판매계약서 입력 실수, 이싸인온 함수 기능으로 줄이는 방법
안녕하세요. 우리 일처럼 함께하는 전자계약서비스 이싸인온입니다.
0 하나 빠진 계약서, 단순한 오타로 끝날까요?
판매계약서에 공급가액을 입력한다고 가정해 보겠습니다.
실제 계약 금액은 10,000,000원이지만, 담당자가 숫자 0 하나를 빠뜨려 1,000,000원으로 입력했습니다. 문제는 양측이 계약서에 서명한 뒤에야 이 사실을 발견했다는 것입니다.
계약서에 오타가 있다고 해서 계약 전체가 곧바로 무효가 되는 것은 아닙니다.
하지만 계약 금액처럼 중요한 조건이 잘못 기재되면 당사자가 실제로 합의한 금액이 무엇인지 확인해야 하고, 계약서를 다시 작성하거나 정정 합의서를 체결해야 할 수 있습니다. 서로의 주장이 다르다면 계약 내용의 해석을 둘러싼 분쟁으로 이어질 가능성도 있습니다.
단순한 숫자 하나가 재작성과 재서명, 계약 지연은 물론 거래처와의 신뢰 문제까지 만들 수 있는 것입니다.
판매계약서를 여러 건 처리하는 실무자라면 숫자와 거래처 정보를 반복해서 입력하는 일이 얼마나 부담스러운지 잘 알고 계실 텐데요.
이러한 오류를 담당자의 주의력만으로 막을 수 있을까요?
반복되는 입력 실수, 담당자만의 문제는 아닙니다
아무리 꼼꼼한 사람도 같은 정보를 여러 문서에 반복해서 입력하다 보면 실수할 수 있습니다.
특히 월말이나 계약 갱신 시기처럼 업무가 한꺼번에 몰릴 때는 계약서를 빠르게 처리해야 한다는 압박까지 더해집니다.
중요한 것은 담당자에게 계속해서 “더 꼼꼼하게 확인하라”고 요구하는 것이 아닙니다.
반복 계산과 입력을 줄이고, 잘못된 형식의 정보가 들어가지 않도록 계약서 자체에 안전장치를 마련해야 합니다.
사람이 일일이 확인하던 과정을 시스템이 대신하도록 바꾸는 것입니다.
판매계약서는 어디에서 실수가 발생할까요?
금액 계산 오류
▪️단가와 수량을 곱해 공급가액을 계산하고, 부가세와 최종 합계 금액을 다시 산출하는 과정에서 실수가 발생할 수 있습니다.
숫자와 한글 금액의 불일치
▪️숫자로는 ‘15,000,000원’이라고 작성했지만 한글 금액이 다르게 기재되면 어느 금액을 기준으로 해야 하는지 혼선이 생길 수 있습니다.
거래처 정보 오기재
▪️상호, 대표자명, 사업자등록번호와 주소를 여러 페이지에 반복해서 입력하다 보면 일부 정보만 다르게 작성될 수 있습니다.
계약 기간 입력 오류
▪️계약 시작일과 종료일을 직접 계산하거나 지난해 계약서를 복사해 사용하는 과정에서 날짜를 잘못 수정하는 경우가 있습니다.
문서 일부만 수정하는 오류
▪️상호나 계약 금액이 문서 여러 곳에 표시되어 있는데 일부 위치만 수정하면 한 계약서 안에서도 서로 다른 정보가 나타날 수 있습니다.
▪️한 번의 오타가 계약을 곧바로 무효로 만드는 것은 아니지만, 계약 내용의 확인과 정정에 불필요한 시간과 비용을 발생시킬 수 있습니다.
▪️그렇다면 처음부터 오류가 발생할 가능성을 줄이는 방법은 무엇일까요?
이싸인온 함수 기능으로 계약서 입력 방식을 바꿔보세요
이싸인온의 텍스트 작성란에는 단순히 글자를 입력하는 기능뿐 아니라 다양한 함수 기능을 적용할 수 있습니다.
합계, 뺄셈, 곱셈, 나눗셈과 같은 계산부터 숫자의 한글 변환, 동일한 값 복사까지 계약서 작성에 필요한 작업을 자동화할 수 있습니다.
전자계약을 단순히 종이 계약서를 화면으로 옮기는 데서 끝내지 않고, 계약서 자체가 입력 오류를 줄이는 양식으로 작동하도록 만드는 것입니다.
1. 단가와 수량만 입력하면 금액을 자동으로 계산합니다
담당자가 단가와 수량을 입력하면 미리 설정한 수식에 따라 공급가액을 자동으로 계산할 수 있습니다.
공급가액을 기준으로 부가세와 최종 합계 금액을 계산하는 방식도 계약서 양식에 맞게 구성할 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 계산 구조를 만들 수 있습니다.
▪️단가 × 수량 = 공급가액
▪️공급가액 × 10% = 부가세
▪️공급가액 + 부가세 = 최종 합계 금액
담당자가 계산기로 값을 확인한 뒤 계약서에 다시 입력하는 과정이 줄어들기 때문에 계산과 전사 과정에서 발생하는 실수를 함께 줄일 수 있습니다.
2. 숫자로 입력한 금액을 한글로 자동 변환합니다
계약서에는 금액을 숫자와 한글로 함께 표시하는 경우가 많습니다.
이싸인온의 문자 변환 함수를 사용하면 숫자로 입력한 값을 한글로 변환하여 표시할 수 있습니다.
숫자 금액을 수정할 때 한글 금액까지 일일이 다시 입력하지 않아도 되므로 두 표기가 서로 달라지는 문제를 예방하는 데 도움이 됩니다.
3. 한 번 입력한 정보를 여러 위치에 동일하게 표시합니다
거래처명이나 사업자등록번호, 계약 금액처럼 같은 정보가 계약서의 여러 위치에 반복해서 등장하기도 합니다.
이때 복사 함수를 설정하면 원본 작성란에 입력한 값을 다른 작성란에도 동일하게 표시할 수 있습니다.
첫 페이지에서 거래처명을 한 번 수정하면 본문과 부속 문서 등에 연결된 값도 함께 반영되므로, 일부 위치만 수정하지 못해 발생하는 불일치를 줄일 수 있습니다.
4. 입력할 수 있는 정보의 형식을 제한합니다
계약서 작성란에는 항목에 따라 적절한 입력 형식을 설정할 수 있습니다.
▪️금액 작성란에는 숫자 또는 통화 형식만 입력
▪️사업자등록번호는 정해진 자리와 형식으로 입력
▪️휴대폰 번호는 전화번호 형식으로 표시
▪️이메일 주소는 이메일 형식에 맞는지 확인
▪️반드시 작성해야 하는 항목은 필수 입력으로 설정
예를 들어 이메일 주소가 올바른 형식이 아니거나 필수 작성란이 비어 있다면 문서 작성을 완료하지 못하도록 설정할 수 있습니다.
담당자가 계약서를 모두 확인한 뒤 오류를 발견하는 것이 아니라, 정보를 입력하는 단계에서부터 잘못된 형식과 누락을 줄이는 방식입니다.
5. 날짜와 계약 조건도 양식에 맞게 설계할 수 있습니다
계약 시작일과 계약 기간을 기준으로 종료일을 계산하거나, 선택한 조건에 따라 필요한 작성란을 다르게 보여주는 방식으로 계약서를 구성할 수 있습니다.
정기 계약, 유지보수 계약, 구독 서비스처럼 계약 기간을 반복적으로 계산해야 하는 업무에서 특히 유용합니다.
다만 적용할 수 있는 함수와 조건은 계약서의 구조에 따라 달라질 수 있으므로, 실제 양식을 기준으로 설정 가능 여부를 확인하는 것이 좋습니다.
수백 건의 판매계약서도 엑셀로 한 번에 준비할 수 있습니다.
거래처마다 계약 금액과 담당자 정보가 다르다면 이싸인온의 대량전송 기능을 함께 활용할 수 있습니다.
거래처 정보가 정리된 엑셀 파일을 업로드하면 각 행의 데이터를 계약서 작성란과 연결하여 거래처별 문서를 생성하고 한 번에 발송할 수 있습니다.
기존 방식 | 대량전송 활용 방식 |
|---|---|
거래처별 계약서를 하나씩 복사 | 하나의 서식을 반복 사용 |
상호와 금액을 직접 입력 | 엑셀 데이터를 작성란에 연결 |
수신인을 한 명씩 등록 | 여러 수신인 정보를 한 번에 등록 |
발송 후 개별적으로 확인 | 관리자 화면에서 진행 현황 확인 |