계약서 전송일 자꾸 놓친다면? 예약전송으로 미리 준비하는 방법

계약서 발송일 자꾸 놓친다면? 예약전송으로 미리 준비하는 방법

계약서는 준비해뒀는데 정작 보내야 할 날짜를 놓친 경험이 있으신가요?

연봉계약서, 협력사 갱신 계약서, 입사 예정자의 근로계약서처럼 특정 날짜에 맞춰 발송해야 하는 문서라면 작성과 발송을 같은 날 처리할 필요는 없습니다.

전자계약 서비스 이싸인온(eSignon)의 예약전송을 이용하면 계약서를 미리 작성해두고 원하는 날짜와 시간을 지정해 발송할 수 있습니다.

예약이 완료된 문서는 예약 문서함에서 확인할 수 있으며, 지정한 시각이 되면 자동으로 발송됩니다.

계약서 발송일은 왜 자꾸 놓치게 될까요?

계약 업무는 계약서를 만드는 것으로 끝나지 않습니다.

내용 검토와 내부 결재가 끝난 뒤에도 상대방에게 전달해야 할 적절한 시점이 따로 있는 경우가 있습니다.

▪️연봉계약서를 특정 안내 일정에 맞춰 보내야 할 때

▪️신규 입사자의 입사일에 맞춰 근로계약서를 준비할 때

▪️협력사 재계약 일정에 맞춰 계약서를 전달해야 할 때

▪️담당자의 휴가나 출장 기간에 발송 일정이 겹칠 때

▪️수십·수백 명에게 같은 날 계약서를 보내야 할 때와 같은 상황입니다.

이때 담당자가 캘린더나 메모에 발송 일정을 적어두고 당일 직접 전송한다면, 결국 ‘기억하기’와 ‘실행하기’가 담당자의 몫으로 남습니다.

업무가 몰리는 날에는 알림을 확인하고도 다른 일을 처리하다가 발송을 미룰 수 있고, 담당자가 자리를 비우는 날과 일정이 겹칠 수도 있습니다.

예약전송은 이런 업무에서 계약서 준비 시점과 실제 발송 시점을 분리하는 방법입니다.

이싸인온 예약전송은 어떤 기능인가요?

이싸인온 예약전송은 계약서를 바로 보내지 않고 원하는 날짜와 시간을 지정해 미리 발송 예약을 설정하는 기능입니다.

문서 또는 서식을 준비한 뒤 전송 설정에서 예약전송을 선택하고 발송할 날짜와 시간을 지정할 수 있습니다.

예약 시각은 설정하는 시점에서 5분 이후부터 30분 단위로 선택할 수 있습니다. 설정을 마치면 문서는 예약 완료 상태가 되며 예약 문서함에서 확인할 수 있습니다. 지정한 날짜와 시간이 되면 문서가 자동으로 발송됩니다.

즉, 오늘 계약서 준비 → 다음 주 발송시간 예약 → 지정한 시간에 자동 발송과 같은 방식으로 사용할 수 있습니다.

예약전송은 언제 활용하면 좋을까요?

예약전송은 ‘당장 보내지 않아야 하는 계약서’가 있는 업무에서 활용하기 좋습니다.

중요한 것은 예약전송이 매일 또는 매년 같은 문서를 반복해서 자동 생성하는 정기 발송 기능은 아니라는 점입니다.

보내야 할 계약서를 먼저 준비한 뒤 해당 문서의 발송 시점을 예약하는 기능으로 이해하는 것이 정확합니다.

계약서를 예약전송하는 방법은 무엇인가요?

예약전송은 기존 계약서를 보내는 과정에서 설정할 수 있습니다.

1. 계약서를 준비합니다

기존에 사용하는 계약서 파일을 업로드하거나 반복해서 사용하는 계약서라면 서식으로 준비합니다.

이싸인온에서는 PDF뿐 아니라 DOCX, HWP, JPG, PNG, BMP 등의 문서를 업로드해 전자계약을 시작할 수 있습니다.

필요한 위치에는 텍스트, 체크박스, 서명 등 작성란을 배치하고 수신인 정보를 입력합니다.

2. 예약전송을 설정합니다

문서 전송 설정에서 예약전송을 활성화한 뒤 원하는 날짜와 시간을 선택합니다.

예약 일시는 현재 설정 시각으로부터 5분 이후부터 30분 단위로 선택할 수 있습니다.

예를 들어 오전 9시에 보내야 할 계약서를 전날 준비해두고 다음 날 오전 9시로 예약할 수 있습니다.

3. 예약 문서함에서 확인합니다

설정을 완료하면 해당 문서는 예약 완료 상태로 표시됩니다.

예약 문서함에서는 어떤 문서가 발송 예정인지 확인할 수 있으며, 지정한 시간이 되면 자동으로 전송됩니다.

예약한 계약서를 나중에 수정할 수 있나요?

예약을 완료한 뒤 계약 내용에서 오류를 발견했다면 그냥 두고 발송하면 안 됩니다.

이싸인온에서는 예약 완료된 문서의 내용을 바로 수정할 수 없기 때문에 예약을 취소한 뒤 내용을 수정하고 다시 예약해야 합니다.

따라서 예약하기 전에는 다음 내용을 한 번 더 확인하는 것이 좋습니다.

▪️계약 상대방 이름

▪️이메일 또는 휴대폰 번호

▪️계약금액, 계약기간, 서명 위치, 본인확인 설정

▪️발송 예정 날짜와 시간

특히 여러 명의 계약서를 한꺼번에 준비할 때는 수신인별 정보가 서로 뒤바뀌지 않았는지 확인하는 과정이 중요합니다.

수백 명의 계약서도 예약해서 보낼 수 있나요?

같은 양식의 계약서를 여러 명에게 보내야 한다면 대량전송을 함께 활용할 수 있습니다.

이싸인온 대량전송은 동일한 계약서 서식을 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있으며, 작성자별 데이터를 입력해 수신인마다 다른 내용을 반영할 수도 있습니다.

예를 들어 연봉계약서를 전 직원에게 보내야 한다면 이름, 연락처, 직급, 연봉, 계약기간 등의 정보를 준비해 직원별 계약서를 생성할 수 있습니다.

대량전송 과정에서도 예약전송을 이용할 수 있어, 수십·수백 명의 계약서를 미리 준비해두고 원하는 일정에 맞춰 발송하는 업무에 활용할 수 있습니다.

이싸인온 도움말에서도 일반 문서·서식과 대량전송 각각에 예약전송 기능을 안내하고 있습니다.

예약전송을 설정하면 작성기한은 언제부터 계산되나요?

계약서를 미리 만들어두면 작성기한이 예약을 설정한 날부터 줄어들지 않을까 걱정할 수 있습니다.

이싸인온에서는 문서 작성기한이 예약 문서가 실제로 발송된 날짜를 기준으로 계산됩니다.

예를 들어 8월 20일에 계약서를 작성해두고 8월 25일에 발송하도록 예약했다면, 작성기한은 예약을 설정한 20일이 아니라 실제 발송일인 25일을 기준으로 적용됩니다.

계약서를 며칠 전에 미리 준비해야 하는 업무에서도 예약전송을 활용하기 좋은 이유입니다.

예약전송 전에는 무엇을 확인해야 할까요?

예약전송의 장점은 담당자가 발송 시점에 직접 접속하지 않아도 된다는 점입니다.

하지만 자동으로 발송되는 만큼 예약하기 전에 내용을 정확하게 검토하는 과정은 더 중요합니다.

실무에서는 다음과 같은 간단한 기준을 정해두는 것도 좋습니다.

계약서 작성 → 수신인 검토 → 계약 조건 확인 → 예약 일시 확인 → 예약전송

특히 연봉, 계약금액, 계약기간처럼 중요한 정보가 포함된 문서라면 예약 버튼을 누르기 전에 담당자가 최종 검토하는 절차를 마련해두는 것이 좋습니다.

예약전송은 사람의 검토를 없애는 기능이 아니라, 검토가 끝난 문서를 원하는 시간에 전달하는 실행 업무를 줄이는 기능에 가깝습니다.

계약 발송일을 기억하는 대신, 미리 준비해두세요

계약 업무에서 중요한 것은 ‘발송일을 절대 잊지 않는 사람’이 되는 것이 아닙니다.

보내야 할 문서를 미리 준비하고, 언제 발송될 것인지 확인할 수 있는 업무 구조를 만드는 것이 더 중요합니다.

이싸인온 예약전송을 이용하면 계약서를 준비한 시점과 발송 시점을 나눌 수 있습니다.

계약서 미리 작성 → 발송 일정 설정 → 예약 문서 확인 → 지정 시간에 자동 발송

연봉계약, 신규 입사자 계약, 거래처 재계약처럼 발송 일정이 중요한 업무라면 당일 알람에 의존하기보다 계약서를 준비하는 순간 발송 일정까지 함께 설정해 보세요.

이싸인온에서는 신규 가입 후 30일 동안 전자계약 30건을 무료로 이용할 수 있으며, 별도의 신용카드 등록 없이 기능을 체험할 수 있습니다.

계약서 발송일까지 기억해야 했던 반복 업무, 이싸인온 예약전송으로 미리 준비해 보세요.

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이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

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처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

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