매장 종이 동의서, QR 전자서명 링크싸인으로 간편하게 관리하세요
안녕하세요. 우리 일처럼 함께하는 전자계약서비스 이싸인온입니다.
매장 입구나 안내 데스크에서 고객에게 클립보드와 펜을 건네며 동의서 작성을 요청하고 있지는 않으신가요?
고객이 좁은 칸에 이름과 연락처를 적는 동안 뒤에는 대기줄이 생기고, 작성이 끝난 종이는 다시 직원의 손을 거쳐 보관됩니다. 필요한 정보는 전산에 한 번 더 입력해야 하고, 보관 기간이 지난 문서는 따로 파쇄해야 합니다.
고객에게는 번거로운 첫인상이 되고, 직원에게는 반복 업무가 되는 종이 동의서.
이제 QR코드를 활용한 전자서명으로 더 간편하게 관리할 수 있습니다.
종이 동의서, 작성 이후의 관리가 더 어렵습니다
▪️종이 동의서는 작성 자체보다 작성 이후의 과정에서 더 많은 업무를 만듭니다.
대기 시간이 길어집니다
▪️고객이 서류를 읽고 개인정보를 직접 작성하는 동안 접수 업무가 지연될 수 있습니다.
▪️방문객이 몰리는 시간에는 작은 지연도 긴 대기줄로 이어집니다.
개인정보가 노출될 수 있습니다
▪️작성된 동의서를 데스크나 카운터 위에 잠시 올려두는 것만으로도 다른 고객의 이름과 연락처가 노출될 가능성이 있습니다.
같은 정보를 다시 입력해야 합니다
▪️수기로 작성된 고객 정보를 직원이 엑셀이나 고객 관리 시스템에 다시 옮겨 적어야 합니다.
▪️글씨를 알아보기 어렵거나 필수 정보가 누락되면 고객에게 다시 확인해야 하는 상황도 생깁니다.
필요한 문서를 찾기 어렵습니다
▪️종이 문서는 파일이나 보관함에 분류해 두더라도 시간이 지나면 필요한 서류를 바로 찾기 어렵습니다.
▪️보관 기간이 지난 문서를 선별하고 파쇄하는 일도 별도의 업무가 됩니다.
▪️종이 한 장의 비용은 인쇄비만이 아닙니다.
▪️작성, 확인, 입력, 검색, 보관과 폐기까지 이어지는 모든 관리 과정이 매장의 업무 부담이 됩니다.
QR코드 하나로 동의서 작성부터 보관까지
이싸인온의 링크싸인은 서명이 가능한 URL과 QR코드를 생성해 여러 고객에게 문서 작성을 요청할 수 있는 기능입니다.
매장에 QR코드를 비치하면 고객은 자신의 스마트폰으로 코드를 스캔해 동의서를 확인하고 작성할 수 있습니다.
별도의 앱 설치나 이싸인온 회원가입도 필요하지 않습니다.
한 명씩 연락처를 입력해 문서를 보내는 일반적인 전자계약 방식과 달리, 하나의 링크를 여러 고객에게 공유할 수 있어 매장, 행사장, 교육기관처럼 현장에서 반복적으로 동의서를 받아야 하는 환경에 잘 맞습니다.
링크싸인은 이렇게 사용할 수 있습니다
1. 기존 양식을 업로드합니다
매장에서 사용하던 PDF, 워드, 한글 등의 동의서 양식을 이싸인온에 업로드합니다.
새로운 양식을 처음부터 만들지 않아도 기존 문서를 그대로 활용할 수 있습니다.
2. 고객이 작성할 항목을 설정합니다
이름, 연락처, 날짜, 체크박스, 서명란 등 필요한 작성란을 문서 위에 배치합니다.
반드시 받아야 하는 정보는 필수 항목으로 설정해 누락을 줄일 수 있습니다.
3. URL과 QR코드를 생성합니다
완성된 서식으로 링크싸인을 생성하면 고객에게 공유할 수 있는 URL과 QR코드가 만들어집니다.
QR코드는 매장 입구, 카운터, 테이블 안내문, 키오스크 또는 포스터 등에 비치할 수 있습니다.
4. 고객이 스마트폰으로 작성합니다
고객은 QR코드를 스캔한 뒤 모바일 화면에서 동의 내용을 확인하고 필요한 정보를 입력합니다.
앱을 설치하거나 별도의 계정을 만들 필요 없이 바로 작성할 수 있어 참여 과정이 간단합니다.
5. 완료 문서를 한곳에서 관리합니다
작성이 완료된 문서는 이싸인온에 자동 저장됩니다.
관리자는 제출 현황을 확인하고 필요한 문서를 검색하거나 내려받을 수 있어 종이 서류를 따로 분류하고 보관하는 업무를 줄일 수 있습니다.
문서의 특성에 따라 작성 가능 기간, 참여 인원, 중복 제출 여부 등의 조건도 설정할 수 있습니다.
종이 동의서와 QR 전자서명의 차이
구분 | 기존 종이 동의서 | 이싸인온 QR 링크싸인 |
|---|---|---|
작성 방법 | 클립보드와 펜으로 수기 작성 | 스마트폰으로 QR 스캔 후 작성 |
정보 누락 | 직원이 작성 내용을 다시 확인 | 필수 입력 항목 설정 가능 |
데이터 관리 | 전산이나 엑셀에 다시 입력 | 완료 문서를 온라인에서 관리 |
문서 검색 | 보관함에서 직접 확인 | 이름, 날짜 등으로 검색 |
보관 방법 | 서류철·캐비닛에 실물 보관 | 클라우드에 자동 저장 |
폐기 업무 | 보관 기간 확인 후 파쇄 | 별도의 종이 파쇄 업무 감소 |
현황 확인 | 서류를 취합한 후 확인 | 관리자 화면에서 제출 현황 확인 |