대표이사가 자리에 없어도 계약이 멈추지 않게, 이싸인온 내부 승인 기능 활용법

대표이사가 자리에 없어도 계약이 멈추지 않게, 이싸인온 내부 승인 기능 활용법

대표이사나 임원이 출장·외근 중이라는 이유로 계약서 발송이 멈추고 있나요?

전자계약 이싸인온(eSignon)의 내부 승인 기능을 이용하면 계약서를 상대방에게 보내기 전에 팀장, 법무·재무 담당자, 임원 등 필요한 내부 승인자를 단계별로 설정할 수 있습니다.

앞 단계의 승인이 완료돼야 다음 승인 단계로 넘어가도록 구성할 수 있으며, 모든 승인이 끝난 뒤에는 계약서를 상대방에게 자동으로 전송하도록 설정할 수도 있습니다.

즉 중요한 것은 대표이사가 사무실에 있는지가 아니라 계약서 검토와 승인 절차를 종이 결재판이 아닌 전자적인 흐름으로 운영할 수 있는가입니다.

대표이사가 없으면 왜 계약서 발송까지 멈출까요?

계약서를 전자문서로 작성하고 있어도 내부 승인 과정이 여전히 메일이나 종이 결재판에 의존한다면 마지막 단계에서 업무가 멈출 수 있습니다.

예를 들어 영업팀이 거래처와 계약조건을 모두 협의한 뒤 대표이사 승인을 받아야 한다고 가정해보겠습니다.

담당자가 계약서를 메일로 보내고, 팀장이 검토하고, 법무팀이 수정사항을 확인하고, 마지막으로 대표이사의 승인을 기다립니다.

이 과정이 서로 다른 이메일과 메신저에서 진행되면 담당자는 계속 이런 질문을 하게 됩니다.

“팀장님 검토 끝났나요?”

“법무팀에서 확인했나요?”

“대표님께 전달됐나요?”

“이제 거래처에 보내도 되나요?”

계약서를 전자화했는데도 내부 승인을 별도로 관리한다면 계약 업무의 한 부분만 디지털화된 셈입니다.

이싸인온 내부 승인 기능은 무엇인가요?

이싸인온의 승인 기능은 계약서를 실제 작성자나 상대방에게 전송하기 전에 내부 검토와 승인을 받는 기능입니다.

계약 당사자는 아니지만 문서 내용을 먼저 확인해야 하는 회사 내부 사용자를 승인자로 지정할 수 있습니다.

다만 승인자는 아무 이메일 주소나 입력하는 방식이 아니라 같은 회사에 등록된 이싸인온 사용자 계정이어야 합니다.

Business 요금제에서 사용할 수 있으며 승인 기능 자체에 별도의 기능 이용료가 추가되지는 않습니다.

승인 순서는 어떻게 설정할 수 있나요?

승인 단계와 승인자는 회사의 업무 절차에 맞게 추가할 수 있습니다.

예를 들어 중요한 공급계약이라면 다음과 같이 구성할 수 있습니다.

1차 승인이 완료돼야 2차 단계로 넘어가도록 순차적으로 구성할 수 있습니다.

하나의 단계에 승인자를 여러 명 배치한 뒤 그중 한 명만 승인하면 다음 단계로 넘어가도록 설정하는 방식도 지원합니다.

따라서 모든 계약에 똑같은 승인 절차를 적용하기보다 회사에서 실제 사용하는 검토·결재 흐름에 맞춰 구성할 수 있습니다.

모든 승인이 끝나면 계약서는 자동으로 발송되나요?

원하는 방식에 따라 선택할 수 있습니다.

이싸인온에서는 승인 요청을 만들 때 자동 전송과 수동 전송 중 하나를 설정합니다.

자동 전송을 선택했다면 모든 승인이 완료된 직후 첫 번째 작성자에게 이메일 또는 카카오톡으로 작성 요청이 전송됩니다.

반대로 수동 전송을 선택하면 모든 승인이 끝난 뒤 문서가 전송 보류 상태가 되고, 승인 요청자가 최종적으로 문서 전송 버튼을 눌러 원하는 시점에 발송할 수 있습니다.

긴급 계약처럼 내부 승인만 끝나면 바로 상대방에게 보내야 하는 문서라면 자동 전송을,

승인 후에도 담당자가 계약조건이나 발송 시점을 한 번 더 확인해야 한다면 수동 전송을 활용할 수 있습니다.

대표이사의 승인과 전자서명은 같은 것인가요?

아닙니다.

여기서는 내부 승인과 계약서 서명·날인을 구분하는 것이 중요합니다.

내부 승인은 계약서를 외부에 보내기 전에 회사 내부에서 내용을 검토하고 발송 여부를 결정하는 과정입니다.

전자서명이나 인감 날인은 계약 문서 안에서 실제 계약 참여자로서 작성하는 행위입니다.

따라서 대표이사가 내부 승인자로 지정되어 문서를 승인했다고 해서 대표이사의 서명이나 회사 인감이 계약서에 자동으로 찍히는 것은 아닙니다.

대표이사가 실제 계약 참여자로 서명해야 한다면 계약서의 작성자로 별도로 설정해야 하며, 인감 날인이 필요한 경우에는 해당 작성란과 인감 사용 절차를 따로 구성해야 합니다.

법인 인감도 전자적으로 관리할 수 있나요?

이싸인온에서는 인감 관리 기능을 제공합니다.

회사에서 사용하는 인감 이미지를 등록하고, 해당 인감을 사용할 수 있는 부서나 사용자를 지정할 수 있습니다.

인감 등록은 Company Manager 이상의 역할을 가진 사용자가 할 수 있으며, 사용 권한이 있는 사용자나 부서만 등록된 인감을 사용할 수 있습니다.

또한 인감 관리 메뉴에서는 누가 언제 어떤 문서에 인감을 사용했는지 확인할 수 있습니다.

따라서 실물 인감 자체를 여러 담당자가 가지고 다니기보다 회사에서 등록한 인감을 필요한 사용자에게 권한으로 관리하는 방식으로 활용할 수 있습니다.

다만 내부 승인이 끝났다고 특정 인감이 자동으로 계약서에 날인되는 기능으로 이해해서는 안 됩니다.

승인 기능은 내부 검토 절차, 인감 관리는 인감의 등록·사용 권한·이력 관리 기능으로 구분하는 것이 정확합니다.

대표이사가 출장 중이라면 어떤 흐름으로 운영할 수 있을까요?

예를 들어 대표이사의 최종 검토가 필요한 계약이라고 가정해보겠습니다.

먼저 영업 담당자가 거래처 정보와 계약조건을 입력해 계약서를 준비합니다.

그다음 영업팀장, 법무팀, 대표이사를 승인자로 지정합니다.

팀장 승인이 끝나면 법무 검토 단계로 넘어가고, 법무팀 승인이 완료되면 대표이사 승인 단계로 넘어갑니다.

대표이사의 승인이 완료된 뒤 자동 전송을 설정했다면 계약서는 바로 거래처의 첫 번째 작성자에게 전달됩니다.

이후 거래처와 회사 측 계약 참여자가 설정된 순서대로 작성·서명하면서 계약이 진행됩니다.

이렇게 하면 중요한 점은 대표이사가 사무실로 돌아와 종이 결재판을 확인해야 다음 단계로 갈 수 있는 구조를 줄일 수 있다는 것입니다.

계약 완료 시간을 특정 몇 분으로 보장할 수는 없지만, 내부 담당자의 물리적 위치 때문에 계약서를 전달하지 못하는 단계를 줄이는 데 활용할 수 있습니다.

승인 요청은 어디에서 확인할 수 있나요?

승인 기능에서는 승인 요청별로 진행 상태와 이력을 확인할 수 있습니다.

다만 여기서 한 가지 알아둘 점이 있습니다.

이싸인온 공식 도움말에 따르면 내부 승인 과정은 최종 계약서의 문서이력인증서에 포함되는 방식이 아니라, 각각의 승인 요청 안에서 별도의 이력으로 확인합니다.

즉 두 기록은 역할이 다릅니다.

내부 감사나 계약 관리 절차를 설계한다면 이 차이도 함께 고려하는 것이 좋습니다.

승인자가 여러 명이면 모두 승인해야 하나요?

승인 단계별로 운영방식을 조정할 수 있습니다.

예를 들어 법무팀에 담당자가 세 명 있지만 그중 한 명만 계약서를 확인하면 되는 회사라면 해당 승인 단계에 여러 승인자를 지정하고 ‘1명만 승인’ 옵션을 사용할 수 있습니다.

반대로 팀장 → 법무 → 임원 → 대표이사처럼 각 단계의 검토가 반드시 필요한 계약이라면 순차적인 승인 구조를 만들 수 있습니다.

이렇게 회사 규정에 맞춰 승인 단계를 설계하면 모든 계약을 대표이사가 처음부터 끝까지 직접 관리하지 않고도 필요한 내부 검토 과정을 체계화할 수 있습니다.

대표이사가 승인할 수 없는 상황이라면 자동으로 대행자를 지정할 수 있나요?

현재 이싸인온 공식 도움말에서는 부재 시 자동으로 대행 결재자에게 넘기는 별도의 Proxy Approver 기능을 명시적으로 안내하고 있지는 않습니다.

따라서 “대표이사가 해외에 있으면 자동으로 부사장에게 결재가 넘어간다”는 식으로 설명하는 것은 정확하지 않습니다.

회사의 위임전결 규정에 따라 다른 임원에게 승인 권한을 주려면 승인 요청을 설정할 때 실제 승인자로 지정할 사용자를 회사 정책에 맞춰 구성해야 합니다.

특히 승인 요청이 시작된 뒤에는 승인 단계와 전송 방식을 수정할 수 없으므로 긴급 계약을 자주 처리하는 회사라면 누가 어떤 계약을 승인할 것인지 내부 운영 기준을 미리 정해두는 것이 중요합니다.

계약 상대방도 이싸인온 사용자여야 하나요?

아닙니다.

내부 승인자는 같은 회사의 이싸인온 사용자여야 하지만, 승인이 끝난 뒤 계약서를 받는 외부 거래처까지 이싸인온 회원으로 가입해야 하는 것은 아닙니다.

상대방은 이메일이나 카카오톡으로 전달된 문서를 확인하고 작성·서명할 수 있습니다.

따라서 내부에서는 회사 사용자 계정으로 승인 절차를 관리하고, 외부에서는 회원가입 없이 계약서를 작성하는 흐름으로 운영할 수 있습니다.

기존 종이 결재와 비교하면 무엇이 달라질까요?

이 기능의 핵심은 승인 속도를 몇 분으로 만드는 데 있지 않습니다.

내부 검토와 외부 계약 전송을 하나의 프로세스 안에 연결하는 것입니다.

어떤 회사에서 활용하기 좋을까요?

대표나 임원의 출장이 잦고 계약 전 내부 승인이 필요하거나, 영업·법무·재무 등 여러 부서가 순서대로 계약서를 검토하거나, 담당자가 승인 완료 여부를 계속 메일과 메신저로 확인하거나, 승인 완료 후 거래처에 계약서를 다시 보내는 작업을 반복하거나, 회사 인감의 사용자와 사용 문서를 체계적으로 관리하고 싶다면 내부 승인과 인감 관리 기능을 함께 검토해볼 수 있습니다.

특히 중요한 계약일수록 “누가 승인했는가”와 “누가 실제로 계약서에 서명했는가”를 명확하게 구분해 프로세스를 설계하는 것이 좋습니다.

계약이 멈추지 않게 만드는 것은 ‘원클릭’이 아니라 ‘연결된 절차’입니다

대표이사가 자리에 없다는 이유로 계약 업무가 멈추는 문제는 단순히 모바일에서 버튼 하나를 누를 수 있느냐의 문제가 아닙니다.

계약서를 준비한 뒤 내부 검토를 거치고, 모든 승인이 끝나면 상대방에게 보내고, 실제 계약 참여자가 서명하는 각각의 단계가 서로 분리되어 있기 때문에 지연이 발생합니다.

이싸인온 내부 승인 기능을 이용하면 계약서 준비 → 단계별 내부 승인 → 승인 완료 → 상대방 전송 → 전자서명이라는 흐름을 하나의 계약 프로세스로 연결할 수 있습니다.

여기에 인감 관리 기능을 함께 이용하면 회사 인감의 사용 권한과 사용 이력도 관리할 수 있습니다.

대표이사의 복귀를 기다리는 계약이 있다면 단순히 종이 결재판을 전자화하는 것에서 그치지 말고,

우리 회사의 검토·승인·전송·서명 흐름 전체가 연결되어 있는지부터 확인해보세요.

오늘 시작하는 전자계약, 내일의 경쟁력이 됩니다.

전자계약이 필요할 때, 이싸인온

이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

▪️22년의 서비스 경험을 바탕으로

▪️200만 명 이상의 사용자가 이싸인온을 이용했으며,

▪️100만 건 이상의 전자문서 서명이 완료되었습니다.

계약서 작성부터 발송, 서명, 완료 문서 관리까지

업무 환경에 맞는 다양한 전자계약 기능을 활용할 수 있습니다.

전자계약이 처음이어도 어렵지 않습니다

처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

도입 방법이나 필요한 기능이 궁금하다면 이싸인온 고객센터에 문의해 주세요.

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▪️ 전화 상담: 02-3444-4660

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