신청서도 링크 하나로 받을 수 있을까요? 이싸인온 링크싸인 활용법

신청서도 링크 하나로 받을 수 있을까요? 이싸인온 링크싸인 활용법

사내 동호회 신청서나 복지 프로그램 신청서처럼 여러 사람에게 같은 양식의 문서를 받아야 한다면 이싸인온(eSignon) 링크싸인을 활용할 수 있습니다.

하나의 URL 또는 QR코드를 만들어 사내 게시판이나 메신저 등에 공유하면, 참여자는 별도의 이싸인온 회원가입 없이 PC나 모바일에서 문서를 작성하고 전자서명할 수 있습니다.

담당자는 사람마다 문서를 하나씩 만들어 보내는 대신 하나의 링크로 신청서를 배포하고, 제출된 문서를 이싸인온에서 관리할 수 있습니다.

그렇다면 링크싸인은 일반적인 전자계약 발송과 무엇이 다르고, 어떤 업무에 활용하기 좋을까요?

💡 링크싸인은 어떤 기능인가요?

일반적인 전자계약은 계약 상대방의 이름이나 이메일, 휴대전화번호 등을 지정해 문서를 보내는 방식이 많습니다.

하지만 신청서나 동의서처럼 누가 참여할지 미리 정해져 있지 않거나, 여러 사람에게 동일한 양식을 공개해야 하는 업무도 있습니다.

▪️전 직원 대상 사내 동호회 신청

▪️복지 프로그램 참여 신청

▪️교육 참석 확인

▪️행사 참가 신청

▪️개인정보 수집·이용 동의

▪️현장 방문자 확인서

처럼 같은 문서를 여러 사람이 각각 작성해야 하는 경우입니다.

이럴 때 이싸인온 링크싸인을 이용하면 하나의 문서 양식으로 공유용 URL과 QR코드를 만들어 사용할 수 있습니다.

일반 전자계약 발송

수신인 지정 → 문서 발송 → 지정된 상대방이 작성·서명

링크싸인

문서 양식 설정 → 링크 또는 QR 생성 → 여러 사람에게 공유 → 각 참여자가 작성·서명

즉, 링크싸인은 개별 수신인을 하나씩 지정하기 어려운 업무에 적합한 전자서명 방식입니다.

🔗 신청서를 사람마다 하나씩 보내지 않아도 되나요?

네. 링크싸인의 가장 큰 특징은 하나의 링크를 여러 사람에게 공유할 수 있다는 것입니다.

예를 들어 총무팀에서 전 직원에게 사내 동호회 가입 신청서를 받는다고 가정해보겠습니다.

기존 방식에서는 직원별로 신청서를 전달하고, 작성된 파일을 다시 받아 정리해야 합니다.

링크싸인을 사용하면 신청서 양식을 한 번 준비한 뒤 생성된 링크를

▪️사내 게시판

▪️인트라넷

▪️이메일

▪️사내 메신저

▪️안내문 QR코드 등 필요한 채널에 공유할 수 있습니다.

직원은 해당 링크를 클릭해 자신에게 필요한 내용을 입력하고 서명하면 됩니다.

담당자가 직원마다 신청서를 개별적으로 만들어 발송하는 과정이 줄어드는 것입니다.

📱 이싸인온에 가입하지 않아도 작성할 수 있나요?

링크싸인으로 문서를 작성하는 참여자는 이싸인온 계정을 별도로 만들지 않아도 됩니다.

공유받은 링크나 QR코드를 통해 문서에 접속한 뒤 필요한 내용을 입력하고 서명할 수 있습니다.

PC뿐 아니라 모바일 브라우저에서도 접근할 수 있기 때문에, “전자계약 서비스를 처음 사용하는 직원에게 별도로 가입 방법까지 안내해야 하나요?” 같은 부담을 줄일 수 있습니다.

특히 전 직원이나 행사 참가자처럼 다양한 사람을 대상으로 문서를 받아야 할 때 활용하기 좋습니다.

✏️ 신청서에는 어떤 작성 항목을 넣을 수 있나요?

링크싸인은 단순히 이름과 서명만 받는 기능이 아닙니다.

신청서의 목적에 따라 필요한 작성란을 배치해 사용할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 항목을 활용할 수 있습니다.

▪️이름·부서 등 텍스트 입력

▪️여러 항목 중 하나를 고르는 선택 항목

▪️복수 항목을 고르는 체크박스

▪️드롭다운 선택

▪️날짜 입력

▪️전자서명

▪️필요한 파일 첨부

예를 들어 사내 동호회 신청서라면, 이름 → 소속 부서 → 희망 동호회 선택 → 개인정보 관련 동의 → 서명과 같은 흐름으로 구성할 수 있습니다.

종이 신청서를 받은 뒤 담당자가 다시 내용을 엑셀에 옮겨 적는 대신, 처음부터 디지털 방식으로 정보를 받을 수 있습니다.

✅ 필수 입력 항목도 설정할 수 있나요?

신청서를 받을 때 자주 발생하는 문제가 있습니다.

“이름을 안 적었어요.” / “희망 항목을 선택하지 않았어요.” / “서명이 빠졌어요.”

종이 문서라면 담당자가 신청서를 받은 뒤 다시 확인하고, 누락된 사람에게 재작성을 요청해야 합니다.

전자문서에서는 필요한 작성란을 필수 항목으로 설정해 제출 전에 필요한 내용을 입력하도록 안내할 수 있습니다.

따라서 신청서를 받은 뒤 빈칸이나 서명 누락을 하나씩 확인해야 하는 업무를 줄이는 데 도움이 됩니다.

물론 참여자가 잘못된 내용을 직접 입력하는 것까지 완전히 막을 수 있는 것은 아니므로, 중요한 정보라면 제출 기준과 안내 문구를 함께 명확하게 설정하는 것이 좋습니다.

📊 제출된 신청서는 어떻게 확인하나요?

링크를 통해 작성된 문서는 이싸인온에서 확인하고 관리할 수 있습니다.

종이 신청서처럼 책상 위에 쌓아두거나, 이메일 첨부파일을 하나씩 내려받아 별도 폴더에 정리할 필요가 없습니다.

또한 완료된 문서에 입력된 데이터를 엑셀 형태로 내려받아 후속 업무에 활용할 수 있습니다.

예를 들어 사내 동호회 신청서를 받았다면,

처럼 수집된 정보를 정리해 활용할 수 있습니다.

담당자가 종이 신청서를 보면서 같은 내용을 다시 엑셀에 입력하는 과정이 줄어들기 때문에 이후 집계나 정산 업무로 이어가기에도 편리합니다.

🏢 실제 업무에서는 어떻게 활용할 수 있을까요?

링크싸인은 특정 계약서 하나보다 여러 사람에게 반복적으로 같은 양식을 받아야 하는 업무에서 활용하기 좋습니다.

활용 사례 ① 사내 동호회 신청서

매년 또는 분기마다 진행되는 사내 동호회 모집에 활용할 수 있습니다.

직원들에게 링크를 공유하고 원하는 동호회와 필요한 정보를 입력하도록 구성할 수 있습니다.

신청 결과는 이후 동호회별 인원 파악이나 지원금 산정 등의 업무에 활용할 수 있습니다.

활용 사례 ② 복지 프로그램 신청

건강검진 옵션, 사내 교육, 복지 프로그램처럼 여러 선택지 중 직원이 원하는 항목을 선택해야 하는 업무에도 활용할 수 있습니다.

체크박스나 선택 항목을 배치해 신청서를 구성하고 전 직원에게 하나의 링크로 안내할 수 있습니다.

활용 사례 ③ 행사·교육 참가 신청

사내 교육이나 행사 참가자를 모집할 때도 활용할 수 있습니다.

참가자 정보와 참석 여부, 필요한 동의사항 등을 한 문서에서 받을 수 있습니다.

QR코드로 만들어 행사 안내 포스터나 현장 안내문에 넣는 방식도 활용할 수 있습니다.

활용 사례 ④ 개인정보 수집·이용 동의

행사 신청이나 각종 서비스 신청 과정에서 개인정보 수집·이용 동의가 필요한 경우에도 활용할 수 있습니다.

동의 내용을 확인한 뒤 필요한 정보를 작성하고 서명하도록 구성할 수 있습니다.

다만 수집하는 개인정보의 종류와 목적에 따라 필요한 고지 및 동의 요건이 달라질 수 있으므로 실제 업무에 필요한 법적 요건은 별도로 확인해야 합니다.

활용 사례 ⑤ 현장 확인서·서약서

교육장, 행사장, 사업장 등 현장에서 여러 사람에게 같은 확인서나 서약서를 받아야 하는 경우에는 QR코드를 활용할 수 있습니다.

참여자가 자신의 휴대전화로 QR코드를 스캔해 문서를 작성하도록 하면 종이 서류를 준비하고 다시 수거하는 과정을 줄일 수 있습니다.

🤔 링크싸인과 대량전송은 무엇이 다른가요?

두 기능 모두 많은 사람에게 전자문서를 받을 때 활용할 수 있지만 목적이 다릅니다.

예를 들어 사내 동호회 신청처럼 누가 신청할지 모르는 상황이라면 링크싸인이 편리합니다.

반대로 직원 300명의 이름과 연봉처럼 각 사람마다 서로 다른 정보가 들어가야 하는 계약이라면 대량전송 방식이 더 적합할 수 있습니다.

문서를 많이 받는다고 해서 항상 같은 기능을 사용하는 것이 아니라, 대상자가 미리 정해져 있는지와 문서 내용이 개인마다 달라지는지를 기준으로 선택하면 됩니다.

🙋 자주 묻는 질문

Q. 링크 하나를 여러 명이 사용해도 되나요?

네. 링크싸인은 동일한 양식을 여러 사람에게 공유해 각각 문서를 작성하도록 활용할 수 있는 기능입니다.

Q. QR코드로도 배포할 수 있나요?

네. 링크와 함께 QR코드를 활용할 수 있기 때문에 사내 게시물, 행사 안내문, 현장 안내판 등에도 활용할 수 있습니다.

Q. 작성하는 사람도 이싸인온에 가입해야 하나요?

아닙니다. 링크를 통해 문서를 작성하는 참여자는 별도의 이싸인온 회원가입 없이 문서를 작성하고 서명할 수 있습니다.

Q. 개인마다 내용이 다른 계약서에도 링크싸인을 사용하면 되나요?

업무에 따라 다른 방식이 더 적합할 수 있습니다.

예를 들어 직원별 연봉이나 계약 조건처럼 상대방마다 서로 다른 정보가 들어가야 하고 발송 대상자가 미리 정해져 있다면 링크싸인보다 대량전송이나 개별 전송 방식이 더 적합할 수 있습니다.

Q. 작성된 내용을 엑셀로 정리할 수 있나요?

완료된 문서에서 입력된 데이터를 내려받아 이후 집계나 관리 업무에 활용할 수 있습니다.

신청서를 받은 뒤 같은 내용을 다시 수기로 입력해야 하는 업무를 줄이는 데 유용합니다.

링크 하나로, 신청서를 받는 방법도 바꿔보세요.

여러 사람에게 신청서나 동의서를 받아야 한다고 해서 항상 사람마다 문서를 하나씩 만들어 보낼 필요는 없습니다.

참여자가 사전에 정해져 있지 않거나 동일한 양식을 여러 사람에게 공개해야 한다면 이싸인온 링크싸인으로 하나의 URL이나 QR코드를 만들어 공유할 수 있습니다.

참여자는 별도의 회원가입 없이 필요한 내용을 입력하고 서명할 수 있고, 담당자는 작성된 문서를 시스템에서 관리하고 입력 데이터를 후속 업무에 활용할 수 있습니다.

사내 동호회 신청서, 복지 프로그램 신청, 교육·행사 참가 확인처럼 매번 반복되는 서류 취합 업무가 있다면,

이번에는 신청서를 돌리지 말고 링크를 공유해보세요.

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