근로계약서, 작성보다 중요한 것은 ‘보관과 증빙’입니다. 전자계약으로 해결하는 방법 안내

근로기준법 위반 방지 가이드

알바·아르바이트 채용 잦은 매장을 위한 전자근로계약 관리 방법

근로계약서, 작성보다 중요한 것은 ‘보관과 증빙’입니다

편의점, 카페, 음식점, 베이커리, PC방 등 아르바이트 채용이 잦은 매장에서는 근로계약서 작성이 일상적인 업무입니다.

하지만 실제 현장에서는 근로계약서를 제대로 작성했는지, 교부했는지, 지금 바로 제출할 수 있는지까지 관리하기는 쉽지 않습니다.

문제는 근로계약서 관리가 단순한 행정 업무가 아니라 근로기준법 위반 여부를 판단하는 핵심 증빙 자료라는 점입니다.

근로계약서를 분실했거나, 작성·교부 사실을 입증하지 못한다면 점주님에게 불리한 상황이 발생할 수 있습니다.

근로기준법이 요구하는 근로계약서 요건

근로기준법 제17조 핵심 내용

근로기준법 제17조에 따르면, 사용자는 근로계약 체결 시 다음 사항을 서면으로 명시하여 교부해야 합니다.

▪️임금

▪️근로시간

▪️휴게시간

▪️휴일

▪️연차유급휴가

▪️계약기간 (기간제 근로자의 경우)

이를 위반할 경우 500만 원 이하의 벌금이 부과될 수 있습니다.

중요한 점은 “작성했다”는 주장만으로는 부족하며, 실제 교부 및 보관 여부를 증빙할 수 있어야 한다는 점입니다.

알바 채용 많은 매장에서 반복되는 위반 위험 상황

1. 근로계약서 분실로 인한 입증 실패

종이 근로계약서는 알바생 퇴사 후 분실되는 경우가 많습니다.

점주 보관용 계약서조차 어디에 있는지 찾지 못하는 상황도 흔합니다.

이 경우 근로감독이나 분쟁 발생 시 근로계약 미작성으로 판단될 가능성이 있습니다.

2. 계약서 미교부 문제

계약서는 작성했지만 알바생에게 교부하지 못했거나, 교부 사실을 입증하지 못하는 경우 역시 위반 소지가 됩니다.

“서명은 받았는데 사본을 안 줬다”는 상황도 법적으로 문제가 될 수 있습니다.

3. 필수 항목 누락

수기로 작성하거나 급하게 작성하다 보면 임금 구성, 근무시간, 휴게시간 등 필수 항목이 누락되는 경우가 발생합니다.

이 또한 근로기준법 위반 사유가 될 수 있습니다.

4. 계약 조건 변경 후 재작성 누락

시급 인상, 근무시간 변경 등 조건이 바뀌었음에도 변경 계약서를 다시 작성하지 않는 경우도 많습니다.

구두 합의만으로는 법적 효력이 인정되지 않습니다.

전자근로계약, 근로기준법 위반을 예방하는 방법

전자근로계약은 법적으로 인정됩니다

전자근로계약서는 전자문서 및 전자거래 기본법, 전자서명법에 따라 종이 근로계약서와 동일한 법적 효력을 가집니다.

고용노동부 역시 전자 근로계약서 사용을 공식적으로 인정하고 있습니다.

다음 요건을 충족하면 법적 문제는 없습니다.

▪️사용자와 근로자 모두의 전자서명

▪️계약 내용 변경 불가 조치

▪️계약서 열람·다운로드 가능

근로기준법 위반 방지를 위한 전자계약 관리 포인트

1. 계약서 작성·교부 자동화

전자근로계약을 사용하면 서명 완료 즉시 근로자와 점주 모두에게 계약서가 자동 교부됩니다.

교부 누락 걱정을 할 필요가 없습니다.

2. 계약서 분실 위험 제거

모든 계약서는 전자 형태로 안전하게 보관됩니다.

알바생 퇴사 후에도 언제든지 바로 조회 및 제출이 가능합니다.

3. 필수 항목 누락 방지

전자 계약서는 법적 필수 항목이 누락되지 않도록 구성할 수 있어 부실 작성 위험을 줄일 수 있습니다.

4. 계약 변경 이력 관리

근로조건 변경 시 변경 계약서를 즉시 작성하고 이력을 남길 수 있어 분쟁 발생 시 명확한 기준이 됩니다.

이싸인온 전자근로계약, 점주님을 위한 실무형 솔루션

이싸인온은 매장 운영 환경에 맞춰 근로기준법 준수를 쉽게 할 수 있도록 지원합니다.

▪️근로기준법 필수 항목 반영 템플릿 제공

▪️근로계약서·동의서·서약서 일괄 전송

▪️휴대폰 본인인증 기반 전자서명

▪️계약서 무제한 보관 및 빠른 검색

▪️카카오톡·문자 링크 서명 지원

▪️퇴사 및 계약 종료 문서 관리 가능

근로계약 관리, 이제 ‘위반 걱정 없는 방식’으로 바꾸세요

근로계약서는 작성 자체보다 언제든 증빙할 수 있는 관리 체계가 더 중요합니다.

전자근로계약은 근로기준법 위반을 예방하고, 점주님의 법적 리스크를 줄이는 가장 현실적인 방법입니다.

알바 채용이 잦은 매장이라면 지금 사용하는 계약서 관리 방식이 법적으로 안전한지 한 번 점검해보시기 바랍니다.

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