전자계약으로 체결한 문서는 어디에, 얼마나 오래 보관되나요? 원본 인정은 되나요?

전자계약으로 체결한 문서는 어디에, 얼마나 오래 보관되나요?

원본 인정은 되나요?

최근 비대면 업무가 보편화되면서 많은 기업이 전자계약 도입을 긍정적으로 검토하고 있습니다.

다만 종이 계약서와 달리 눈에 보이지 않는 디지털 문서다 보니, 보안과 보관, 그리고 법적 효력에 대해 염려하시는 분들이 많습니다.

“전자계약으로 체결한 문서는 안전하게 보관될까요?”

“혹시 법적 원본으로 인정받지 못하면 어떡하죠?”

종이 계약서가 익숙한 환경에서는 매우 자연스러운 걱정입니다.

하지만 이러한 우려는 대부분 디지털 문서에 대한 오래된 인식에서 비롯됩니다.

현대의 전자계약 솔루션은 단순히 ‘서명만 디지털로 바꾸는 도구’가 아닙니다.

오히려 종이 문서가 제공하기 어려운 수준의 보안성, 증명력, 활용성을 제공하는 체계적인 문서 관리 시스템입니다.

이번 글에서는 담당자분들이 가장 많이 궁금해하시는 전자계약 문서의 보관과 원본성을 중심으로 핵심을 정리해드립니다.

1. 전자계약 문서는 어디에 보관되나요?

전자계약으로 체결된 문서는 이메일에만 남는 형태가 아니라, 전자문서 저장소에 암호화되어 안전하게 보관됩니다.

일반적으로 신뢰할 수 있는 전자계약 서비스는

▪️문서 저장 단계의 암호화

▪️전송 단계의 보안 통신(SSL/TLS 등)

▪️권한 기반 접근 통제

▪️접속/열람/서명 기록 관리와 같은 방식으로 문서를 보호합니다.

종이 문서가 화재·분실·훼손·무단 열람에 취약한 것과 달리, 디지털 문서는 보안 정책과 접근 통제로 관리되는 구조라는 점이 핵심입니다.

2. 문서는 얼마나 오래 보관되나요?

보관 기간은 회사의 법적 보존 의무와 내부 정책에 따라 달라질 수 있습니다.

따라서 전자계약 서비스에서는 보통 다음 형태로 운영됩니다.

▪️법적 보존기간 및 내부 규정에 맞춰 보관 기간을 설정 가능

▪️계약/문서 유형별로 1년, 3년, 5년 등 정책 기반 보관 관리 가능

▪️필요 시 장기 보관 및 이관(백업/아카이빙) 체계로 운영 가능

즉 “전자계약이라서 보관이 불안정하다”가 아니라, 오히려 정책 기반으로 체계적으로 관리할 수 있다는 점이 장점입니다.

3. 백업·복구가 되나요?

기업의 계약 문서는 단 한 건의 유실도 허용되기 어렵습니다.

그래서 전자계약에서는 보통 다음과 같은 안정장치를 제공합니다.

▪️정기 백업 및 이중화 구조를 통한 데이터 보호

▪️장애 발생 시 복구를 위한 재해 복구(Disaster Recovery) 체계 운영

▪️운영 보안 체계 및 관리 절차 기반의 안정성 확보

종이 계약서는 “사고가 나면 끝”인 경우가 많지만, 디지털 문서는 복구 체계를 갖추면 손실 가능성을 구조적으로 낮출 수 있습니다.

4. 서비스 이용 종료 후에는 어떻게 되나요?

전자계약을 SaaS로 도입할 때 가장 많이 나오는 질문이 있습니다.

“만약 서비스를 해지하면 우리 회사 계약서는 어떻게 되나요?”

이 부분은 데이터 포터빌리티(데이터 이동/반출 가능성)가 핵심입니다.

일반적으로 전자계약 서비스는

▪️체결 완료 문서를 원본 재현 가능한 형태(PDF 등)로 다운로드

▪️필요 시 일괄 반출

▪️계약 증빙 자료(이력/로그/인증서 등)까지 함께 보관이 가능하도록 설계합니다.

즉, 서비스를 사용한다고 해서 통제권을 잃는 것이 아니라 오히려 문서에 대한 관리 권한과 반출 가능성을 명확하게 확보하는 것이 중요합니다.

5. 원본 인정은 되나요?

“전자문서가 정말 법적 원본으로 인정될까요?”

이 질문은 전자계약 도입을 망설이게 만드는 핵심 포인트입니다.

전자문서 및 전자서명에 대한 법적 효력은 법률로 규정되어 있으며,

신뢰할 수 있는 전자서명과 무결성(위변조 방지)이 확보된 전자문서는 종이 문서와 동일한 효력 및 원본성을 인정받을 수 있습니다.

핵심은 “전자라서 안 된다/된다”가 아니라, 아래 요건을 충족하는지입니다.

▪️서명 당사자의 신원 확인이 가능한지

▪️서명 이후 문서 변경 여부를 검증할 수 있는지

▪️계약 과정이 기록으로 남아 입증 가능한지

6. 위변조는 어떻게 막고, 어떻게 증명하나요?

전자계약에서 신뢰를 만드는 핵심은 무결성 검증입니다.

신뢰할 수 있는 전자계약 서비스는 일반적으로

▪️타임스탬프(시점확인)

▪️해시값 기반 검증(문서 지문값)

▪️서명 완료 후 변경 감지 구조 등을 통해, 서명 이후 문서가 바뀌었는지 즉시 검증할 수 있도록 설계합니다.

종이 계약서는 “변조를 의심해도 입증이 어려운 경우”가 있지만,

전자문서는 “변경 여부를 기술적으로 확인”할 수 있다는 점에서 오히려 분쟁 대응에 유리한 구조를 갖습니다.

7. 감사·분쟁 대응은 어떻게 하나요?

감사나 분쟁에서는 “결과물”뿐 아니라 “과정”의 입증이 중요합니다.

종이 계약서는 서명 이후 다음 정보를 객관적으로 증명하기 어려운 경우가 있습니다.

▪️누가 언제 열람했고

▪️어떤 방식으로 서명했고

▪️그 과정에서 어떤 인증이 있었는지

전자계약은 이 과정을 감사추적(Audit Trail) 형태로 남기고, 필요 시 문서이력인증서 등 증빙 자료로 제공할 수 있습니다.

▪️서명자 정보

▪️서명 시각

▪️접속/환경 정보(예: IP, 기기 등)

▪️인증 이력

▪️문서 검증 정보 등을 포함해, 법적·감사 대응에 활용될 수 있습니다.

전자계약 문서 보관은 ‘불안’이 아니라 ‘관리’입니다

전자계약 문서는 눈에 보이지 않기 때문에 막연한 불안이 생길 수 있습니다.

그러나 실제로 전자계약은

▪️암호화 기반 보관

▪️백업/복구 체계

▪️반출(다운로드) 가능성

▪️원본성 인정 기반(법 + 기술)

▪️위변조 방지 및 이력 증빙을 통해 종이보다 더 체계적인 관리가 가능한 구조입니다.

이싸인온은 단순 전자서명 도구가 아니라 보관·증명·감사 대응까지 포함한 전자계약 운영 환경을 목표로 합니다.

안전한 디지털 전환을 고민하고 계시다면, 전자계약 문서 보관과 원본성부터 명확히 확인해보시기 바랍니다.

오늘 시작하는 전자계약, 내일의 경쟁력이 됩니다.

숫자로 증명된 신뢰, 이싸인온

▪️21년의 고객 서비스 경험으로 제공 합니다.

▪️200만 명의 사용자가 선택 하였습니다.

▪️100만 건 이상의 문서 서명 완료 되었습니다.

▪️고객만족도 1위

▪️고객 응답속도 1위

이싸인온은 오랜 기간 축적된 노하우와 검증된 기술력으로 여러분의 비즈니스를 더욱 빠르고 안전하게 만들어드립니다.

전자계약이 처음이라도 괜찮습니다.

이싸인온은 처음 쓰는 사람도, 자주 쓰는 사람도 전자계약을 쉽고 정확하게 완료할 수 있도록 도와드립니다.

이미 200만 고객이 이싸인온으로 쉽고 빠른 계약을 경험 했습니다.

이용 중 궁금하신 사항은 고객 만족도 1위의 고객 센터가 기다리고 있습니다.

▪️ 채널톡 문의 하기

▪️ 전화 상담: 02-3444-4660

📢 200만이 선택한 전자계약 서비스, 이싸인온