거래처가 종이계약을 원할 때 전자계약으로 전환하는 방법
거래처가 종이계약을 원할 때 전자계약으로 전환하는 방법
전자계약을 도입한 뒤에도 예상하지 못한 문제가 생길 수 있습니다.
우리 회사 내부에서는 전자계약 사용 준비를 마쳤지만, 정작 계약을 체결해야 할 거래처에서 종이 계약서를 요청하는 경우입니다.
“저희는 원래 도장을 찍어서 계약합니다.”
“전자계약은 사용해본 적이 없어서 조금 불안합니다.”
“새로운 프로그램을 설치해야 하는 건가요?”
이럴 때 전자계약의 장점만 일방적으로 강조하면 오히려 거래처의 거부감이 커질 수 있습니다.
중요한 것은 종이계약이 잘못된 방식이라고 설득하는 것이 아닙니다. 상대방이 걱정하는 부분을 먼저 확인한 뒤, 계약 절차와 법적 효력, 사용 방법을 정확하게 안내해야 합니다.
이번 글에서는 거래처가 종이계약을 선호할 때 확인해야 할 사항과 부담 없이 전자계약을 제안하는 방법을 알아보겠습니다.
거래처는 왜 종이계약을 선호할까요?
거래처가 전자계약을 거부한다고 해서 반드시 새로운 기술 자체를 싫어하는 것은 아닙니다.
주로 다음과 같은 이유가 있습니다.
전자계약의 법적 효력이 걱정됩니다
종이에 자필로 서명하거나 인감을 날인해야 계약이 성립한다고 생각할 수 있습니다.
전자계약을 사용해본 적이 없다면 화면에서 진행한 서명이 나중에 증거로 활용될 수 있는지 걱정하는 것도 자연스러운 반응입니다.
회원가입이나 프로그램 설치가 부담스럽습니다
전자계약 서비스에 가입해야 하거나 별도의 프로그램을 설치하고 사용법을 배워야 한다고 생각할 수 있습니다.
특히 전자계약 서비스를 자주 이용하지 않는 거래처라면 한 건의 계약을 위해 새로운 계정을 만드는 것을 불편하게 느낄 수 있습니다.
회사 내부 절차가 종이계약을 기준으로 만들어져 있습니다
거래처 내부의 결재, 인감 사용, 원본 보관 절차가 종이문서를 기준으로 운영될 수도 있습니다.
이 경우 담당자가 전자계약을 사용하고 싶어도 법무팀이나 경영지원팀의 확인이 필요할 수 있습니다.
따라서 전환을 제안하기 전에는 상대방이 어떤 부분을 걱정하는지 먼저 묻는 것이 좋습니다.
1. 전자계약이 가능한 문서인지 먼저 확인합니다
모든 계약을 무조건 전자계약으로 바꿀 필요는 없습니다.
전자문서법은 전자문서라는 이유만으로 법적 효력을 부인하지 않으며, 일정한 요건을 갖춘 전자문서는 서면으로 볼 수 있다고 규정하고 있습니다. 다만 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 문서의 성질상 전자적 형태가 허용되지 않는 경우에는 예외가 될 수 있습니다.
전자계약을 제안하기 전 다음 사항을 확인하는 것이 좋습니다.
▪️해당 계약에 별도의 서면·공증·인감 요건이 있는지
▪️거래처 내부 규정에서 전자계약을 허용하는지
▪️계약을 처리하는 담당자가 적절한 권한을 가지고 있는지
▪️법인인감증명서나 위임장 등 추가 서류가 필요한지
▪️계약 당사자들이 전자서명 방식에 동의했는지
특히 법인 간 계약에서는 전자계약 시스템 사용 여부와 별개로 실제 서명자의 대표권이나 위임 관계를 확인해야 할 수 있습니다.
2. 법적 효력을 과장하지 않고 정확하게 설명합니다
거래처에서 법적 효력을 걱정한다면 다음과 같이 설명할 수 있습니다.
전자서명법 제3조는 전자서명이 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 않는다고 규정합니다. 또한 법령이나 당사자 간 약정에 따라 전자서명을 선택한 경우에는 해당 전자서명이 서명이나 날인으로서 효력을 갖습니다.
다만 다음과 같은 표현은 피하는 것이 좋습니다.
“전자계약은 무조건 종이계약보다 법적 효력이 강합니다.”
대신 이렇게 안내하는 편이 정확합니다.
“전자적 형태라는 이유만으로 계약의 효력이 부인되는 것은 아닙니다. 이싸인온에서는 서명 과정과 완료 시점, 문서 변경 여부를 확인할 수 있는 기록도 함께 관리할 수 있습니다.”
계약의 구체적인 효력과 증명력은 계약 내용, 당사자의 의사, 서명자의 권한, 본인확인 방식과 체결 과정 등을 종합해 판단될 수 있습니다.
3. 거래처가 실제로 해야 할 일을 먼저 알려줍니다
거래처의 부담을 줄이려면 전자계약의 기술적인 구조보다 상대방이 어떤 절차를 거치게 되는지부터 설명해야 합니다.
이싸인온으로 개별 계약서를 전달받은 수신자는 회원가입이나 유료 결제, 별도의 프로그램 설치 없이 계약을 확인하고 서명할 수 있습니다. 이메일, 문자 또는 카카오톡으로 받은 링크를 열어 내용을 확인한 뒤 안내에 따라 작성하면 됩니다. PC와 모바일의 웹브라우저에서 이용할 수 있습니다.
거래처 안내 문구 예시
안녕하세요. 이번 계약서는 전자계약으로 전달드릴 예정입니다.
별도의 회원가입이나 프로그램 설치는 필요하지 않으며, 이메일 또는 카카오톡으로 보내드리는 링크에서 계약 내용을 확인하고 서명하실 수 있습니다.
발송 전에 다시 안내드리겠습니다.
이렇게 발송 전에 한 번 알려주면, 거래처가 처음 보는 링크를 피싱이나 스팸으로 오해하는 상황도 줄일 수 있습니다.
발송 시에는 다음 정보도 함께 전달하는 것이 좋습니다.
▪️계약서가 발송되는 날짜
▪️발신 회사명과 담당자명
▪️이메일·문자·카카오톡 중 전달 채널
▪️서명 마감일
▪️문의할 수 있는 연락처
4. 개별 계약과 링크싸인을 구분해 사용합니다
특정 거래처와 공급계약이나 용역계약을 체결한다면 수신인을 지정해 계약서를 개별 발송하는 방식이 적합합니다.
반면 여러 사람에게 동일한 신청서나 동의서를 공개적으로 받아야 한다면 링크싸인을 활용할 수 있습니다.
이싸인온 링크싸인은 작성 가능한 URL을 생성한 뒤 링크를 복사하거나 QR코드로 저장하고, 카카오톡으로 공유할 수 있는 기능입니다. 참여 인원과 링크 유효기간을 설정할 수 있으며, 필요하다면 휴대폰 인증이나 비밀번호 인증도 추가할 수 있습니다.
예를 들면 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
업무 상황 | 적합한 방법 |
|---|---|
지정된 거래처와 공급계약 체결 | 수신인을 지정해 개별 발송 |
여러 가맹점에 서로 다른 계약서 발송 | 대량전송 |
행사 참가자에게 동의서 수집 | 링크싸인 |
신청자가 정해지지 않은 접수 업무 | URL·QR 기반 링크싸인 |
거래처 한 곳에 계약서를 보내면서 링크싸인 기능을 반드시 사용해야 하는 것은 아닙니다.
5. 계약 결과뿐 아니라 체결 과정도 확인할 수 있다고 안내합니다
종이계약은 최종 계약서와 도장을 중심으로 확인하는 경우가 많습니다.
전자계약에서는 완료 문서와 함께 언제 문서가 전달되고 열람·서명되었는지 등 체결 과정을 기록할 수 있다는 장점이 있습니다.
이싸인온은 완료된 계약에 문서이력인증서를 제공하고 있으며, 완료 문서에는 타임스탬프가 적용됩니다. 문서의 해시값을 별도로 보관해 체결 이후 문서가 변경되었는지 확인하는 데 활용합니다.
거래처에는 다음과 같이 설명할 수 있습니다.
“완료된 계약서뿐 아니라 서명 요청과 열람, 서명 완료 과정에 대한 이력도 함께 확인할 수 있습니다. 계약이 완료되면 양측에서 문서를 내려받아 보관할 수 있습니다.”