취업규칙 변경 동의서, 전자서명으로 수집 현황 관리하는 방법

취업규칙 변경 동의서, 전자서명으로 수집 현황 관리하는 방법

취업규칙을 변경할 때 인사·노무 담당자가 가장 어려워하는 업무 중 하나는 근로자의 의견이나 동의를 확인하고 관련 자료를 정리하는 일입니다.

근무지가 여러 곳으로 나뉘어 있거나 현장직, 교대근무자, 외근 직원이 많다면 종이 동의서를 전달하고 다시 취합하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.

전자계약을 활용하면 동일한 동의서를 여러 직원에게 전달하고, 제출 여부와 완료된 문서를 한곳에서 관리할 수 있습니다.

다만 먼저 알아둘 점이 있습니다.

전자서명 시스템은 취업규칙 변경에 필요한 법적 절차를 대신하는 도구가 아닙니다.

취업규칙 변경의 유·불리 여부와 동의 대상, 의사결정 방법을 먼저 검토한 뒤, 전자서명은 근로자의 의사를 확인하고 자료를 수집·보관하는 수단으로 활용해야 합니다.

취업규칙 변경, 모든 직원의 서명이 필요할까요?

근로기준법 제94조에 따르면 취업규칙을 작성하거나 변경할 때에는 해당 사업 또는 사업장에 근로자 과반수로 조직된 노동조합이 있으면 그 노동조합의 의견을 들어야 합니다.

과반수 노동조합이 없다면 근로자 과반수의 의견을 들어야 합니다.

취업규칙을 근로자에게 불리하게 변경하는 경우에는 단순한 의견 청취가 아니라 해당 노동조합 또는 근로자 과반수의 동의를 받아야 합니다.

따라서 전체 직원의 서명을 반드시 100% 받아야 한다고 단정할 수는 없습니다.

예를 들어 직원 500명 중 73명이 동의서를 제출하지 않았더라도, 미제출자 수만으로 변경 절차가 적법했는지 판단할 수 없습니다.

▪️변경 내용이 근로자에게 불리한가

▪️과반수 노동조합이 존재하는가

▪️동의 대상에 포함되는 근로자의 범위는 어디까지인가

▪️실제 찬성 인원이 과반수에 해당하는가

▪️근로자들이 변경 내용을 충분히 확인했는가

▪️사용자 개입 없이 의견을 교환하고 의사를 모을 수 있었는가

실제 취업규칙 변경을 진행할 때에는 노무사 등 전문가를 통해 변경 내용과 절차를 먼저 검토하는 것이 안전합니다.

개별 전자서명만 받으면 동의 절차가 끝날까요?

전자서명으로 근로자의 동의 의사를 확인하고 기록하는 것은 가능합니다.

고용노동부 행정해석도 각 근로자가 직접 의사를 표시했다는 사실을 객관적으로 확인할 수 있다면 정보처리시스템을 이용한 방식도 활용할 수 있다고 보고 있습니다.

하지만 취업규칙을 불리하게 변경할 때에는 서명 방식보다 집단적 의사결정 과정이 중요합니다.

과반수 노동조합이 없는 사업장에서는 사용자 측의 개입이나 간섭이 배제된 상태에서 근로자들이 변경 내용을 확인하고, 서로 충분히 의견을 교환한 뒤 찬반 의사를 모을 수 있어야 합니다.

따라서 다음과 같은 방식은 주의해야 합니다.

회사가 동의서만 일방적으로 발송하고 개별적으로 서명을 독촉하는 방식

전자서명을 받기 전에 변경 전후 내용과 변경 사유를 충분히 설명하고, 근로자들이 의견을 교환할 수 있는 회의나 별도의 소통 절차를 마련해야 합니다.

이싸인온은 이 과정이 끝난 뒤 개인별 동의 의사를 수집하고 완료 현황과 문서를 관리하는 데 활용할 수 있습니다.

이싸인온으로 취업규칙 변경 동의서 관리하기

1. 변경 내용과 설명 자료를 함께 준비합니다

근로자가 무엇에 동의하는지 명확하게 알 수 있도록 다음 자료를 준비합니다.

▪️변경 전 취업규칙

▪️변경 후 취업규칙

▪️변경 전후 비교표

▪️변경 사유와 적용 예정일

▪️근로자에게 미치는 영향

▪️찬성 또는 반대 의사를 표시할 수 있는 동의서

동의서에 단순히 취업규칙 변경에 동의합니다라고만 쓰기보다, 변경되는 조항과 주요 내용을 구체적으로 확인할 수 있도록 구성하는 것이 좋습니다.

변경안 전체와 비교표를 첨부파일로 제공하고, 근로자가 확인해야 할 항목을 체크박스와 서명란으로 배치할 수 있습니다.

2. 엑셀로 대상자를 입력해 대량전송합니다

직원에게 동의서를 한 명씩 보내면 연락처 입력과 문서 발송을 반복해야 합니다.

이싸인온 대량전송 기능을 이용하면 기존 취업규칙 변경 동의서 양식을 서식으로 만들고, 엑셀에 직원별 이름과 연락처 등의 정보를 입력해 동일한 문서를 한꺼번에 발송할 수 있습니다.

동일한 양식의 문서는 한 번에 최대 500명까지 전송할 수 있습니다. 직원 수가 500명을 초과하는 경우에는 명단을 나누어 발송하면 됩니다.

대량전송은 이싸인온 Business 요금제에서 제공됩니다.

3. 직원은 회원가입 없이 모바일로 확인합니다

동의서를 받은 직원은 이싸인온에 별도로 회원가입하지 않아도 이메일이나 카카오톡으로 전달된 링크에서 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다.

PC뿐 아니라 스마트폰에서도 참여할 수 있어 현장직, 외근 직원과 교대근무자에게 동의서를 전달할 때 활용하기 좋습니다.

직원 신원을 추가로 확인해야 한다면 비밀번호 인증이나 휴대폰 본인확인을 설정할 수 있습니다. 휴대폰 본인확인은 Business 요금제에서 지원됩니다.

인증 강도는 변경 내용과 조직의 내부 기준에 맞춰 설정하는 것이 좋습니다.

4. 제출 현황을 확인하고 알림을 다시 보냅니다

동의서를 발송한 뒤에는 문서 상태를 통해 진행 중인 문서와 완료된 문서를 구분해 확인할 수 있습니다.

진행 중인 문서에서는 직원별 작성 상태를 확인하고, 아직 완료하지 않은 직원에게 이메일 또는 카카오톡 알림을 다시 보낼 수 있습니다. 작성 기한도 설정하거나 변경할 수 있습니다.

담당자는 별도의 엑셀표를 만들어 일일이 대조하기보다 시스템에 표시된 상태를 기준으로 후속 안내 대상을 정리할 수 있습니다.

단, 반복적인 연락이 직원에게 동의를 강요하는 방식으로 받아들여지지 않도록 주의해야 합니다.

안내 메시지는 단순한 제출 독촉보다 다음 내용을 포함하는 편이 좋습니다.

취업규칙 변경 동의서가 아직 완료되지 않아 다시 안내드립니다.

변경 전후 내용과 설명 자료를 충분히 확인하신 뒤 기한 내 의사를 표시해 주시기 바랍니다.

변경 내용이나 동의 절차에 관한 문의는 인사팀으로 전달해 주세요.

5. 완료 문서와 진행 이력을 함께 관리합니다

문서 작성이 완료되면 완료된 동의서와 문서이력인증서를 내려받을 수 있습니다.

문서 정보에서는 문서 시작 시간과 서명 요청, 서명 완료, 설정 변경 등의 이력도 확인할 수 있습니다.

취업규칙 변경 신고 시에는 변경 전후 취업규칙과 함께 근로자 과반수의 의견을 들거나 동의를 받았다는 사실을 증명하는 자료가 필요합니다.

따라서 전자 동의서만 보관하기보다 다음 자료를 함께 정리해 두는 것이 좋습니다.

▪️취업규칙 변경 전후 비교표

▪️근로자 대상 설명 자료

▪️회의 또는 의견 교환 과정에 관한 기록

▪️동의 대상자와 산정 기준

▪️찬성·반대·미응답 결과

▪️개인별 완료 동의서

▪️문서이력인증서

▪️취업규칙 변경 신고 자료

취업규칙 변경 동의서 전자화 절차

STEP 1. 변경 내용 검토

변경 내용이 근로자에게 유리한지, 불리한지 먼저 검토합니다.

STEP 2. 동의 주체 확인

과반수 노동조합이 있는지 확인하고, 없는 경우 동의 대상 근로자의 범위를 정합니다.

STEP 3. 설명과 의견 교환

변경안과 사유를 충분히 설명하고, 근로자들이 자유롭게 의견을 교환할 수 있는 절차를 마련합니다.

STEP 4. 전자 동의서 발송

이싸인온 대량전송으로 개인별 동의서를 전달하고 필요한 인증 방법을 설정합니다.

STEP 5. 제출 현황 확인

진행 상태를 확인하고 미완료자에게 안내를 다시 보냅니다.

STEP 6. 결과 집계 및 자료 보관

찬성 인원과 동의율을 정확하게 계산하고, 동의서와 의사결정 과정에 관한 자료를 함께 보관합니다.

STEP 7. 취업규칙 변경 신고

상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사업장은 취업규칙 변경 신고 시 관련 증빙자료를 함께 제출합니다.

종이 방식과 전자 방식 비교

전자 방식은 동의 자료의 전달과 취합을 편리하게 만들 수 있지만, 근로기준법에서 요구하는 의견 청취와 집단적 동의 절차 자체를 자동으로 충족시키는 것은 아닙니다.

자주 묻는 질문

Q.취업규칙 변경 시 전 직원의 서명을 받아야 하나요?

반드시 전 직원 100%의 동의가 필요한 것은 아닙니다. 과반수 노동조합이 있는 경우에는 해당 노동조합, 없는 경우에는 근로자 과반수의 의견 또는 동의가 기준이 됩니다. 변경이 근로자에게 불리한지에 따라 의견 청취와 동의 요건이 달라집니다.

Q.직원들에게 전자 동의서를 개별 발송해도 되나요?

전자 방식으로 개인별 의사를 확인하는 것은 가능할 수 있습니다. 다만 불리한 변경이라면 개별 서명 수집에 앞서 근로자들이 사용자 개입 없이 의견을 교환하고 집단적으로 의사를 모을 수 있는 과정이 필요합니다.

Q.미제출자는 반대 의견으로 계산해야 하나요?

미제출과 반대는 같은 의미가 아닙니다. 찬성, 반대와 미응답을 구분해 집계하고, 해당 사업장에서 적용되는 동의 대상과 과반수 산정 기준을 확인해야 합니다.

Q.이싸인온으로 몇 명에게 한꺼번에 보낼 수 있나요?

동일한 양식의 문서는 대량전송 기능을 이용해 한 번에 최대 500명에게 보낼 수 있습니다.

Q.미제출자에게 자동으로 알림이 발송되나요?

현재 공식 도움말에서는 진행 중 문서에서 이메일 또는 카카오톡 알림을 다시 보내는 기능을 안내하고 있습니다. 자동 리마인더라고 표현하기보다, 담당자가 진행 상태를 확인한 뒤 알림을 재전송할 수 있다고 설명하는 것이 정확합니다.

취업규칙 변경 동의서 관리에서 중요한 것은 단순히 많은 서명을 빠르게 받는 것이 아닙니다.

변경 내용과 법적 요건을 정확하게 검토하고, 근로자들이 자유롭게 의견을 교환할 수 있는 절차를 마련한 뒤, 그 결과를 객관적으로 확인할 수 있어야 합니다.

이싸인온은 취업규칙 변경의 적법성을 판단하거나 집단적 동의 절차를 대신하지 않습니다.

대신 동일한 동의서를 여러 직원에게 전달하고, 제출 현황을 확인하며, 완료 문서와 진행 이력을 체계적으로 관리하는 데 활용할 수 있습니다.

취업규칙 변경안을 준비하고 있다면 법적 절차를 먼저 검토한 뒤, 반복되는 발송과 취합 업무를 전자화하는 방법으로 이싸인온을 활용해 보시기 바랍니다.

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