계약 담당자 퇴사 시, 기존 계약서는 어떻게 인수인계해야 할까요?

계약 담당자가 퇴사하면 기존 계약서는 어떻게 관리해야 할까요?

계약 담당자가 퇴사할 때 놓치기 쉬운 것이 있습니다.

바로 그 직원이 관리하던 계약 문서와 접근 권한입니다.

계약서를 개인 PC나 이메일에만 보관했다면 담당자가 퇴사한 뒤 최종 계약서가 어디에 있는지 다시 찾는 것부터 문제가 될 수 있습니다.

전자계약을 사용하고 있더라도 퇴사자의 계정만 삭제하고 끝내서는 안 됩니다.

계약서가 어느 부서에 저장되어 있는지, 후임자나 관리자가 필요한 문서를 확인할 수 있는지, 퇴사자 계정의 접근 권한은 정리됐는지까지 함께 점검해야 합니다.

이싸인온에서는 부서, 사용자 역할, 내부 열람 권한 등을 이용해 담당자가 변경된 이후에도 회사의 계약 문서를 계속 관리할 수 있습니다.

담당자 개인 PC에 계약서를 보관하면 어떤 문제가 생기나요?

계약 담당자가 한 명일 때는 개인 PC의 계약서 폴더나 이메일만으로도 업무가 돌아가는 것처럼 보일 수 있습니다.

문제는 담당자가 퇴사하거나 다른 부서로 이동했을 때입니다.

후임자는 다음과 같은 것부터 다시 확인해야 합니다.

▪️어떤 계약서가 최종본인지

▪️계약이 실제로 완료됐는지

▪️관련 문서가 어디에 보관되어 있는지

▪️어떤 거래처와 누가 계약을 진행했는지

그래서 계약 문서는 담당자 개인의 파일이 아니라 회사가 계속 관리해야 하는 업무 문서라는 기준으로 보관 체계를 만드는 것이 중요합니다.

이싸인온에서는 계약서를 어떻게 관리하나요?

이싸인온에서는 문서를 시작할 때 해당 문서가 소속될 부서를 지정할 수 있습니다.

예를 들어 다음처럼 구분할 수 있습니다.

▪️인사팀 → 근로계약서·연봉계약서

▪️영업팀 → 거래처 계약서

▪️구매팀 → 공급계약서

▪️법무팀 → 주요 계약 검토 문서

문서가 담당자의 개인 PC에만 저장되는 방식이 아니라 이싸인온에서 부서와 권한을 기준으로 관리되기 때문에 담당자가 변경됐을 때도 회사의 계약 관리 체계를 유지하기 쉽습니다.

문서가 잘못된 부서에 저장됐다면 문서 정보에서 부서를 변경할 수도 있습니다.

퇴사자의 계약서를 후임자가 확인할 수 있나요?

필요한 문서는 내부 열람 권한을 이용해 다른 사용자 또는 부서가 확인할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

내부 열람 권한을 사용자에게 부여하면 해당 사용자는 계약이 완료된 후 완료 문서와 문서이력인증서를 내려받을 수 있습니다.

특정 부서를 지정하는 것도 가능합니다.

예를 들어 영업 담당자가 퇴사했다면 해당 계약이 영업 부서에서 계속 관리되도록 하고, 필요에 따라 후임 담당자나 법무 담당자에게 내부 열람 권한을 부여하는 방식으로 운영할 수 있습니다.

다만 내부 열람 권한은 모든 권한을 자유롭게 이전하는 기능은 아닙니다.

문서를 확인하고 보관할 수 있는 범위를 추가하는 기능이므로 회사의 조직 구조와 실제 업무에 맞게 부서와 사용자 역할도 함께 관리하는 것이 좋습니다.

관리자와 일반 사용자가 볼 수 있는 계약서는 같은가요?

같지 않습니다.

이싸인온은 다음과 같은 4가지 사용자 역할을 제공합니다.

따라서 모든 직원이 회사의 모든 계약서를 볼 필요 없이 실제 업무에 필요한 범위에 따라 권한을 구분할 수 있습니다.

특히 계약 담당자가 퇴사했을 때는 단순히 새로운 직원을 추가하기보다 후임자의 부서와 역할이 적절하게 설정되어 있는지 함께 확인하는 것이 중요합니다.

퇴사자의 이싸인온 계정은 자동으로 삭제되나요?

아닙니다.

직원이 퇴사했다고 해서 이싸인온 계정이 자동으로 삭제되지는 않습니다.

Company Leader 또는 Company Manager가 조직 관리에서 해당 사용자를 직접 삭제해야 합니다.

따라서 회사의 퇴사 체크리스트에 다음 절차를 포함해 두는 것이 좋습니다.

▪️퇴사자가 담당하던 주요 계약 확인

▪️문서의 저장 부서 확인

▪️후임자 또는 담당 부서의 열람 권한 확인

▪️퇴사자 계정 삭제

이렇게 하면 노트북 반납과 이메일 계정 삭제만 확인하고 전자계약 서비스 계정을 그대로 남겨두는 상황을 줄일 수 있습니다.

담당자가 바뀐 뒤에도 계약 진행 이력을 확인할 수 있나요?

이싸인온 문서 정보에서는 요청자와 전송일, 작성 기한, 수신인과 진행 상태 등을 확인할 수 있습니다.

또한 문서가 시작된 시점부터 서명 요청과 서명 완료, 설정 변경까지의 주요 이력도 확인할 수 있습니다.

계약이 완료되면 완료 문서와 함께 문서이력인증서를 관리할 수 있습니다.

이싸인온은 완료된 문서에 타임스탬프를 적용하고 문서별 고유 해시값을 보관하며, 열람·서명·완료 시점과 접속 IP 등의 이력을 기록합니다.

이러한 정보는 특정 계약의 법적 결과를 보장하는 것이 아니라 과거 계약이 어떤 과정으로 진행됐는지 다시 확인하기 위한 자료로 활용할 수 있습니다.

사내 서버에 완료 계약서를 보관해야 한다면?

일반적인 클라우드 전자계약 관리보다 별도의 내부 보관 체계가 필요한 기업도 있습니다.

이 경우 제이씨원의 SmartⓔArchiver를 연계해 이싸인온에서 체결한 완료 문서를 기업 내부 저장소로 자동 이관하는 하이브리드 구조를 구성할 수도 있습니다.

사내 파일 서버나 별도의 아카이브 환경을 운영해야 하는 금융기관이나 보안 요구가 높은 조직이라면 이러한 별도 보관 방식을 검토할 수 있습니다.

SmartⓔArchiver는 일반 이싸인온 계정의 문서 인수인계 기능과는 다른 별도 보관·아카이빙 영역이므로 기업의 보안 정책과 시스템 환경에 따라 도입 범위를 검토해야 합니다.

담당자는 바뀌어도 계약 문서는 계속 관리되어야 합니다

직원의 퇴사와 부서 이동은 자연스러운 조직 변화입니다.

하지만 담당자가 바뀔 때마다 계약서의 위치를 다시 찾고, 누구에게 접근 권한이 있는지 확인해야 한다면 문서 관리 체계도 함께 점검할 필요가 있습니다.

전자계약에서 중요한 것은 문서를 디지털로 만드는 것만이 아닙니다.

계약서를 어느 부서에서 관리할지, 누가 볼 수 있는지, 담당자가 변경됐을 때 어떻게 계속 관리할지까지 정해두는 것이 중요합니다.

이싸인온에서는 부서 관리, 4단계 사용자 역할, 내부 열람 권한, 문서 진행 이력과 퇴사자 계정 관리 기능을 이용해 계약 문서를 개인이 아닌 조직의 업무 기준으로 관리할 수 있습니다.

퇴사자 인수인계 체크리스트를 만들고 있다면 노트북·이메일 계정뿐 아니라 전자계약 계정과 계약 문서의 접근 권한도 함께 확인해 보시기 바랍니다.

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