구분	관련 내용	대표적인 보존기간
상업장부·영업 관련 중요서류	상업장부 및 영업에 관한 중요서류	10년
전표 또는 이와 유사한 서류	상법상 별도 규정	5년
세무 관련 장부·증거서류	거래와 관련된 세무 증빙	원칙적으로 5년
근로계약 관련 중요서류	근로계약서, 임금대장 등	3년

상법 제33조는 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 10년간 보존하도록 규정하고 있으며, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 보존하도록 하고 있습니다.

국세기본법과 근로기준법에도 각각 장부·증빙과 근로계약 관련 서류의 보존 규정이 있습니다.

다만 하나의 계약서가 어떤 법령의 적용을 받는지는 계약의 성격에 따라 달라질 수 있습니다.

실제 보존기간을 정할 때는 관련 법령과 회사 내부 문서관리 기준을 함께 확인하는 것이 좋습니다.

종이 계약서를 스캔한 PDF만 보관해도 될까요?

종이 계약서를 스캔해 PDF 파일로 관리하는 것도 문서를 찾고 공유하는 데에는 도움이 됩니다.

다만 중요한 것은 단순히 파일 형식이 PDF인지가 아니라, 문서의 내용과 형태를 동일하게 유지하고 필요한 정보를 보존할 수 있는 관리 방식인지입니다.

전자문서 및 전자거래 기본법은 전자문서라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정하고 있으며,

일정한 요건을 충족하는 전자문서나 전자화문서는 관계 법령에서 요구하는 문서 보관을 갈음할 수 있도록 규정하고 있습니다.

따라서 종이와 PDF, 전자계약서를 단순히 ‘효력이 있다·없다’로 구분하기보다는 어떻게 생성됐고,

이후 변경 여부를 어떻게 확인하며, 작성·송수신 과정이 어떻게 기록되는지를 함께 살펴보는 것이 중요합니다.

관리 방식	특징	관리할 때 확인할 점
종이 계약서	물리적인 원본 관리	보관 장소, 훼손·분실 방지, 검색 방법
스캔 PDF	파일 검색과 공유가 비교적 편리	원본과의 동일성, 파일관리 및 접근권한
전자계약	계약 진행과 완료 문서를 전자적으로 관리	본인확인, 진행 이력, 무결성 확인, 권한관리

계약 과정을 나중에 어떻게 확인할 수 있나요?

완료된 계약서만 보관하면 최종 내용은 확인할 수 있지만, 계약이 어떤 과정을 거쳐 완료됐는지는 별도의 기록이 필요합니다.

이싸인온에서는 계약 진행 과정에서 발생한 주요 기록을 문서이력인증서로 확인할 수 있습니다.

문서를 언제 발송했는지, 상대방이 언제 열람하고 서명했는지, 언제 계약이 완료됐는지 등 주요 이력이 기록됩니다.

완료 문서에는 타임스탬프를 적용하고 문서의 고유 해시값을 보관해 완료 이후 문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 하고 있습니다.

문서이력인증서는 계약 자체의 적법성을 자동으로 보장하거나 분쟁의 결과를 결정하는 문서는 아닙니다.

다만 계약 진행 과정을 확인해야 하는 상황에서 당시의 발송·열람·서명·완료 기록을 확인할 수 있는 자료로 활용할 수 있습니다.

인사팀 계약서를 다른 부서에서도 볼 수 있나요?

계약서를 전자적으로 관리할 때는 보관만큼 누가 볼 수 있는지도 중요합니다.

근로계약서에는 임금과 개인정보가 포함될 수 있고, 거래계약서에는 거래 단가나 영업 조건처럼 내부에서 제한적으로 공유해야 할 정보가 포함될 수 있기 때문입니다.

이싸인온에서는 문서를 저장할 부서를 지정할 수 있으며, 소속 부서 외에는 해당 문서를 확인할 수 없도록 관리할 수 있습니다.

또한 특정 사용자나 부서에 내부 열람 권한을 지정해 필요한 사람에게 문서 접근 권한을 부여할 수 있습니다.

문서에 라벨을 지정해 업무별로 분류하는 것도 가능합니다.

사용자 역할 역시 구분되어 있어 조직 운영 방식에 맞춰 이용 권한을 관리할 수 있습니다.

즉, 완료된 계약서를 하나의 공유 폴더에 모아두는 것보다 문서의 소속과 접근 범위를 함께 관리하는 방식이 중요합니다.

전자계약서는 어떤 환경에서 보관되나요?

계약서에는 개인정보와 거래 조건 등 중요한 정보가 포함되는 경우가 많기 때문에 서비스의 보안 환경도 확인할 필요가 있습니다.

이싸인온은 ISO/IEC 27001 인증 운영체계를 적용하고 있으며, CSAP 기반 Microsoft Azure 인프라에서 서비스를 운영합니다.

저장 데이터 암호화와 TLS·HTTPS 기반 전송 구간 보호, 역할별 문서 접근 제한, 허용 IP 설정 등의 보안 체계를 적용하고 있습니다.

완료된 계약서는 계약 내용만 남겨두는 것이 아니라 문서의 진행 이력과 함께 관리할 수 있어,

이후 계약 내용을 확인하거나 업무를 인수인계할 때 필요한 정보를 다시 확인하기 편리합니다.

전자계약의 완료는 서명이 아니라 관리에서 시작됩니다

전자계약을 도입하는 목적은 종이 계약서에 온라인으로 서명하는 것만이 아닙니다.

계약이 완료된 이후에도 문서를 회사의 자산으로 남겨두고, 필요한 순간에 확인할 수 있으며,

계약 과정의 이력을 확인하고, 필요한 사람만 접근하도록 관리할 수 있어야 합니다.

이싸인온에서는 완료 문서와 문서이력인증서를 함께 확인할 수 있으며, 부서·라벨·내부 열람 권한을 활용해 계약서를 조직에 맞게 관리할 수 있습니다.

또한 ISO/IEC 27001 인증 운영체계와 CSAP 기반 Azure 인프라를 바탕으로 전자계약 서비스를 운영하고 있습니다.

계약을 보내는 것에서 끝나지 않고, 완료된 계약서를 어떻게 관리할 것인지까지 확인해 보세요.

전자계약 이후의 문서 관리가 고민이라면 이싸인온의 계약 관리 기능을 직접 확인해 보시기 바랍니다.

전자계약이 필요할 때, 이싸인온

이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

▪️22년의 서비스 경험을 바탕으로

▪️200만 명 이상의 사용자가 이싸인온을 이용했으며,

▪️100만 건 이상의 전자문서 서명이 완료되었습니다.

계약서 작성부터 발송, 서명, 완료 문서 관리까지

업무 환경에 맞는 다양한 전자계약 기능을 활용할 수 있습니다.

전자계약이 처음이어도 어렵지 않습니다

처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

도입 방법이나 필요한 기능이 궁금하다면 이싸인온 고객센터에 문의해 주세요.

▪️ 채널톡 문의 하기

▪️ 전화 상담: 02-3444-4660

📢 실무자를 위한 전자계약, 이싸인온