가맹점이 많을 때 계약서·동의서를 한 번에 보내고 관리할 수 있나요?

가맹점이 많을 때 계약서·동의서를 한 번에 보내고 관리할 수 있나요?

네. 여러 가맹점에 같은 양식의 계약서나 동의서를 보내야 한다면 전자계약의 대량전송 기능을 활용할 수 있습니다.

이싸인온에서는 하나의 계약서 양식을 기준으로 여러 수신인에게 문서를 한 번에 전송할 수 있으며,

가맹점명·대표자명·계약기간처럼 점포마다 다른 내용도 각각 입력할 수 있습니다.

발송 후에는 어떤 가맹점이 문서를 작성했고 아직 진행 중인지 문서 상태를 확인할 수 있어, 계약서 발송부터 회수·관리까지 하나의 흐름으로 처리할 수 있습니다.

가맹점마다 계약서를 하나씩 만들어 보내야 하나요?

프랜차이즈 본사에서는 여러 가맹점을 대상으로 반복적으로 문서를 보내야 하는 일이 많습니다.

가맹계약 관련 문서뿐 아니라 계약 갱신 서류, 개인정보 동의서, 각종 확인서와 안내 동의 등 여러 업무에서 점주의 확인이나 서명이 필요할 수 있습니다.

가맹점이 몇 곳 되지 않는다면 한 건씩 문서를 만들어 보내는 것도 어렵지 않습니다.

하지만 대상이 수십 곳, 수백 곳으로 늘어나면 상황이 달라집니다.

점포마다 파일을 만들고 연락처를 입력해 전송한 뒤, 다시 제출 여부를 확인하는 과정이 반복되기 때문입니다.

이싸인온의 대량전송 기능을 활용하면 동일한 계약서 양식을 기준으로 여러 가맹점에 문서를 한 번에 준비해 전송할 수 있습니다.

가맹점마다 계약 내용이 달라도 대량전송할 수 있나요?

가능합니다. 같은 계약서 양식을 사용하더라도 가맹점마다 다음과 같은 정보는 서로 다를 수 있습니다.

가맹점명, 대표자명, 계약기간, 주소, 계약 조건이나 개별 입력 항목 등이 대표적입니다.

이싸인온 대량전송에서는 수신인별 데이터를 각각 입력할 수 있기 때문에 동일한 문서 양식을 이용하면서도 각 가맹점에 맞는 내용을 넣어 전송할 수 있습니다.

대상자가 많다면 엑셀 파일을 이용해 수신인 정보와 개별 데이터를 정리해 입력할 수도 있습니다.

따라서 점포마다 계약서를 복사해 새 파일을 만드는 반복 작업을 줄일 수 있습니다.

가맹점주는 이싸인온에 가입해야 하나요?

아닙니다. 계약서를 받는 가맹점주는 별도의 이싸인온 회원가입 없이 문서를 확인하고 작성·서명할 수 있습니다.

본사 담당자가 이메일 주소 또는 휴대폰 번호를 이용해 문서를 전송하면, 수신인은 전달받은 요청을 통해 PC나 스마트폰에서 계약 내용을 확인할 수 있습니다.

따라서 가맹점주가 별도의 계약 관리 프로그램을 설치하거나 새로운 계정을 만들어야 하는 부담을 줄일 수 있습니다.

매장 운영 중 PC 사용이 어려운 경우에도 스마트폰을 이용해 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다.

아직 서명하지 않은 가맹점은 어떻게 확인하나요?

여러 가맹점에 문서를 보낸 뒤 가장 번거로운 과정 중 하나가 제출 여부를 취합하는 일입니다.

종이 계약이라면 회수된 계약서를 하나씩 확인해야 하고, 이메일로 받았다면 메일함을 검색하며 제출 여부를 별도로 정리해야 합니다.

이싸인온에서는 전송한 문서의 진행 상태를 확인할 수 있습니다.

담당자는 어떤 문서가 진행 중인지, 어떤 문서가 완료되었는지를 확인할 수 있어 제출 현황을 별도의 엑셀 파일로 다시 정리하는 업무를 줄일 수 있습니다.

문서별 작성 기한을 설정해 계약이나 동의서의 제출 기간을 관리하는 것도 가능합니다.

계약 갱신일에 맞춰 미리 문서를 준비할 수도 있나요?

정해진 날짜에 계약서나 동의서를 발송해야 한다면 예약전송 기능을 활용할 수 있습니다.

예를 들어 여러 가맹점의 계약 갱신 시점이 정해져 있거나 새로운 정책에 대한 동의서를 특정 날짜에 전달해야 하는 경우,

담당자가 미리 문서를 준비해두고 원하는 발송 일정을 설정할 수 있습니다.

반복되는 계약 시즌마다 발송 날짜를 기억해 직접 문서를 보내는 대신, 사전에 준비해 업무 일정을 관리하는 데 활용할 수 있습니다.

다만 예약전송은 계약 발송 시점을 관리하는 기능이며, 개별 법령에서 요구하는 통지·숙려·교부 요건 등을 자동으로 충족하거나 보장하는 기능은 아닙니다.

관련 법적 절차가 필요한 문서는 별도로 적용 법령과 계약 내용을 확인해야 합니다.

모든 프랜차이즈 문서에 대량전송이 가장 적합한가요?

문서의 성격에 따라 적합한 전송 방법이 달라질 수 있습니다.

가맹점과 개별 계약 조건이 정해져 있고 수신인이 명확하다면 일반 전송이나 대량전송 방식이 적합합니다.

반면 여러 사람이 동일한 확인서나 신청서에 접근해야 하고, 수신인을 미리 정하기 어려운 경우에는 URL이나 QR코드로 문서를 공유할 수 있는 링크싸인을 활용할 수도 있습니다.

즉 프랜차이즈 업무에서도 무조건 하나의 기능을 사용하는 것이 아니라,

누가 문서를 받아야 하는지와 점포별 내용이 서로 다른지를 기준으로 전송 방식을 선택하는 것이 좋습니다.

완료된 가맹점 계약서는 어디에서 관리하나요?

전자계약을 사용하는 목적은 계약서를 보내는 데서 끝나지 않습니다.

여러 가맹점의 계약을 관리해야 하는 본사라면 완료된 문서를 나중에 다시 찾을 수 있는지도 중요합니다.

이싸인온에서는 완료된 계약 문서를 확인하고 관리할 수 있으며, 문서의 주요 진행 과정은 문서이력인증서를 통해 확인할 수 있습니다.

따라서 담당자의 개인 이메일이나 PC 폴더에 계약서를 따로 저장해두는 방식보다 문서와 계약 진행 정보를 함께 관리할 수 있습니다.

특히 담당자가 변경되거나 과거 가맹점 계약 내용을 다시 확인해야 할 때도 계약 문서를 한곳에서 관리하면 인수인계 과정이 단순해집니다.

가맹점 계약 업무, 어떤 기능을 사용하면 될까요?

가맹점이 늘어날수록 ‘보내는 방법’보다 관리 구조가 중요합니다

가맹점이 적을 때는 계약서를 한 건씩 보내고 이메일이나 전화로 제출 여부를 확인하는 방식도 크게 어렵지 않을 수 있습니다.

하지만 관리해야 할 점포가 늘어나면 계약서를 만드는 시간보다 누구에게 무엇을 보냈는지, 누가 아직 작성하지 않았는지, 완료된 문서가 어디에 있는지를 관리하는 시간이 더 커질 수 있습니다.

이싸인온에서는 여러 가맹점에 문서를 대량으로 전송하고, 점포별로 다른 데이터를 반영하며, 발송 후 진행 상태와 완료 문서까지 하나의 흐름으로 관리할 수 있습니다.

특정 상황에서는 링크싸인 URL이나 QR을 함께 활용할 수도 있지만,

수신인이 명확한 가맹점 계약이라면 먼저 대량전송과 계약 상태 관리를 중심으로 업무 구조를 정리해보세요.

가맹점 수가 늘어나도 계약 관리 업무가 함께 복잡해지지 않는 구조를 만드는 것이 프랜차이즈 전자계약의 핵심입니다.

전자계약이 필요할 때, 이싸인온

이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

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처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

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