현장직·단기근로자 근로계약, 카카오톡 전자계약으로 보내는 방법
물류센터, 건설 현장, 프랜차이즈 매장처럼 근무지가 사무실 밖에 있는 사업장에서는 근로계약서를 보내는 일부터 쉽지 않습니다.
인사 담당자가 이메일로 근로계약서를 보내도 근로자가 메일을 자주 확인하지 않거나, 비밀번호를 기억하지 못해 계약 진행이 멈추는 경우가 있습니다.
“어제 보내드린 근로계약서 확인하셨을까요?”
“제가 이메일을 잘 안 봐서요. 다시 보내주실 수 있을까요?”
결국 담당자는 계약서 발송보다 메일 확인을 요청하고 다시 보내는 데 더 많은 시간을 쓰게 됩니다.
특히 단기근로자, 아르바이트 근로자, 일용직, 생산직처럼 입·퇴사가 자주 발생하는 사업장이라면 근로계약서 한 건의 지연이 여러 명의 미서명 문서로 빠르게 쌓일 수 있습니다.
이럴 때는 근로자가 자주 확인하지 않는 메일함만 이용하기보다, 휴대폰 번호를 기반으로 카카오톡 알림톡을 보내고 스마트폰에서 바로 서명할 수 있는 방식이 더 실용적입니다.
이싸인온은 수신인의 휴대폰 번호를 입력하면 카카오톡으로 서명 요청 알림을 보내며, 카카오톡 발송에 실패하면 문자메시지로 전환해 발송합니다.
이번 글에서는 현장직과 단기근로자의 근로계약서를 카카오톡으로 발송하고, 모바일에서 서명받아 관리하는 방법을 알아보겠습니다.
1. 현장직 근로계약이 이메일에서 자주 멈추는 이유
이메일은 사무직 근로자에게 익숙한 업무 채널입니다.
그러나 개인 이메일을 업무에 거의 사용하지 않는 근로자에게는 계약서를 확인하기 위해 이메일 앱을 열고, 계정에 로그인하고, 첨부파일이나 링크를 찾는 과정 자체가 불편할 수 있습니다.
현장직 근로계약에서는 다음과 같은 문제가 자주 발생합니다.
▪️근로자가 이메일을 확인하지 않음
▪️가입한 이메일 주소나 비밀번호를 기억하지 못함
▪️계약서가 스팸메일함으로 분류됨
▪️휴대폰에서 첨부파일을 열거나 저장하는 방법을 어려워함
▪️담당자가 확인 요청과 재발송을 반복함
▪️입사일까지 서명이 완료되지 않은 계약서가 쌓임
문제는 이메일이라는 채널 자체가 아니라, 계약 대상자가 실제로 확인하기 쉬운 방법으로 서명 요청을 보내고 있는가에 있습니다.
현장직과 단기근로자에게는 업무용 이메일보다 평소 사용하는 휴대폰 번호를 기준으로 계약서를 전달하는 방식이 더 적합할 수 있습니다.
2. 카카오톡 전자계약은 어떻게 진행되나요?
이싸인온에서는 근로자의 휴대폰 번호를 입력해 카카오톡 알림톡으로 서명 요청을 보낼 수 있습니다.
카카오톡 알림에 포함된 링크를 누르면 근로자는 스마트폰에서 계약서를 확인하고 필요한 내용을 입력한 뒤 서명할 수 있습니다.
기본적인 진행 과정은 다음과 같습니다.
1단계. 담당자가 근로계약서를 준비합니다
기존에 사용하던 근로계약서 파일을 업로드하거나, 반복해서 사용할 근로계약서를 서식으로 만들어 둡니다.
이싸인온은 PDF뿐 아니라 HWP, DOCX, JPG, PNG, BMP 등의 문서 형식을 지원합니다.
2단계. 근로자 휴대폰 번호로 서명을 요청합니다
수신인의 이름과 휴대폰 번호를 입력하면 카카오톡으로 서명 요청 알림이 발송됩니다.
카카오톡 요청에 실패한 경우에는 문자메시지로 전송됩니다. 필요에 따라 휴대폰 본인확인이나 사전에 정한 비밀번호 인증도 추가할 수 있습니다.
3단계. 근로자가 스마트폰에서 서명합니다
근로자는 알림에 포함된 링크를 눌러 계약서를 확인하고, 지정된 입력란을 작성한 뒤 서명합니다.
계약서를 받은 수신인은 이싸인온 회원으로 가입하지 않아도 이메일이나 카카오톡·문자로 전달받은 문서를 검토하고 서명할 수 있습니다.
4단계. 담당자가 진행 상태를 확인합니다
담당자는 문서 상태를 통해 계약이 진행 중인지, 완료됐는지 확인할 수 있습니다.
아직 서명하지 않은 근로자에게는 이메일 또는 카카오톡 알림을 다시 보낼 수 있습니다.
3. 회원가입과 앱 설치 없이 모바일로 서명합니다
전자계약을 처음 이용하는 근로자에게 회원가입과 별도 앱 설치는 생각보다 큰 진입장벽이 될 수 있습니다.
특히 스마트폰 사용이 익숙하지 않은 근로자에게 다음과 같은 절차를 한꺼번에 요구하면 계약 진행이 중단될 가능성이 커집니다.
▪️새로운 서비스 회원가입
▪️아이디와 비밀번호 생성
▪️이메일 인증
▪️전용 앱 설치
▪️앱 로그인
▪️계약서 검색
이싸인온으로 계약서를 받은 수신인은 이싸인온에 회원가입하지 않아도 계약서를 확인하고 서명할 수 있습니다. 별도의 전용 앱을 설치하지 않고 전달받은 링크를 통해 모바일 웹에서 진행할 수 있습니다.
서명 방식도 계약의 중요도와 회사 정책에 따라 선택할 수 있습니다.
기본적인 자필 서명
스마트폰 화면에서 손가락으로 직접 서명할 수 있습니다.
비밀번호 인증
담당자가 미리 설정한 비밀번호를 입력한 뒤 문서를 확인하도록 설정할 수 있습니다.
휴대폰 본인확인
보다 명확한 본인 확인이 필요한 계약에는 통신사 PASS 인증을 추가할 수 있습니다.
모든 근로계약에 동일한 인증 방식을 적용해야 하는 것은 아닙니다.
일반적인 근로계약에는 간편한 모바일 서명을 적용하고, 임원 연봉계약이나 중요 정보가 포함된 계약에는 휴대폰 본인확인을 추가하는 식으로 운영할 수 있습니다.
4. 전자근로계약서도 근로자에게 교부해야 합니다
근로기준법 제17조에 따라 사용자는 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 주요 근로조건을 명시한 서면을 근로자에게 교부해야 합니다.
여기서 서면에는 전자문서도 포함될 수 있으므로, 근로계약서를 전자적으로 작성하고 서명하는 것 자체는 가능합니다.
다만 전자계약 시스템에 계약서를 저장했다고 해서 교부의무가 자동으로 완료되는 것은 아닙니다.
고용노동부 행정해석에 따르면 전자근로계약서가 회사 서버에만 저장되어 있고 근로자가 접속해 열람하거나 출력할 수 있는 상태에 그친다면, 사용자가 교부의무를 다했다고 보기 어렵습니다.
근로자가 전자근로계약서를 받을 이메일 등 정보처리시스템을 지정하고, 사용자가 해당 경로로 계약서를 실제 발송해야 교부한 것으로 볼 수 있습니다. 근로자가 전자적 수신에 동의하지 않는 경우에는 직접 계약서를 교부해야 합니다.
따라서 전자근로계약을 운영할 때는 다음 사항을 함께 확인하는 것이 좋습니다.
▪️근로자가 전자문서 수신에 동의했는지
▪️근로자가 계약서를 받을 연락처나 수신 경로가 정확한지
▪️계약 완료 후 근로자가 완료 문서를 확인하고 저장할 수 있는지
▪️발송 및 완료 내역을 회사에서 확인할 수 있는지
▪️전자 수신이 어려운 근로자를 위한 별도 교부 방법이 있는지
이싸인온에서는 수신인에게 기본적으로 문서 열람 권한이 부여되며, 모든 서명 절차가 완료된 뒤 완료 문서와 문서이력인증서를 확인할 수 있습니다. 계약 참여자에게는 계약 완료 알림도 발송됩니다.
다만 실제 근로계약서 교부의 적법성은 계약 내용과 수신 동의, 발송 방식 등 구체적인 운영 절차에 따라 판단될 수 있으므로 회사의 인사·노무 기준을 함께 확인해야 합니다.
5. 근로계약서를 작성·교부하지 않으면 어떻게 되나요?
근로계약서 작성과 교부는 단순한 인사 편의 업무가 아닙니다.
고용노동부는 사용자가 근로계약을 서면으로 체결하고 근로자에게 교부하지 않으면 500만 원 이하의 벌금이 부과될 수 있다고 안내하고 있습니다.
기간제근로자 또는 단시간근로자와 계약할 때 근로조건을 서면으로 명시하지 않은 경우에는 「기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률」에 따라 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
이 경우 위반 여부는 근로자별로 판단될 수 있으므로, 여러 명의 단기근로자를 채용하는 사업장은 특히 주의해야 합니다.
따라서 다음 표현은 구분해서 이해해야 합니다.
구분 | 주요 내용 |
|---|---|
근로기준법상 근로조건 명시·교부 위반 | 500만 원 이하 벌금 대상이 될 수 있음 |
기간제·단시간근로자 근로조건 서면 명시 위반 | 500만 원 이하 과태료 대상이 될 수 있음 |
전자계약 시스템에만 문서 저장 | 실제 교부로 인정되지 않을 수 있음 |
근로자가 지정·동의한 전자적 경로로 송부 | 전자문서 방식의 교부로 인정될 수 있음 |
전자계약은 법적 의무를 자동으로 없애주는 기능이 아닙니다.
다만 계약서 발송, 서명 상태 확인, 완료 문서 제공과 이력 관리를 하나의 시스템에서 처리해 누락 가능성을 낮추는 데 도움을 줄 수 있습니다.
6. 한두 명부터 수백 명까지 상황에 맞게 보내는 방법
근로계약서를 보내는 방법은 채용 인원과 현장 운영 방식에 따라 달라져야 합니다.
이싸인온에서는 일반 서식 전송, 대량전송, 링크싸인을 상황에 맞게 활용할 수 있습니다.
방법 1. 개별 카카오톡 전송
신규 입사자가 한두 명이거나 근로조건이 직원마다 크게 다른 경우에 적합합니다.
담당자가 근로자의 이름과 휴대폰 번호를 입력해 카카오톡으로 계약서를 보내고, 필요하면 개인 메시지나 인증 수단을 설정할 수 있습니다.
방법 2. 엑셀을 활용한 대량전송
같은 형식의 근로계약서를 여러 명에게 한 번에 보내야 한다면 대량전송이 효율적입니다.
엑셀 파일에 근로자의 이름, 연락처, 근무지, 시급, 근로기간 등 필요한 정보를 입력하면 각 근로자에게 내용이 다르게 적용된 계약서를 보낼 수 있습니다.
이싸인온 대량전송은 같은 종류의 계약서를 한 번에 최대 500명에게 전송할 수 있습니다. 전송된 문서는 하나의 그룹으로 관리하며, 서명 진행 상태도 함께 확인할 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 업무에 활용할 수 있습니다.
▪️물류센터 단기근로자 근로계약
▪️프랜차이즈 매장 아르바이트 근로계약
▪️생산직 근로자 연봉계약 갱신
▪️파견·도급 인력 계약
▪️계절 근로자와 행사 스태프 계약
방법 3. URL·QR코드를 활용한 링크싸인
계약 대상자의 연락처를 사전에 모두 확보하기 어렵거나, 현장에서 근로자가 직접 접속해야 하는 경우에는 링크싸인을 활용할 수 있습니다.
링크싸인은 계약서를 URL 형태로 생성하는 기능입니다.
근로자가 링크에 접속해 자신의 정보를 입력하고 문서를 작성할 수 있으며, 생성된 URL은 QR코드로도 변환할 수 있습니다.
예를 들어 채용 현장이나 사업장 안내 데스크에 QR코드를 제공하고, 신규 근로자가 자신의 휴대폰으로 접속해 계약서를 작성하도록 운영할 수 있습니다.
다만 불특정 다수가 접근할 수 있는 URL을 사용하는 만큼 다음 사항을 함께 검토하는 것이 좋습니다.
▪️작성기한 설정
▪️필요한 본인확인 방식
▪️중복 작성 방지 방법
▪️개인정보 수집 및 이용 동의
▪️링크 공유 범위
▪️작성된 문서의 담당 부서와 열람 권한
7. 미서명자는 진행 상태 확인 후 알림을 다시 보냅니다
전자계약을 보냈다고 해서 모든 근로자가 즉시 서명을 완료하는 것은 아닙니다.
휴대폰을 보지 못했거나, 알림을 실수로 닫았거나, 계약 내용을 확인하다가 중단했을 수도 있습니다.
이싸인온에서는 문서를 상태별로 구분해 확인할 수 있습니다.
▪️내 차례
▪️진행 중
▪️완료
▪️취소
▪️폐기
진행 중인 문서에서는 이메일이나 카카오톡으로 서명 요청 알림을 다시 보낼 수 있습니다.
이 기능은 정해진 시간마다 시스템이 자동으로 계속 발송하는 기능이라기보다, 담당자가 진행 상태를 확인하고 필요한 대상에게 알림 재전송을 실행하는 방식입니다.
따라서 다음과 같은 운영 기준을 정해두면 좋습니다.
▪️발송 당일 미서명자 확인
▪️입사 전날 미서명자 알림 재전송
▪️작성기한이 임박한 문서 우선 확인
▪️연락처 오류나 카카오톡 수신 실패 여부 확인
▪️재전송 후에도 응답이 없는 근로자에게 별도 연락
전화나 개인 메신저로 모든 근로자를 일일이 확인하는 방식보다 미서명 문서를 먼저 구분한 뒤 필요한 대상에게만 연락할 수 있다는 점이 장점입니다.
8. 모바일 서명 과정에서 어떤 정보가 남나요?
전자계약의 법적 신뢰성은 단순히 스마트폰 화면에 서명 이미지가 있다는 사실만으로 결정되지 않습니다.
누가 어떤 문서를 언제 열람하고 서명했는지, 완료된 뒤 문서가 변경되지 않았는지 확인할 수 있는 정보가 함께 필요합니다.
이싸인온은 다음과 같은 정보를 기록합니다.
▪️서명자의 문서 열람 시점
▪️서명 시점
▪️접속 IP
▪️서명 요청부터 열람·서명·완료까지의 진행 이력
▪️사용된 인증 수단
▪️문서 완료 시점의 타임스탬프
▪️문서 변경 여부를 확인하기 위한 고유 해시값
이러한 정보는 완료된 계약서와 함께 문서이력인증서에서 확인할 수 있으며, 분쟁이 발생했을 때 계약 진행 과정의 사실관계를 확인하는 자료로 활용될 수 있습니다.
전자문서와 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지는 않습니다.
다만 모든 전자서명이 어떤 상황에서나 자동으로 동일한 증명력을 갖는 것은 아닙니다. 계약 당사자의 의사, 본인확인 방법, 계약 내용, 문서 교부 여부와 진행 이력 등을 종합적으로 확인하게 됩니다.
따라서 중요한 근로계약에는 단순한 자필 서명만 사용하기보다 계약의 중요도에 맞춰 휴대폰 본인확인이나 비밀번호 인증을 추가하는 것이 좋습니다.
9. 현장직 근로계약 운영은 이렇게 바뀝니다
기존 업무 방식
근로계약서를 작성합니다.
이메일로 계약서를 보냅니다.
근로자가 이메일을 확인하지 않습니다.
담당자가 전화나 문자로 확인을 요청합니다.
비밀번호나 첨부파일 문제로 계약서를 다시 보냅니다.
서명한 파일을 회수합니다.
완료 문서를 별도로 분류하고 보관합니다.
누가 계약을 완료했는지 엑셀에 기록합니다.
모바일 전자계약 방식
근로계약서 서식을 선택합니다.
근로자의 이름과 휴대폰 번호를 입력합니다.
카카오톡으로 서명을 요청합니다.
근로자가 회원가입 없이 모바일에서 확인하고 서명합니다.
담당자가 진행 상태를 확인합니다.
미서명자에게 필요한 경우 알림을 재전송합니다.
모든 서명이 끝난 계약서와 문서이력인증서를 보관합니다.
근로자가 완료 문서를 확인하고 저장할 수 있도록 수신 절차를 관리합니다.