출원 기한과 분쟁 리스크를 동시에 잡는 전자서명 보안 가이드
출원 기한과 분쟁 리스크를 동시에 잡는 전자서명 보안 가이드
위임장·발명자 동의서·NDA, 이싸인온 본인인증·문서 이력 인증으로 안심 처리하기
특허 출원 업무에서 가장 무서운 순간은 **“출원 마감은 내일인데, 아직 위임장이 안 왔다”**일 때입니다.
해외 발명자는 시차 때문에 회신이 늦고, 고객사는 내부 결재 때문에 서명을 미루고, 우편으로 보낸 위임장은 어디쯤 있는지 알 수 없습니다.
이때 가장 중요한 것은 두 가지입니다.
제때 서명을 받는 속도
나중에 분쟁이 생겨도 흔들리지 않는 보안·증빙
이싸인온 전자서명을 사용할 때, ① 서명 시 본인인증과 ② 문서 이력 인증(감사추적) 기능을 활용해서 출원 기한을 지키고, 법적 리스크까지 줄이는 방법을 안내해 드리겠습니다.
1. 특허 문서에서 ‘보안·증빙’이 특히 중요한 이유
특허 업무에서 주로 다루는 문서들은 모두 **“나중에 분쟁이 나면 반드시 다시 꺼내 보게 되는 서류”**입니다.
▪️특허출원 위임장
▪️발명자 출원 동의서
▪️비밀유지계약(NDA)
▪️공동출원 동의서, 양도증서, 라이선스 계약 등
이 문서들은 보통 다음과 같은 리스크를 안고 있습니다.
1. 서명자 진위 여부 논쟁
“실제로 본인이 서명한 것이 맞는지”
“대리 서명이 아니었는지”
2.서명 이후 문서 내용 변경 의혹
“서명 이후 조항이 바뀐 것 아니냐”
“우리가 본 버전과 다른 것 같다”
3. 제출 시점·기한 관련 분쟁
“그 날짜에 정말 동의했는지”
“기한 내에 위임장이 준비됐는지”
이싸인온 전자서명은 이 지점을 정확히 겨냥해, 본인인증과 문서 이력 인증으로 “누가, 언제, 어떤 내용에” 동의했는지를 남겨줍니다.
2. 이싸인온으로 안전하게 처리하는 특허 문서들
특허법인·변리사에서 이싸인온으로 전환하기 좋은 대표 문서는 다음과 같습니다.
▪️특허·상표·디자인 출원 위임장
▪️발명자 동의·확인서
▪️NDA(비밀유지계약)
▪️공동출원·권리양도 동의서
▪️라이선스·기술이전 계약서
▪️우선권·심사청구 관련 동의서 및 안내 확인서
이 문서들을 전자서명으로 처리할 때 핵심은, “누가(본인인증) + 언제·어디서·어떻게(문서 이력) 서명했는지” 나중에 객관적으로 증명할 수 있어야 한다는 점입니다.
3. 서명 시 본인인증: “누가 서명했는지”를 분명하게 남기기
이싸인온 전자서명은 문서마다 본인인증 수단을 선택할 수 있습니다.
특허 업무에서는 보통 다음과 같이 설정하는 것을 권장합니다.
1) 사용 가능한 본인인증 수단 예시
▪️휴대폰 본인인증(가장 많이 사용)
출원인, 발명자, 담당자 신원 확인에 활용 국내 개인·기업 담당자에게 적합
▪️이메일 인증 + 접근 비밀번호
해외 발명자, 외국계 고객사 담당자에게 유용 메일 링크 + 개별 비밀번호로 2단계 보호
▪️공동인증서(구 공인인증서) 전자서명
기업 법무팀, 공공기관과 계약 시 신뢰도 강화 용도
▪️카카오톡 알림 + 본인인증 연동
연락이 잦은 국내 담당자에게 빠른 안내 및 서명 요청 용도
2) 특허 업무 상황별 본인인증 설정 팁
1. 긴급 국내 출원(위임장, 동의서 등)
휴대폰 본인인증 + 서명 조합 권장
“언제, 누구 휴대폰을 통해 서명했는지” 로그로 남기기 좋습니다.
2. 해외 발명자·해외 출원 의뢰인
이메일 인증 + 접근 비밀번호
타임존이 달라도 링크만 전달하면 바로 서명 가능
필요하면 영상회의와 함께 진행하고, 그 사실을 이력에 기록해 둘 수도 있습니다.
3. 대기업·공공기관 법무팀과의 NDA·라이선스 계약
휴대폰 본인인증 또는 공동인증서
내부 규정 상 ‘강한 본인확인 수단’을 요구하는 경우에 대응 가능합니다.
단순 서명이 아니라, “본인이 맞다는 것”을 한 번 더 확인하는 절차가 나중에 분쟁이 생겼을 때 가장 강력한 방패가 됩니다.
4. 문서 이력 인증(감사추적): “언제·어디서·어떻게”를 남기는 기록
이싸인온에서 문서를 전자서명으로 완료하면, 계약서 PDF뿐 아니라 **‘문서 이력 인증서’**가 함께 생성됩니다.
이 이력 인증서에는 다음과 같은 정보가 자동으로 담깁니다.
문서가 생성·발송된 시각
▪️각 서명자가 열람한 일시
▪️각 서명자가 서명 완료한 일시
▪️사용된 본인인증 방식 (휴대폰 인증, 이메일 인증 등)
▪️문서가 완료·보관된 시각(타임스탬프) 등 문서에 관한 모든 이력 추적
1) 이 기록이 왜 중요할까?
고객사와의 이견 대응 “우리는 그런 내용에 동의한 적이 없다”라고 주장할 때, 해당 고객이 어떤 문서를 언제 열람했고, 어느 페이지를 확인한 뒤 서명했는지 객관적으로 제시할 수 있습니다.
출원 기한 및 시간 관련 분쟁 대응 출원 마감일 직전에 받은 서명이라도 “○월 ○일 ○시 ○분에 위임장이 전자서명으로 완료됐다”는 기록을 근거로 남길 수 있습니다.
특허권 양도·라이선스 관련 분쟁 “양도에 동의한 시점”이 쟁점이 될 때 이싸인온 이력 인증서가 시간·행위에 대한 제3자적 증빙 역할을 합니다.
내부 컴플라이언스 및 감사 대응 로펌·특허법인 내부 품질 관리, ISO·정보보호 인증, 고객사 감사 요청에 “전자 문서 + 이력 인증서” 세트를 하나의 완전한 증거 패키지로 제출할 수 있습니다.
전자서명은 “사인” 그 자체보다, 그 사인이 언제·어떤 방식으로 이루어졌는지 남겨주는 기록이 진짜 가치입니다.
이싸인온의 문서 이력 인증은 그 역할에 맞춰 설계되어 있습니다.
5. 특허 업무 플로우 안에 보안 기능을 자연스럽게 넣는 방법
특허법인이 이싸인온을 도입할 때, 다음과 같은 흐름으로 세팅하면 실무에서 가장 편리합니다.
STEP 1. 자주 쓰는 문서 템플릿 등록
▪️특허·상표·디자인 출원 위임장
▪️발명자 동의·확인서
▪️NDA, 양도증, 공동출원 합의서 등
각 템플릿에 서명란·날짜·체크박스를 미리 넣어두면 건마다 편집할 필요가 없습니다.
STEP 2. 문서별 본인인증 정책 정하기
▪️위임장, 양도증 등 권리관계가 직접적으로 걸린 문서
휴대폰 본인인증 필수로 설정
▪️간단 안내·동의 수준 문서
이메일 + 비밀번호 정도로 가볍게 설정
※ 내부 규정으로 “문서 유형별 최소 본인인증 강도”를 정해두면 관리가 훨씬 수월합니다.
STEP 3. 발송 후, 진행 현황 모니터링
이싸인온 대시보드에서 다음을 한눈에 확인할 수 있습니다.
누가 아직 문서를 열람하지 않았는지, 누가 열람만 하고 서명을 안 했는지, 어떤 문서가 언제 완료됐는지, 필요 시 리마인드 알림을 바로 보내 출원 마감 전까지 서명을 받아낼 수 있습니다.
STEP 4. 서명 완료 후, 문서 + 이력 세트로 보관
전자서명 완료된 문서(PDF), 문서 이력 인증서(Audit Trail) 두 파일을 **한 건의 사건번호(또는 고객사명)**로 묶어 관리하면, 이후 특허청 제출·소송·감사 시에 그대로 활용할 수 있습니다.
6. 자주 받는 질문(Q&A)
Q1. 전자 위임장도 특허청에서 문제 없이 받아주나요?
전자서명으로 작성한 위임장은 PDF로 출력하거나 파일 그대로 전자출원 시스템에 첨부해 제출하면 됩니다.
법적으로는 전자문서·전자서명도 종이 문서와 동일한 효력이 인정되며, 오히려 이력 인증 기록 덕분에 진정성립 입증에 유리한 경우가 많습니다.
Q2. 인감도장 날인 대신 전자서명만으로 괜찮을까요?
네. 중요한 것은 **“본인이 맞는지, 문서가 변경되지 않았는지 증명할 수 있는가”**입니다.
이싸인온은 휴대폰 본인인증, 이메일 인증 등으로 서명자를 확인하고, 타임스탬프·해시값·이력 인증서로 위변조 여부를 검증할 수 있기 때문에 실무에서 충분한 증거력으로 인정받을 수 있습니다.
Q3. 고객이 전자서명을 부담스러워할 때 뭐라고 설명하면 좋을까요?
다음과 같이 안내하시면 좋습니다.
“예전처럼 인감 찍고 우편으로 보내시는 방식 대신, 휴대폰 본인인증을 거친 전자서명으로 처리하면 시간은 단축되면서도 서명 이력과 인증 기록이 더 안전하게 남습니다. 나중에 분쟁이 생겨도 ‘언제, 어떤 내용에 동의하셨는지’ 명확히 확인할 수 있어 고객사 입장에서도 훨씬 안전한 방식입니다.”