수신자 연락처 없이 URL·QR로 서명받는 이싸인온 링크싸인

수신자 연락처 없이 URL·QR로 서명받는 이싸인온 링크싸인

안녕하세요. 전자계약·전자서명 서비스 이싸인온(eSignon)입니다.

행사 참가 신청서나 개인정보 수집·이용 동의서를 받아야 하는데, 참여자의 이름과 연락처를 미리 알 수 없다면 어떻게 해야 할까요?

수신인을 한 명씩 등록해 문서를 보내는 일반적인 전자계약 방식으로는 처리하기 어려울 수 있습니다.

이럴 때 이싸인온의 링크싸인을 활용하면 서명이 가능한 URL 또는 QR코드를 생성해 홈페이지, 게시판, 카카오톡, 문자, SNS와 오프라인 현장에 공유할 수 있습니다.

문서를 작성하는 사람은 별도의 회원가입이나 앱 설치 없이 링크에 접속해 내용을 입력하고 전자서명할 수 있습니다. 담당자는 링크별 참여 인원과 완료 문서를 한곳에서 관리할 수 있습니다.

링크싸인이란 무엇인가요?

링크싸인은 수신인의 연락처를 미리 등록하지 않고도 URL이나 QR코드를 통해 문서 작성과 전자서명을 요청할 수 있는 기능입니다.

일반 전자계약은 담당자가 특정 수신인의 이름과 연락처를 입력한 뒤 문서를 보내는 방식입니다.

반면 링크싸인은 담당자가 하나의 링크를 만들어 필요한 채널에 공유하면, 해당 링크에 접속한 사람이 자신의 정보를 직접 입력하고 서명합니다.

따라서 다음과 같은 상황에 적합합니다.

▪️행사 참가자가 현장에서 QR코드로 신청서를 작성하는 경우

▪️홈페이지 방문자에게 신청서나 동의서를 받는 경우

▪️구성원이 정해지지 않은 단체 채팅방에 서약서를 공유하는 경우

▪️매장이나 사업장 방문객에게 확인서를 받는 경우

▪️모집 공고를 보고 신청한 사람에게 개인정보 동의서를 받는 경우

▪️다수의 참여자가 동일한 양식의 문서를 각각 제출하는 경우

한 문장으로 정리하면 다음과 같습니다.

수신자를 미리 지정하기 어렵다면 링크싸인, 수신자가 정해져 있다면 일반 전송이나 대량전송을 활용합니다.

일반 전자계약과 링크싸인은 무엇이 다를까요?

예를 들어 이름과 계약 금액이 각기 다른 근로계약서를 직원 100명에게 보내야 한다면 대량전송이 적합합니다.

반대로 행사장에 방문하는 참가자가 누구인지 미리 알 수 없고, 현장에서 동일한 개인정보 동의서를 받아야 한다면 링크싸인이 더 적합합니다.

링크싸인은 불특정 다수에게 공유하는 기능이므로, 수신인마다 계약 조건이나 금액이 다른 개별 계약에는 일반 전송 또는 대량전송을 사용하는 것이 좋습니다.

기존에 사용하던 문서도 링크싸인으로 만들 수 있습니다

새로운 양식을 처음부터 다시 만들 필요는 없습니다.

현재 사용 중인 PDF, DOCX, HWP 또는 이미지 파일을 이싸인온에 업로드한 뒤, 참여자가 작성할 위치에 입력란과 서명란을 배치하면 됩니다.

이싸인온 링크싸인 서식은 PDF, DOCX, HWP, JPG, PNG, BMP 형식의 파일을 지원하며, 업로드 가능한 파일의 최대 용량은 10MB입니다.

동의 항목이 여러 개라면 모든 내용을 하나의 체크박스로 묶기보다 개인정보 동의, 마케팅 활용 동의, 초상권 동의 등을 각각 구분하는 것이 좋습니다.

링크는 어디에 공유할 수 있나요?

링크싸인 URL을 생성하면 링크 복사, QR코드 저장과 카카오톡 공유가 가능합니다.

생성한 링크와 QR코드는 업무 환경에 맞춰 다양한 채널에 활용할 수 있습니다.

홈페이지와 블로그

행사 신청 페이지, 채용 공고, 교육 신청 안내와 캠페인 페이지에 링크를 연결할 수 있습니다.

‘신청서 작성하기’ 버튼을 클릭하면 링크싸인 문서로 이동하도록 구성하는 방식입니다.

다만 공개 홈페이지에 링크를 게시할 경우 누구나 접근할 수 있으므로, 개인정보가 포함된 문서라면 본인확인과 중복 참여 방지 설정을 함께 검토해야 합니다.

카카오톡과 문자

단체 채팅방이나 카카오톡 채널, 문자메시지로 링크를 공유할 수 있습니다.

연락처는 알고 있지만 수신인을 이싸인온에 한 명씩 등록할 필요가 없는 간단한 신청 업무에도 활용할 수 있습니다.

SNS

인스타그램 프로필 링크나 SNS 게시물, 커뮤니티 공지에 연결할 수 있습니다.

다만 SNS 게시물에서는 외부 링크 연결이 제한되는 경우가 있으므로 프로필 링크, 고정 댓글 또는 별도 랜딩페이지를 활용할 수 있습니다.

오프라인 현장

QR코드를 인쇄해 행사 접수대, 매장 카운터, 교육장, 건설 현장과 설명회 장소에 배치할 수 있습니다.

참여자는 스마트폰 카메라로 QR코드를 촬영한 뒤 바로 문서를 작성합니다.

공용 태블릿에서 여러 사람이 차례로 작성하도록 운영하는 방법도 있지만, 이전 참여자의 정보가 화면에 남지 않는지 매번 확인해야 합니다.

작성 인원과 마감일을 설정할 수 있습니다

공개 링크를 만들었다고 해서 반드시 계속 열어둘 필요는 없습니다.

링크싸인을 생성할 때 다음 조건을 설정할 수 있습니다.

▪️최대 작성 인원

▪️동일 참여자의 중복 작성 허용 여부

▪️링크 유효기간

▪️휴대폰 본인인증

▪️접근 비밀번호

최대 작성 인원 자체에는 별도의 상한이 없지만, 링크싸인은 참여자가 문서 작성을 완료할 때마다 이용 건수가 차감됩니다.

보유한 전송 건수가 모두 소진되면 링크가 자동으로 비활성화되므로, 예상 참여 인원에 맞춰 이용 건수를 확인해야 합니다. 따라서 ‘제한 없이 무료로 무제한 수집할 수 있다’고 표현하는 것은 정확하지 않습니다.

예를 들어 선착순 100명을 모집하는 행사라면 최대 작성 인원을 100명으로 설정할 수 있습니다.

7월 31일까지 신청을 받아야 한다면 링크 유효기간을 설정해 마감일이 지난 후 더 이상 작성할 수 없도록 구성할 수 있습니다.

모집 상황이 달라지면 관리자 화면에서 최대 작성 인원, 마감일과 중복 참여 여부를 변경하거나 진행 중인 링크를 즉시 마감할 수도 있습니다. 마감된 링크는 필요할 때 다시 활성화할 수 있습니다.

공개 링크는 본인확인 설정이 중요합니다

링크싸인은 URL을 아는 사람이 문서에 접근하는 방식입니다.

간단한 행사 신청서처럼 본인확인 필요성이 낮은 문서는 별도 인증 없이 운영할 수 있지만, 계약이나 중요한 동의 문서라면 문서의 성격에 맞는 본인확인 절차를 설정해야 합니다.

링크싸인에서는 다음 인증 방식을 선택할 수 있습니다.

휴대폰 본인인증

참여자가 통신사 PASS 인증을 거쳐 본인확인을 완료한 뒤 문서를 작성하도록 설정할 수 있습니다.

단순히 이름과 연락처를 직접 입력하는 방식보다 서명자의 본인 여부를 확인하는 데 도움이 됩니다.

접근 비밀번호

담당자가 사전에 설정한 비밀번호를 입력한 사람만 문서를 열 수 있도록 설정할 수 있습니다.

내부 구성원이나 특정 행사 참가자에게만 링크를 공개하고 싶을 때 활용할 수 있습니다.

인증 기능은 링크의 공유 범위를 통제하거나 본인확인 수준을 높이는 데 도움을 주지만, 특정 문서의 법적 효력을 자동으로 보장하는 것은 아닙니다.

계약 금액과 위험도, 수집하는 개인정보, 서명자의 유형과 관련 법령을 고려해 적절한 인증 방식을 선택해야 합니다.

구글폼·네이버폼과 무엇이 다른가요?

구글폼이나 네이버폼은 신청 정보, 설문 결과와 의견을 간편하게 수집하기에 좋은 도구입니다.

반면 링크싸인은 기존 문서 양식 위에 서명란과 작성란을 배치하고, 작성이 완료된 문서를 PDF 형태로 보관하며, 문서의 열람·서명·완료 이력을 함께 관리하는 전자계약 기능입니다.

일반 온라인 폼으로 받은 응답이라고 해서 무조건 법적 증거로 사용할 수 없는 것은 아닙니다.

반대로 전자서명 서비스를 사용했다는 이유만으로 모든 계약과 동의가 자동으로 유효해지는 것도 아닙니다.

「전자서명법」은 전자서명이라는 이유만으로 서명으로서의 효력이 부인되지 않도록 규정하며, 법령이나 당사자의 약정에 따라 전자서명을 선택한 경우 서명 또는 기명날인의 효력을 가질 수 있도록 하고 있습니다.

완료된 문서의 이력과 원본 상태를 확인할 수 있습니다

링크싸인으로 작성된 문서도 이싸인온의 전자계약 문서로 관리됩니다.

이싸인온은 문서 완료 시점에 타임스탬프를 적용하고 문서별 고유 해시값을 보관합니다. 또한 문서의 열람 시점, 서명 시점, 접속 IP와 서명 요청부터 완료까지의 주요 행위 이력을 기록합니다.

완료 후에는 참여자별 문서와 문서이력인증서를 확인할 수 있습니다.

문서이력인증서는 다음과 같은 정보를 확인하는 자료로 활용할 수 있습니다.

▪️문서 요청자

▪️작성 참여자

▪️문서 열람 시점

▪️서명 시점

▪️문서 완료 시점

▪️접속 IP

▪️주요 진행 이력

다만 문서이력인증서는 계약의 유효성이나 분쟁 결과를 보장하는 별도의 공공기관 인증서가 아닙니다.

전자계약이 진행된 과정과 시점을 확인할 수 있도록 이싸인온에서 제공하는 기록 자료로 이해하는 것이 정확합니다.

참여 현황과 완료 문서를 한곳에서 관리합니다

링크를 공유한 뒤에는 관리자 메뉴에서 진행 중인 링크와 마감된 링크를 구분해 확인할 수 있습니다.

이 기능을 활용하면 종이 신청서를 받은 뒤 엑셀 명단과 대조하거나, 이메일 첨부파일을 하나씩 내려받아 분류하는 업무를 줄일 수 있습니다.

완료 문서에 입력된 데이터는 필요한 항목을 선택해 엑셀 파일로 내려받을 수도 있습니다.

예를 들어 참가자 이름, 연락처, 소속, 참석 일정과 동의 여부를 엑셀로 정리해 행사 운영 명단에 활용할 수 있습니다.

다만 엑셀 파일에는 개인정보가 포함될 수 있으므로 다운로드 권한, 저장 위치와 보유 기간을 내부 개인정보 처리 기준에 맞춰 관리해야 합니다.

링크싸인은 이런 업무에 활용할 수 있습니다

행사 참가 신청서

행사 안내 페이지나 초대장에 링크를 연결해 참가자 정보와 참석 여부를 받을 수 있습니다.

행사 사진과 영상 촬영이 예정돼 있다면 초상권·촬영 동의 항목을 함께 구성할 수 있습니다.

개인정보 수집·이용 동의서

개인정보의 수집 목적, 항목, 보유 기간과 동의 거부 권리를 안내한 뒤 참여자가 내용을 확인하고 서명하도록 만들 수 있습니다.

필수 동의와 선택 동의는 구분해서 표시해야 하며, 실제 문구는 회사의 개인정보 처리 기준에 맞게 검토해야 합니다.

교육·체험학습 신청서

교육 일정, 참가자 정보, 준비물 안내와 개인정보 동의를 하나의 문서에서 받을 수 있습니다.

미성년자가 참여하는 프로그램이라면 법정대리인의 동의가 필요한지 확인해야 합니다.

현장 안전 서약서

건설 현장, 물류센터와 작업장을 방문하는 사람이 입구의 QR코드를 스캔해 안전수칙을 확인하고 서명하도록 구성할 수 있습니다.

작성 완료 여부만 확인하는 데 그치지 않고, 현장에서 실제 안전교육이 제대로 이루어지는 절차도 함께 운영해야 합니다.

매장·시설 이용 동의서

촬영 스튜디오, 공유오피스, 체육시설, 장비 대여점 등에서 이용수칙과 주의사항을 확인받을 수 있습니다.

고객별 이용요금이나 계약 조건이 다르다면 링크싸인보다 개별 전자계약 발송이 더 적합할 수 있습니다.

현장 점검 확인서

가맹점, 협력업체와 시설 관리 현장에서 담당자가 QR코드로 점검표에 접속해 결과를 입력하고 서명할 수 있습니다.

사진 박스와 첨부파일 박스를 이용하면 현장 사진이나 관련 자료를 함께 제출하도록 구성할 수 있습니다.

수신자를 찾는 업무 대신 링크를 공유하세요

신청서와 동의서를 받는 일이 번거로운 이유는 문서 자체보다 전달과 회수 과정에 있는 경우가 많습니다.

참여자의 연락처를 먼저 모으고, 문서를 한 명씩 보내고, 회신 파일을 내려받아 다시 명단으로 정리하는 과정이 반복되기 때문입니다.

이싸인온 링크싸인을 활용하면 기존 문서를 전자서식으로 등록한 뒤 URL이나 QR코드를 필요한 채널에 공유할 수 있습니다.

참여자는 별도의 회원가입 없이 문서를 작성하고 서명할 수 있으며, 담당자는 참여 현황과 완료 문서를 한곳에서 확인할 수 있습니다.

최대 작성 인원과 마감일, 중복 참여 여부를 설정하고 필요한 경우 휴대폰 본인인증이나 접근 비밀번호를 적용할 수도 있습니다.

불특정 다수에게 동일한 신청서, 동의서 또는 서약서를 받아야 한다면 수신인을 한 명씩 등록하는 대신 링크싸인으로 업무 흐름을 바꿔보세요.

이싸인온 신규 가입 시 한 달 동안 30건을 무료로 이용할 수 있으므로, 실제 사용 중인 문서로 링크 생성부터 모바일 작성, 완료 문서와 엑셀 데이터 다운로드까지 직접 확인할 수 있습니다.

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