전자계약 알림도 우리 회사답게, 이싸인온 이메일·카카오톡 브랜딩
열심히 미팅을 진행하고 제안 내용에 대한 합의도 마쳤습니다.
이제 계약서만 보내면 되는 상황인데, 전자계약을 발송한 직후 고객에게 이런 연락이 옵니다.
“이 링크, 담당자님이 보내신 게 맞나요?”
“처음 보는 이름으로 메일이 왔는데 열어봐도 될까요?”
계약서를 받은 고객에게 전자계약 서비스가 익숙하지 않다면 충분히 생길 수 있는 반응입니다.
홈페이지와 제안서, 견적서에서는 계속 거래 상대방의 회사명을 확인했는데, 계약 단계에서 갑자기 낯선 서비스 이름과 로고가 나타나면 고객은 링크가 안전한지 한 번 더 확인하게 됩니다.
실제로 이싸인온 도움말에서도 계약서를 받는 사람이 이싸인온을 알지 못해 오해가 생길 수 있으며, 이메일 디자인을 회사 로고와 문구로 변경하면 이러한 혼란을 줄이는 데 활용할 수 있다고 안내하고 있습니다.
전자계약은 단순히 서명을 받는 백오피스 도구가 아닙니다.
고객이 우리 회사의 계약 절차를 직접 경험하는 중요한 브랜드 접점입니다.
이번 글에서는 이싸인온의 이메일 브랜딩과 카카오톡 채널 연동 기능을 활용해 전자계약 알림을 우리 회사답게 구성하는 방법을 알아보겠습니다.
1. 전자계약도 고객이 경험하는 브랜드 접점입니다
고객은 홈페이지, 상담, 제안서, 견적서, 계약서 등 여러 단계를 거쳐 하나의 기업을 경험합니다.
이 과정에서 디자인과 말투, 회사명이 일관되게 이어지면 고객은 현재 진행하고 있는 절차가 해당 기업에서 보낸 공식 안내라는 사실을 보다 쉽게 인식할 수 있습니다.
반대로 계약서 발송 단계에서 전혀 다른 이름과 이미지가 나타나면 다음과 같은 확인 과정이 생길 수 있습니다.
▪️계약 담당자가 실제로 보낸 메일인지 확인
▪️링크 주소가 안전한지 문의
▪️사내 보안 담당자에게 접속 가능 여부 확인
▪️담당자에게 계약서를 다시 보내 달라고 요청
▪️서명을 잠시 미루고 계약 내용을 재확인
전자계약 브랜딩은 이러한 문의가 반드시 사라지거나 계약 체결률이 일정 수준으로 높아진다고 보장하는 기능은 아닙니다.
다만 고객에게 익숙한 회사 이름과 로고를 알림에 표시해 계약 요청의 출처를 이해하기 쉽게 만드는 데 도움을 줄 수 있습니다.
2. 이싸인온 브랜딩으로 무엇을 변경할 수 있나요?
이싸인온에서는 이메일 브랜딩과 카카오톡 채널 연동을 각각 설정할 수 있습니다.
두 기능은 적용되는 영역과 설정 방식이 다릅니다.
이메일 브랜딩
전자계약 진행 과정에서 발송되는 이메일에 회사의 발신자 표시 이름, 로고, 색상과 안내 문구를 적용할 수 있습니다.
카카오톡 채널 연동
회사가 보유한 카카오톡 비즈니스 채널을 이싸인온과 연결해, 이싸인온 기본 채널이 아닌 연결된 회사 채널로 서명 요청 알림톡을 발송할 수 있습니다.
따라서 이싸인온 브랜딩은 서비스의 모든 화면과 도메인을 완전히 자사 시스템처럼 바꾸는 화이트라벨 기능과는 차이가 있습니다.
주로 고객이 처음 접하는 이메일과 카카오톡 알림의 출처와 디자인을 회사 브랜드에 맞게 설정하는 기능으로 이해하는 것이 정확합니다.
3. 이메일에서는 어떤 항목이 바뀌나요?
이싸인온의 이메일 브랜딩에서는 다음 항목을 설정할 수 있습니다.
발신자 표시 이름
전자계약 이메일의 보내는 사람 이름을 회사명 또는 원하는 이름으로 변경할 수 있습니다.
예를 들어 기본 표시 이름 대신 다음과 같이 설정할 수 있습니다.
▪️주식회사 가나다
▪️가나다 인사팀
▪️가나다 계약관리팀
▪️가나다 고객지원팀
다만 변경되는 것은 이메일함에 표시되는 보내는 사람의 이름입니다.
실제 발신 이메일 주소는 no-reply@esignon.net으로 유지되며, 회사의 자체 이메일 주소로 변경할 수는 없습니다.
이 점은 고객 안내 시에도 정확하게 설명하는 것이 좋습니다.
회사 로고
메일 상단의 이싸인온 기본 로고를 회사 로고 이미지로 변경할 수 있습니다.
로고에 회사 홈페이지나 고객센터 페이지 주소를 연결하면, 수신인이 로고를 눌렀을 때 해당 페이지로 이동하도록 설정할 수도 있습니다.
이메일 색상
이메일에 표시되는 선과 버튼 배경, 버튼의 텍스트 색상을 변경할 수 있습니다.
홈페이지나 브랜드 가이드에서 사용하고 있는 색상을 적용하면 제안서와 계약 알림 사이의 시각적 일관성을 높일 수 있습니다.
진행 상태별 안내 문구
문서 시작, 진행, 완료, 폐기, 취소 등 계약 상태에 따라 서로 다른 안내 문구를 설정할 수 있습니다.
각 상황별 문구는 최대 300자까지 입력할 수 있습니다.
예를 들면 다음과 같이 구성할 수 있습니다.
문서 시작
안녕하세요. 주식회사 가나다입니다. 협의한 내용을 바탕으로 전자계약서를 보내드립니다. 아래 버튼을 눌러 내용을 확인하고 서명해 주세요.
문서 진행
계약서 서명이 진행 중입니다. 계약 내용을 확인하신 뒤 작성기한 내에 서명을 완료해 주세요.
문서 완료
전자계약이 완료되었습니다. 참여해 주셔서 감사합니다. 완료된 계약서는 안내된 경로에서 확인할 수 있습니다.
이처럼 계약 단계에 맞는 안내를 넣으면 단순한 시스템 알림보다 고객이 다음에 무엇을 해야 하는지 이해하기 쉬워집니다.
4. 이메일 주소까지 우리 회사 주소로 바뀌나요?
아닙니다.
이메일 브랜딩을 설정하더라도 실제 발신 주소는 no-reply@esignon.net으로 유지됩니다.
바꿀 수 있는 것은 다음 항목입니다.
▪️보내는 사람의 표시 이름
▪️메일 상단 로고
▪️로고 클릭 시 연결되는 주소
▪️선과 버튼의 색상
▪️계약 상태별 안내 문구
따라서 고객에게 “모든 이메일이 우리 회사 자체 메일 서버에서 발송된다”거나 “이싸인온 표시가 완전히 사라진다”고 안내하면 실제 기능과 차이가 생길 수 있습니다.
계약서를 처음 받는 고객에게 혼란이 예상된다면 담당자가 계약 발송 전에 다음과 같이 안내하는 것도 좋습니다.
잠시 후 전자계약 서비스 이싸인온을 통해 계약서를 보내드릴 예정입니다. 보내는 사람 이름과 메일 상단에는 당사 정보가 표시되며, 발신 주소는 이싸인온의
no-reply@esignon.net입니다.
브랜딩 기능과 사전 안내를 함께 사용하면 고객이 발신 주소와 계약 요청을 보다 쉽게 연결할 수 있습니다.
5. 카카오톡은 우리 회사 채널로 보낼 수 있습니다
카카오톡으로 전자계약을 보낼 때도 회사의 브랜드를 적용할 수 있습니다.
이싸인온과 회사의 카카오톡 비즈니스 채널을 연동하면 서명 요청 알림이 이싸인온 기본 알림톡이 아니라 연결된 회사 채널을 통해 발송됩니다.
고객은 평소 상담이나 공지를 받던 회사 채널에서 계약 알림을 확인할 수 있기 때문에, 어떤 기업에서 보낸 요청인지 파악하기가 쉬워집니다.
다만 카카오톡 채널 연동을 위해서는 다음 조건을 먼저 준비해야 합니다.
▪️회사 소유의 카카오톡 채널
▪️해당 채널의 비즈니스 채널 전환
▪️채널 공개 설정
▪️채널 검색용 아이디
▪️채널 관리자 휴대폰 번호
▪️사업자 카테고리
▪️이싸인온 국가 코드 설정 Korea, Republic of(KR) +82
카카오톡 채널 연동은 Company Leader 권한을 가진 사용자만 설정할 수 있습니다.
개인 채널이나 회사가 소유하지 않은 채널을 임의로 연결하는 기능은 아니므로, 사전에 카카오 비즈니스 채널의 소유권과 관리자 정보를 확인해야 합니다.
6. 이메일 브랜딩과 카카오톡 브랜딩의 차이
구분 | 이메일 브랜딩 | 카카오톡 채널 연동 |
|---|---|---|
적용 영역 | 전자계약 안내 이메일 | 카카오톡 서명 요청 알림 |
발신 정보 | 보내는 사람의 표시 이름 변경 | 연결된 회사 비즈니스 채널로 발송 |
로고 | 회사 로고로 변경 가능 | 회사 카카오톡 채널의 프로필 정보 활용 |
색상 | 선·버튼 배경·버튼 텍스트 변경 | 카카오톡 채널 자체 디자인 기준 적용 |
안내 문구 | 상태별 최대 300자 설정 | 승인된 알림톡 양식 기준 발송 |
준비 사항 | 회사 로고와 안내 문구 | 회사 소유 비즈니스 채널 필요 |
이메일과 카카오톡 중 하나만 선택해야 하는 것은 아닙니다.
고객의 이메일 주소와 휴대폰 번호를 모두 활용하는 기업이라면 각 채널에 맞춰 브랜딩을 적용할 수 있습니다.
7. 브랜딩이 특히 유용한 업무
B2B 영업 계약
서비스 이용계약서, 공급계약서, 비밀유지계약서처럼 담당자와 의사결정권자가 함께 확인하는 계약에 활용할 수 있습니다.
제안서와 견적서에 사용한 회사 로고와 색상을 계약 알림에도 적용하면 계약 단계에서도 일관된 인상을 줄 수 있습니다.
프랜차이즈 가맹 계약
가맹점주에게 계약서, 정보공개 관련 확인서, 운영 동의서 등을 보낼 때 가맹본부의 이름과 채널을 명확하게 표시할 수 있습니다.
인사·채용 업무
신규 입사자에게 근로계약서와 입사 서류를 보낼 때 인사팀 이름과 회사 로고를 적용할 수 있습니다.
입사자가 처음 보는 외부 서비스명만 표시되는 것보다 어느 회사의 입사 서류인지 이해하기가 쉽습니다.
보험·금융·의료 업무
동의서나 신청서처럼 수신인이 링크의 출처를 민감하게 확인하는 문서에 활용할 수 있습니다.
다만 브랜딩이 적용됐다는 이유만으로 피싱이나 보안 위험이 완전히 사라지는 것은 아닙니다. 수신인은 발신 주소, 계약 내용과 담당자를 함께 확인해야 합니다.
교육·컨설팅·회원 서비스
수강계약서, 컨설팅 계약서, 이용 동의서 등을 보낼 때 교육기관이나 서비스 브랜드의 이름과 안내 문구를 적용할 수 있습니다.
8. 브랜딩은 계약 체결률을 자동으로 높여주는 기능인가요?
회사 로고와 발신자명을 적용하면 수신인이 계약 요청의 출처를 파악하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
하지만 브랜딩 설정만으로 계약 체결률이 특정 비율만큼 높아지거나, 계약 시간이 반드시 단축된다고 단정할 수는 없습니다.
계약 체결 속도에는 다음과 같은 여러 요인이 영향을 줍니다.
▪️계약 조건에 대한 사전 협의 여부
▪️계약서의 길이와 난이도
▪️수신인의 내부 결재 절차
▪️알림이 발송되는 시간
▪️작성기한
▪️본인확인 방식
▪️담당자의 사전 안내
▪️미서명자에 대한 알림 재전송
따라서 브랜딩의 목적은 과장된 성과 수치를 만드는 것이 아니라, 고객이 계약 요청을 확인하는 순간의 이질감을 줄이고 발신 기업을 명확하게 인식하도록 돕는 데 있습니다.
실제 효과를 확인하고 싶다면 브랜딩 적용 전후로 다음 데이터를 비교해 보는 것이 좋습니다.
▪️발송 후 최초 열람까지 걸린 시간
▪️발신자 확인 관련 고객 문의 건수
▪️알림 재전송 횟수
▪️작성기한 내 서명 완료 비율
▪️계약 담당자의 안내 전화 횟수
9. 브랜딩을 적용해도 보안 기능은 그대로 유지됩니다
브랜딩은 이메일과 카카오톡 알림에 표시되는 회사 정보와 디자인을 설정하는 기능입니다.
브랜딩을 적용한다고 해서 계약 문서의 서명 방식이나 완료 문서의 보관 구조가 별도의 시스템으로 바뀌는 것은 아닙니다.
이싸인온은 완료 문서에 타임스탬프를 적용하고 문서 고유 해시값을 보관하며, 서명자의 열람 시점과 서명 시점, 접속 IP, 서명 요청부터 완료까지의 행위 이력을 기록합니다.
또한 서비스 운영에는 ISO/IEC 27001 인증 운영체계, CSAP 기반 Microsoft Azure 인프라, 저장 데이터 암호화와 TLS·HTTPS 전송 구간 보호가 적용됩니다.
다만 회사 로고를 적용했다고 해서 모든 계약의 법적 효력이 자동으로 보장되거나 분쟁에서 반드시 승소하는 것은 아닙니다.
전자계약의 효력과 증명력은 계약 내용, 당사자의 의사, 본인확인 방식, 서명 과정과 문서 보존 상태 등을 종합해 판단됩니다.
브랜딩은 고객 경험을 관리하는 기능이고, 타임스탬프와 문서이력인증서 등은 계약의 진행 과정과 원본 상태를 확인하기 위한 기능입니다.
두 기능은 서로 다른 목적을 갖고 함께 작동합니다.
10. 브랜딩 기능은 무료인가요?
브랜딩 기능은 적용 가능한 요금제를 이용하고 있다면 별도의 브랜딩 부가 옵션을 추가 결제하지 않고 사용할 수 있습니다.
그러나 모든 가입자와 모든 요금제에서 동일하게 제공되는 것은 아닙니다.
이메일 브랜딩
이싸인온 Business 요금제에서 제공됩니다.
카카오톡 채널 연동
현재 요금 안내에서는 Business 요금제의 고급 기능으로 제공되며, API 요금제에는 카카오 알림톡 커스터마이징이 포함되어 있습니다.
따라서 다음과 같이 표현하는 것이 가장 정확합니다.
이싸인온 이메일 브랜딩과 카카오톡 채널 연동은 해당 기능이 포함된 요금제에서 별도의 기능별 추가 비용 없이 이용할 수 있습니다.