계약서를 전송하고 나서야 뒤늦게 발견하는 실수들이 있습니다. 부서를 잘못 지정했거나, 라벨을 엉뚱하게 붙였거나, 작성 기한을 너무 짧게 잡았다는 걸 뒤늦게 알게 되는 경우처럼요. 이럴 때마다 "이미 보낸 문서인데 처음부터 다시 만들어야 하나?"라는 걱정이 앞서기 마련입니다.
여기에 더해 관리자라면 이런 고민도 자주 겪습니다.
▪️특정 문서를 누가 열람할 수 있는지 나중에 다시 설정하고 싶은데 방법을 모르는 경우
▪️서명이 어느 단계까지 진행됐는지, 상대방이 본인 인증은 마쳤는지 확인이 필요한 경우
▪️나중에 감사나 분쟁이 생겼을 때, 문서가 언제 시작되고 어떤 절차를 거쳤는지 이력을 추적해야 하는 경우
한 번 전송한 문서는 손댈 수 없다고 생각하면, 사소한 실수 하나로 문서 전체를 다시 작성해야 하는 부담이 생깁니다.
이싸인온으로 해결하기
이싸인온은 문서 목록에서 문서를 선택한 뒤 문서 정보 메뉴를 열면, 전송된 문서라도 몇 가지 정보를 바로 확인하고 변경할 수 있습니다. 문서 정보 창은 상세 정보, 수신인, 이력 보기 세 개의 탭으로 구성되어 있습니다.
1) 상세 정보 탭
문서를 시작해 전송한 요청자, 전송일, 작성 기한을 확인할 수 있고, 작성 기한은 문서 정보에서 원하는 날짜로 바로 수정할 수 있습니다. 이 외에도 아래 항목들을 이 화면에서 바로 바꿀 수 있습니다.
▪️부서 변경 : 문서가 속한 부서를 다시 지정할 수 있습니다. 이싸인온에서는 같은 부서가 아니면 해당 문서를 확인할 수 없기 때문에, 부서를 잘못 지정했다면 여기서 바로잡을 수 있습니다.
▪️라벨 변경 : 문서 분류에 사용하는 라벨을 다른 라벨로 바꿀 수 있어, 문서 관리 체계를 나중에라도 정리할 수 있습니다.
▪️내부 열람 권한 설정 : 이싸인온 사용자 중 누가 이 문서를 열람할 수 있을지 사용자 단위 또는 부서 단위로 지정할 수 있습니다. 사용자로 지정하면 문서 시작·완료 알림을 받고, 부서로 지정하면 알림 없이 해당 부서 구성원 모두가 문서와 이력 인증서에 접근할 수 있습니다.
2) 수신인 탭
수신인의 진행 상태(작성 대기 중, 진행 중 등)와 연락처, 휴대폰·비밀번호 본인 인증 설정 여부를 확인할 수 있습니다. 비밀번호 인증을 설정했지만 재설정이 필요하다면 이 화면에서 바로 변경할 수 있습니다.
3) 이력 보기 탭
문서가 시작된 시점부터 서명 요청, 본인 인증 완료, 서명 시작, 부서·권한 변경 이력까지 모든 기록이 시간 순서대로 남아 있어, 스크롤만으로 문서의 전체 흐름을 확인할 수 있습니다.
시작 전에 준비해야 하는 것들
▪️변경 권한 확인 : 부서 변경, 라벨 지정, 내부 열람 권한 변경 등은 역할에 따라 범위가 다릅니다. Company Leader와 Company Manager는 모든 문서를, Group Manager는 소속 부서 문서를, Member는 직접 작성한 문서만 변경할 수 있습니다. 담당자의 권한을 먼저 확인해두면 헷갈리지 않습니다.
▪️부서·라벨 미리 만들어두기 : 문서 정보에서는 기존에 만들어진 부서와 라벨 중에서 선택해 변경하는 방식입니다. 원하는 부서나 라벨이 아직 없다면, 조직 관리와 라벨 설정 메뉴에서 미리 생성해두어야 합니다.
▪️외부 참조는 사전 설정 필요 : 이싸인온 사용자가 아닌 비회원에게 진행 상황을 공유하는 외부 참조 기능은 문서 정보에서 새로 추가할 수 없습니다. 필요하다면 문서를 전송하는 시점에 미리 설정해두어야 합니다.
기대할 수 있는 효과
▪️재작업 없는 실수 교정 : 부서나 라벨을 잘못 지정해도 문서를 처음부터 다시 만들지 않고 바로 수정할 수 있어 시간을 아낄 수 있습니다.
▪️유연한 열람 권한 관리 : 문서를 보낸 뒤에도 상황에 맞게 열람 권한을 다시 설정할 수 있어, 조직 개편이나 담당자 변경에도 유연하게 대응할 수 있습니다.
▪️투명한 진행 상황 파악 : 수신인이 본인 인증을 마쳤는지, 서명이 어디까지 진행됐는지 한눈에 확인할 수 있어 불필요한 확인 연락을 줄일 수 있습니다.
▪️신뢰할 수 있는 이력 관리 : 문서의 모든 변경 사항과 진행 과정이 자동으로 기록되어, 분쟁이나 감사 상황에서도 신뢰할 수 있는 근거 자료로 활용할 수 있습니다.
이미 보낸 문서라고 해서 손 놓고 있을 필요는 없습니다. 이싸인온의 문서 정보 기능으로 필요한 부분만 빠르게 바로잡아보세요.
