연초 연봉계약서, 매년 반복되는 미사용연차계획서, 신규 입사자의 근로계약서와 개인정보동의서까지. 인사·총무 담당자라면 한 번쯤 이런 업무를 겪어보셨을 거예요.
수십, 수백 명에게 같은 문서를 보내야 하는데 방법은 한 명씩 메일을 쓰거나, 문서를 출력해서 서명받고 다시 스캔해서 보관하는 것뿐이었죠. 문제는 여기서 끝나지 않습니다.
▪️이름이나 연락처를 잘못 입력해 문서가 엉뚱한 사람에게 전달되는 실수
▪️누가 서명을 완료했고 누가 아직인지 일일이 확인해야 하는 번거로움
▪️서명 완료된 문서를 어디에 어떻게 보관했는지 나중에 찾기 힘든 상황
한 명, 한 건이면 크게 문제 되지 않지만 대상이 수십 명, 수백 명으로 늘어나는 순간 이 작업은 담당자의 하루를 통째로 잡아먹는 반복 업무가 됩니다.
이싸인온 대량전송으로 해결하기
이싸인온의 대량전송 기능을 사용하면 동일한 서식의 계약서나 동의서를 최대 500명에게 한 번의 클릭으로 일괄 발송할 수 있습니다. 방법은 두 가지입니다.
1) 엑셀 없이 바로 시작하기
대량전송 에디터에 수신인의 이름, 연락처, 문서명 등을 직접 입력해서 바로 발송할 수 있어요. 인원이 많지 않거나 번거로운 파일 작업 없이 빠르게 처리하고 싶을 때 유용합니다.
2) 엑셀로 시작하기
서식을 기반으로 생성된 엑셀 파일을 다운로드받아 수신인 정보를 한 번에 입력한 뒤 업로드하면, 각 수신인에게 문서가 개별적으로 자동 전송됩니다. 인원이 많을수록 이 방식이 훨씬 편리합니다.
발송된 문서는 링크 형태로 이메일 또는 카카오톡(모바일 우선)을 통해 전달되고, 수신인은 별도 프로그램 설치 없이 모바일에서 바로 서명할 수 있습니다. 담당자는 대량전송 메뉴에서 전체 서명 현황을 실시간으로 확인하고, 아직 서명하지 않은 인원에게만 선택적으로 알림을 재발송할 수도 있습니다.
시작 전에 준비해야 하는 것들
대량전송을 처음 사용한다면 아래 사항을 미리 챙겨두시면 좋습니다.
▪️대량전송용 서식(템플릿) 만들기 : 계약서 원본을 업로드하고 서명란, 텍스트박스 등 입력 필드를 미리 설정해두어야 합니다. (메뉴에서 대량전송 → 대량전송 시작하기로 최초 1회 활성화 필요)
▪️수신인 정보 준비 : 이름, 연락처(이메일 또는 휴대폰), 문서명은 필수 입력 항목입니다. 인원이 많다면 엑셀로 미리 정리해두는 것을 추천합니다.
▪️문서명에 특수문자 사용 금지 : 특수문자가 포함되면 오류가 발생할 수 있으니 주의가 필요합니다.
▪️엑셀 작성 시 유의사항 : 대량전송용 엑셀은 Microsoft Excel(.xlsx) 형식이 기준입니다. 한셀, 폴라리스 오피스 등 다른 프로그램으로 작성했다면 구글 스프레드시트를 거쳐 xlsx로 변환 후 업로드하는 것이 안전합니다.
▪️사전 입력이 안 되는 필드 확인 : 사인박스, 날짜/시간박스, 사진박스, 첨부파일박스, 이니셜박스는 데이터를 미리 채워둘 수 없다는 점을 기억해두세요.
기대할 수 있는 효과
대량전송 기능을 도입하면 담당자는 다음과 같은 변화를 체감할 수 있습니다.
▪️반복 업무 시간 단축 : 수백 건의 문서를 한 명씩 발송하던 시간을 클릭 한 번으로 줄여, 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.
▪️휴먼 에러 감소 : 엑셀 데이터로 수신인 정보를 일괄 적용해, 수기 입력 과정에서 발생하던 오타나 정보 누락을 원천 차단합니다.
▪️진행 현황 실시간 파악 : 누가 서명을 완료했고 누가 아직인지 한눈에 확인할 수 있어, 재촉이나 확인 전화를 따로 할 필요가 없습니다.
▪️이력 관리 자동화 : 대량으로 발송한 문서를 하나의 그룹으로 묶어 관리할 수 있고, 모든 서명·열람 이력이 자동으로 기록되어 나중에 찾기도 쉬워집니다.
