전자계약 서명 요청, 이메일과 카카오톡 중 무엇이 좋을까요?

전자계약 서명 요청, 이메일과 카카오톡 중 무엇이 좋을까요?

전자계약서를 보낼 때 이메일과 카카오톡 중 어느 방식이 더 좋은지는 계약 상대방에 따라 달라집니다.

업무용 이메일을 자주 사용하는 거래처라면 이메일이 익숙할 수 있고, 개인 이메일을 거의 확인하지 않거나 현장·외근 업무가 많은 상대방이라면 휴대폰 번호를 이용한 카카오톡 발송이 더 편리할 수 있습니다.

따라서 중요한 것은 특정 채널이 무조건 더 좋다고 판단하는 것이 아니라, 계약 상대방이 실제로 확인하기 쉬운 방법으로 서명 요청을 전달하는 것입니다.

이싸인온에서는 이메일과 카카오톡을 이용해 전자계약 서명 요청을 보낼 수 있습니다.

이메일로 계약서를 보내는 것이 적합한 경우는 언제인가요?

이메일은 여전히 기업 간 업무에서 중요한 커뮤니케이션 수단입니다.

거래처 담당자가 업무용 이메일을 상시 확인하거나 기존 계약 관련 자료를 이메일 중심으로 관리하고 있다면 전자계약 역시 이메일로 전달하는 것이 자연스러울 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 상황입니다.

▪️거래처 담당자가 업무용 이메일을 주로 사용하는 경우

▪️계약 관련 커뮤니케이션을 이메일로 통일하고 있는 경우

▪️상대방의 휴대폰 번호보다 이메일 주소를 확보하기 쉬운 경우

▪️사내 업무 환경에서 이메일 확인이 일상적인 경우

따라서 전자계약을 도입했다고 해서 기존 이메일 발송을 모두 카카오톡으로 바꿀 필요는 없습니다.

계약 상대와 업무 환경에 따라 익숙한 채널을 선택하는 것이 좋습니다.

카카오톡으로 계약서를 보내면 좋은 경우는 언제인가요?

반대로 업무용 이메일을 자주 확인하지 않는 사람에게 계약서를 보내야 한다면 휴대폰 번호를 이용한 전달 방식이 더 적합할 수 있습니다.

대표적으로 다음과 같은 경우를 생각할 수 있습니다.

▪️현장직·외근 직원과 근로계약을 체결하는 경우

▪️단기근로자나 아르바이트 근로자에게 계약서를 보내는 경우

▪️고객이나 개인에게 동의서·신청서 등을 전달하는 경우

▪️이메일 주소보다 휴대폰 번호를 기준으로 대상자를 관리하는 경우

▪️PC보다 스마트폰으로 문서를 확인하는 사람이 많은 경우

이싸인온에서는 수신인의 이름과 휴대폰 번호를 입력하면 카카오톡 알림톡으로 서명 요청을 보낼 수 있습니다.

카카오톡 발송에 실패한 경우에는 문자메시지로 전환되어 발송됩니다.

따라서 중요한 것은 ‘카카오톡이 이메일보다 빠르다’는 단순한 비교가 아니라 우리 계약 상대방이 평소 어떤 방식으로 연락을 확인하는가입니다.

카카오톡으로 계약서를 받으면 앱을 설치해야 하나요?

별도의 이싸인온 앱을 설치하거나 회원으로 가입할 필요는 없습니다.

수신자는 카카오톡 알림에 포함된 링크를 눌러 모바일 웹에서 계약서를 확인합니다.

필요한 작성란을 입력한 뒤 스마트폰 화면에서 서명할 수 있습니다.

기본적인 과정은 다음과 같습니다.

▪️카카오톡으로 서명 요청 수신 ↓

▪️알림톡의 계약서 링크 선택 ↓

▪️계약 내용 확인 및 필요한 항목 입력 ↓

▪️모바일에서 서명

계약의 중요도나 회사 정책에 따라 비밀번호 인증이나 휴대폰 본인확인 등 추가적인 본인확인 방식을 설정할 수도 있습니다.

카카오톡으로 보내려면 링크싸인을 사용해야 하나요?

아닙니다.

특정 상대방에게 전자계약을 보내는 것과 링크싸인은 서로 다른 기능입니다.

이미 계약 상대방의 이름과 휴대폰 번호를 알고 있다면 해당 수신인을 지정해 카카오톡으로 서명 요청을 보내면 됩니다.

링크싸인은 특정 수신인에게 각각 문서를 발송하는 방식이 아니라 하나의 URL이나 QR코드를 만들어 여러 사람이 문서에 접근할 수 있도록 하는 기능입니다.

따라서 공개 신청서, 동의서, 현장 접수처럼 링크를 여러 사람에게 공유해야 하는 업무에 더 적합합니다.

특정 거래처나 근로자와 개별 계약을 체결하는 상황이라면 수신인을 지정해 직접 전송하는 방식부터 검토하는 것이 좋습니다.

계약서를 확인하지 않은 사람에게 다시 알릴 수 있나요?

가능합니다.

이싸인온에서는 문서 상태를 통해 계약이 진행 중인지 완료됐는지 확인할 수 있습니다.

아직 서명을 완료하지 않은 상대방에게는 이메일 또는 카카오톡 알림을 다시 보낼 수 있습니다.

이 부분은 ‘자동 리마인드’와 구분하는 것이 중요합니다.

현재 이싸인온 공식 안내에서는 담당자가 진행 상태를 확인한 뒤 미완료자에게 이메일이나 카카오톡 알림을 다시 보내는 방식으로 설명하고 있습니다.

따라서 계약서를 새로 작성해 다시 보내기보다 기존 진행 문서에서 상대방의 상태를 확인한 뒤 필요한 사람에게만 다시 안내할 수 있습니다.

여러 명에게 카카오톡으로 계약서를 보내려면 어떻게 하나요?

근로계약이나 동의서처럼 같은 형태의 문서를 여러 사람에게 보내야 한다면 대량전송을 활용할 수 있습니다.

이싸인온 Business 요금제에서는 엑셀에 수신자 정보를 입력해 동일한 양식의 문서를 한 번에 최대 500명에게 전송할 수 있습니다.

예를 들어 직원별 이름과 휴대폰 번호를 엑셀에 입력해 두고 근로계약서를 일괄 발송하는 방식으로 사용할 수 있습니다.

발송 후에는 직원별 진행 상태를 확인하고 아직 완료하지 않은 사람을 기준으로 후속 안내 대상을 정리할 수 있습니다.

카카오톡으로 보낸 계약도 진행 이력이 남나요?

계약서를 어떤 채널로 전달하느냐와 계약 문서의 진행 이력 관리는 구분해서 생각할 필요가 있습니다.

이싸인온에서는 문서가 완료되면 완료 시점에 타임스탬프를 적용하고 문서별 고유 해시값을 보관합니다.

또한 문서의 전송과 열람, 서명, 완료 과정에서 발생한 주요 행위 이력을 기록하며 문서이력인증서를 통해 이를 확인할 수 있습니다.

서비스 운영에는 ISO/IEC 27001 인증 운영체계와 CSAP 기반 Microsoft Azure 인프라, 저장 데이터 암호화와 TLS·HTTPS 전송 구간 보호가 적용됩니다.

다만 이러한 기록이나 보안 기능이 개별 계약의 법적 결과를 자동으로 결정하거나 분쟁에서 승리를 보장하는 것은 아닙니다.

계약 내용과 본인확인 방식, 체결 절차 등을 함께 적절하게 구성하는 것이 중요합니다.

이메일과 카카오톡, 무엇을 선택해야 할까요?

전자계약 발송 채널은 다음처럼 구분해서 생각하면 쉽습니다.

중요한 것은 이메일을 버리고 카카오톡으로 바꾸는 것이 아닙니다.

계약 상대방이 실제로 확인하기 쉬운 채널을 선택하고, 필요할 때 다른 전달 방식도 활용할 수 있도록 계약 프로세스를 설계하는 것이 핵심입니다.

전자계약을 도입했는데도 서명 요청 확인이 자주 늦어진다면 계약 시스템 자체만 보기보다 현재 어떤 채널로 상대방에게 계약을 전달하고 있는지도 함께 살펴보시기 바랍니다.

이싸인온에서는 이메일과 카카오톡을 통한 서명 요청, 비회원 모바일 서명, 대량전송과 링크싸인 등 계약 대상과 업무 환경에 맞춰 다양한 전달 방식을 활용할 수 있습니다.

전자계약의 속도는 단순히 ‘빨리 보내는 것’보다 받는 사람이 쉽게 확인할 수 있도록 보내는 것에서 시작합니다.

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