공유오피스 입주계약, API로 자동 발송·회수하는 시스템 구축
입주 계약부터 무인 운영까지, 핵심은 ‘API 기반 계약 자동화’입니다
공유오피스·소호사무실 시장은 빠르게 확장되고 있습니다.
특히 입주 문의 → 투어 → 계약 → 결제 → 출입권한 발급까지의 속도를 얼마나 자동화하느냐가 운영 효율을 좌우합니다.
하지만 많은 운영사가 여전히 종이 계약서·대면 서명·수동 안내 메시지에 의존하고 있어 무인 운영, 셀프 입주 시스템, 야간·주말 계약이 현실적으로 어렵습니다.
지금 필요한 것은
“직원이 없어도 계약이 자동으로 발송되고 자동으로 회수되는 시스템”,
즉 API 기반 계약 자동화입니다.
오늘은 공유오피스·소호사무실에서 반드시 활용해야 할 이싸인온 API 기반 ‘계약 자동 발송·관리 시스템’ 구축 전략을 안내드립니다.
1. 현재 입주 계약 프로세스의 한계
대부분의 공유오피스 계약 프로세스는 다음과 같습니다.
▪️고객 정보 수집
▪️계약 조건 안내
▪️계약서 출력 또는 PDF 발송
▪️대면 서명 또는 방문 요청
▪️계약서 스캔 및 보관
▪️보증금 확인
▪️출입 권한 설정
이 과정은 수동 업무가 매우 많아, 실제로 직원 1명이 계약 프로세스만 담당하는 경우도 많습니다.
종이·수동 운영이 가진 구조적 문제점
1) 무인 운영이 불가능함
밤이나 주말에 입주를 원하는 고객은 결국 ‘직원 대기’를 필요로 합니다.
2) 전환율 낮음
고객이 “지금 계약하고 싶다”고 해도 계약서는 영업시간 외에는 발송할 수 없습니다.
3) 인건비 증가
계약 프로세스를 위해 상주 인력이 필요하여 운영 비용이 증가합니다.
4) 매번 반복되는 서류 작성·안내
같은 동의서와 약정서를 계속 보내고, 회수하고, 정리하는 반복 업무가 소모적입니다.
5) 분쟁 시 증빙 부족
서명 시각, 서명 과정, 열람 여부 등이 객관적으로 관리되지 않아 문제가 될 수 있습니다.
2. 이제 계약은 ‘API가 자동으로’ 보냅니다
공유오피스 운영에 최적화된 ‘API 기반 계약 자동화 시스템’
이싸인온 API를 활용하면, 직원이 일일이 계약서를 만들고 보내는 단계 자체를 완전히 자동화할 수 있습니다.
3. API 자동화가 해결하는 핵심 문제
1) 24시간 무인 계약 체결 시스템 구축
▪️직원 부재 시간대에도 자동 발송
▪️외국인·비대면 고객도 즉시 계약 진행 가능
고객은 QR코드 스캔만으로 계약서에 접근하고, 모바일로 3~5분 안에 서명을 완료할 수 있습니다.
2) 계약 발송 → 서명 회수 → 보관까지 전 과정 자동화
API는 고객 정보가 들어오는 순간 자동으로 계약 프로세스를 시작합니다.
더 이상 직원이 파일을 만들고 보낼 필요가 없습니다.
3) 계약 조건에 따라 다양한 템플릿 자동 선택
▪️1인실, 2인실, 4인실
▪️고정석·자유석
▪️월·연 계약
▪️외주업체용 부가약정
▪️입주사 대표자 정보 포함 여부
이 모든 템플릿을 조건값에 따라 API가 자동으로 선택합니다.
4) 갱신·연장도 자동 발송
▪️계약 만료 30일 전 → API가 갱신 계약서 자동 발송
▪️연장 조건 변경 시 → 자동으로 새로운 계약서 생성
▪️고객이 서명하면 → 자동으로 출입 권한 연장 갱신 누락률이 사실상 0%가 됩니다.
5) 미납 안내도 자동 발송
고객의 결제/입금 상태를 기존 PG나 ERP와 연동하면
▪️미납 3일 차 → 자동 안내
▪️미납 7일 차 → 자동 재안내
▪️미납 장기 고객 → 자동 계약 정지 알림까지 자동화할 수 있습니다.
6) 출입·보안 시스템과 완전 연동
계약 완료 → 출입 권한 즉시 부여
해지 완료 → 자동 권한 회수
API로 기존 출입 관리 시스템(도어락, QR, IoT 게이트 등)과 연결하여 진정한 무인 입주·무인 운영이 가능해집니다.
4. API 자동화 도입 시 기대 효과
1) 계약 소요 시간 30~60분 → 5분
고객의 스마트폰 하나면 즉시 계약 완료 가능합니다.
2) 운영 비용 절감
▪️계약 담당 인력 투입 시간 월 60~80시간 → 10시간 이하
▪️종이·보관·출력 비용 0원
▪️야간·주말 인력 대기 비용 제거
3) 계약 전환율 상승
투어 직후 바로 계약 가능하기 때문에 전환율이 최소 30% 이상 상승합니다.
4) 자동화된 계약 관리
API로 계약 데이터가 CRM·결제·출입 시스템에 자동 저장되어 정확한 운영이 가능합니다.
5) 문서 관리 스트레스 해소
모든 계약서는 자동으로 클라우드에 보관되며 검색·다운로드가 즉시 가능합니다.
5. API 연동이 가능한 대표 기능
기능 | API 가능 여부 | 설명 |
|---|---|---|
계약 자동 생성 | ✔ | 계약 템플릿 + 고객정보 자동 결합 |
계약 자동 발송 | ✔ | SMS·카카오톡·이메일 자동 발송 |
서명 상태 조회 | ✔ | 미열람·미서명·완료 여부 실시간 |
계약 완료 이벤트 Webhook | ✔ | 출입 시스템·결제 시스템 자동 처리 |
계약서 자동 보관 | ✔ | 이싸인온 보관함 및 외부 서버 저장 |
대량 전송 | ✔ | 다수 입주사 동시 발송 |
갱신 자동화 | ✔ | 만료 일정 기반 자동 발송 |