전자계약 요금제 비교, 월 이용료보다 먼저 확인할 6가지
전자계약 요금제 비교, 월 이용료보다 먼저 확인할 6가지
전자계약 서비스를 비교할 때 가장 먼저 보게 되는 것은 가격입니다.
하지만 홈페이지에 표시된 월 이용료나 계약서 한 건당 가격만 비교해서는 실제 운영 비용을 정확히 파악하기 어렵습니다.
처음에는 소수의 담당자만 사용하더라도 이후 인사팀, 영업팀, 구매팀 등으로 이용 부서가 늘어날 수 있습니다. 근로계약서나 동의서를 한꺼번에 보내기 위해 대량전송이 필요해지거나, 사내 시스템과 연결하기 위해 API 연동을 검토할 수도 있습니다.
이때 사용자 추가 비용, 요금제별 기능 제한, 본인확인과 알림 발송 비용, 시스템 연동 비용이 별도로 발생한다면 최초 예상보다 운영 비용이 커질 수 있습니다.
따라서 전자계약 요금제를 비교할 때는 지금 표시된 가격보다 우리 회사가 실제로 사용할 조건을 기준으로 총비용을 확인해야 합니다.
이번 글에서는 전자계약 서비스를 도입하기 전에 확인해야 할 비용 항목과 이싸인온의 요금 구조를 정리해 보겠습니다.
전자계약 비용은 왜 예상과 달라질까요?
전자계약 서비스의 가격 구조는 서비스마다 다릅니다.
일정 기간 사용할 계약 건수를 미리 구매하는 방식도 있고, 월별 사용량에 따라 비용을 지불하는 방식도 있습니다. 사용자 수에 따라 요금이 달라지거나 특정 기능이 상위 요금제에만 포함되는 경우도 있습니다.
따라서 가장 낮은 요금제만 보고 서비스를 선택하면 실제 운영 단계에서 필요한 기능을 사용하지 못할 수 있습니다.
1. 계약 건수와 초과 사용 비용
먼저 계약서 한 건을 어떤 기준으로 계산하는지 확인해야 합니다.
서비스에 따라 문서를 발송할 때 건수가 차감되기도 하고, 완료된 계약을 기준으로 계산하기도 합니다. 한 문서에 여러 명의 서명자가 참여할 때 서명자 수만큼 비용이 추가되는지도 확인해야 합니다.
다음 항목을 살펴보세요.
▪️기본 제공 계약 건수
▪️초과 시 건당 비용
▪️여러 명에게 전송할 때의 차감 기준
▪️구매한 계약 건수의 사용 기한
▪️남은 계약 건수의 이월 가능 여부
▪️계약 취소·반려·재발송 시 차감 기준
연간 계약량을 정확하게 예측하기 어렵다면, 소량 구매나 후불 방식이 가능한지도 확인하는 것이 좋습니다.
2. 사용자와 부서 추가 비용
전자계약은 한 명의 담당자만 사용하는 시스템으로 끝나지 않는 경우가 많습니다.
처음에는 인사팀에서 근로계약서에만 사용하다가 영업팀의 공급계약, 구매팀의 발주계약, 경영지원팀의 동의서 업무로 확대될 수 있습니다.
이때 내부 사용자 수에 따라 비용이 추가되는 서비스라면 부서가 늘어날수록 운영 비용도 커집니다.
확인해야 할 내용은 다음과 같습니다.
▪️요금제에 포함된 사용자 수
▪️사용자 추가 시 계정당 비용
▪️관리자와 일반 사용자의 요금 차이
▪️부서와 권한 설정 기능
▪️외부 서명자 수에 따른 추가 비용
여러 부서가 함께 사용할 계획이라면 현재 인원뿐 아니라 향후 확대될 인원까지 포함해 비교해야 합니다.
3. 대량전송과 링크 서명 등 주요 기능
기능이 제공된다는 사실만 확인해서는 부족합니다.
실제로 구매하려는 요금제에서 해당 기능을 사용할 수 있는지, 기능 이용에 따른 추가 비용이나 발송 제한이 있는지 확인해야 합니다.
특히 다음 기능은 기업 실무에서 자주 사용됩니다.
▪️여러 명에게 문서를 보내는 대량전송
▪️URL이나 QR코드로 서명을 받는 링크 서명
▪️계약 발송 전 내부 승인
▪️회사 인감 관리
▪️접근 가능한 IP 제한
▪️예약전송과 미서명자 재알림
▪️회사 로고와 발신자 정보를 적용하는 브랜딩
예를 들어 이싸인온의 Standard 요금제에는 기본적인 계약 발송과 문서이력인증서 등이 포함되지만, 대량전송·링크싸인·내부 승인·휴대폰 본인확인·접근 허용 IP 기능은 Business 요금제에서 제공됩니다.
따라서 필요한 기능이 무엇인지 먼저 정한 뒤 그 기능이 포함된 요금제를 비교해야 합니다.
4. 알림 발송과 본인확인 비용
전자계약을 이메일이나 카카오 알림톡으로 보낼 때 발송 비용이 별도로 부과되는지 확인해야 합니다.
휴대폰 본인확인이나 공동인증서 등 서명자 확인 방법에 따라서도 비용 구조가 달라질 수 있습니다.
다음 조건을 확인해 보세요.
▪️이메일과 카카오 알림톡 발송 비용
▪️서명 요청 재전송 비용
▪️휴대폰 본인확인 건당 비용
▪️공동인증서 서명 지원 여부
▪️비밀번호 인증 제공 여부
▪️해외 서명자에게 사용할 수 있는 인증 방식
모든 계약에 가장 강한 인증 방식을 적용해야 하는 것은 아닙니다. 계약의 중요도와 서명자 확인 수준에 따라 적절한 방식을 선택하고, 그에 따른 비용까지 함께 계산해야 합니다.
이싸인온은 Business/API 요금제에서 대량전송, 알림톡, 휴대폰 본인확인 등의 기능을 이용할 때 별도의 기능 사용료를 추가하지 않는다고 안내하고 있습니다. 다만 구매한 요금제와 계약 건수에 따른 이용료는 발생합니다.
5. API와 사내 시스템 연동 비용
전자계약을 ERP, 그룹웨어, CRM, 인사시스템이나 자사 홈페이지와 연결하려면 API 연동이 필요할 수 있습니다.
이때 단순히 API를 제공하는지만 확인해서는 안 됩니다.
이싸인온도 API 연동이 필요한 기업에는 별도의 API·커스텀 요금제를 안내하고 있습니다. 계약서 자동 생성, 서명 처리, Webhook, 내부 문서 보관 시스템 연동 등 필요한 범위에 따라 구체적인 조건을 협의해야 합니다.
따라서 API 기능 이용료가 없다와 API 연동 전체가 무료다는 표현은 구분해야 합니다. 별도의 기능별 추가 요금이 없더라도 API 요금제, 계약 건수와 연동 개발 범위에 따른 비용은 발생할 수 있습니다.
6. 문서 보관과 계약 종료 이후의 비용
전자계약은 서명을 받는 것으로 끝나지 않습니다.
완료 문서를 필요한 기간 동안 보관하고, 담당자가 바뀌더라도 검색하고 내려받을 수 있어야 합니다.
장기간 보관해야 하는 근로계약서나 공급계약서가 많다면 저렴한 월 이용료보다 문서 보관 정책이 더 중요한 판단 기준이 될 수 있습니다.
월 이용료가 아니라 총 운영 비용으로 비교하세요
전자계약 서비스의 실제 비용을 비교하려면 일정한 사용 조건을 정해 견적을 받아야 합니다.
예를 들어 다음과 같은 조건을 업체마다 동일하게 전달할 수 있습니다.
내부 사용자 10명
연간 계약서 3,000건
근로계약서 대량전송 필요
카카오 알림톡 발송
휴대폰 본인확인 사용
내부 승인 기능 필요
향후 인사시스템 API 연동 예정
이 조건을 기준으로 다음 비용을 모두 합산합니다.
비용 항목 | 확인 내용 |
|---|---|
기본 이용료 | 월·연 요금 또는 계약 건수 구매 비용 |
초과 계약 비용 | 기본 건수 초과 시 부과되는 비용 |
사용자 비용 | 내부 계정과 부서 추가 비용 |
기능 비용 | 대량전송·승인·링크 서명 등 |
인증·알림 비용 | 본인확인과 알림 발송 비용 |
연동 비용 | API 요금제, 개발과 기술 지원 |
보관 비용 | 장기 보관, 용량, 문서 반출 |
운영 비용 | 교육, 유지보수, 관리자 업무 |