전자계약 외부 참조 기능, 비회원과 계약 진행 상황 공유하는 방법

전자계약 외부 참조 기능, 비회원과 계약 진행 상황 공유하는 방법

계약 업무에는 직접 서명하지 않지만 진행 상황과 계약 내용을 확인해야 하는 사람이 많습니다.

영업팀이 계약을 진행하면 법무팀은 계약 내용을 확인해야 하고, 회계팀은 계약 완료 후 세금계산서 발행과 대금 지급을 준비해야 합니다.

외부 협력사나 프로젝트 담당자에게 계약 체결 여부를 공유해야 하는 경우도 있습니다.

기존에는 담당자가 계약서를 다운로드한 뒤 이메일이나 메신저로 다시 전달해야 했습니다.

계약이 완료됐는지 묻는 연락이 오면 관리자 화면을 확인한 뒤 별도로 답변해야 했습니다.

이 과정에서 최신 문서가 아닌 이전 파일을 전달하거나, 필요한 담당자에게 완료 사실을 뒤늦게 공유하는 일도 생길 수 있습니다.

이싸인온의 외부 참조 기능을 활용하면 계약 당사자가 아닌 사람에게도 문서의 시작과 완료 알림을 공유할 수 있습니다.

외부 참조자는 이싸인온에 가입하지 않아도 전달받은 알림을 통해 문서를 확인할 수 있습니다.

외부 참조 기능이란 무엇인가요?

외부 참조는 계약서에 직접 서명하지 않는 사람에게 문서 진행 상황을 공유하는 기능입니다.

이메일 주소나 휴대폰 번호를 입력해 한 문서당 최대 10명까지 지정할 수 있습니다.

외부 참조자로 지정된 사람은 문서가 시작됐을 때와 모든 서명 절차가 완료됐을 때 알림을 받을 수 있습니다.

휴대폰 번호를 입력하면 카카오톡 알림톡으로 문서 열람 링크가 발송됩니다.

이메일을 입력하면 이메일을 통해 문서를 확인할 수 있습니다.

자주 협업하는 담당자는 이싸인온 주소록에 등록해두고 필요할 때 불러올 수도 있습니다.

외부 참조 기능은 Business 요금제 이상에서 사용할 수 있습니다. 기능 이용 건마다 별도의 참조자 발송 비용이 추가되는 방식은 아니며, 해당 요금제의 기능으로 제공됩니다.

계약 당사자와 외부 참조자는 무엇이 다른가요?

계약 당사자는 문서에 필요한 내용을 작성하거나 서명하는 사람입니다.

반면 외부 참조자는 계약 절차에 직접 참여하지 않고 문서 내용과 진행 상황을 확인하는 사람입니다.

외부 참조자를 서명자 대신 지정해서는 안 됩니다.

계약상 동의나 서명이 필요한 사람이라면 반드시 계약 당사자로 설정해야 합니다.

외부 참조는 어디까지나 계약에 직접 서명하지 않는 이해관계자를 위한 공유 기능입니다.

내부 열람 권한과 외부 참조는 어떻게 다른가요?

이싸인온에는 문서를 다른 사람과 공유하는 방법으로 외부 참조와 내부 열람 권한이 있습니다.

두 기능은 비슷해 보이지만 대상과 사용 목적이 다릅니다.

외부 참조

이싸인온 계정이 없는 외부 담당자 또는 비회원에게 문서를 공유할 때 사용합니다.

이메일이나 휴대폰 번호를 입력하며, 문서의 시작과 완료 알림을 받을 수 있습니다.

외부 법률 자문 담당자, 회계사, 협력사 프로젝트 담당자처럼 회사 계정을 만들 필요는 없지만 계약 진행을 확인해야 하는 사람에게 적합합니다.

내부 열람 권한

이싸인온에 가입된 회사 내부 사용자나 부서에 문서 열람 권한을 부여할 때 사용합니다.

내부 사용자를 지정하면 문서 시작과 완료에 대한 알림을 받을 수 있고, 모든 절차가 끝난 뒤 완료 문서와 문서이력인증서를 확인할 수 있습니다.

부서를 지정하면 별도 진행 알림은 받지 않지만, 해당 부서에 문서 접근 권한을 부여할 수 있습니다.

사내 법무팀이나 회계팀이 이미 이싸인온 사용자라면 내부 열람 권한을 사용하는 것이 적합할 수 있습니다.

반대로 계정을 생성하지 않은 외부 담당자에게 문서를 공유해야 한다면 외부 참조를 활용할 수 있습니다.

외부 참조 기능은 언제 사용하면 좋을까요?

법무팀 또는 외부 법률 자문에게 공유할 때

영업팀이나 구매팀이 계약을 진행하더라도 법무 담당자가 계약 내용을 확인해야 할 수 있습니다.

외부 법무법인이나 자문 변호사가 이싸인온 계정을 사용하지 않는다면 외부 참조자로 지정할 수 있습니다.

담당자가 계약서를 매번 다운로드해 이메일로 다시 전달하지 않아도 문서 시작과 완료 시점에 알림을 공유할 수 있습니다.

다만 계약서를 외부 자문 담당자가 체결 전에 검토하고 수정 의견을 제공해야 한다면, 외부 참조만으로는 충분하지 않을 수 있습니다.

외부 참조는 문서를 확인하고 진행 상황을 공유하는 기능이며, 계약서 편집이나 승인 절차를 대신하는 기능은 아닙니다.

회계·재무 부서가 계약 완료 후속 업무를 준비할 때

계약이 완료되면 회계팀은 세금계산서 발행, 대금 지급, 매출 인식과 비용 처리 등을 준비해야 할 수 있습니다.

기존에는 영업팀이 완료 문서를 내려받아 회계팀에 보내거나, 계약이 끝났다는 사실을 별도로 알려야 했습니다.

회계 담당자를 외부 참조자 또는 내부 열람 사용자로 지정하면 완료 알림을 기준으로 후속 업무를 준비할 수 있습니다.

회사 내부 사용자라면 문서 접근과 완료 문서 관리를 위해 내부 열람 권한이 더 적합한지 함께 검토하는 것이 좋습니다.

외부 프로젝트 담당자와 계약 상태를 공유할 때

여러 기업이 함께 참여하는 프로젝트에서는 실제 계약 당사자 외에도 계약 체결 여부를 알아야 하는 담당자가 있을 수 있습니다.

프로젝트 총괄 담당자, 발주처 실무자, 협력사 관리 담당자 등을 외부 참조자로 지정하면 계약이 시작되고 완료된 시점을 공유할 수 있습니다.

계약서 파일을 별도로 전달하는 과정을 줄이고, 어느 파일이 최신본인지 혼동하는 상황도 줄이는 데 도움이 됩니다.

경영진이나 부서장이 진행 여부만 확인할 때

팀원이 계약을 진행하지만 부서장이나 경영진이 직접 서명할 필요는 없는 경우가 있습니다.

이때 해당 사용자가 이싸인온 내부 계정을 가지고 있다면 내부 열람 권한을 설정하는 것이 적합합니다.

계정 없이 알림과 문서 확인만 필요하다면 외부 참조를 검토할 수 있습니다.

다만 회사 내부 임직원의 문서 접근은 보안과 담당자 변경을 고려해 가능하면 내부 계정과 권한 체계 안에서 운영하는 것이 관리에 유리합니다.

외부 참조 기능을 설정하는 방법

1단계. 문서 또는 서식을 준비합니다

이싸인온에서 새 문서를 업로드하거나 기존에 등록한 서식을 선택합니다.

서명자를 지정하고 필요한 작성란과 서명란을 설정합니다.

2단계. 설정 및 전송 화면으로 이동합니다

문서 작성 설정을 마친 뒤 설정 및 전송 단계로 이동합니다.

문서명, 작성 기한, 서명 요청 방법 등을 확인합니다.

3단계. 외부 참조자를 입력합니다

외부 참조 설정에서 참조자의 이메일 주소 또는 휴대폰 번호를 입력합니다.

주소록에 등록된 담당자가 있다면 주소록에서 바로 불러올 수 있습니다.

한 문서에는 최대 10명까지 외부 참조자로 추가할 수 있습니다.

4단계. 참조 대상자를 다시 확인합니다

외부 참조자는 계약 내용을 확인할 수 있으므로 연락처를 정확하게 입력해야 합니다.

계약 금액, 개인정보, 영업비밀 등 민감한 내용이 포함된 경우에는 해당 사람이 문서를 열람할 권한이 있는지 반드시 확인합니다.

5단계. 문서를 전송합니다

문서를 전송하면 외부 참조자에게 문서 시작 알림이 전달됩니다.

모든 서명 절차가 완료되면 완료 알림도 발송됩니다.

휴대폰 번호로 지정한 외부 참조자에게는 카카오톡 알림톡이 발송됩니다.

외부 참조 기능에서 가장 주의해야 할 점은 설정 시점입니다.

외부 참조자는 문서를 전송하기 전에 미리 지정해야 합니다.

문서를 보낸 뒤 문서 정보 화면에서 외부 참조자를 새로 추가하거나 기존 대상자를 변경할 수 없습니다.

참조자를 잘못 입력했다면 잘못된 연락처로 문서가 공유될 수 있습니다.

특히 인사 계약, 개인정보 처리 계약, 영업비밀이 포함된 문서는 발송 전 연락처를 한 번 더 확인해야 합니다.

외부 참조 기능으로 달라지는 계약 업무

기존 방식

1 계약 담당자가 문서를 발송합니다.

2 법무팀이나 회계팀이 진행 상황을 문의합니다.

3 담당자가 관리자 화면에서 상태를 확인합니다.

4 계약서 파일을 다운로드합니다.

5 이메일이나 메신저로 다시 전달합니다.

6 계약이 끝나면 완료 사실을 다시 공유합니다.

외부 참조 활용 방식

1 계약 담당자가 서명자와 참조자를 함께 설정합니다.

2 문서를 전송합니다.

3 외부 참조자가 시작 알림을 받고 문서를 확인합니다.

4 서명 절차가 완료됩니다.

5 외부 참조자가 완료 알림을 받습니다.

담당자가 중간에서 문서를 반복 전달하는 과정을 줄이고, 참조자가 필요한 시점에 문서 상태를 직접 확인할 수 있습니다.

다만 외부 참조는 실시간으로 모든 단계의 변경 알림을 계속 보내는 기능은 아닙니다.

공식 도움말 기준으로 문서가 시작됐을 때와 모든 절차가 완료됐을 때 알림을 제공하는 기능입니다.

외부 참조 활용 시 주의사항

꼭 필요한 사람만 지정하세요

외부 참조자는 계약 당사자가 아니더라도 계약 내용을 볼 수 있습니다.

편의를 위해 관련 없는 사람까지 참조자로 추가하면 개인정보나 영업비밀이 불필요하게 공유될 수 있습니다.

업무상 확인이 필요한 최소한의 인원만 지정하는 것이 좋습니다.

서명자와 참조자를 구분하세요

계약에 동의하거나 서명해야 하는 사람을 외부 참조자로만 지정하면 필요한 서명 절차가 누락됩니다.

서명이 필요한 사람은 계약 당사자로, 진행 상황만 확인할 사람은 외부 참조자로 설정해야 합니다.

내부 사용자는 내부 열람 권한을 먼저 검토하세요

사내 임직원을 외부 참조자로 등록할 수도 있지만, 문서의 장기적인 접근 권한과 부서 관리를 고려하면 내부 열람 권한이 더 적합할 수 있습니다.

직원의 입·퇴사나 부서 이동이 잦다면 회사 계정과 부서 권한을 기준으로 문서를 관리하는 것이 좋습니다.

발송 전에 연락처를 확인하세요

외부 참조자는 문서 전송 후 변경할 수 없습니다.

오타가 난 이메일 주소나 다른 사람의 휴대폰 번호를 입력하지 않았는지 전송 전에 확인해야 합니다.

계약서를 다시 전달하지 않아도 함께 확인할 수 있습니다

계약 업무는 서명자만으로 끝나지 않습니다.

법무팀은 계약 내용을 확인해야 하고, 회계팀은 완료 후 후속 업무를 준비해야 하며, 외부 프로젝트 담당자는 계약 체결 여부를 알아야 할 수 있습니다.

그때마다 담당자가 계약서를 다운로드하고 메일이나 메신저로 다시 전달하면 시간이 들고, 최신 문서가 무엇인지 혼동할 가능성도 생깁니다.

이싸인온 외부 참조 기능을 활용하면 계약에 직접 서명하지 않는 사람에게도 문서 시작과 완료 시점을 공유할 수 있습니다.

외부 참조자는 별도의 회원가입 없이 문서를 확인하고, 담당자는 계약 진행 상황을 반복해서 설명하거나 완료 문서를 다시 전달하는 업무를 줄일 수 있습니다.

외부 참조는 계약 과정에 더 많은 사람을 무작정 참여시키는 기능이 아닙니다.

계약을 확인해야 하는 사람에게 필요한 정보만 적절한 시점에 공유하는 기능입니다.

계약 담당자 혼자 진행 상황을 전달하는 방식에서 벗어나, 필요한 이해관계자가 함께 확인할 수 있는 전자계약 업무를 만들어보세요.

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