💼 인사담당자를 위한 근로계약 ‘대량전송’ 전자서명 실전 가이드
이싸인온(eSignon)으로 수십·수백 건 근로계약을 한 번에 끝내는 법
HR 담당자의 1년은 늘 근로계약 시즌으로 시작해 근로계약 시즌으로 끝난다고 해도 과언이 아닙니다.
입사 시 근로계약서, 인턴·계약직 계약서, 연봉계약 갱신까지…
매번 반복되는 업무는 대부분 이렇게 흘러갑니다.
계약서 작성 → 출력 → 서명 요청 → 회수 → 스캔/보관
문제는 이 과정이 단순히 번거로운 수준을 넘어 문서 분실, 서명 누락, 보관 리스크까지 만들어낸다는 점입니다.
계약서가 미서명 상태로 방치되거나, 퇴사자/재직자 파일이 뒤섞이고 나중에 분쟁이 생겼을 때 “최종본이 어디 있는지” 찾느라 시간을 쓰게 됩니다.
이제는 이런 방식에서 벗어나야 합니다.
근로계약 전자서명 + 대량전송 자동화는 더 이상 선택이 아니라, HR팀의 새로운 기본이 되고 있습니다.
이싸인온(eSignon)은 근로계약을 ‘대량전송’ 중심으로 설계한 전자계약 솔루션입니다.
수십, 수백 건의 근로계약서를 한 번에 발송하고, 서명·회수·보관까지 자동으로 처리할 수 있습니다.
🔹 근로계약, 왜 ‘대량전송’이 중요할까요?
근로계약 업무의 특징은 매우 분명합니다.
한 번에 여러 명과 계약해야 하고 서류 내용은 비슷하지만, 사람마다 조건(이름, 직급, 연봉, 기간)이 조금씩 다르고 기한 내 회수가 무엇보다 중요합니다.
이 상황에서 하나씩 이메일에 첨부해서 보내고, 엑셀로 수동 관리를 하면 HR 담당자의 하루는 순식간에 사라집니다.
이싸인온의 대량전송 기능은 이 지점을 정확하게 해결합니다.
같은 형식의 근로계약서를 여러 명에게 각자 다른 내용으로 한 번에 전송하고 서명 현황까지 자동으로 추적하는 것 모든 흐름을 시스템이 대신 처리해 줍니다.
🔹 이싸인온 ‘대량전송’으로 근로계약 보내는 흐름
근로계약을 예로, 실제 도입 시 전형적인 사용 흐름을 정리해보면 다음과 같습니다.
1) 근로계약 템플릿 등록
먼저 회사에서 사용하는 표준 근로계약서 양식을 이싸인온에 업로드합니다.
이름, 입사일, 직급, 연봉, 계약기간 등은 변수 필드로 지정
전자서명이 필요한 부분에 서명란을 만들어 둡니다.
이렇게 한 번만 설정해두면, 이후에는 같은 양식을 반복 사용하면서 직원별 정보만 자동으로 채워 넣을 수 있습니다.
2) 직원 정보 파일 업로드 (엑셀)
다음으로 인사팀에서 가지고 있는 직원 정보 엑셀 파일을 업로드합니다.
예를 들어,
이름, 이메일 또는 휴대폰 번호, 직급, 연봉, 계약 시작/종료일
등을 담은 엑셀을 올리면, 이싸인온이 각 사람에게 맞는 근로조건을 템플릿에 자동으로 삽입합니다.
즉, “한 개의 근로계약 양식”으로
“N명에게 서로 다른 내용을 담은 근로계약서”를 한 번에 만들어주는 방식입니다.
3) 한 번의 클릭으로 대량 발송
정보 매칭을 확인한 뒤, ‘대량 전송’ 버튼 한 번만 클릭하면 준비는 끝입니다.
각 직원에게는 이메일 / 문자 / 카카오톡 채널 등
회사에서 설정한 방식으로 근로계약 전자서명 링크가 전송됩니다.
직원은 카카오톡이나 문자 메시지, 메일에서 링크를 눌러 모바일/PC에서 바로 계약서를 확인하고 전자서명만 하면 됩니다.
별도의 회원가입이나 앱 설치, 프린트 과정이 필요 없습니다.
4) 미서명자 알림, 자동으로 해결
근로계약 업무에서 가장 시간이 많이 드는 부분이 바로 “미서명자 추적”입니다.
이싸인온에서는
누가 열람했고
누가 서명했으며
누가 아직 아무 동작도 하지 않았는지
이 모든 상태를 대시보드에서 한눈에 확인할 수 있습니다.
미서명자만 모아서 알림 재전송(리마인드 발송)도 클릭 몇 번으로 처리할 수 있기 때문에, 이전처럼 개별 연락이나 재발송으로 시간을 쓰지 않아도 됩니다.
5) 서명 완료 즉시 자동 보관
직원이 전자서명을 완료하면, 근로계약서는 즉시 클라우드에 자동 저장됩니다.
계약서 원본 파일
서명 이력
타임스탬프 정보
까지 함께 보관되므로, 나중에 노무 이슈가 발생했을 때, 해당 문서를 바로 꺼내 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.
더 이상 캐비닛, 파일 박스를 뒤지지 않아도 됩니다.
검색창에 이름만 입력하면, 몇 초 안에 찾을 수 있습니다.
🔹 전자서명, 법적 효력은 정말 괜찮을까요?
전자서명으로 근로계약을 진행할 때 가장 많이 받는 질문은 이것입니다.
“노무 분쟁이 생기면 전자서명 계약서도 증거로 쓸 수 있나요?”
이싸인온의 전자서명은 전자서명법과 전자문서·전자거래 관련 법령을 충족하는 방식으로 구현되어 있습니다.
서명 과정에서 **본인 인증(휴대폰, 이메일, 인증번호 등)**을 거치고
서명 일시, IP, 기기 정보가 자동 기록되며
문서 위·변조 여부를 확인할 수 있는 문서이력인증서 및 타임스탬프가 함께 발급됩니다.
이러한 기술적·법적 장치 덕분에 종이 계약서와 동일한 효력을 인정받을 뿐 아니라,
오히려
서명 시점
서명자
접속 환경
까지 모두 기록이 남기 때문에 증거 능력 측면에서 더 유리한 경우도 많습니다.
🔹 근로계약만이 아니라 HR 전체 문서에도 그대로 확장
대량전송 전자서명은 근로계약에만 국한되지 않습니다.
연봉계약서
비밀유지계약(NDA)
개인정보 수집·이용 동의서
재택근무·탄력근무 동의서
겸직·겸업 동의서
퇴직 관련 서류
등 반복적이고, 직원 전체 또는 다수에게 받아야 하는 HR 문서에 모두 적용할 수 있습니다.
한 번 구축해두면, **“올해 근로계약 끝났으니, 이번에는 전 직원 보안서약 전자서명으로 받자”**처럼
HR 안에서 다양한 문서를 연속적으로 디지털화 할 수 있습니다.
🔹 도입 후 인사팀이 체감하는 변화
이싸인온 대량전송 기능을 활용해 근로계약을 진행한 HR팀에서는 다음과 같은 변화를 공통적으로 이야기합니다.
“이전에는 근로계약 시즌마다 한 달이 걸렸던 업무가, 이제는 며칠 안에 끝납니다.”
“문서 회수 때문에 야근하던 시기가 끝났습니다.”
“누가 서명했는지 엑셀로 관리하던 시간 자체가 사라졌습니다.”
“인사팀에서 진짜 ‘사람’과 관련된 일을 할 시간이 생겼습니다.”
즉, 이싸인온은 단순히 종이를 없애는 솔루션이 아니라, HR팀의 업무 구조 자체를 바꾸는 도구로 자리 잡고 있습니다.
🔹 근로계약 자동화의 핵심은 ‘전자서명’이 아니라 ‘대량전송’입니다
전자서명 자체는 이제 낯선 기술이 아닙니다.
하지만 근로계약 업무를 얼마나 효율적으로 줄일 수 있는지의 관건은 “얼마나 많은 계약을, 한 번에, 정확하게 보낼 수 있는가”에 달려 있습니다.
이싸인온은 HR팀을 위해 다음을 약속합니다.
대량전송으로 계약 발송 시간 90% 절감
알림 재전송으로 미서명자 추적 스트레스 해소
자동 보관으로 문서 관리·보관 리스크 최소화
법적 요건 충족 + 분쟁 대비 증빙 자료 확보