구매·자재팀 계약서, 엑셀 대량전송으로 한 번에 발송하는 방법
구매·자재팀 계약서, 엑셀 대량전송으로 한 번에 발송하는 방법
구매·자재팀에서는 거래처명, 담당자 연락처, 계약기간, 단가와 납품 조건 등 다양한 정보를 엑셀로 관리하는 경우가 많습니다.
엑셀은 여러 거래처의 정보를 정리하고 수정하기에 편리한 도구입니다.
하지만 계약서 작성과 발송, 서명 진행 상태, 최종 완료 문서까지 모두 엑셀과 공용 폴더로 관리하기 시작하면 업무가 복잡해질 수 있습니다.
▪️계약대장과 실제 계약서가 서로 다른 폴더에 저장됩니다.
▪️담당자마다 다른 파일을 수정해 최신 버전을 확인하기 어려워집니다.
▪️계약서 발송 여부와 서명 완료 여부를 별도로 기록해야 합니다.
▪️담당자가 바뀌면 계약 진행 상황을 다시 파악해야 합니다.
▪️완료된 계약서와 아직 회수하지 못한 계약서가 섞일 수 있습니다.
이럴 때 엑셀을 완전히 없애기보다, 거래처 정보를 입력하는 용도로 활용하고 계약서 발송과 진행 상태는 전자계약 시스템에서 관리하는 방식으로 업무를 나눌 수 있습니다.
이싸인온의 대량전송 기능을 이용하면 엑셀에 정리한 거래처별 정보를 각 계약서에 반영해 여러 문서를 한꺼번에 발송할 수 있습니다.
엑셀 계약대장만으로 관리하기 어려운 이유
계약 현황과 실제 계약서가 분리됩니다
엑셀 계약대장에는 계약명, 거래처, 계약기간과 담당자가 적혀 있지만 실제 계약서는 공용 폴더나 담당자 PC, 이메일 등에 따로 저장되는 경우가 있습니다.
계약대장에는 완료로 표시돼 있어도 최종 날인본이 어디에 있는지 다시 찾아야 할 수 있습니다.
최신 계약 조건을 확인하기 어렵습니다
단가나 납품 조건을 협의하는 과정에서 계약서가 여러 차례 수정될 수 있습니다.
파일명만 최종, 최종수정, 최종확정으로 바꾸면 어느 문서가 실제 체결된 계약서인지 구분하기 어려워집니다.
발송과 회수 상태를 수기로 기록해야 합니다
계약서를 이메일이나 우편으로 보낸 뒤에는 거래처별로 발송일, 회신 여부, 서명 완료 여부를 엑셀에 다시 입력해야 합니다.
계약 건수가 많아지면 계약서를 보내는 업무보다 제출 여부를 대조하는 데 더 많은 시간이 들 수 있습니다.
담당자 변경 시 업무 인계가 어려워집니다
계약 관련 메일과 파일이 개인 계정이나 PC에 흩어져 있으면 담당자가 바뀔 때 계약 진행 상황을 파악하기 어렵습니다.
전자계약을 활용하면 문서 상태와 완료 문서를 시스템에서 확인하고, 내부 열람 권한도 담당자나 부서에 맞춰 설정할 수 있습니다.
구매·자재팀에서 대량전송을 활용하기 좋은 문서
모든 계약서를 대량전송할 필요는 없습니다.
계약서의 기본 양식은 같고 거래처별 정보만 달라지는 문서에 특히 적합합니다.
▪️연간 단가계약서
▪️물품공급계약서
▪️구매기본계약서
▪️납품 조건 변경 합의서
▪️협력업체 보안서약서
▪️품질보증 협약서
▪️거래처 개인정보 수집·이용 동의서
▪️정기적으로 갱신하는 협력사 계약서
거래처마다 계약 조항과 협상 내용이 크게 다르다면 문서를 개별적으로 작성하는 편이 적합합니다.
반대로 양식은 동일하고 거래처명, 단가, 계약기간, 담당자 정보 등만 달라진다면 대량전송을 활용할 수 있습니다.
이싸인온 엑셀 대량전송은 어떻게 작동할까요?
1. 반복해서 사용할 계약서 서식을 만듭니다
먼저 단가계약서나 물품공급계약서처럼 반복해서 사용하는 문서를 이싸인온 대량전송 서식으로 만듭니다.
계약서에서 거래처별로 달라지는 항목에는 텍스트박스, 체크박스, 라디오박스 또는 드롭다운박스를 배치합니다.
대량전송용 엑셀 파일은 등록한 서식을 기준으로 생성되므로, 계약서에 필요한 입력란을 먼저 정확하게 구성해야 합니다.
2. 대량전송용 엑셀 파일을 내려받습니다
서식을 완성한 뒤 해당 서식을 기반으로 생성된 대량전송용 엑셀 파일을 내려받습니다.
엑셀 파일에는 기본적으로 다음 정보를 입력합니다.
▪️수신 방법
▪️이메일 주소 또는 휴대전화번호
▪️수신인 이름
▪️문서 이름
▪️거래처별 계약 정보
▪️필요한 경우 비밀번호나 휴대폰 본인확인 정보
이싸인온은 Microsoft Excel 형식을 기준으로 대량전송 파일을 지원합니다. 한셀이나 일부 스프레드시트 프로그램에서 수정한 파일은 형식 차이로 오류가 발생할 수 있어 최종 파일을 .xlsx 형식으로 확인하는 것이 좋습니다.
3. 거래처별 정보를 입력합니다
엑셀의 각 행에는 한 거래처의 정보를 입력합니다.
거래처명 | 담당자 | 연락처 | 품목 | 단가 | 계약기간 |
|---|---|---|---|---|---|
가온산업 | 김○○ | 휴대전화번호 | 포장재 | 거래처별 입력 | 2026.08.01~2027.07.31 |
다온물류 | 이○○ | 이메일주소 | 운송용역 | 거래처별 입력 | 2026.08.01~2027.07.31 |
엑셀을 업로드하면 각 행의 정보가 반영된 개별 문서가 생성됩니다.
대량전송 데이터로 미리 입력할 수 있는 작성란은 텍스트박스, 체크박스, 라디오박스와 드롭다운박스입니다. 서명, 날짜·시간, 사진, 첨부파일과 이니셜 작성란은 엑셀에서 미리 입력할 수 없습니다.
단가나 계약기간처럼 계약의 핵심 조건이 포함된다면 업로드 전에 데이터가 정확한지 반드시 검토해야 합니다.
4. 문서를 확인한 뒤 한꺼번에 발송합니다
엑셀 파일을 업로드하면 거래처별 문서를 확인한 뒤 전송할 수 있습니다.
이싸인온 대량전송은 동일한 양식의 문서를 한 번에 최대 500명에게 발송할 수 있습니다. 500건을 초과한다면 거래처나 계약 유형별로 명단을 나누어 보내야 합니다. 대량전송 기능은 Business 요금제에서 제공됩니다.
거래처 담당자는 카카오톡 또는 이메일로 서명 요청을 받을 수 있으며, 별도의 이싸인온 계정을 만들지 않고 전달받은 문서에 참여할 수 있습니다.
계약의 중요도에 따라 비밀번호 인증이나 휴대폰 본인확인 등 필요한 확인 방법을 추가할 수 있습니다.
5. 계약 진행 상태를 확인합니다
문서를 보낸 뒤에는 대량전송 메뉴에서 각 문서의 진행 상태를 확인할 수 있습니다.
아직 계약을 완료하지 않은 거래처에는 이메일이나 카카오톡으로 알림을 다시 보낼 수 있습니다.
자동으로 계속 독촉하는 방식이 아니라, 담당자가 진행 중인 문서를 확인한 뒤 필요한 대상에게 알림을 재전송하는 기능입니다.
6. 완료 문서와 진행 이력을 함께 관리합니다
모든 작성 순서가 끝나면 완료된 계약서와 문서이력인증서를 내려받을 수 있습니다.
문서이력인증서에는 계약 과정에서 확인된 접속 IP, 기기 및 브라우저 정보, 인증 방법과 열람·서명 시점 등의 이력이 기록됩니다. 이 자료는 계약이 어떤 과정을 거쳐 완료됐는지 확인하는 데 활용할 수 있습니다.
다만 문서이력인증서가 계약서 내용의 적법성이나 거래 조건의 타당성을 자동으로 보장하는 것은 아닙니다.
회사는 계약서 작성과 승인, 서명자의 권한, 거래 조건 검토 절차를 별도로 관리해야 합니다.
엑셀 계약 관리와 엑셀 대량전송의 차이
구분 | 엑셀 중심 계약 관리 | 이싸인온 대량전송 활용 |
|---|---|---|
엑셀의 역할 | 계약 현황과 진행 상태까지 수기 관리 | 거래처별 데이터 입력 |
계약서 작성 | 문서마다 내용을 직접 수정 | 서식과 엑셀 정보로 개별 문서 생성 |
계약서 발송 | 이메일·우편으로 개별 전달 | 여러 거래처에 일괄 발송 |
진행 확인 | 엑셀에 상태를 직접 입력 | 문서 상태에서 확인 |
미완료 안내 | 거래처를 찾아 개별 연락 | 대상 문서에 알림 재전송 |
완료 문서 | 파일명과 폴더로 수기 분류 | 완료 문서와 이력인증서 확인 |
내부 열람 | 공용 폴더 접근 권한에 의존 | 사용자·부서별 열람 권한 설정 |