감사 대응을 위한 전자계약 관리, 계약서와 문서 이력 준비 방법
감사 대응을 위한 전자계약 관리, 계약서와 문서 이력 준비 방법
정기 감사나 내부 점검을 앞두면 법무, 감사, 인사, 구매 담당자에게 익숙한 긴장감이 찾아옵니다.
감사 담당자가 다음과 같은 자료를 요청하기 때문입니다.
“2025년에 체결한 해당 업체의 최종 계약서와 승인 자료를 제출해 주세요.”
“최초 계약 이후 조건이 변경됐다면 변경 계약서도 함께 확인하겠습니다.”
“계약 체결 권한과 서명 과정을 확인할 수 있는 자료가 있나요?”
계약서가 체계적으로 관리되고 있다면 어렵지 않은 요청입니다.
하지만 계약서가 개인 PC, 이메일, 공용 폴더, 종이 파일철에 나뉘어 있다면 상황이 달라집니다.
어느 파일이 최종본인지 확인해야 하고, 당시 담당자가 누구였는지 찾아야 하며, 변경 계약이 별도로 존재하는지도 다시 조사해야 합니다.
담당자가 퇴사했거나 부서가 개편됐다면 계약의 진행 배경을 확인하는 일은 더 어려워집니다.
감사 대응에서 중요한 것은 계약서를 보유하고 있다는 사실만이 아닙니다.
최종 계약서와 관련 기록을 필요한 시점에 정확하게 찾아내고, 계약이 어떤 절차로 체결됐는지 설명할 수 있어야 합니다.
감사에서는 계약서 한 장만 확인하지 않습니다
감사의 범위와 목적은 조직마다 다릅니다.
내부 감사인지, 회계 감사인지, 개인정보나 인사 관련 점검인지에 따라 요구하는 자료도 달라질 수 있습니다.
일반적으로 계약 관련 점검에서는 다음 항목을 함께 확인할 수 있습니다.
▪️실제로 효력이 발생한 최종 계약서는 무엇인지
▪️계약 상대방과 서명자가 누구인지
▪️계약을 체결할 권한이 있는 사람이 승인하거나 서명했는지
▪️회사 내부의 검토와 승인 절차를 거쳤는지
▪️계약 이후 변경·갱신·해지된 내용은 없는지
▪️완료 문서가 수정되지 않은 상태로 관리되고 있는지
▪️문서 보관 기간과 접근 권한이 적절하게 설정되어 있는지
따라서 감사 대응을 준비할 때는 완료된 계약서 PDF만 모아두는 것으로 충분하지 않을 수 있습니다.
최종 계약서, 승인 자료, 체결 과정의 이력, 이후 작성된 변경 계약서와 해지 합의서 등을 서로 연결해 관리해야 합니다.
스캔 PDF와 전자계약 문서는 무엇이 다를까요?
종이 계약서를 스캔한 PDF도 계약 내용을 보관하는 자료로 활용할 수 있습니다.
하지만 스캔 파일만으로는 내용을 확인하기 어려울 수 있습니다.
반면 전자계약은 계약 체결 과정에서 발생한 기록을 완료 문서와 함께 관리할 수 있습니다.
이싸인온에서는 문서의 진행 단계와 누가 언제 서명했는지를 문서 진행 이력에서 확인할 수 있고, 절차가 완료되면 완료 문서와 문서이력인증서를 다운로드할 수 있습니다.
문서이력인증서에는 계약의 발송, 열람, 서명, 완료 시점과 접속 정보 등 계약 진행 과정을 확인하는 데 필요한 주요 기록이 포함됩니다.
다만 문서이력인증서가 계약 자체의 적법성을 자동으로 보장하는 것은 아닙니다.
계약 당사자의 권한, 계약 내용의 적법성, 회사 내부 승인 규정 등이 잘못됐다면 전자적 기록이 있다는 사실만으로 문제가 해결되지는 않습니다.
전자계약의 역할은 적절하게 진행된 계약 과정과 완료 문서를 더 명확하게 기록하고 관리하는 데 있습니다.
해시값과 타임스탬프는 무엇을 확인할 때 사용하나요?
전자계약 서비스는 완료 문서가 이후 변경됐는지를 확인하기 위해 해시값과 타임스탬프 같은 기술을 활용할 수 있습니다.
해시값은 문서의 내용을 바탕으로 생성되는 고유한 값입니다.
문서 내용이 변경되면 기존 값과 달라지기 때문에 완료 이후 문서가 변경됐는지 검증하는 데 활용할 수 있습니다.
타임스탬프는 문서가 특정 시점에 존재했다는 사실과 완료 시점을 확인하는 데 사용됩니다.
이싸인온은 완료 문서에 타임스탬프를 적용하고 문서 고유 해시값을 보관해, 완료 이후 문서 변경 여부를 확인할 수 있도록 안내하고 있습니다.
이러한 기술은 계약의 내용을 대신 판단하거나 서명자의 권한을 자동으로 확인해주는 것은 아닙니다.
문서의 무결성과 체결 시점을 확인하는 기술적 자료로 이해하는 것이 정확합니다.
전자문서는 종이 문서를 대신해 보관할 수 있나요?
전자문서 및 전자거래 기본법은 일정한 요건을 갖춘 전자문서를 보관하면 관계 법령상 문서 보관을 갈음할 수 있도록 규정하고 있습니다.
전자문서가 열람 가능하고, 작성·송수신·저장 당시의 형태 또는 그와 같이 재현할 수 있는 형태로 보존되어야 하며, 작성자와 송수신 일시 등의 정보가 포함돼 있다면 해당 정보도 함께 보존해야 합니다.
다만 다른 법령에서 종이 원본 보존 등 특별한 방식을 요구하는 경우에는 별도 확인이 필요합니다.
따라서 기존 종이 계약서를 스캔한 뒤 바로 폐기하거나, 모든 계약을 전자파일만 보관하면 된다고 일괄적으로 판단해서는 안 됩니다.
문서 유형, 작성 방식, 적용 법령과 회사 내부 규정을 먼저 확인해야 합니다.
계약서 보관 기간은 모두 5년 또는 10년일까요?
계약서 보관 기간은 하나로 정해져 있지 않습니다.
문서의 성격과 적용되는 법령에 따라 기간이 달라집니다.
예를 들어 근로기준법상 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요 서류는 3년간 보존해야 합니다.
전자상거래법상 계약 또는 청약철회 기록과 대금결제·재화 공급 기록은 5년간 보존해야 합니다.
상법에서는 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 10년간 보존하도록 하며, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 보존하도록 규정합니다.
문서 예시 | 대표적인 보관 기준 |
|---|---|
근로계약 관련 중요 서류 | 근로기준법에 따라 3년 |
전자상거래 계약·청약철회 기록 | 전자상거래법 시행령에 따라 5년 |
상업장부·영업상 중요서류 | 상법에 따라 10년 |
전표 또는 유사한 영업 서류 | 상법에 따라 5년 |