▪️계약서가 언제 전달되고 작성되었는지 이력을 확인할 수 있는가?

이싸인온에서는 이메일 또는 휴대폰 번호를 이용해 계약서를 전송할 수 있으며, 휴대폰으로 보내는 경우 카카오톡 알림톡을 우선 이용합니다. 근로자는 전달받은 링크를 통해 PC나 모바일에서 계약서를 확인하고 서명할 수 있습니다.

전자근로계약서는 얼마나 보관해야 하나요?

근로기준법 제42조에 따라 사용자는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 합니다.

근로계약서의 보존기간은 근로관계가 끝난 날을 기준으로 기산되므로, 근로자가 퇴직한 이후에도 계약서를 관리할 필요가 있습니다.

전자문서로 관리한다면 단순히 파일 하나를 PC에 저장해 두는 것보다 완료된 문서의 변경 여부와 체결 과정을 함께 확인할 수 있는지도 살펴보는 것이 좋습니다.

이싸인온은 문서 완료 시점에 타임스탬프를 적용하고 문서 고유 해시값을 보관합니다.

또한 서명 요청부터 열람, 서명, 완료까지의 주요 진행 이력을 기록하며 완료된 문서와 함께 문서이력인증서를 확인할 수 있습니다.

이러한 기록은 계약이 어떤 과정으로 진행되었는지 확인하는 자료로 활용할 수 있습니다.

다만 타임스탬프나 문서이력인증서가 개별 계약의 유효성이나 특정 분쟁의 결과까지 자동으로 보장하는 것은 아닙니다.

여러 명의 근로계약서도 한 번에 보낼 수 있나요?

채용이 몰리는 시기에는 전자근로계약의 장점이 더 분명해집니다.

정규직, 계약직, 아르바이트 등 여러 근로자에게 동일한 형태의 근로계약서를 보내야 한다면 계약서를 한 건씩 만들고 발송하는 작업이 반복되기 때문입니다.

이싸인온의 대량전송 기능을 이용하면 동일한 서식을 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있습니다.

엑셀 파일에 근로자별 이름, 이메일 또는 휴대폰 번호와 계약서에 들어갈 개별 데이터를 입력해 업로드하면 각 근로자에게 필요한 내용이 반영된 문서를 발송할 수 있습니다.

현장에서 근로자가 직접 계약서를 작성해야 하는 경우에는 링크싸인(LinkSign)도 활용할 수 있습니다.

미리 만들어 둔 근로계약서 서식을 링크 또는 QR코드로 제공하면 근로자가 자신의 정보를 입력하고 모바일에서 계약서를 작성할 수 있습니다.

전자근로계약 서비스를 선택할 때 무엇을 확인해야 할까요?

전자근로계약을 도입할 때는 단순히 ‘전자서명을 할 수 있는가’만 확인하기보다 계약 전체 과정이 어떻게 관리되는지 살펴보는 것이 좋습니다.

이싸인온은 휴대폰·이메일을 통한 계약서 전송, 휴대폰 본인확인 등 다양한 인증 방법, 대량전송, 링크싸인, 문서이력인증서와 타임스탬프 등을 제공하고 있습니다.

서비스 운영에는 ISO/IEC 27001 인증 운영체계와 CSAP 기반 Microsoft Azure 인프라, 저장 데이터 암호화 및 TLS·HTTPS 전송 구간 보호가 적용됩니다.

전자근로계약서, 이것만은 확인하세요

전자근로계약서를 사용하고 있다면 다음 내용을 한 번 확인해 보세요.

▪️ 근로기준법에서 요구하는 근로조건이 계약서에 빠짐없이 들어가 있는가?

▪️ 근로자가 계약 내용을 충분히 확인한 후 서명할 수 있는가?

▪️ 필요한 경우 본인확인 등 추가 인증수단을 적용할 수 있는가?

▪️ 작성한 계약서를 근로자에게 실제로 전달할 수 있는가?

▪️ 근로자가 완료된 계약서를 확인하고 보관할 수 있는가?

▪️ 계약 요청부터 서명 완료까지 진행 이력이 남는가?

▪️ 근로관계 종료 후에도 법정 보존기간 동안 계약서를 관리할 수 있는가?

자주 묻는 질문

Q. 전자근로계약서는 법적 효력이 있나요?

전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않으며, 근로기준법 제17조에서도 근로조건을 교부하는 서면에 전자문서를 포함하고 있습니다.

다만 구체적인 계약의 효력과 증명력은 계약 내용과 당사자의 의사, 작성·교부 과정, 본인확인 방법 등 개별 상황에 따라 판단될 수 있습니다.

Q. 근로계약서를 PDF로 이메일로 보내도 되나요?

전자문서를 활용한 근로계약서 교부가 가능합니다.

다만 회사 내부에 파일을 보관하는 것과 근로자에게 계약서를 교부하는 것은 다르므로, 근로자가 실제로 계약서를 수신하고 확인·보관할 수 있는 방법을 마련하는 것이 중요합니다.

Q. 휴대폰 본인인증을 반드시 해야 하나요?

모든 전자근로계약에 휴대폰 본인확인이 반드시 필요한 것은 아닙니다.

다만 계약 당사자를 보다 명확하게 확인할 필요가 있다면 휴대폰 본인확인이나 비밀번호 등 추가 인증수단을 활용하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

작성부터 교부·보관까지 한 번에 관리하세요

전자근로계약의 장점은 단순히 종이 계약서를 화면으로 옮기는 데 있지 않습니다.

계약서 작성부터 근로자에게 전달하고, 서명을 받고, 완료된 계약과 진행 이력을 관리하는 과정까지 하나의 흐름으로 연결할 수 있다는 점에 있습니다.

특히 입·퇴사가 잦거나 여러 지점의 근로계약을 한 곳에서 관리해야 하는 기업이라면 계약서를 한 건씩 출력하고 서명받아 스캔하는 반복 업무를 크게 줄일 수 있습니다.

이싸인온을 이용하면 기존 근로계약서를 그대로 활용해 전자계약 서식을 만들고, 이메일·카카오톡을 통한 서명 요청부터 대량전송, 본인확인, 계약 이력 관리까지 하나의 서비스에서 진행할 수 있습니다.

우리 회사의 근로계약 프로세스가 제대로 작성되고, 전달되고, 보관되고 있는지 확인해 보세요.

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이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

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처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

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