견적서나 지출결의서, 납품 계약서를 작성하다 보면 단가와 수량을 곱해 공급가액을 구하고, 여러 항목의 합계를 내고, 다시 할인율을 적용해 최종 결제 금액을 계산하는 과정을 거치게 됩니다. 이 과정을 손으로 계산해서 채워 넣다 보면 이런 문제가 생기기 쉽습니다.
▪️단가 × 수량 계산을 문서마다 반복해서 입력하다 생기는 계산 실수
▪️계약서 여러 곳에 들어가야 하는 같은 값(연락처, 납품일 등)을 매번 따로 입력하다 생기는 오타
▪️계약 금액을 숫자와 한글 표기로 각각 적어야 할 때 놓치는 변환 실수
▪️작성 기한이나 납품일을 오늘 이전 날짜로 잘못 입력해서 생기는 혼선
한 곳에서 값을 바꾸면 다른 곳도 같이 맞춰줘야 하는데, 수작업으로는 아무리 꼼꼼히 봐도 실수가 생기기 마련입니다.
이싸인온으로 해결하기
이싸인온은 텍스트 박스와 날짜/시간 박스에 함수 기능을 적용해, 계산과 반복 입력을 자동화할 수 있습니다.
1) 텍스트 박스의 연산 함수
합, 뺄셈, 곱셈, 나눗셈, 평균, 최소, 최대 등 사칙연산과 통계 함수를 지원합니다. 원하는 함수를 선택한 뒤 계산에 사용할 박스들을 체크하면, 예를 들어 단가와 수량을 곱해 공급가액을 자동으로 구하거나, 여러 품목의 공급가액을 더해 합계를 내고, 품목 중 최고가·최저가·평균 단가를 자동으로 뽑아낼 수 있습니다.
2) 텍스트 박스의 자동 입력 함수
계산 외에도 반복 입력을 줄여주는 함수가 있습니다.
▪️수신인 이름 / 수신인 연락처 : 계약서를 받는 사람의 이름과 연락처가 설정된 값으로 자동 입력됩니다.
▪️문자 : 입력된 숫자를 한글 표기로 자동 변환해줍니다. (예: 18,000,000 → 일천팔백만원)
▪️복사 : 동일한 값이 여러 곳에 들어가야 할 때, 원본 박스에 값을 입력하면 복사 함수가 적용된 다른 박스에도 자동으로 같은 값이 채워집니다.
3) 텍스트 박스의 입력 형식(타입) 설정
계산이나 자동 입력뿐 아니라, 애초에 잘못된 형식의 값이 입력되지 않도록 텍스트 박스마다 입력 형식을 지정할 수도 있습니다. 텍스트 타입은 총 11가지로, 항목 성격에 맞는 타입을 지정해두면 상대방이 값을 입력할 때부터 형식이 자동으로 통일됩니다.
▪️일반 / 숫자 / 통화 : 일반은 모든 텍스트를 입력할 수 있고, 숫자는 숫자만, 통화는 숫자만 입력하되 천 단위로 자동으로 끊어서 표기됩니다.
▪️주소 : 주소 검색창이 제공되어 정확한 주소를 검색해 입력할 수 있고, 우편번호 포함 여부도 선택할 수 있습니다.
▪️주민등록번호 : 숫자 13자리만 입력할 수 있으며, 뒤 6자리를 마스킹 처리할지 선택할 수 있습니다. 고유식별번호 암호화가 함께 적용되어 안전하게 보관됩니다.
▪️휴대폰 번호 / 이메일 : 휴대폰 번호는 숫자만 입력하면 010-XXXX-XXXX 형태로 자동 구분되고, 이메일은 올바른 이메일 형식이 아니면 작성이 완료되지 않도록 제한됩니다.
▪️사업자등록번호 : 숫자만 입력하면 XXX-XX-XXXXX 형식으로 자동 구분되어 표시됩니다.
▪️하이퍼링크 : 서식을 만드는 사람이 링크 이름과 주소(https:// 포함)를 미리 입력해두면, 문서를 받는 사람이 클릭해 바로 해당 페이지로 이동할 수 있습니다.
4) 날짜/시간 박스의 함수
날짜·시간이 들어가는 항목에는 아래 네 가지 함수를 사용할 수 있습니다.
▪️문서 시작 시간 : 계약서가 전송된 시간이 자동으로 입력됩니다.
▪️문서 확인 시간 : 상대방이 계약서를 처음 열람한 시간이 자동으로 입력됩니다.
▪️복사 : 동일한 날짜가 여러 항목에 들어가야 할 때, 원본 박스의 날짜가 자동으로 복사됩니다.
▪️이전 날짜 선택 불가 : 오늘 이전 날짜는 선택할 수 없도록 제한해, 납품일이나 작성 기한을 과거 날짜로 잘못 입력하는 것을 막아줍니다.
시작 전에 준비해야 하는 것들
▪️박스 이름 미리 지정하기 : 함수를 적용할 때 각 박스를 쉽게 구분할 수 있도록, 서식을 만들 때 박스 이름을 미리 지정해두면 함수 요소를 고를 때 헷갈리지 않습니다.
▪️어떤 항목에 함수를 적용할지 미리 계획하기 : 공급가액처럼 계산이 필요한 항목, 연락처처럼 반복 입력되는 항목을 미리 정리해두면 서식 제작이 훨씬 수월합니다.
▪️읽기 전용 옵션 함께 설정하기 : 함수를 설정해도 읽기 전용 옵션을 켜두지 않으면 계약서를 받는 사람이 값을 직접 수정할 수 있습니다. 자동 계산된 값이 임의로 바뀌지 않도록 읽기 전용 옵션을 함께 사용하는 것이 좋습니다.
▪️함수 요소 구성 확인하기 : 연산이나 복사 함수는 계산·복사에 사용할 박스를 함수 요소에 직접 추가해야 동작합니다. 미리보기로 결과가 올바르게 반영됐는지 확인하는 습관을 들이면 좋습니다.
▪️항목별 텍스트 타입 정하기 : 주민등록번호, 휴대폰 번호, 이메일처럼 형식이 정해진 항목은 미리 알맞은 텍스트 타입을 지정해두면, 함수와 별개로 입력 단계에서부터 오류를 줄일 수 있습니다.
기대할 수 있는 효과
▪️계산 실수 방지 : 단가·수량·합계·할인 계산을 자동화해, 사람이 직접 계산하면서 생기는 실수를 줄일 수 있습니다.
▪️반복 입력 시간 단축 : 연락처나 날짜처럼 여러 곳에 들어가야 하는 값을 한 번만 입력하면 되어, 문서 작성 시간이 크게 줄어듭니다.
▪️일관된 데이터 유지 : 복사 함수를 활용하면 문서 곳곳에 들어간 동일 항목의 값이 어긋날 걱정 없이 항상 일치합니다.
▪️오입력 사전 차단 : 이전 날짜 선택 불가 같은 제약 기능과, 주민등록번호·이메일·사업자등록번호 등 항목별 입력 형식 지정으로 애초에 잘못된 값이 입력되는 상황 자체를 막을 수 있습니다.
▪️민감 정보 보호 : 주민등록번호처럼 민감한 정보는 마스킹과 고유식별번호 암호화가 함께 적용되어 더 안전하게 관리할 수 있습니다.
견적서, 지출결의서, 납품 계약서처럼 계산과 반복 입력이 많은 문서일수록 이싸인온의 함수 기능이 진가를 발휘합니다. 다음 계약서 작성부터 함수 기능을 활용해보세요.
