5년 전 계약서도 1초 만에 검색! 전자계약 라벨 기능으로 스마트하게 관리하세요

전자계약 라벨 기능, 5년 전 계약서도 1초 만에 찾는 스마트한 문서 관리 🏷️

계약 담당자라면 이런 요청을 한 번쯤 받아보셨을 것입니다.

“3년 전에 체결했던 그 계약서요.”

“이번 달 갱신 대상 계약만 정리해서 주세요.”

그때마다 폴더를 열고, 파일명을 확인하고, 문서를 하나씩 열어보며 찾는 작업이 반복됩니다.

짧게는 20분, 길게는 몇 시간이 소요되기도 합니다.

계약서가 부서별로 흩어져 있고, 파일명 기준도 담당자마다 다르다면 이런 상황은 더욱 자주 발생합니다.

이제는 전자계약 솔루션의 ‘라벨(Label) 기능’으로 이러한 계약 관리 고민을 해결할 수 있습니다.

라벨 기능이란 무엇인가요?

라벨 기능은 계약서나 문서에 태그 형태의 라벨을 부여해 분류·관리하는 기능입니다.

이메일에서 라벨로 메일을 구분하듯, 전자계약 문서에도 계약 유형, 부서, 진행 상태 등 원하는 기준을 붙일 수 있습니다.

📌 계약서 하나에 여러 개의 라벨을 동시에 적용할 수 있어 폴더 기반 관리보다 훨씬 유연한 관리가 가능합니다.

쉽게 말해, 계약서에 디지털 스티커를 붙여 관리하는 방식입니다.

라벨 활용 예시

계약 유형별

▪️공급계약

▪️유지보수계약

▪️제휴계약

▪️위탁계약

부서별

▪️영업팀

▪️인사팀

▪️구매팀

▪️법무팀

진행 상태별

▪️서명대기

▪️검토중

▪️체결완료

▪️갱신대상

중요도별

▪️중요계약

▪️장기계약

▪️고위험계약

이처럼 라벨을 설정해두면 파일명을 기억하지 않아도, 폴더 구조를 알지 못해도

조건 선택만으로 계약서를 즉시 검색할 수 있습니다.

실무에서는 이렇게 달라집니다.

1. 계약서 검색 시간이 획기적으로 줄어듭니다 ⏱️

과거에는 ‘2022년 체결된 유지보수 계약’을 찾기 위해 문서를 하나씩 열어봐야 했습니다.

라벨이 설정되어 있다면

▪️연도 라벨 선택

▪️계약 유형 라벨 선택

이 두 단계만으로 원하는 문서를 바로 확인할 수 있습니다.

수십 분 걸리던 작업이 몇 초 안에 끝나는 경험을 하실 수 있습니다.

2. 라벨은 업무 자동화의 기준이 됩니다 ⚙️

라벨은 단순한 분류 기능을 넘어 업무 흐름을 자동화하는 기준으로 활용할 수 있습니다.

▪️‘서명대기’ 라벨: 담당자에게 리마인드 알림

▪️‘중요계약’ 라벨: 관리자 검토 프로세스 연결

▪️‘갱신대상’ 라벨: 만료 전 관리 대상 자동 분류

라벨을 기준으로 업무 정책을 설정하면 계약 누락이나 일정 지연을 효과적으로 방지할 수 있습니다.

3. 계약 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다 👀

“현재 진행 중인 계약은 몇 건인가요?”

“서명 완료된 문서만 보고 싶습니다.”

라벨 기능을 활용하면 이런 질문에 즉시 답할 수 있습니다.

▪️진행 상태별 계약 현황

▪️부서별 계약 분포

▪️계약 유형별 문서 현황

내부 보고나 감사 대응 시에도 계약 현황을 빠르고 정확하게 정리할 수 있습니다.

계약서를 ‘문서’가 아닌 ‘디지털 자산’으로 관리합니다

계약서는 단순히 보관하는 문서가 아니라 기업의 중요한 디지털 자산입니다.

라벨 기능을 활용하면 다음과 같은 변화가 가능합니다.

▪️표준화: 전사 공통 기준으로 계약 관리

▪️추적성: 생성부터 체결·보관·만료까지 전 과정 관리

▪️보안 강화: 라벨 기준 접근 관리 가능

▪️인수인계 용이: 담당자 변경 시에도 업무 공백 최소화

▪️감사 대응: 조건별 계약서 즉시 추출

개인의 기억과 경험에 의존하던 계약 관리가 조직의 시스템으로 전환됩니다.

이싸인온 라벨 기능의 강점

이싸인온은 전자서명만 제공하는 솔루션이 아닙니다.

계약 관리 전 과정을 고려한 전자계약 플랫폼입니다.

▪️직관적인 UI로 빠른 적응

▪️계약서 하나에 여러 라벨 적용 가능

▪️강력한 검색 및 필터 기능

▪️전자서명법, 전자문서 및 전자거래기본법 기준 충족

▪️위변조 방지 기술 적용으로 안전한 문서 보관

정리하며

라벨 기능은 단순히 문서를 정리하는 기능이 아닙니다.

✔ 계약서를 빠르게 찾고

✔ 업무 흐름을 체계화하며

✔ 조직 전체의 계약 관리 수준을 끌어올리는 핵심 관리 기능입니다.

계약 관리에 더 이상 시간을 낭비하지 마세요.

필요한 계약서를 바로 찾을 수 있는 환경, 이싸인온 라벨 기능으로 시작해보시기 바랍니다.

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