전자계약 보내기 전 내부 결재도 함께 처리할 수 있나요? 이싸인온 승인 기능 활용법

전자계약 보내기 전 내부 결재도 함께 처리할 수 있나요? 이싸인온 승인 기능 활용법

네. 이싸인온의 승인 기능을 이용하면 거래처나 직원에게 계약서를 보내기 전에 회사 내부의 검토·승인 절차를 추가할 수 있습니다.

승인자를 단계별로 지정하고 모든 승인이 완료된 뒤 계약서를 자동으로 전송하거나, 담당자가 최종 확인 후 직접 전송하도록 설정할 수도 있습니다.

계약서 작성과 내부 결재, 외부 서명 요청을 각각 다른 방식으로 처리하던 업무를 하나의 흐름으로 연결할 수 있습니다.

계약서 발송 전에 내부 승인을 받을 수 있나요?

기업에서 계약서를 외부로 보내기까지는 생각보다 여러 단계를 거칩니다.

예를 들어 영업 계약이라면 담당자가 계약서를 작성한 뒤 팀장이나 부서장의 검토를 받고, 필요한 경우 법무·재무·대표자의 승인을 거친 후 거래처에 전달합니다.

종이 계약이나 이메일 중심으로 업무를 진행하면 다음과 같은 상황이 반복될 수 있습니다.

▪️계약서를 이메일이나 메신저로 전달해 검토 요청

▪️수정된 파일을 다시 주고받으며 버전 확인

▪️승인 여부를 별도로 확인

▪️최종본을 다시 찾아 외부에 발송

이싸인온에서는 계약서를 외부 수신인에게 보내기 전에 승인 요청 단계를 추가할 수 있습니다.

문서 업로드와 수신인 설정, 작성란 배치까지 완료한 뒤 승인자를 지정하면 먼저 내부 승인 절차가 진행되고, 승인이 완료된 계약서만 실제 수신인에게 전달됩니다.

승인자가 여러 명인 경우에는 어떻게 하나요?

계약에 따라 한 사람의 확인만 필요한 경우도 있지만 여러 부서의 검토가 필요한 경우도 있습니다.

이싸인온에서는 승인 단계를 추가해 회사의 내부 결재 절차에 맞게 승인자를 설정할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같이 구성할 수 있습니다.

1차 영업팀장 승인 → 2차 법무 담당자 승인 → 3차 대표 승인 → 계약서 발송 앞 단계의 승인이 완료되면 다음 승인 단계로 진행됩니다.

한 승인 단계에 여러 명의 승인자를 지정할 수도 있으며, 상황에 따라 해당 단계의 승인자 중 한 명만 승인하도록 설정하는 것도 가능합니다.

따라서 계약서를 출력하거나 이메일로 전달하면서 결재 순서를 별도로 관리하지 않고, 계약을 보내기 전 필요한 내부 승인 절차를 함께 관리할 수 있습니다.

승인이 끝나면 계약서는 바로 발송되나요?

승인 완료 이후의 전송 방식도 선택할 수 있습니다.

이싸인온에서는 승인 요청 시 자동 전송과 수동 전송 중 하나를 설정할 수 있습니다.

자동 전송으로 설정하면 모든 내부 승인이 완료된 뒤 첫 번째 작성자에게 이메일 또는 카카오톡으로 작성 요청이 전달됩니다.

반대로 계약 시작일이나 거래 일정 등을 확인한 뒤 보내야 한다면 수동 전송을 선택해 승인 완료 후 원하는 시점에 발송할 수 있습니다.

계약서를 받는 상대방도 이싸인온에 가입해야 하나요?

아닙니다. 계약서를 받는 사람은 이싸인온 회원이 아니어도 이메일 또는 카카오톡으로 전달된 요청을 통해 계약서를 확인하고 작성·서명할 수 있습니다.

기본적인 서명 과정에서는 별도의 앱을 설치할 필요도 없습니다.

따라서 거래처 담당자가 사무실에 없거나 외근 중인 상황에서도 PC로 계약서를 출력하고 다시 스캔해 보내는 방식 대신 모바일이나 PC에서 계약 내용을 확인하고 서명을 진행할 수 있습니다.

내부에서는 승인 절차, 외부에서는 전자서명 절차를 연결해 하나의 계약 흐름으로 관리할 수 있는 것입니다.

자주 사용하는 계약서는 매번 처음부터 만들어야 하나요?

반복적으로 사용하는 계약서라면 서식으로 저장해 활용할 수 있습니다.

근로계약서, 비밀유지계약서(NDA), 거래계약서처럼 같은 양식을 자주 사용한다면 매번 파일을 업로드하고 서명란을 새로 배치할 필요 없이 기존 서식을 불러와 사용할 수 있습니다.

또한 동일한 양식의 계약서를 여러 사람에게 보내야 한다면 대량전송 기능을 활용할 수 있습니다.

이싸인온 대량전송은 동일한 계약서 양식을 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있으며,

이름·연락처와 계약서에 들어갈 개별 데이터를 입력해 각 수신인에게 필요한 문서를 전달할 수 있습니다.

즉 계약 업무의 상황에 따라 다음과 같이 기능을 나누어 활용할 수 있습니다.

▪️외부 발송 전 내부 검토가 필요하다면 → 승인

▪️자주 사용하는 계약서라면 → 서식

▪️여러 명에게 같은 양식의 계약서를 보내야 한다면 → 대량전송

▪️이메일이나 카카오톡으로 서명을 받아야 한다면 → 비대면 전자계약

전자계약도 법적 효력이 있나요?

전자계약이라고 해서 전자적 형태라는 이유만으로 효력이 부인되는 것은 아닙니다.

「전자서명법」에서는 전자서명이 전자적 형태라는 이유만으로 서명이나 서명날인으로서의 효력이 부인되지 않는다고 규정하고 있으며,

「전자문서 및 전자거래 기본법」에서도 전자문서가 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정하고 있습니다.

다만 개별 계약의 성립과 효력은 계약 내용, 당사자의 의사, 관련 법령 및 별도로 요구되는 형식 등에 따라 달라질 수 있으므로

모든 전자계약이 조건 없이 종이 계약과 동일하다고 표현하는 것은 정확하지 않습니다.

이싸인온에서는 계약 진행 과정의 주요 이력을 기록하고, 완료 후 문서이력인증서를 통해 문서 요청자, 작성 참여자, 열람·서명 시점, 접속 IP 등의 정보를 확인할 수 있습니다.

계약 업무가 늦어진다면 ‘서명’보다 앞 단계를 먼저 확인해보세요

계약 업무가 오래 걸리는 이유가 항상 상대방의 서명 때문만은 아닙니다.

계약서를 보내기 전 내부에서 누가 검토해야 하는지, 승인 결과는 어디에서 확인하는지, 승인 완료 후 누가 다시 계약서를 발송해야 하는지가 정리되어 있지 않다면 계약 전 단계에서도 시간이 계속 소요될 수 있습니다.

이싸인온의 승인 기능은 계약서 작성 → 내부 승인 → 외부 전송 → 전자서명으로 이어지는 과정을 하나의 업무 흐름으로 연결할 수 있도록 돕습니다.

전자계약을 단순히 종이 계약서를 온라인으로 보내는 방법으로만 사용하기보다, 계약서를 보내기 전 내부 과정까지 함께 정리해보세요.

계약서 발송 전 내부 승인이 필요한가요?

이싸인온 Business 요금제에서는 내부 승인 기능을 사용할 수 있습니다.

승인자는 같은 회사에 등록된 이싸인온 사용자 중에서 지정할 수 있으며, 필요한 승인 단계를 구성한 뒤 계약을 진행할 수 있습니다.

우리 회사의 계약 절차에 맞는 전자계약 활용 방법이 궁금하다면 이싸인온에 문의해 주세요.

전자계약이 필요할 때, 이싸인온

이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

▪️22년의 서비스 경험을 바탕으로

▪️200만 명 이상의 사용자가 이싸인온을 이용했으며,

▪️100만 건 이상의 전자문서 서명이 완료되었습니다.

계약서 작성부터 발송, 서명, 완료 문서 관리까지

업무 환경에 맞는 다양한 전자계약 기능을 활용할 수 있습니다.

전자계약이 처음이어도 어렵지 않습니다

처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

도입 방법이나 필요한 기능이 궁금하다면 이싸인온 고객센터에 문의해 주세요.

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▪️ 전화 상담: 02-3444-4660

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