아직 서명하지 않은 거래처만 확인하고 다시 안내하는 방법
“아직 서명 안 하신 분들께 다시 안내해주세요.”
간단한 요청 같지만, 전체 명단에 다시 보내면 이미 서명한 분도 같은 알림을 받게 됩니다. 반대로 문서가 멈춘 이유를 확인하지 않으면 재전송을 해도 해결되지 않을 수 있죠.
안녕하세요, 전자계약서비스 이싸인온입니다. 😊 오늘은 진행 상태를 확인하고 필요한 문서에만 다시 안내하는 순서를 소개합니다.
🔎 1. ‘진행 중’에서 실제 대기 단계를 확인해요
이싸인온에서는 문서 목록의 상태 필터로 진행 중인 문서와 완료 문서 등을 구분할 수 있습니다. 진행 중인 문서를 열면 세부 정보를 확인하고 알림 재전송 등의 기능을 이용할 수 있습니다. 문서 상태별 보기
문서가 진행 중이라는 이유만으로 모든 거래처 담당자가 미서명 상태인 것은 아닙니다. 여러 단계가 있다면 앞 단계는 끝났고 다음 작성자를 기다리는 상황일 수 있으니, 현재 누구의 확인이 필요한지 살펴보세요.
📋 2. 다시 알리기 전에 이유를 나눠요
알림을 놓친 경우: 수신 연락처와 채널을 확인하고 재안내합니다.
내용을 검토 중인 경우: 궁금한 조항과 답변할 담당자를 먼저 확인합니다.
담당자가 바뀐 경우: 올바른 수신인과 문서 처리 방법을 확인합니다.
기한이나 문서 상태가 달라진 경우: 현재 상태에서 가능한 조치를 살펴봅니다.
금액이나 조건 수정이 필요한 문서에 알림만 다시 보내면 같은 문제가 반복됩니다. 내용 변경과 알림 재전송은 구분해서 처리해주세요.
📩 3. 필요한 문서에 알림을 재전송해요
진행 중인 문서의 ‘알림 재전송’은 이메일 또는 카카오톡 알림을 다시 보내는 기능입니다. 여러 문서의 알림을 한 번에 재전송하는 기능도 공식 도움말에서 안내하고 있습니다. 재전송 알림 보내기
선택 후에는 대상 문서와 현재 상태를 한 번 더 대조해주세요. 확인하는 동안 상대방이 서명을 마쳤을 수도 있으니까요. 이 글의 재안내는 담당자가 확인 후 실행하는 흐름이며, 정해진 간격으로 자동 독촉한다는 의미는 아닙니다.
💬 4. 문서명과 기한, 문의처를 함께 안내해요
별도로 안내 메시지를 작성한다면 다음 예시처럼 구성할 수 있습니다.
안녕하세요, ○○회사 계약 담당자입니다. 요청드린 ○○계약서가 현재 작성 중으로 확인돼 안내드립니다. 내용을 확인하신 뒤 ○월 ○일까지 작성 부탁드립니다. 조건이나 작성 방법이 궁금하시면 담당자에게 말씀해주세요. 감사합니다.
위 문구는 담당자 안내 예시로, 서비스 알림 문구가 모두 자유롭게 수정된다는 의미는 아닙니다. 실제 문서명과 기한을 넣고, 내용 검토 중인 거래처에는 상황에 맞게 표현을 조정해주세요.
✅ 5. 재안내한 뒤에는 결과를 확인해요
재전송은 알림을 다시 보내는 행동이고, 서명 완료는 상대방의 작성이 끝난 상태입니다. 알림을 보냈다는 이유만으로 완료 처리하지 않도록 해주세요.
문서별 최근 안내 시점과 문의 내용을 팀에서 공유하면 여러 담당자가 같은 거래처에 반복 연락하는 일도 줄이는 데 도움이 됩니다.
계약을 서두르기 전에 지금 필요한 다음 행동부터 확인해보세요. 이싸인온의 문서 상태 확인과 알림 재전송으로 거래처에 더 정확하게 안내할 수 있습니다. 😊
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