법인인감 PNG 파일, 메신저로 공유해도 괜찮을까요? 공동인증서와 인감관리로 안전하게 계약하는 방법
법인인감 PNG 파일, 메신저로 공유해도 괜찮을까요? 공동인증서와 인감관리로 안전하게 계약하는 방법
안녕하세요. 기업용 전자계약·전자서명 서비스 이싸인온(eSignon)입니다.
“계약서에 찍을 법인인감 파일 좀 보내주세요.”
계약을 빠르게 처리하기 위해 법인인감이나 사용인감 이미지를 이메일, 메신저 또는 공용 폴더로 전달해 본 경험이 있으신가요?
PNG나 JPG 형태의 인감 이미지는 문서에 쉽게 붙여 넣을 수 있어 편리합니다.
하지만 파일이 여러 사람에게 전달되기 시작하면 누가 보관하고 있는지, 어떤 문서에 사용했는지, 퇴사자나 외부 업체가 파일을 계속 가지고 있는지를 관리하기 어려워집니다.
문제의 핵심은 도장 이미지 자체가 아니라 인감을 사용할 수 있는 사람과 문서, 승인 절차와 사용 이력이 통제되지 않는 것입니다.
이싸인온에서는 법인계약에 범용공동인증서 서명을 적용하거나, 인감 이미지를 시스템에 등록해 사용자·부서별 사용 권한과 사용 이력을 관리할 수 있습니다. 내부 승인과 문서이력인증서를 함께 활용하면 계약 작성부터 검토, 날인, 완료까지의 절차를 보다 체계적으로 운영할 수 있습니다.
법인인감 이미지를 파일로 공유할 때 생기는 문제
법인인감 이미지를 사용한 계약이 모두 무효이거나 위험하다는 의미는 아닙니다.
계약의 효력은 계약 당사자의 의사, 서명하거나 날인한 사람의 권한, 계약 내용과 체결 경위 등을 종합해 판단합니다.
다만 도장 이미지 파일만 문서에 삽입하는 방식은 이미지 자체만으로 다음 정보를 확인하기 어렵다는 한계가 있습니다.
▪️누가 인감 이미지를 문서에 삽입했는지
▪️해당 사용자가 인감 사용 권한을 가지고 있었는지
▪️내부 검토나 승인을 거친 문서인지
▪️언제 인감이 사용됐는지
▪️같은 이미지가 다른 문서에도 사용됐는지
▪️날인 이후 계약서 내용이 변경됐는지
파일을 전달한 이후에는 회수가 어렵습니다
PNG나 JPG 파일은 손쉽게 복사할 수 있습니다.
법무팀에서 총무팀으로, 총무팀에서 영업 담당자로, 다시 외부 거래처로 전달되면 파일이 어느 기기와 계정에 저장되어 있는지 파악하기 어려워질 수 있습니다.
메일을 삭제하거나 공용 폴더의 파일을 지워도 이미 개인 PC나 메신저에 저장된 복사본까지 모두 회수하기는 어렵습니다.
인감 사용 기록이 한곳에 남지 않습니다
문서마다 인감 이미지를 직접 붙여 넣으면 사용 기록이 이메일, 메신저, 전자결재와 로컬 파일에 나뉘어 남을 수 있습니다.
나중에 특정 계약의 인감 사용 경위를 확인해야 할 때 담당자에게 직접 물어보거나, 메일과 결재 문서를 다시 찾아야 합니다.
담당자가 퇴사하거나 부서를 옮겼다면 확인 과정은 더 복잡해집니다.
인감 이미지와 계약 권한은 별개의 문제입니다
계약서에 법인인감과 같은 모양의 이미지가 들어 있다고 해서, 해당 문서가 적법한 권한을 가진 사람의 의사로 체결됐다는 사실까지 자동으로 확인되는 것은 아닙니다.
대표이사가 직접 계약했는지, 대리인이 위임받아 처리했는지, 내부 결재가 완료된 문서인지 별도로 확인해야 할 수 있습니다.
이싸인온도 법인계약에서는 대표이사 직접 서명 시 법인등기부등본과 대표자 본인확인, 대리인 서명 시 위임장과 대리인 신분증, 법인인감 사용 시 법인인감증명서 등을 확인하도록 안내하고 있습니다.
범용공동인증서란 무엇인가요?
범용공동인증서는 공동인증서가 필요한 전자입찰, 전자계약, 전자세금계산서 등 다양한 전자거래에서 사용할 수 있는 인증서입니다. 인증기관은 사업자용 전자거래 범용공동인증서를 공동인증서가 필요한 전자거래 전반에 사용할 수 있는 인증서로 안내하고 있습니다.
이싸인온에서는 법인계약의 서명 방식으로 범용공동인증서 서명을 설정할 수 있습니다. 이싸인온 전자계약에서 공동인증서 서명을 이용하려면 용도가 특정 서비스로 제한된 인증서가 아니라 범용공동인증서가 필요합니다.
범용공동인증서를 사용하면 인증서에 기반한 전자서명값이 문서에 적용되므로, 단순히 도장 이미지를 복사해 붙이는 방식보다 인증서와 연결된 서명 절차를 확인하기 수월합니다.
다만 범용공동인증서를 ‘온라인 법인인감증명서’와 완전히 동일한 것으로 표현하는 것은 피하는 것이 좋습니다.
공동인증서는 전자서명에 사용하는 인증수단이며, 법인인감증명서는 등록된 법인인감과 제출된 인감의 동일성을 확인하기 위한 별도의 서류입니다. 계약에 따라 법인등기부등본, 법인인감증명서나 위임장을 추가로 확인해야 할 수 있습니다.
범용공동인증서를 사용하면 법적 효력이 더 강해지나요?
「전자서명법」은 전자서명이라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 않는다고 규정합니다.
또한 법령이나 당사자 간의 약정에 따라 전자서명을 서명 방식으로 선택했다면 서명 또는 기명날인으로서 효력을 가질 수 있도록 규정하고 있습니다.
「전자문서 및 전자거래 기본법」도 전자문서라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않도록 규정하며, 내용을 열람할 수 있고 작성·송수신·저장 당시 형태로 재현할 수 있는 등의 요건을 갖추면 전자문서를 서면으로 볼 수 있도록 하고 있습니다.
따라서 범용공동인증서를 사용하면 모든 계약의 유효성이 자동으로 보장되거나, 상대방이 계약을 절대 부인할 수 없게 되는 것은 아닙니다.
구체적인 계약의 효력과 증명력은 다음 사항을 함께 확인해야 합니다.
▪️계약 내용이 명확한지
▪️당사자가 계약 체결에 동의했는지
▪️서명자가 대표자 또는 적법한 대리인인지
▪️필요한 위임 절차를 거쳤는지
▪️인증서와 비밀번호가 적절하게 관리됐는지
▪️완료된 문서가 원본 상태로 보존됐는지
▪️개별 법령에서 별도의 서식이나 날인을 요구하는지
범용공동인증서는 이러한 판단에 필요한 전자서명 절차 중 하나로 이해하는 것이 정확합니다.
용도제한 공동인증서는 법적 효력이 없는 건가요?
그렇지 않습니다.
용도제한 인증서라는 이유만으로 전자서명의 효력이 없다고 단정할 수는 없습니다.
다만 은행, 증권, 세금계산서 등 특정 서비스에서만 사용하도록 발급된 인증서는 이용 범위가 제한돼 있어 이싸인온의 공동인증서 서명 화면에서 사용할 수 없을 수 있습니다.
이싸인온은 전자계약의 공동인증서 서명에 범용공동인증서만 사용할 수 있다고 안내하고 있습니다. 인증서가 목록에 표시되지 않는다면 먼저 보유한 인증서의 종류와 용도를 확인해야 합니다.
따라서 블로그에서는 다음처럼 설명하는 것이 정확합니다.
용도제한 인증서가 법적으로 무효인 것이 아니라, 이싸인온 전자계약의 공동인증서 서명에는 사업자용 또는 개인용 범용공동인증서가 필요합니다.
범용공동인증서만으로 충분하지 않은 이유
범용공동인증서는 계약에 사용된 인증서를 확인하는 데 도움을 주지만, 인증서를 실제로 사용한 사람이 회사 내부에서 해당 계약을 체결할 권한까지 가지고 있었는지를 자동으로 판단하지는 않습니다.
회사 공동인증서를 여러 직원이 공유하거나 인증서 저장매체와 비밀번호가 적절하게 통제되지 않는다면 또 다른 관리 문제가 생길 수 있습니다.
법인계약에서는 인증 방식뿐 아니라 다음 세 가지를 함께 관리해야 합니다.
1. 서명자와 계약 권한 확인
대표이사가 직접 계약하는지, 위임받은 담당자가 처리하는지를 확인합니다.
대리인이 서명한다면 위임장과 내부 권한 규정을 함께 검토해야 합니다.
2. 내부 검토와 승인
계약서를 거래처에 보내기 전에 법무, 경영지원 또는 책임자의 검토를 거치도록 절차를 구성합니다.
3. 서명과 인감 사용 이력
누가 언제 어떤 계약서에 서명하거나 인감을 사용했는지 기록으로 남깁니다.
이 세 가지가 함께 운영돼야 단순히 인증서나 인감 파일을 보유한 사람이 임의로 계약을 진행하는 위험을 줄일 수 있습니다.
이싸인온으로 법인계약을 관리하는 세 가지 방법
방법 1. 범용공동인증서 서명을 요청합니다
법인 간 계약이나 서명자 확인이 중요한 계약에서는 수신인의 서명 방식을 범용공동인증서 서명으로 설정할 수 있습니다.
서명자는 문서를 확인한 뒤 자신의 범용공동인증서를 선택하고 인증서 비밀번호를 입력해 서명을 진행합니다.
이싸인온은 Standard와 Business 요금제에서 공동인증서 서명 기능을 제공하고 있습니다.
모든 문서에 범용공동인증서를 적용할 필요는 없습니다.
계약 금액, 거래 위험도, 상대방 유형과 내부 기준에 따라 자필서명, 휴대폰 본인인증 또는 공동인증서 서명 중 적절한 방식을 선택하는 것이 좋습니다.
방법 2. 인감 이미지는 인감관리 메뉴에서 통제합니다
법인인감이나 사용인감 이미지를 반드시 사용해야 한다면 메신저나 공용 폴더로 파일을 배포하기보다, 이싸인온의 인감관리 기능에 등록해 사용하는 방법이 있습니다.
이싸인온에서는 Company Manager 이상의 역할을 가진 사용자가 인감을 등록할 수 있으며, 인감을 사용할 부서와 사용자를 지정할 수 있습니다.
권한이 없는 사용자는 등록된 인감을 사용할 수 없습니다.
인감 이미지를 완전히 없애기 어려운 기업이라면 파일 자체를 여러 사람에게 나눠 주는 대신, 시스템 안에서 사용 권한과 기록을 관리하는 방식이 더 적합합니다.
방법 3. 승인 기능으로 날인 전 검토 절차를 만듭니다
인감을 사용할 수 있는 사람을 제한했더라도, 계약서 내용에 대한 검토 없이 바로 날인할 수 있다면 통제는 충분하지 않을 수 있습니다.
이싸인온의 승인 기능을 활용하면 외부 수신인에게 계약서를 보내기 전에 내부 담당자나 책임자가 문서를 확인하도록 구성할 수 있습니다. Business 요금제에서 승인 기능과 인감관리 기능을 제공하고 있습니다.
회사의 실제 결재 규정에 따라 작성자, 검토자, 승인자와 인감 사용자를 구분하면 한 사람이 계약 작성부터 날인과 발송까지 모두 처리하는 구조를 줄일 수 있습니다.
완료된 계약서에는 어떤 기록이 남나요?
이싸인온은 문서 완료 시점에 타임스탬프를 적용하고 문서별 고유 해시값을 보관합니다.
또한 문서의 전송, 열람, 서명과 완료 과정에서 발생한 주요 행위 이력을 기록합니다.
타임스탬프와 해시값은 완료 문서가 이후 변경됐는지를 확인하는 데 활용됩니다.
다만 이를 ‘문서 수정이 기술적으로 절대 불가능하다’거나 ‘분쟁에서 승소를 보장한다’고 표현해서는 안 됩니다.
PDF 파일 자체를 별도로 편집할 수는 있지만, 편집된 문서는 완료 당시 보관된 해시값 및 타임스탬프 정보와 일치하지 않을 수 있어 변경 여부를 확인할 수 있다는 의미입니다.
법인인감 이미지와 공동인증서 방식 비교
구분 | 인감 파일 개별 공유 | 이싸인온 인감관리 | 범용공동인증서 서명 |
|---|---|---|---|
사용 방식 | PNG·JPG를 문서에 삽입 | 등록된 인감을 권한자가 사용 | 범용공동인증서로 전자서명 |
파일 배포 | 메일·메신저 등에 복사본 발생 | 원본 이미지를 사용자에게 직접 전달하지 않고 시스템에서 사용 | 도장 이미지 배포 불필요 |
사용자 제한 | 별도 관리 필요 | 사용자·부서별 권한 설정 | 인증서 보유 및 비밀번호 필요 |
사용 이력 | 여러 채널에서 따로 확인 | 사용자·문서별 인감 사용 이력 | 계약 문서 이력에서 서명 과정 확인 |
내부 승인 | 별도 전자결재 필요 | 승인 기능과 함께 구성 가능 | 승인 기능과 함께 구성 가능 |
법인 권한 확인 | 위임장 등 별도 확인 필요 | 위임장 등 별도 확인 필요 | 대표자·대리권 별도 확인 필요 |
적합한 상황 | 임시 또는 제한적 사용 | 회사 인감을 반복 사용하는 업무 | 법인 확인이 중요한 계약 |