보안·경호업 전자계약 대량전송으로 근로계약·서약 일괄 처리
"현장은 멀고 서류는 쌓인다?"
경비 용역계약·보안서약서·배치 확인서, 대량전송 전자서명으로 규정 준수까지 한 번에
고객의 안전을 책임지는 보안·경호업, 하지만 회사의 행정 안전은 지켜지고 있나요?
전국 각지에 흩어진 현장, 24시간 교대 근무, 수시로 발생하는 인력 배치 변경까지.
보안·경호업의 업무 환경은 그 어느 곳보다 역동적입니다.
하지만 이러한 현장의 속도를 따라가지 못하는 것이 바로 종이 계약과 서류 관리입니다.
특히 경비업법과 개인정보보호법의 엄격한 규정 속에서, “누가, 언제, 어디에서 근무했는지, 어떤 서약과 계약을 했는지”를 정확히 남기는 일은 선택이 아니라 필수입니다.
▪️계약서 분실로 인한 분쟁
▪️서명 위조·대리서명 의심 사례
▪️보관 기한 미준수로 인한 과태료
▪️긴급 투입 인력에 대한 계약·서약 미체결
여기에 현장 인력 수가 수십·수백 명으로 늘어나면, 한 명씩 계약서를 작성·회수하는 방식으로는 더 이상 감당하기 어려워집니다.
이 글에서는 보안·경호업 담당자님들이 가장 고민하시는 "전국 현장 인력과 쏟아지는 서류, 어떻게 규정 지키면서 관리할 수 있을까?"라는 질문에 대해,
전자서명 솔루션 이싸인온의 ‘대량전송 기능’을 중심으로 A to Z를 정리해 드립니다.
1. 보안·경호업 현장에서 반복되는 문제들
1) 시간과 장소의 제약
경비원들은 본사에 모여 있지 않습니다.
서울 본사, 인천 물류센터, 부산 항만, 지방 공장, 빌딩, 아파트 단지까지 현장은 전국 단위로 흩어져 있습니다.
▪️야간·새벽 근무자와의 근로계약·배치 확인서 체결이 어렵고
▪️긴급 인력 투입이 필요할 때, 계약이 먼저가 아니라 “일단 투입부터” 되는 경우도 있습니다.
▪️본사 담당자는 현장을 돌며 서류를 회수하는 데만 하루를 쓰기도 합니다.
결국, “사람은 현장에서 일하고 있는데, 서류는 본사에 쌓여 있는 구조”가 반복됩니다.
2) 끝없이 쌓이는 서류와 보관 부담
보안·경호업체가 관리해야 하는 문서는 생각보다 훨씬 많습니다.
▪️경비 용역 계약서
▪️근로계약서
▪️보안서약서
▪️배치 확인서
▪️교육 이수 확인서
▪️장비 인수인계서
직원 1명당 5~10종의 서류가 필요하고, 직원 수가 100명·300명·500명으로 늘어나면 “1년에 몇 장?”이 아니라 “1년에 몇 천 장” 단위로 서류가 쌓입니다.
▪️법정 보관기간(3~5년) 때문에 쉽게 버리지도 못하고
▪️캐비닛과 창고는 빠르게 한계에 도달합니다.
▪️특정 직원·특정 현장 자료를 찾으려면 박스를 뒤집는 일이 일상이 됩니다.
3) 법적 리스크와 규정 준수 부담
경비업법, 근로기준법, 개인정보보호법은 모두 “계약·서약·교육 이력”을 중요하게 봅니다.
▪️근로계약서 미보관·미작성
▪️보안서약서 누락
▪️배치 내용과 실제 근무지 불일치
▪️교육 이력 증빙 불명확
이런 문제들은 감사나 점검, 분쟁 발생 시 직접적인 법적 책임으로 이어질 수 있습니다.
2. 보안·경호업에서 필수로 다루는 문서들
보안·경호업에서 전자계약·전자서명이 적용될 수 있는 문서는 매우 다양합니다.
📋 대고객 계약 문서
▪️경비용역계약서
▪️시설보안·호송경비 등 보안서비스 제공계약서
▪️경비계획서 및 승인서
👥 직원 관리 문서
▪️근로계약서
▪️보안·비밀유지 서약서
▪️배치 확인서(근무지·근무 형태 확정)
▪️법정 의무교육 이수 확인서
▪️장비 인수인계서(무전기·제복·출입카드 등)
🤝 협력업체 및 파트너 문서
▪️하도급 계약서
▪️보안·안전관리 협약서
▪️기밀유지 협약서(NDA)
📊 현장 운영·증빙 문서
▪️근무일지
▪️사고 보고서
▪️순찰 확인서
▪️인계인수서
이 문서들은 대부분 “한 사람에게 한 번씩”이 아니라, “여러 명에게, 여러 번 반복해서” 작성해야 하는 문서입니다.
그래서 보안·경호업에서는 단순 전자서명뿐 아니라 ‘대량전송 기능’이 핵심이 됩니다.
3. 왜 지금, 보안·경호업에 ‘대량전송 전자서명’이 필요한가?
1) 한 번에 50명, 100명에게 계약·서약·확인서 발송
보안·경호업의 전형적인 상황은 이렇습니다.
▪️특정 현장의 근무 형태가 바뀌어 전체 인원에게 새로운 배치 확인서를 받아야 할 때
▪️경비 인력 100명에게 보안서약서와 개인정보보호 서약서를 일괄 갱신해야 할 때
▪️연초에 전 직원 근로계약서를 다시 체결해야 할 때
종이 계약이라면?
① 양식 출력 → ② 나눠주기 → ③ 작성 여부 확인 → ④ 회수 → ⑤ 누락 인원 체크 → ⑥ 다시 독촉
이 과정을 현장·시간대별로 반복해야 합니다.
이싸인온의 대량전송 기능을 사용하면, 이 모든 과정을 이렇게 바꿀 수 있습니다.
① 엑셀로 인력 명단 업로드
② 계약서·서약서 템플릿 선택하여 발송
③ 개별 경비원에게 카카오톡·문자·이메일로 자동 발송
④ 미서명자만 골라서 자동 재알림
100명을 대상으로 하는 업무도, 1명을 대상으로 하는 것과 거의 같은 시간에 끝납니다.
4. 대량전송 전자서명, 도입 전·후 비교
📌 보안·경호업 인력관리, 이렇게 달라집니다
구분 | 기존 방식 (종이·수기·개별 관리) | 이싸인온 대량전송 전자서명 |
|---|---|---|
근로계약/서약 진행 | 직원별로 개별 설명·서류 전달·회수 | 템플릿 한 번 설정 후 전 직원에 일괄 발송 |
발송 대상 관리 | 엑셀·수기 체크, 누락 인원 발생 | 엑셀 업로드로 자동 대상 매칭 |
서명 회수 | 직접 수거·우편·팩스, 회수까지 수일 소요 | 모바일 서명으로 평균 1일 이내 회수 |
미서명자 독촉 | 전화·카톡·현장 방문으로 수작업 독촉 | 미서명자 자동 필터링 + 재알림 발송 |
보관 | 캐비닛·창고에 종이 보관 | 클라우드에 직원별·현장별 자동 분류 보관 |
검색 | “이 직원 서약서 어디 있지?” 박스 뒤지기 | 이름·현장·날짜로 5초 이내 검색 |
법적 증빙 | 서명 원본 훼손·분실 위험 | 서명 이력·로그·타임스탬프까지 자동 보관 |
결론적으로, 대량전송 기능은 “인사팀·운영팀의 하루를 통째로 바꿔주는 기능”입니다.
5. 전자계약의 법적 효력, 보안·경호업에서도 문제 없나요?
많은 분들이 여전히 이런 질문을 하십니다.
“경찰서나 법원에 제출해도 인정되나요?”
“대량으로 보냈다고 해서 효력이 떨어지진 않나요?”