근로계약서 미교부 위험, 이싸인온 카카오톡 전송으로 줄이는 방법

근로계약서를 작성했는데도 문제가 될 수 있을까요?

입사 첫날 근로자와 근로계약서를 작성하고 서명까지 마쳤습니다.

그런데 시간이 지난 뒤 근로자가 이렇게 이야기합니다.

“근로계약서를 받은 적이 없습니다.”

회사는 분명 계약서를 작성했다고 기억하지만, 근로자에게 언제 어떤 방법으로 전달했는지를 바로 확인하기 어렵습니다.

종이 계약서에 서명을 받는 것과 근로자가 계약 내용을 확인하고 보관할 수 있도록 계약서를 교부하는 것은 구분해서 관리해야 합니다.

계약서를 작성했더라도 회사만 보관하고 근로자에게 전달하지 않았다면 근로계약서 교부 의무를 제대로 이행하지 않은 것으로 판단될 수 있습니다.

따라서 근로계약 업무에서는 다음 두 가지를 함께 확인해야 합니다.

▪️근로조건을 명시한 계약서를 작성했는가

▪️완료된 계약서를 근로자에게 교부했는가

전자근로계약을 활용하면 계약서 작성뿐 아니라 전송, 열람, 서명과 완료 과정까지 기록으로 관리할 수 있습니다.

근로계약서 미교부, 가볍게 볼 수 없는 이유

근로기준법은 사용자가 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등 주요 근로조건을 명시하도록 규정하고 있습니다.

이 가운데 법에서 정한 사항은 근로자가 확인하고 보관할 수 있도록 서면으로 교부해야 하며, 여기에는 전자문서도 포함됩니다.

근로조건 명시와 서면 교부 의무를 위반하면 근로기준법에 따라 500만 원 이하의 벌금 대상이 될 수 있습니다.

기간제근로자나 단시간근로자의 경우에는 계약 기간, 근로일과 근로일별 근로시간 등 추가로 명시해야 하는 항목이 있으며, 이를 서면으로 명시하지 않으면 기간제법에 따른 과태료 대상이 될 수 있습니다.

다만 위반 사실이 있다고 해서 언제나 최고 금액이 부과되는 것은 아닙니다.

실제 처분은 근로형태, 누락된 항목, 위반 인원과 구체적인 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

중요한 것은 벌금이나 과태료 금액만이 아닙니다.

근로조건에 관한 분쟁이 발생했을 때 회사와 근로자가 어떤 내용으로 계약했고, 최종 계약서가 어떤 방식으로 전달되었는지를 확인할 수 있어야 합니다.

2026년 근로계약서, 이 내용부터 확인하세요

2026년 적용 최저임금은 시간당 10,320원입니다.

월 환산액 2,156,880원은 주 40시간 근무와 월 209시간을 기준으로 계산한 금액이므로, 모든 근로자의 월 기본급이 무조건 이 금액이어야 한다는 의미는 아닙니다.

근로시간과 임금 구성에 따라 최저임금 충족 여부를 별도로 계산해야 합니다.

근로계약서를 새로 만들거나 기존 양식을 수정할 때는 다음 항목을 확인하는 것이 좋습니다.

임금

임금의 구성항목, 계산방법과 지급방법을 구체적으로 기재합니다.

기본급과 각종 수당이 구분되어 있다면 항목별 금액과 지급 기준을 확인해야 합니다.

소정근로시간과 휴게시간

근무 시작과 종료 시간, 근로일과 휴게시간을 실제 근무 조건에 맞게 작성합니다.

근로시간이 4시간인 경우에는 30분 이상, 8시간인 경우에는 1시간 이상의 휴게시간을 근로 도중에 부여해야 합니다.

휴일

주휴일을 비롯해 근로자에게 적용되는 휴일과 조건을 확인합니다.

주휴일과 주휴수당은 소정근로시간과 출근 여부 등 법정 요건에 따라 적용될 수 있습니다.

연차 유급휴가

상시 근로자 5명 이상인 사업장이라면 근속기간과 출근율 등에 따른 연차 유급휴가 기준을 확인해야 합니다.

계약 기간과 근무 조건

기간제근로자는 계약 시작일과 종료일을 명확하게 작성합니다.

근무 장소와 담당 업무도 근로자가 실제 근무 조건을 확인할 수 있도록 구체적으로 기재하는 것이 좋습니다.

취업규칙이나 회사 내규를 적용할 수는 있지만, 법에서 계약서에 명시하고 교부하도록 정한 사항을 모두 “회사 내규에 따름”이라는 문구만으로 대신하는 것은 주의해야 합니다.

종이 계약서의 문제는 종이가 아니라 관리 방식입니다

종이 근로계약서도 법적 요건을 갖춰 작성하고 근로자에게 교부하면 사용할 수 있습니다.

문제는 근로자가 여러 현장에 흩어져 있거나 입사자가 자주 발생하는 환경에서 작성과 교부 여부를 체계적으로 확인하기 어렵다는 점입니다.

▪️현장관리자에게 전달한 계약서가 본사로 돌아오지 않습니다.

▪️근로자가 서명했지만 사본을 받았는지 확인하기 어렵습니다.

▪️서명이나 필수 항목의 누락을 회수한 뒤에야 발견합니다.

▪️담당자가 바뀌면 계약서 전달 과정을 확인하기 어렵습니다.

▪️필요한 계약서를 찾기 위해 서류함과 스캔 폴더를 다시 확인해야 합니다.

전자근로계약의 핵심은 종이를 없애는 데 있지 않습니다.

계약서를 언제 보냈고, 근로자가 언제 열람하고 서명했으며, 최종 문서가 언제 완료되었는지를 기록으로 관리하는 데 있습니다.

이싸인온 카카오톡 전송은 이렇게 작동합니다

이싸인온에서는 근로자의 휴대폰 번호를 입력해 근로계약서 서명 요청을 보낼 수 있습니다.

휴대폰 번호로 전송한 문서는 카카오톡을 통해 안내되며, 카카오톡 전송이 어려운 경우에는 문자메시지로 전달됩니다.

근로자는 별도의 이싸인온 계정을 만들거나 앱을 설치할 필요 없이 전달받은 링크를 열어 계약서를 확인하고 서명할 수 있습니다.

1. 기존 근로계약서를 그대로 사용합니다

회사에서 사용 중인 PDF, 워드 또는 한글 근로계약서를 이싸인온에 업로드합니다.

근로자명, 임금, 계약 기간, 근무 장소와 서명란 등 필요한 위치에 작성란을 배치합니다.

반드시 입력해야 하는 항목은 필수 작성란으로 설정해 누락 가능성을 줄일 수 있습니다.

2. 휴대폰 번호로 계약서를 전송합니다

근로자의 이름과 휴대폰 번호를 입력한 뒤 계약서를 전송합니다.

근로자는 카카오톡이나 문자로 도착한 링크를 눌러 모바일 화면에서 계약 내용을 확인할 수 있습니다.

이메일 주소를 이용한 전송도 가능합니다.

3. 근로자가 모바일로 확인하고 서명합니다

근로자는 자신의 임금, 근로시간과 계약 기간을 확인한 뒤 필요한 정보를 작성하고 서명합니다.

계약의 중요도와 회사 정책에 따라 휴대폰 본인확인 또는 접근 암호를 추가할 수도 있습니다.

4. 진행 상태를 확인합니다

인사담당자는 관리자 화면에서 계약서의 진행 상태를 확인할 수 있습니다.

문서를 아직 열어보지 않은 근로자와 열람했지만 완료하지 않은 근로자를 구분해 확인할 수 있어, 모든 근로자에게 일일이 전화하지 않아도 됩니다.

서명이 완료되지 않은 대상에게는 서명 요청 알림을 다시 보낼 수 있습니다.

5. 완료 문서와 이력을 관리합니다

모든 서명이 완료되면 완료된 계약서와 문서이력인증서를 확인하고 내려받을 수 있습니다.

근로자에게도 최종 계약서를 확인하고 보관할 수 있도록 안내하여 교부 절차까지 완료해야 합니다.

전자근로계약서를 도입할 때는 서명을 받은 것만으로 끝내지 않고, 근로자가 완료된 계약서를 수신하고 보관할 수 있도록 업무 절차를 구성하는 것이 중요합니다.

여러 명의 근로계약서는 대량전송으로 처리하세요

신규 입사자나 연봉계약 대상자가 많다면 대량전송 기능을 활용할 수 있습니다.

하나의 근로계약서 서식을 만든 뒤 엑셀 파일에 근로자별 정보를 입력하면, 각 근로자에게 자신의 근로조건이 반영된 개별 계약서를 전송할 수 있습니다.

다음과 같은 정보를 근로자별로 다르게 적용할 수 있습니다.

▪️이름과 연락처

▪️부서와 근무 장소

▪️계약 시작일과 종료일

▪️임금과 수당

▪️근로시간

▪️담당 업무

▪️기타 근로조건

동일한 양식의 계약서는 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있습니다.

여러 근로자의 계약서를 한 장의 파일로 공유하는 것이 아니라, 각 근로자에게 자신의 정보가 입력된 별도의 계약서가 전달됩니다.

대량전송 후에도 근로자별 열람과 서명 진행 상태를 각각 확인할 수 있습니다.

근로계약 업무를 함께 관리하는 사용자도 제한 없이 초대하세요

근로계약 업무는 한 명의 인사담당자만 처리하지 않는 경우가 많습니다.

채용 담당자가 입사자 정보를 등록하고, 인사담당자가 계약서를 발송하며, 현장관리자가 완료 여부를 확인해야 할 수 있습니다.

이싸인온은 함께 사용할 사용자를 인원 제한 없이 초대할 수 있으며, 사용자 추가에 따른 별도의 비용이 발생하지 않습니다.

조직과 부서를 설정하고 역할에 따라 문서 열람과 처리 권한을 구분할 수도 있습니다.

민감한 임금 정보가 포함된 근로계약서는 담당 부서만 볼 수 있도록 관리하고, 현장관리자에게는 필요한 범위의 권한만 제공하는 방식으로 운영할 수 있습니다.

계약서 만료와 미서명 문서도 한눈에 확인하세요

이싸인온 홈 화면에서는 진행 중인 문서와 작성 기한이 임박한 문서를 구분해 확인할 수 있습니다.

아직 완료되지 않은 문서에는 서명 요청 알림을 다시 보내거나 작성 기한을 연장할 수 있습니다.

다만 시스템이 근로계약 갱신을 자동으로 완료하거나 법적 리스크를 저절로 없애주는 것은 아닙니다.

회사는 근로 시작 전 계약 완료 여부를 확인하고, 계약 종료일이나 임금 변경 시점에 맞춰 새로운 계약서를 준비하는 내부 절차를 함께 운영해야 합니다.

전자계약은 담당자의 판단을 대신하는 기능이 아니라, 필요한 판단을 제때 할 수 있도록 정확한 현황을 보여주는 도구입니다.

전자근로계약의 신뢰성을 높이는 문서 기록

이싸인온은 계약서가 전송된 뒤 열람, 서명과 완료까지 발생한 주요 이력을 기록합니다.

완료된 문서에는 타임스탬프가 적용되며, 문서 고유 해시값을 보관해 완료 이후 문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 지원합니다.

문서이력인증서에서는 다음과 같은 정보를 확인할 수 있습니다.

▪️계약 참여자

▪️문서 전송과 열람 시점

▪️서명과 완료 시점

▪️접속 IP

▪️인증 수단

▪️브라우저와 운영체제 등 접속 환경

▪️문서 처리 과정의 주요 이력

이러한 기록은 근로계약서가 어떤 과정으로 작성되고 완료됐는지를 확인하는 자료로 활용할 수 있습니다.

다만 문서이력인증서가 모든 분쟁에서 회사의 승소를 보장하거나, 근로계약 관련 법적 책임을 자동으로 없애주는 것은 아닙니다.

전자근로계약서의 내용과 체결 절차가 관계 법령에 부합해야 하며, 근로자에게 최종 계약서를 교부하는 절차도 함께 지켜야 합니다.

카카오톡 전송으로 교부 과정까지 관리하세요

근로계약서 미교부 문제를 예방하기 위해 필요한 것은 빠른 서명만이 아닙니다.

▪️근로자가 계약 내용을 확인했는지

▪️언제 서명을 완료했는지

▪️최종 계약서를 확인하고 보관할 수 있는지

▪️회사가 완료 문서와 처리 이력을 관리하고 있는지

이 모든 과정을 함께 확인해야 합니다.

이싸인온을 활용하면 근로계약서를 카카오톡으로 간편하게 전달하고, 진행 상태와 완료 문서를 한곳에서 관리할 수 있습니다.

계약서를 분명히 전달했을 것이라는 기억에 의존하지 말고, 작성부터 교부까지 확인할 수 있는 기록을 남겨보세요.

이싸인온에 처음 가입하면 한 달 동안 30건을 무료로 이용할 수 있습니다.

현재 사용하고 있는 근로계약서를 업로드하고, 카카오톡 전송과 모바일 서명을 직접 시작해 보세요.

근로계약서는 서명받는 것에서 끝나지 않습니다. 근로자가 확인하고 보관할 수 있도록 전달하는 과정까지 관리해야 합니다.

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