물류센터·3PL 전자 인수증 전자계약 아카이버 기능 이용하기

이싸인온 아카이버로 전자인수증·출고확인서를 자체 보관소에 저장하기

물류센터·3PL(Third Party Logistics)은 입고·보관·피킹·포장·출고·배송까지 모든 과정이 문서와 증빙으로 이어지는 산업입니다.

그래서 지금도 많은 현장에서 다음과 같은 고민이 계속됩니다.

종이 인수증이 언제, 어디에 있는지 알기 어렵고 출고확인서는 박스에 쌓여 창고 한 켠을 차지하고 분실·훼손 때문에 정산·분쟁 대응에 애를 먹고

전자계약을 도입하고 싶어도 “문서를 외부 클라우드에만 두어도 되나?” 하는 보안·정책 우려가 있는 상황입니다.

이싸인온은 이런 물류 현장의 고민을 해결하기 위해 전자서명 + 자체 보관 솔루션 ‘아카이버(Archiver)’ 를 함께 제공합니다.

▪️서명·체결은 이싸인온에서 전자서명으로 편하게 처리하고

▪️완료된 문서는 우리 회사가 지정한 내부 저장소에 자동 보관하는 구조입니다.

즉, “전자계약의 편리함은 유지하면서도, 최종 원본은 회사 보관소에 넣어두는 방식”이라고 이해하시면 쉽습니다.

1. 물류센터·3PL 문서, 왜 ‘우리 회사 저장소’에 있어야 할까요?

물류 문서는 단순 인수증이 아니라, 운임 정산·분쟁 대응·품질 관리·세무·감사까지 이어지는 핵심 증빙입니다.

① 수천·수만 건의 인수증을 외부에만 두기 불안한 이유

▪️화주사 규정: “인수증·출고확인서 원본은 우리 쪽 시스템에 보관해야 합니다.”

▪️내부 감사·심사: “증빙이 외부 솔루션에만 있으면 리스크입니다.”

▪️정보보안 정책: “계약·운송·거래 데이터는 사내망/전용 저장소에 존재해야 합니다.”

그래서 전자계약이 좋아 보이면서도, “모든 문서가 클라우드 안에만 있으면 어떡하지?”라는 걱정 때문에 도입을 망설이는 경우가 많습니다.

② 종이 인수증·출고확인서 보관의 한계

▪️인수증이 실제로 본사 정산팀까지 도착하는 데 2~3주~1달 소요

▪️박스 단위 보관으로 검색·열람이 거의 불가능

▪️장기 보관 의무 때문에 보관 공간·관리 인력 부담 증가

결국 “전자화는 하고 싶은데, 보관·보안·정책 때문에 고민”인 상황이 많습니다.

2. 이싸인온 아카이버란 무엇인가요?

이싸인온 아카이버(Archiver) 는 전자서명으로 체결된 문서를 이싸인온 클라우드 안에만 두지 않고, 고객사의 사내 저장소·전용 보관소로 자동 이관해 주는 자체 보관 솔루션입니다.

구성은 간단히 이렇게 이해할 수 있습니다. 현장(물류센터/기사/수취인)에서 이싸인온으로 전자 인수증·출고확인서를 서명합니다.

서명 완료와 동시에 문서 원본(PDF/A) + 감사추적인증서(이력 정보)가 고객사 아카이버 서버(회사 보관소)에 자동 저장됩니다.

이후 조회·다운로드·백업은 고객사 내부 시스템(WMS/TMS/정산시스템 등)에서 수행합니다.

즉, “전자서명은 이싸인온, 원본 보관은 우리 회사 아카이버”라는 하이브리드 구조입니다.

3. 어떤 문서들을 아카이버에 보관하면 좋을까요?

물류센터·3PL에서 자주 사용하는 문서 대부분이 전자서명 + 아카이버 보관 대상이 될 수 있습니다.

✅ 핵심 운영 문서

▪️물품 인수증 (입고/배송 인수, 화물 인도·수령 확인)

▪️출고확인서 (출고 수량·상태 확인)

▪️입고증 (검수·입고 확인)

▪️배송확인서 (최종 배송 완료 확인)

▪️반품 접수·검수 확인서

▪️운송지시서, 배차 관련 확인서

✅ 계약 및 관리 문서

▪️물류 위탁계약서 (화주 ↔ 3PL)

▪️운송계약서 (3PL ↔ 운송사)

▪️창고 임대계약서

▪️안전·작업허가서, 보안서약서

▪️외부 인력·방문자 출입 동의서

이 문서들을 전자서명으로 받고, 최종 보관은 아카이버(회사 내부 저장소)에 쌓이도록 설계하는 것이 핵심입니다.

4. 왜 ‘이싸인온 + 아카이버’ 구조가 더 안전할까요?

1) 전자서명의 편의성은 그대로, 데이터 소유권은 회사에

▪️서명은 이싸인온에서 → 모바일·태블릿·PC 어디서나 간편하게 진행합니다.

▪️하지만 서명 완료 후 → 문서 원본은 우리 회사 아카이브 서버로 자동 저장됩니다.

“사용은 클라우드처럼, 보관은 온프레미스처럼” 운영할 수 있습니다.

2) 보안·컴플라이언스 요구를 그대로 충족

▪️내부 보안 규정

▪️화주사의 계약 조건

▪️인증·심사(ISO, ISMS, 고객사 보안 심사 등) 에서 자주 나오는 요구사항 “문서 원본은 내부망·전용 저장소에 보관할 것” 아카이버를 사용하면 이 요건을 자연스럽게 충족할 수 있습니다.

3) 전자인수증의 법적 효력 + 자체 보관의 안정성

전자인수증·전자 출고확인서는 전자문서·전자거래 기본법, 전자서명법에 따라 종이와 동일한 효력을 가집니다.

여기에 아카이버 구조를 더하면, 서명 이력·본인인증·IP·시간 정보까지 포함된 감사추적인증서가 함께 저장되고

이 모든 데이터가 우리 회사 저장소에 보관되므로 전자문서의 법적 증거력 + 내부 보관 안정성을 동시에 확보할 수 있습니다.

5. 물류센터·3PL에서 아카이버를 도입했을 때 얻는 효과

✔ 1) “전자인수증 = 정산 데이터”를 즉시 연결

▪️기사·수취인이 모바일로 전자 인수증 서명

▪️서명 완료 즉시 아카이버에 저장 + WMS/TMS와 연동

▪️정산팀은 전자인수증을 바로 조회하고 운임 정산에 활용

운임 지급 지연 기간을 2~3주 → 며칠 단위로 줄일 수 있습니다.

✔ 2) 증빙 검색·제출 시간이 획기적으로 단축

▪️차량번호, 운송일자, 화주명, 센터명 등으로 검색

▪️수년 전 인수증도 몇 초 안에 조회·다운로드

▪️감사·분쟁·CS 대응 시, 종이 박스를 뒤질 필요가 없습니다.

✔ 3) 종이 보관실이 아닌, 디지털 보관소로 전환

▪️종이 인수증 박스를 쌓아두던 공간을 줄이고

▪️보관·파쇄·이관 등 종이 기반 관리 업무를 대폭 줄입니다.

▪️법정 보관기간(예: 5년 이상) 정책에 맞게 아카이버에서 장기 보관 전략을 세울 수 있습니다.

✔ 4) 화주·협력사에게 ‘보안·관리 체계’를 어필

▪️“우리 회사는 전자인수증을 전자서명 + 자체 아카이버에 보관합니다.”라고 설명할 수 있고

▪️RFP·제안요청서, 보안심사, 실사 때 전자문서 관리 구조를 명확하게 제시할 수 있습니다.

물류 위탁 파트너로서의 신뢰도와 경쟁력이 올라갑니다.

6. 이싸인온 아카이버 도입 방법 (물류센터·3PL 기준)

① 우선 적용 문서 선정

▪️물품 인수증

▪️출고확인서

▪️반품 검수 확인서 처럼 빈도 높고, 정산·분쟁에 직접 연결되는 문서부터 전자서명 + 아카이버 보관 대상으로 선정합니다.

② 전자서명 템플릿 구성

▪️기존 인수증·출고확인 양식을 이싸인온 템플릿으로 변환합니다.

▪️서명란, 체크박스, 날짜, 수량 등 입력 필드를 정의합니다.

③ 아카이버 연동 설계

▪️어디에 보관할지 정의 (사내 파일서버, NAS, 전용 아카이버 서버, 사내 스토리지 등)

▪️문서 저장 규칙 설정 (폴더 구조, 파일명 규칙, 보존 기간 등)

④ WMS/TMS·정산시스템과 연동

▪️전자인수증이 아카이버에 저장될 때 해당 문서 정보(문서ID, 차량번호, 운송일자 등)를 WMS/TMS·정산시스템과 함께 연동해 “문서 = 데이터” 구조를 만들어 줍니다.

⑤ 파일럿 → 전사 확대

▪️특정 센터·노선에서 파일럿 적용

▪️효과 검증 후, 센터·라인·협력사 단위로 단계적 확대

7. 물류센터·3PL, 전자서명과 ‘자체 보관’을 함께 가져가세요

물류센터·3PL에서 전자서명을 도입하면 현장 처리 속도가 빨라지고 종이 인수증 관리 부담이 줄고 정산·분쟁 대응이 쉬워집니다.

여기에 이싸인온 아카이버를 더하면, 전자인수증·출고확인서가 우리 회사 보관소에 안전하게 저장되고

보안·정책·규제 요구사항까지 함께 충족할 수 있습니다.

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