디지털 전환이 가속화되면서 많은 기업이 계약 업무의 속도와 효율을 높이기 위해 전자계약을 도입하고 있습니다.
그런데 전자계약을 도입한 뒤에도 반드시 확인해야 할 문제가 있습니다.
인사팀 직원이라면 모든 임직원의 연봉계약서를 볼 수 있어야 할까요?
다른 영업팀의 직원이 거래처별 계약 금액과 거래 조건을 확인해도 괜찮을까요?
부서를 옮기거나 퇴사한 직원의 계정은 제대로 관리되고 있을까요?
전자계약에는 인사 정보, 거래 조건, 계약 금액, 고객 정보 등 기업의 중요한 정보가 저장됩니다. 따라서 전자계약의 보안은 문서를 암호화해 보관하는 것만으로 완성되지 않습니다.
누가 어떤 문서를 조회할 수 있는지, 누가 문서를 발송하거나 관리할 수 있는지를 업무 범위에 맞게 설정해야 합니다.
전자계약 권한 관리란 사용자에게 부서와 역할을 지정하고, 필요한 문서에만 접근할 수 있도록 관리하는 것을 의미합니다.
이싸인온은 4단계 사용자 역할과 부서 관리, 문서별 내부 열람 권한을 활용해 조직의 계약 문서를 체계적으로 관리할 수 있도록 지원합니다.
1. 전자계약에 권한 관리가 필요한 이유
종이 계약서는 보관 장소에 따라 접근할 수 있는 사람이 제한됩니다.
인사 계약서는 인사팀 캐비닛에, 거래 계약서는 영업팀이나 법무팀 문서 보관함에 두는 방식입니다.
반면 클라우드 기반 전자계약은 인터넷에 접속할 수만 있다면 언제 어디서든 문서를 확인할 수 있습니다. 업무는 편리해졌지만, 권한을 제대로 나누지 않으면 필요 이상의 사용자가 민감한 계약 정보에 접근할 가능성도 생깁니다.
전자계약을 안전하게 운영하려면 다음 세 가지를 구분해야 합니다.
▪️회사를 관리할 수 있는 사용자
▪️부서의 계약 문서를 관리할 수 있는 사용자
▪️본인이 담당하는 문서만 확인할 사용자
모든 사용자에게 동일한 관리자 권한을 부여하기보다는 담당 업무에 필요한 범위만 사용할 수 있도록 역할을 구분하는 것이 중요합니다.
2. 이싸인온의 4단계 사용자 역할
이싸인온은 사용자를 Company Leader, Company Manager, Group Manager, Member의 4가지 역할로 구분합니다.
지정된 역할에 따라 문서, 서식, 조직 관리, 승인, 링크싸인 등의 기능을 사용할 수 있는 범위가 달라집니다. 최초로 회사를 생성한 사용자는 Company Leader가 되며, 필요한 경우 다른 사용자에게 권한을 양도할 수 있습니다.
Company Leader
Company Leader는 회사 계정의 최상위 관리자입니다.
전사 문서와 서식을 확인하고 조직과 사용자를 관리할 수 있으며, 회사 정보 설정과 서비스 탈퇴 등 Company Leader에게만 허용되는 기능도 사용할 수 있습니다.
Company Manager
Company Manager도 전사 문서와 서식을 관리하고, 부서를 생성하거나 사용자를 초대·이동·삭제할 수 있습니다.
다만 회사 정보 설정, 서비스 탈퇴, 승인 기능 최초 활성화 등 일부 권한은 Company Leader에게만 제공됩니다.
Group Manager
Group Manager는 자신이 담당하는 부서의 문서와 서식을 조회하고 관리할 수 있습니다.
하나의 부서만 관리해야 하는 것은 아닙니다. 여러 부서의 관리자로 지정해 해당 부서들의 계약 업무를 함께 관리하도록 설정할 수도 있습니다.
Member
Member는 본인이 직접 작성한 문서와 내부 열람 권한이 부여된 문서를 확인할 수 있습니다.
새로운 파일을 직접 업로드해 문서를 시작하는 권한은 없지만, 소속 부서 또는 전체에 공유된 서식을 이용해 계약을 진행할 수 있습니다. 단, 링크싸인은 Member 역할에서 시작할 수 없습니다. 직급만으로 권한이 자동 결정되는 것은 아닙니다. 회사가 업무 범위에 따라 각 사용자에게 적합한 역할과 부서를 지정해야 합니다.
3. 부서 관리로 다른 팀의 계약 문서를 구분합니다
역할만 설정하는 것으로는 실제 조직의 업무 구조를 모두 반영하기 어렵습니다.
같은 Group Manager라도 영업팀장은 영업팀 계약을 확인해야 하고, 인사팀장은 인사 관련 계약을 관리해야 하기 때문입니다.
이싸인온에서는 회사 조직도에 맞춰 부서를 생성하고 사용자를 각 부서에 배치할 수 있습니다.
부서를 생성하면 문서함과 서식함에도 해당 부서가 반영됩니다. Group Manager는 담당 부서의 문서와 서식을 관리하고, 일반 사용자는 자신의 역할과 부서에 따라 조회할 수 있는 범위가 달라집니다. 과 같이 구성할 수 있습니다.
▪️인사팀: 근로계약서, 연봉계약서, 비밀유지서약서
▪️영업 1팀: 영업 1팀 담당 거래처 계약서
▪️영업 2팀: 영업 2팀 담당 거래처 계약서
▪️구매팀: 공급계약서, 발주서, 검수확인서
▪️법무팀: 검토가 필요한 주요 계약서
문서에 지정된 부서를 기준으로 계약 문서의 조회 범위를 구분할 수 있으므로, 다른 부서가 담당하는 계약 정보가 불필요하게 노출되는 상황을 줄일 수 있습니다.
다만 Company Leader와 Company Manager는 전사 문서를 관리하는 역할이므로 일반 사용자보다 넓은 문서 접근 권한을 갖습니다.
4. 특정 사용자에게만 문서를 공유하는 내부 열람 권한
같은 부서가 아니더라도 특정 계약서를 함께 확인해야 하는 경우가 있습니다.
예를 들어 영업팀이 작성한 계약서를 법무 담당자가 검토해야 하거나, 주요 거래 계약을 경영지원팀과 공유해야 할 수 있습니다.
이때 이싸인온의 내부 열람 권한을 활용할 수 있습니다.
내부 열람 권한은 문서를 확인할 사용자를 직접 지정하거나, 특정 부서를 지정하는 기능입니다.
사용자를 지정한 경우
지정된 사용자는 문서 시작과 완료에 관한 알림을 받고, 계약이 완료된 후 완료 문서와 문서이력인증서를 내려받을 수 있습니다.
부서를 지정한 경우
해당 부서의 사용자는 문서 진행 알림을 별도로 받지는 않지만, 문서에 접근하고 완료 문서와 문서이력인증서를 내려받을 수 있습니다. 은 사용자의 기본 역할을 변경하지 않고도 특정 문서를 필요한 사람과 공유할 때 유용합니다.
단, 내부 열람 권한은 문서 확인과 저장 권한을 추가하는 기능입니다. 열람, 다운로드, 발송, 삭제 등의 권한을 항목별로 자유롭게 조합하는 별도의 권한 편집 기능과는 차이가 있습니다.
5. 부서별로 활용하는 전자계약 권한 관리
인사팀: 연봉과 인사 정보의 접근 범위 관리
근로계약서와 연봉계약서에는 급여, 근무 조건, 주민등록번호와 같은 민감한 정보가 포함될 수 있습니다.
인사 실무자는 본인이 담당하는 문서와 소속 부서의 서식을 이용하고, 전사 문서를 관리해야 하는 책임자에게만 Company Leader 또는 Company Manager 권한을 부여하는 방식으로 운영할 수 있습니다.
임원 계약서처럼 접근 범위를 더 제한해야 하는 문서는 문서가 소속되는 부서와 내부 열람 권한을 별도로 확인하는 것이 좋습니다.
영업팀: 거래처별 계약 조건 보호
영업 부서를 팀 단위로 구분하면 Group Manager는 담당 부서의 계약을 관리하고, Member는 본인이 작성한 계약을 중심으로 확인할 수 있습니다.
영업 1팀과 영업 2팀의 문서가 서로 다른 부서에 저장되도록 설정하면 타 부서의 거래 금액이나 계약 조건이 불필요하게 공유되는 것을 줄일 수 있습니다.
법무팀: 필요한 계약만 검토
법무팀이 모든 계약을 직접 관리할 필요는 없지만, 고액 계약이나 특약이 포함된 계약은 검토해야 할 수 있습니다.
이때 법무 담당자 또는 법무 부서에 내부 열람 권한을 부여하면 해당 계약을 확인하고 완료 문서를 보관할 수 있습니다.
부서 이동과 퇴사: 계정 권한 다시 확인
직원이 다른 부서로 이동했다면 소속 부서와 역할을 새로운 업무에 맞게 변경해야 합니다.
퇴사한 직원은 Company Leader 또는 Company Manager가 조직 관리에서 사용자 계정을 삭제할 수 있습니다. 부서 변경이나 퇴사가 발생할 때 계정 정리 절차를 함께 운영하면 불필요한 접근 가능성을 줄일 수 있습니다. 가 인사 정보를 자동으로 인식해 퇴사자의 계정을 삭제하는 것은 아니므로, 기업의 입·퇴사 관리 절차에 전자계약 계정 점검을 포함하는 것이 중요합니다.
6. 사용자 무제한 등록이 권한 관리에 중요한 이유
권한 관리가 제대로 작동하려면 직원마다 자신을 식별할 수 있는 개별 계정을 사용해야 합니다.
하나의 계정을 여러 직원이 함께 사용하면 문서를 누가 열람했는지, 누가 발송하거나 변경했는지 구분하기 어려워집니다. 비밀번호 공유와 계정 관리 측면에서도 보안 위험이 커질 수 있습니다.
하지만 사용자 수에 따라 비용이 증가하는 서비스에서는 계정을 일부 직원에게만 발급하거나 하나의 계정을 함께 사용하려는 상황이 생길 수 있습니다.
이싸인온의 Standard, Business, API 요금제는 이용자 계정을 무제한으로 추가할 수 있습니다. 사용자 추가에 따른 별도의 계정 비용 없이 직원마다 개별 계정을 만들고, 각 사용자에게 부서와 역할을 지정할 수 있습니다. 신의 이메일 주소로 로그인하면 계정 공유를 줄이고, 역할과 부서에 따른 문서 관리 체계를 운영하기도 쉬워집니다. 이싸인온 회사 계정에 등록된 사용자는 각자의 이메일을 로그인 ID로 이용합니다. 등록의 의미는 단순히 여러 사람이 서비스를 사용할 수 있다는 데 있지 않습니다.
직원별 계정을 바탕으로 누가 어떤 역할을 갖고 있으며, 어느 부서의 문서를 관리하는지를 구분할 수 있다는 것이 핵심입니다.
7. 권한 관리와 함께 확인해야 하는 보안 기능
문서 접근 범위를 관리했다면 계약서가 완료된 이후의 원본 보존과 진행 이력도 확인해야 합니다.
이싸인온은 문서가 완료된 시점에 타임스탬프를 적용하고 문서 고유 해시값을 보관합니다. 이를 통해 문서가 완료된 이후 변경되었는지를 확인할 수 있습니다.
또한 서명 요청, 열람, 서명, 완료 시점과 접속 IP 등 계약 진행 과정의 행위 이력을 기록합니다. 문서 정보에서는 문서 시작, 서명 요청, 서명 완료와 각종 설정 변경 내역도 확인할 수 있습니다. 경에는 다음과 같은 보안 체계가 적용됩니다.
▪️ISO/IEC 27001 인증 운영체계
▪️CSAP 기반 Microsoft Azure 인프라
▪️저장 데이터 암호화
▪️TLS·HTTPS 기반 전송 구간 보호
▪️역할별 문서 접근 제한
▪️접근 허용 IP 설정 계약서의 법적 효력을 무조건 보장하거나 모든 보안 사고를 원천적으로 차단한다는 의미는 아닙니다.
기업의 계정 관리, 부서 설정, 권한 점검 절차와 함께 사용할 때 전자계약 문서를 더욱 체계적으로 관리할 수 있습니다.
8. 전자계약 권한 설정 전 확인할 사항
전자계약을 처음 도입하거나 조직 구조를 정비하고 있다면 다음 순서로 권한을 설정하는 것이 좋습니다.
1단계. 계약 업무를 수행하는 부서를 정리합니다
인사, 영업, 구매, 법무 등 실제로 계약 문서를 만들고 관리하는 부서를 구분합니다.
2단계. 전사 관리자 수를 최소화합니다
Company Leader와 Company Manager는 전사 문서와 조직을 관리할 수 있으므로 실제로 해당 권한이 필요한 담당자에게만 부여합니다.
3단계. 부서 관리자를 지정합니다
각 부서의 계약 현황을 관리해야 하는 팀장이나 책임자에게 Group Manager 역할을 지정합니다.
4단계. 일반 실무자의 업무 범위를 설정합니다
일반 직원에게는 Member 역할을 부여하고, 소속 부서의 서식이나 본인이 담당하는 문서를 중심으로 사용하도록 구성합니다.
5단계. 예외적으로 공유할 문서를 정합니다
법무 검토나 경영진 보고가 필요한 계약에는 사용자 또는 부서 단위로 내부 열람 권한을 부여합니다.
6단계. 입사·이동·퇴사 절차에 계정 관리를 포함합니다
신규 입사자는 필요한 역할과 부서를 지정하고, 보직 변경자는 권한을 다시 검토하며, 퇴사자는 사용자 계정을 정리합니다.
자주 묻는 질문
Q1. 이싸인온의 사용자 역할은 몇 가지인가요?
Company Leader, Company Manager, Group Manager, Member의 4가지 역할이 있습니다. 각 역할에 따라 문서, 서식, 조직 관리 등의 이용 권한이 달라집니다.
Q2. 다른 부서의 계약서를 볼 수 있나요?
사용자의 역할과 문서에 지정된 부서에 따라 달라집니다. Group Manager는 담당 부서의 문서를 관리하고, Member는 본인이 작성했거나 열람 권한을 받은 문서를 중심으로 확인합니다. Company Leader와 Company Manager는 전사 문서를 관리할 수 있습니다.
Q3. 특정 직원에게 계약서 열람 권한을 줄 수 있나요?
가능합니다. 내부 열람 권한에서 특정 사용자 또는 부서를 지정할 수 있습니다. 권한을 받은 사용자는 문서에 접근하고 완료 문서와 문서이력인증서를 내려받을 수 있습니다.
Q4. Member도 계약서를 보낼 수 있나요?
Member는 새로운 파일을 직접 업로드해 문서를 시작할 수는 없지만, 소속 부서 또는 전체에 공유된 서식은 이용할 수 있습니다. 링크싸인은 Member 역할에서 시작할 수 없습니다.
Q5. 직원이 퇴사하면 계정이 자동으로 삭제되나요?
자동으로 삭제되는 것은 아닙니다. Company Leader 또는 Company Manager가 조직 관리에서 해당 사용자를 삭제해야 합니다.
Q6. 직원 수가 늘어나면 계정 비용도 늘어나나요?
Standard, Business, API 요금제에서는 이용자 계정을 무제한 추가할 수 있으며, 사용자 추가에 따른 별도의 비용이 없습니다.
전자계약 보안은 문서를 볼 사람을 정하는 것부터 시작합니다.
전자계약의 보안은 계약서를 암호화하고 안전한 서버에 보관하는 것만으로 완성되지 않습니다.
회사의 모든 사용자가 모든 계약서를 확인할 필요는 없습니다.
전사 관리자는 회사 전체 계약을 관리하고, 부서 관리자는 담당 부서의 문서를 확인하며, 일반 실무자는 자신이 담당하는 업무에 필요한 문서만 이용하는 구조가 필요합니다.
이싸인온은 4단계 사용자 역할과 부서 관리, 내부 열람 권한을 통해 기업의 조직 구조에 맞춰 전자계약 문서의 접근 범위를 관리할 수 있도록 지원합니다.
또한 이용자 계정을 무제한으로 추가할 수 있어 계정을 여러 명이 공유하지 않고, 직원마다 개별 계정을 발급해 관리할 수 있습니다.
현재 사용 중인 전자계약 시스템에서 누가 어떤 계약서를 볼 수 있는지 명확하게 설명하기 어렵다면, 지금이 사용자 역할과 부서 권한을 다시 점검할 시점입니다.
계약서를 전자화하는 것을 넘어, 기업의 중요한 계약 정보를 필요한 사람에게만 안전하게 공유해 보세요.
오늘 시작하는 전자계약, 내일의 경쟁력이 됩니다.
숫자로 증명된 신뢰, 이싸인온
▪️22년의 고객 서비스 경험으로 제공 합니다.
▪️200만 명의 사용자가 선택 하였습니다.
▪️100만 건 이상의 문서 서명 완료 되었습니다.
▪️고객만족도 1위
▪️고객 응답속도 1위
이싸인온은 오랜 기간 축적된 노하우와 검증된 기술력으로 여러분의 비즈니스를 더욱 빠르고 안전하게 만들어드립니다.
전자계약이 처음이라도 괜찮습니다.
이싸인온은 처음 쓰는 사람도, 자주 쓰는 사람도 전자계약을 쉽고 정확하게 완료할 수 있도록 도와드립니다.
