평생교육원·디지털대학교·사이버대학교, 인감기능으로 안전한 서명 하기
온라인 교육이 일상이 된 지금도 행정팀 책상 위에는 여전히 직인 도장·인감카드·날인용 서류 뭉치가 쌓여 있지 않으신가요?
▪️장학금 관련 공문에 기관 직인을 찍기 위해 굳이 사무실에 들르거나
▪️서류를 인쇄해 결재선마다 도장을 받은 뒤 다시 스캔해 보관하거나
▪️“원본에 도장이 없어서 인정이 안 된다”는 피드백으로 재발행을 반복하는 일들까지요.
이싸인온 인감 기능을 활용해
▪️종이 인감 도장 의존도를 줄이고
▪️인감 분실·위변조 위험을 낮추고
▪️인감 사용 이력까지 체계적으로 관리하는 방법을 안내드립니다.
1. 교육기관 행정에서 ‘인감’이 특히 까다로운 이유
1) 기관 직인이 필요한 문서가 너무 많습니다
교육기관은 일반 기업보다 “기관 공식 직인”이 필요한 문서가 많습니다.
▪️총장/원장 명의 공문
▪️장학금·학자금 관련 확인서
▪️위탁교육·산학협력 계약
▪️위촉장·임명장
▪️각종 증명서 발급 동의·위임장 등
문서 종류가 많다 보니 인감 사용도 잦고, 그만큼 실물 인감 도장 관리 부담도 커집니다.
2) 도장을 찍기 위해 ‘사람과 종이’가 계속 움직입니다
▪️서류 출력 → 직인 찍기 위해 행정팀 방문 → 다시 스캔·발송
▪️외근·재택 중이라 직인을 찍지 못해 처리 일정이 지연
▪️결재는 전자결재로 끝났는데 “마지막 직인 때문에” 종이를 다시 인쇄
결국 전자결재와 종이 인감이 섞여 있는 애매한 상태가 됩니다.
3) 인감 분실·위변조 리스크
▪️인감 도장·스캔본이 메신저·메일로 돌아다니거나 예전 공문을 편집해 재사용하는 일이 발생하면 위변조·오남용에 대한 책임이 행정 담당자에게 돌아올 수 있습니다.
▪️ 그래서 많은 기관이 “인감을 더 안전하게, 전자적으로 관리할 수는 없을까?” 라는 고민을 하고 있습니다.
2. 교육기관에서 인감이 필요한 대표 문서들
이싸인온 인감 기능은 다음과 같은 문서들에 특히 잘 어울립니다.
1) 입학·등록·학사 관련
▪️입학·편입 합격 통보 공문
▪️학적 관련 확인서(휴학·복학 승인 안내 등)
▪️제3자 증명서 발급 동의서(학교 직인 포함 문서)
2) 장학·학자금·후원 관련
▪️교내·교외 장학금 추천·선정 공문
▪️장학금 수혜·지급 확인서
▪️학자금 대출·상환 관련 학교 확인서
▪️후원자/기부자 확인·감사 문서
3) 위탁·산학협력·강의 관련
▪️평생교육·위탁교육 계약서
▪️산학협력 협약서(MOU)
▪️겸임·초빙·외래강사 위촉장
▪️실습기관·현장실습 협약서
4) 증명·위임 관련
▪️각종 증명서 발급 위임장(기관 직인 포함)
▪️학생·교직원 대상 확인서(“학교 직인 날인” 요청 문서)
이 문서들에 공통적인 요구사항은 단 하나입니다.
“학교(기관)에서 공식적으로 발행한 서류라는 것을 인감으로 증명해야 한다.”