전자계약 라벨 기능, 계약서를 여러 기준으로 분류하는 방법
전자계약 라벨 기능, 폴더 이동 없이 계약서를 여러 기준으로 분류하는 방법
전자계약을 시작하면 종이 계약서를 출력하고 스캔하는 업무는 줄어듭니다.
하지만 계약 건수가 쌓일수록 새로운 고민이 생깁니다.
“이번 달 갱신 대상 계약서만 보고 싶어요.”
“중요 계약으로 표시해둔 문서가 어디에 있나요?”
“같은 거래처와 체결한 공급계약과 유지보수계약을 구분해서 볼 수 있을까요?”
“영업팀 계약서 중 장기계약만 따로 확인하고 싶어요.”
계약서를 전자문서로 보관하더라도 분류 기준이 문서명이나 폴더뿐이라면 원하는 문서를 찾는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.
특히 하나의 계약서가 여러 기준에 동시에 해당할 때 문제가 생깁니다.
예를 들어 영업팀에서 체결한 공급계약서가 동시에 중요 계약이면서, 올해 갱신해야 하는 문서일 수 있습니다.
이 문서를 어느 폴더에 넣어야 할까요?
이싸인온 라벨 기능을 활용하면 문서가 저장된 위치를 변경하지 않고도 계약 유형, 중요도, 갱신 여부, 프로젝트 등 여러 기준을 함께 표시할 수 있습니다.
계약서에 디지털 스티커를 붙이듯 필요한 분류 기준을 추가하는 방식입니다.
라벨 기능이란 무엇인가요?
라벨은 이싸인온에 저장된 문서에 분류 기준을 추가하는 기능입니다.
문서를 다른 폴더로 이동시키는 대신, 문서에 원하는 이름의 라벨을 적용해 관련 문서를 구분할 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 라벨을 만들 수 있습니다.
▪️공급계약
▪️유지보수계약
▪️NDA
▪️중요 계약
하나의 문서에는 여러 라벨을 동시에 적용할 수 있습니다.
영업팀 폴더에 저장된 한 계약서에 ‘공급계약’, ‘중요 계약’, ‘2026년 갱신’ 라벨을 함께 붙이는 방식입니다.
여러 문서를 선택해 동일한 라벨을 한 번에 적용하는 것도 가능합니다. 폴더와 라벨은 무엇이 다른가요?
폴더와 라벨은 문서를 정리한다는 점에서는 비슷해 보이지만 역할이 다릅니다.
폴더 또는 부서 구조는 문서가 어디에 속하는지 결정합니다.
라벨은 문서의 저장 위치를 유지한 상태에서 추가적인 분류 기준을 붙입니다.
구분 | 폴더·부서 구조 | 라벨 |
|---|---|---|
주요 역할 | 문서의 기본 저장 위치 구분 | 문서에 추가 분류 기준 표시 |
문서 위치 | 하나의 기본 위치에 저장 | 기존 위치를 변경하지 않음 |
복수 분류 | 하나의 문서를 여러 폴더에 넣기 어려움 | 하나의 문서에 여러 라벨 적용 가능 |
접근 권한 | 부서와 내부 열람 권한에 따라 관리 | 라벨 자체로 접근 권한이 바뀌지 않음 |
활용 예시 | 인사팀, 영업팀, 구매팀 | 갱신 대상, 중요 계약, NDA |