근로계약서 300명, 한 명씩 보내고 있나요? 대량전송으로 한 번에 관리하는 방법

근로계약서 300명, 한 명씩 보내고 있나요? 대량전송으로 한 번에 관리하는 방법

신규 입사자와 단기 근로자가 많은 사업장에서는 근로계약서 한 장을 만드는 것보다 수십·수백 명의 계약서를 각각 만들고 보내고, 누가 아직 서명하지 않았는지 확인하는 일이 더 큰 업무가 됩니다.

전자계약 이싸인온(eSignon)의 대량전송 기능을 이용하면 동일한 근로계약서 서식을 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있습니다.

직원마다 이름, 근무지, 계약기간, 임금 등 조건이 다르더라도 엑셀에 정리된 데이터를 계약서 작성란에 각각 적용할 수 있습니다.

발송 후에는 근로자별 진행 상태를 확인하고, 아직 작성하지 않은 계약에는 알림을 다시 보내거나 필요한 경우 발송 시점을 미리 예약할 수도 있습니다.

근로계약서가 많아지면 왜 HR 업무가 어려워질까요?

직원이 몇 명이라면 담당자가 계약서를 하나씩 만들어도 큰 문제가 없을 수 있습니다.

하지만 물류센터, 외식·프랜차이즈 매장, 리조트·호텔, 콜센터, 생산현장, 행사 운영 조직처럼 입·퇴사가 자주 발생하는 곳에서는 상황이 달라집니다.

직원 300명의 계약을 매달 갱신한다고 가정하면 단순 계산으로도 연간 3,600건의 계약 업무가 발생합니다.

종이 중심이라면 보통 다음 과정을 반복합니다.

직원 명단 확인 → 개인별 계약서 작성 → 출력 → 전달 → 서명 → 회수 → 미제출 확인 → 스캔 → 보관

인원이 늘어날수록 계약서를 작성하는 시간뿐 아니라 누가 받았고, 누가 아직 제출하지 않았으며, 어떤 계약서가 최종본인지 관리하는 시간도 함께 늘어납니다.

근로계약서는 꼭 서면으로 줘야 하나요?

네.

근로기준법 제17조에서는 사용자가 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등의 근로조건을 명시하도록 규정하고 있습니다.

또 임금의 구성항목·계산방법·지급방법과 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등의 사항이 명시된 서면을 근로자에게 교부해야 하며, 여기에는 전자문서도 포함됩니다.

이를 위반하면 근로기준법 제114조에 따라 500만원 이하의 벌금 대상이 될 수 있습니다.

즉 근로계약 업무에서는 단순히 회사가 계약서를 작성해 보관하는 것으로 끝나는 것이 아니라 근로자에게 필요한 근로조건을 명시한 문서를 교부하는 절차까지 관리해야 합니다.

아르바이트·계약직도 근로계약서를 작성해야 하나요?

고용형태가 다르다고 근로계약서 관리가 필요 없는 것은 아닙니다.

고용노동부도 비정규직 근로자 역시 근로기준법의 적용을 받기 때문에 임금, 소정근로시간, 휴일·휴가 등의 근로조건을 서면으로 명시하고 교부해야 한다고 안내하고 있습니다.

기간제·단시간 근로자에게는 「기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률」에 따라 계약기간, 근로시간·휴게, 임금, 휴일·휴가, 근무장소와 업무 등 별도로 서면 명시해야 하는 사항도 있습니다.

따라서 아르바이트, 계약직, 단시간 근로자가 많은 사업장일수록 계약서 양식을 먼저 정리하고 반복적으로 누락 없이 사용할 수 있는 구조를 만드는 것이 중요합니다.

직원 300명의 계약서를 어떻게 한 번에 만들 수 있나요?

이싸인온 대량전송은 동일한 양식의 문서를 최대 500명에게 한 번에 전송하는 기능입니다.

먼저 회사에서 사용하는 근로계약서를 대량전송 서식으로 등록합니다.

그리고 계약서에서 직원마다 달라지는 부분을 작성란으로 만들어둡니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

대량전송용 엑셀에 직원별 데이터를 한 행씩 입력한 뒤 업로드하면 각 사람의 정보가 반영된 개별 문서를 만들 수 있습니다.

즉 300명이 같은 계약서 한 장에 서명하는 것이 아니라, 하나의 서식을 이용해 서로 다른 조건이 입력된 300개의 개별 계약서를 만드는 방식입니다.

직원마다 임금이 달라도 대량전송할 수 있나요?

가능합니다.

이싸인온 대량전송에서는 수신인의 이름과 이메일·휴대폰 번호뿐 아니라 계약서 안에 배치한 입력란의 값도 엑셀에 미리 입력할 수 있습니다.

따라서 근로자마다 근무지 / 계약기간 / 직무 / 근무시간 / 임금 / 기타 개별 근로조건등이 다르더라도 개인별 데이터를 적용해 전송할 수 있습니다.

수백 명의 계약서를 각각 열어 이름과 임금을 수정한 뒤 다른 이름으로 저장하는 과정을 줄일 수 있다는 것이 대량전송의 핵심입니다.

근로자는 이싸인온에 가입해야 하나요?

계약서를 받는 근로자가 별도의 이싸인온 사용자 계정을 만들 필요는 없습니다.

이메일 또는 휴대폰 번호를 이용해 문서를 보낼 수 있으며, 휴대폰 번호로 발송하는 경우 카카오톡을 우선 이용합니다.

근로자는 전달받은 문서에서 내용을 확인하고 모바일이나 PC에서 전자서명을 진행할 수 있습니다.

현장직이나 매장 근무자처럼 이메일보다 휴대폰을 자주 확인하는 근로자가 많다면 카카오톡 기반 전송을 활용할 수 있습니다.

이싸인온 공식 근로계약 안내에서도 대량전송한 계약서를 근로자별로 개별 전달하고, 이후 열람과 서명 진행 상태를 각각 확인할 수 있다고 안내하고 있습니다.

휴대폰 본인인증도 설정할 수 있나요?

필요한 경우 인증 절차를 추가할 수 있습니다.

대량전송용 데이터에서는 비밀번호 인증 등 작성자별 인증 설정을 적용할 수 있으며, 회사의 요금제와 문서 설정에 따라 휴대폰 본인인증 등의 방법도 활용할 수 있습니다.

다만 모든 근로계약에 동일한 인증 방법을 반드시 사용해야 하는 것은 아닙니다.

계약의 중요도와 회사 내부 정책, 근로자의 사용 환경을 고려해 적절한 인증 방식을 정하는 것이 좋습니다.

누가 아직 근로계약서에 서명하지 않았는지 확인할 수 있나요?

가능합니다.

대량전송 후에도 각 근로자의 계약 진행 상태를 개별적으로 확인할 수 있습니다.

일반 문서 관리에서도 진행 중인 문서를 선택하면 이메일 또는 카카오톡으로 알림을 다시 전송할 수 있습니다.

종이 계약에서는 “누가 아직 안 냈지?” 라는 질문에 답하기 위해 직원 명단과 서류 뭉치를 직접 비교했다면,

전자계약에서는 실제 문서 상태를 기준으로 미완료 계약을 확인할 수 있습니다.

즉 모든 근로자를 계속 추적하기보다 아직 완료되지 않은 계약에 집중하는 방식으로 관리할 수 있습니다.

전자근로계약서를 보내면 교부 의무가 자동으로 해결되나요?

전자문서도 근로기준법 제17조에서 말하는 서면에 포함되므로 전자적인 방식으로 근로계약서를 교부하는 것은 가능합니다.

다만 전자계약 서비스를 이용했다는 사실만으로 교부 의무가 자동으로 충족됐다고 단정해서는 안 됩니다.

실제 근로자가 계약서를 전달받고 내용을 확인한 뒤 최종 계약서를 확인하고 보관할 수 있도록 운영하는 절차까지 함께 살펴야 합니다.

이싸인온에서는 근로계약서를 카카오톡 등으로 전달하고, 문서의 전송·열람·서명·완료 등의 주요 진행 기록을 확인할 수 있습니다.

완료 문서와 처리 이력도 시스템에서 관리할 수 있기 때문에 “분명 전달했을 것”이라는 기억보다 실제 문서 진행 기록을 기준으로 교부 과정을 관리하는 데 활용할 수 있습니다.

근로계약 과정은 어떤 기록으로 남나요?

이싸인온에서는 문서가 전송된 이후 열람, 서명, 완료까지 주요 진행 이력을 기록합니다.

문서이력인증서에서는 계약 참여자, 문서 전송·열람 시점, 서명·완료 시점, 접속 IP, 인증수단, 브라우저·운영체제 등의 접속 환경과 주요 처리 이력을 확인할 수 있습니다.

완료 문서에는 타임스탬프가 적용되며 문서별 고유 해시값도 관리되어 완료 이후 문서의 변경 여부를 확인하는 데 활용됩니다.

다만 이러한 기록이 모든 근로분쟁에서 회사의 책임을 자동으로 없애거나 결과를 보장하는 것은 아닙니다.

근로계약서의 내용과 체결·교부 절차 자체가 관련 노동법에 맞게 운영되어야 합니다.

다음 달 근로계약서를 미리 준비할 수도 있나요?

가능합니다.

이싸인온의 예약전송을 이용하면 계약서를 미리 만들어두고 원하는 날짜와 시간을 지정해 나중에 자동으로 발송할 수 있습니다.

예약 시각은 설정 시점에서 최소 5분 이후부터 30분 단위로 지정할 수 있으며, 지정된 시간이 되면 자동으로 문서가 발송됩니다.

예를 들어 다음 달 1일에 갱신 계약서를 발송해야 한다면 전날 필요한 계약서를 모두 검토한 뒤 발송 시각을 예약할 수 있습니다.

다만 예약전송은 매달 같은 계약서를 자동 생성하는 정기발송 기능은 아닙니다.

보낼 계약서를 먼저 준비한 뒤 해당 문서가 실제 전달될 날짜와 시간을 예약하는 기능입니다.

대량전송과 예약전송을 함께 쓰면 어떻게 되나요?

근로계약 업무에서는 두 기능을 함께 활용할 수 있습니다.

예를 들어 월말에 다음 달 계약 갱신 대상자를 확정했다고 가정해보겠습니다.

① 인사시스템 또는 엑셀에서 대상자 명단을 정리합니다.

② 근로계약서 대량전송 서식에 직원별 조건을 입력합니다.

③ 직원 이름·연락처·근무조건이 제대로 적용됐는지 확인합니다.

④ 발송해야 하는 날짜와 시간을 예약합니다.

⑤ 예약한 시점에 계약서를 전송합니다.

⑥ 발송 후 근로자별 진행 상태를 확인합니다.

⑦ 아직 완료하지 않은 근로자에게 알림을 다시 전송합니다.

담당자가 발송일을 기억해서 당일 수백 건을 준비하기보다 계약서 준비 시점과 실제 전송 시점을 나눠서 관리하는 방식입니다.

종이 계약과 비교하면 업무는 어떻게 달라질까요?

여기서 중요한 것은 “300명의 계약을 몇 분 만에 모두 끝낸다”는 것이 아닙니다.

근로자가 실제로 내용을 확인하고 서명하는 시간은 사람마다 다릅니다.

대량전송의 장점은 HR 담당자가 300개의 계약서를 한 건씩 생성하고 전송해야 하는 반복 작업을 하나의 대량 업무로 바꿀 수 있다는 점에 있습니다.

어떤 사업장에서 대량전송을 활용하기 좋을까요?

대량전송은 특히 한 시기에 여러 명의 계약을 처리해야 하는 업무에 적합합니다.

예를 들어 물류·유통센터에서 단기·현장 인력을 관리하거나, 외식·프랜차이즈에서 여러 매장의 근로자를 관리하거나, 리조트·호텔에서 성수기 인력을 채용하거나, 콜센터·생산라인에서 신규 입사자가 반복적으로 발생하는 경우 활용할 수 있습니다.

행사·공연처럼 기간제·단시간 인력이 한꺼번에 투입되는 업무에서도 근로계약 관리에 활용할 수 있습니다.

다만 업종보다 더 중요한 기준은 다음과 같습니다.

“비슷한 계약서를 여러 사람에게 보내지만 사람마다 근로조건은 다르다.”

이 조건에 해당한다면 대량전송을 검토하기 좋습니다.

근로계약 대량전송 전에는 무엇을 확인해야 하나요?

수백 건을 한 번에 처리하는 만큼 전송 전 확인 과정도 중요합니다.

전자계약은 사람이 검토해야 할 내용을 없애는 기능이 아닙니다.

검토가 끝난 데이터를 수백 번 반복해서 옮기고 보내야 하는 실행 업무를 줄이는 기능에 가깝습니다.

근로계약 대량전송의 핵심은 ‘속도’보다 ‘누락 없는 관리’입니다

근로계약서가 많아질수록 HR 담당자가 가장 신경 써야 할 것은 발송 버튼을 얼마나 빨리 누르는지가 아닙니다.

누구에게 계약서를 보내야 하는지, 개인별 근로조건이 제대로 반영됐는지, 누가 아직 계약을 완료하지 않았는지, 근로자에게 최종 문서가 전달되고 보관 가능한 상태인지,

필요할 때 해당 계약과 진행 기록을 다시 확인할 수 있는지가 더 중요합니다.

이싸인온 대량전송은 하나의 근로계약 서식을 기준으로 최대 500명의 개인별 계약을 한 번에 준비·전송하고 이후 진행 상태까지 관리할 수 있도록 지원합니다.

여기에 카카오톡 전송, 알림 재전송, 예약전송을 함께 활용하면 매달 반복되는 근로계약 업무를 더욱 체계적으로 운영할 수 있습니다.

직원이 늘어날 때마다 계약 담당자의 반복 작업도 함께 늘어나고 있다면, 사람을 더 붙이기 전에 계약을 보내고 관리하는 방식부터 바꿔보세요.

오늘 시작하는 전자계약, 내일의 경쟁력이 됩니다.

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