임대인·임차인 일정이 안 맞는다면? 부동산 업무에서 전자서명을 활용하는 방법

임대인·임차인 일정이 안 맞는다면? 부동산 업무에서 전자서명을 활용하는 방법

부동산 관련 계약이라고 해서 모든 당사자가 반드시 같은 장소에 모여 종이에 서명해야 하는 것은 아닙니다.

전자서명을 이용하면 서로 다른 장소에 있는 계약 당사자에게 문서를 순서대로 보내고, 각자가 PC나 모바일에서 내용을 확인한 뒤 서명하는 업무 흐름을 만들 수 있습니다.

다만 공인중개사가 중개하는 부동산 매매·임대차 본계약과 일반적인 임대관리·시설계약·동의서 등의 전자화는 구분해서 접근해야 합니다.

공인중개사를 통한 부동산 거래에는 중개대상물 확인·설명, 공인중개사의 서명·날인, 거래 신고 등 별도의 법정 절차가 있기 때문입니다.

따라서 부동산 업무를 전자화할 때는 먼저 “어떤 문서를 전자화하려는 것인가?”부터 확인하는 것이 중요합니다.

임대인과 임차인이 한자리에 모이지 않아도 계약할 수 있나요?

전자문서와 전자서명을 이용하면 서로 다른 장소에 있는 계약 당사자가 순서대로 문서를 확인하고 서명하는 방식으로 계약을 진행할 수 있습니다.

전자계약 이싸인온(eSignon)에서는 계약 참여자별 서명 순서를 자유롭게 설정할 수 있습니다.

예를 들어 일반적인 계약이라면 관리회사 → 임대인 → 임차인 또는 임대인 → 임차인 → 관리회사 처럼 회사의 업무 방식에 맞춰 순서를 구성할 수 있습니다.

앞 단계 작성자가 서명을 완료하면 다음 작성자에게 문서가 전달되도록 설정할 수 있어 여러 명이 동시에 한 장소에 모일 필요를 줄일 수 있습니다.

공동소유자나 여러 명의 계약 관계자가 참여해야 하는 일반 계약에서도 같은 방식으로 참여자를 추가해 순서를 설계할 수 있습니다.

공인중개사가 중개하는 매매·임대차도 이싸인온으로 하면 되나요?

이 부분은 일반 계약과 구분해야 합니다.

공인중개사가 부동산 매매·임대차를 중개하는 경우 「공인중개사법」에 따라 거래계약서뿐 아니라 중개대상물 확인·설명 등의 절차가 필요합니다.

특히 중개대상물 확인·설명서에는 개업공인중개사가 서명 및 날인해야 하며, 해당 중개행위를 한 소속공인중개사가 있는 경우 함께 서명·날인해야 합니다. 전자문서 보존에 관한 규정도 별도로 마련되어 있습니다.

이러한 중개 거래를 위해 국토교통부에서는 부동산거래 전자계약시스템을 별도로 운영하고 있습니다.

국토부 시스템에서는 공인중개사 계약서 작성 → 거래당사자 확인·서명 → 공인중개사 전자서명 → 계약 확정 과정을 제공하며, 매매의 실거래 신고와 주택 임대차 신고·확정일자 신청도 연계됩니다.

따라서 공인중개사가 중개하는 법정 부동산 매매·임대차 본계약이라면 국토교통부 부동산거래 전자계약시스템을 우선 검토하는 것이 안전합니다.

민간 전자서명 서비스만으로 공인중개사법상 모든 서식과 서명·날인 요건을 충족한다고 일률적으로 판단해서는 안 됩니다.

그렇다면 이싸인온은 부동산 업무에서 어디에 활용할 수 있을까요?

부동산 업무에는 매매·임대차 본계약 외에도 많은 문서가 발생합니다.

예를 들어 임대관리회사, 시행사, 시설운영회사, 부동산 관련 법인에서는 다음과 같은 문서를 반복해서 주고받습니다.

▪️시설 이용·임대 관련 계약서

▪️법인 간 부동산 관련 계약서

▪️위임장

▪️개인정보 동의서

▪️입주 관련 확인서

▪️시설물 인수인계서

▪️하자·보수 확인서

▪️관리규정 확인서

▪️주차·시설 이용 동의서

▪️각종 변경 합의서

▪️계약 갱신 관련 확인서

이처럼 공인중개사를 통한 법정 중개계약과 별도로 발생하는 일반 계약·확인·동의 업무에서는 이싸인온을 활용해 종이 문서를 전자화할 수 있습니다.

특히 여러 계약 당사자가 서로 다른 장소에 있거나 문서를 순서대로 확인해야 하는 경우 순차 서명 기능을 활용하기 좋습니다.

부동산 임대관리 업무는 어떻게 달라질까요?

예를 들어 여러 건물의 임대·시설 업무를 담당하는 관리법인을 생각해보겠습니다.

기존에는 문서마다 임대인과 임차인에게 연락해 일정을 잡고, 계약서를 출력하거나 이메일로 보내고, 회신된 파일을 다시 정리해야 했다고 가정해보겠습니다.

전자서명을 활용하면 업무를 다음처럼 바꿀 수 있습니다.

① 기존 계약서나 확인서를 이싸인온 서식으로 등록합니다.

② 임대인·임차인 등 필요한 계약 참여자를 지정합니다.

③ 참여자별 작성·서명 순서를 설정합니다.

④ 카카오톡이나 이메일로 문서를 전달합니다.

⑤ 각 참여자가 자신의 위치에서 내용을 확인하고 서명합니다.

⑥ 모든 서명이 완료되면 완료 문서와 진행 이력을 확인합니다.

한자리에 모이는 것을 전제로 업무 일정을 잡기보다 문서가 각 계약 당사자에게 순서대로 이동하도록 만드는 방식입니다.

상대방도 이싸인온에 가입해야 하나요?

계약서를 받는 사람은 별도의 이싸인온 계정을 만들지 않아도 됩니다.

이메일이나 카카오톡으로 전달된 문서에서 내용을 확인하고 필요한 정보를 입력한 뒤 서명을 진행할 수 있습니다.

따라서 임대인이나 임차인에게 새로운 업무 시스템에 회원가입하거나 계정을 만들어달라고 요청하는 절차를 줄일 수 있습니다.

다만 계약의 중요도에 따라 별도의 본인확인이 필요하다면 휴대폰 본인인증이나 공동인증서 등 적절한 인증 절차를 함께 검토하는 것이 좋습니다.

주민등록번호를 받아야 한다면 어떻게 관리할까요?

부동산 관련 문서에는 개인정보가 포함되는 경우가 많기 때문에 필요한 정보를 어떻게 입력받고 보관하는지도 중요합니다.

이싸인온 텍스트 입력란에서는 주민등록번호 형식을 설정할 수 있으며 뒤 6자리 마스킹 여부를 선택할 수 있습니다.

해당 입력란에는 고유식별정보 암호화가 적용됩니다.

다만 기존 계약서를 업로드하면 문서에 이미 적힌 주민등록번호를 이싸인온이 자동으로 찾아 가려주는 방식은 아닙니다.

따라서 개인정보가 필요한 전자문서를 만들 때는 주민등록번호 입력란 자체를 적절하게 구성하고 실제로 필요한 정보만 수집하는 방식으로 설계해야 합니다.

계약 참여자가 여러 명이어도 가능한가요?

가능합니다.

이싸인온에서는 계약 참여자 간 작성·서명 순서를 설정할 수 있습니다.

예를 들어 세 명이 참여하는 계약이라면 A → B → C 순으로 진행하고 A의 작성이 완료된 뒤 B에게, B의 작성이 끝난 뒤 C에게 문서가 전달되도록 구성할 수 있습니다.

따라서 임대인과 임차인 외에도 관리회사, 법인 담당자 등 여러 참여자가 필요한 일반적인 부동산 관련 계약에서 활용할 수 있습니다.

중요한 점은 ‘3자 순차 서명’이라는 고정된 부동산 전용 기능이 있는 것이 아니라, 문서 업무에 맞춰 서명 순서를 자유롭게 구성할 수 있다는 것입니다.

서명이 완료된 뒤에는 무엇을 확인할 수 있나요?

이싸인온에서는 모든 계약 참여자의 서명이 끝나면 계약이 완료됩니다. 마지막 서명자가 남아 있다면 앞선 참여자가 서명했더라도 최종 완료 상태가 되지 않습니다.

완료 이후에는 계약 과정에서 발생한 주요 이력을 문서이력인증서 등을 통해 확인할 수 있으며, 완료 문서의 변경 여부를 확인하기 위한 타임스탬프와 문서 고유 해시값도 관리됩니다.

다만 이러한 기록이 부동산 거래에 필요한 실거래 신고, 임대차 신고, 확정일자 신청을 대신해주는 것은 아닙니다.

이 부분이 국토교통부 부동산거래 전자계약시스템과 일반 전자계약 서비스의 중요한 차이입니다.

국토부 부동산 전자계약과 이싸인온은 무엇이 다른가요?

국토부 시스템은 공인중개사가 개입하는 부동산 매매·임대차 거래에 특화되어 있고, 이싸인온은 부동산 기업에서 발생하는 보다 다양한 계약·확인·동의 업무를 전자화하는 범용성이 강점입니다.

국토부 전자계약시스템을 이용하면 무엇이 편리한가요?

공인중개사를 통한 매매·임대차 거래라면 국토부 시스템에는 일반 전자서명과 다른 부동산 전용 기능이 있습니다.

계약이 완료되면 실거래 신고가 관련 시스템으로 연계되며, 주택 임대차의 경우 임대차 신고와 확정일자 신청도 연계됩니다.

완료된 계약서는 공인전자문서센터에 보관됩니다.

또 공인중개사는 계약 당사자의 서명이 끝난 뒤 공동인증서를 이용해 최종 전자서명을 진행합니다.

즉 부동산 본계약에 필요한 행정절차까지 함께 연결한다는 것이 국토부 시스템의 가장 큰 차이입니다.

부동산 업무를 전자화하기 전에 먼저 문서를 나눠보세요

부동산 관련 회사라면 종이 문서를 전부 한꺼번에 전자화하기보다 먼저 문서를 성격에 따라 나누는 것이 좋습니다.

공인중개사를 통한 매매·임대차 본계약

국토교통부 부동산거래 전자계약시스템을 우선 검토합니다.

공인중개사법상 확인·설명, 서명·날인 및 신고 등 별도의 법정 절차가 있기 때문입니다.

임대관리·시설 운영 관련 일반 계약

회사 업무에 맞는 전자계약 솔루션을 활용할 수 있습니다.

여러 당사자가 참여한다면 이싸인온의 순차 서명을 적용할 수 있습니다.

위임장·동의서·확인서

카카오톡이나 이메일을 통한 비대면 작성·서명을 활용하면 종이 전달·회수 업무를 줄일 수 있습니다.

반복적으로 사용하는 부동산 관련 문서

자주 사용하는 서식으로 등록하고 필요한 입력란과 서명자를 미리 설정하면 반복 작업을 줄일 수 있습니다.

부동산 전자계약의 핵심은 ‘빨리 계약시키는 것’이 아닙니다

전자서명의 목적을 단순히 “고객의 마음이 바뀌기 전에 빨리 서명받는 것”으로 설명하는 것은 적절하지 않습니다.

특히 부동산처럼 거래금액이 크고 확인해야 할 내용이 많은 계약에서는 당사자가 충분히 내용을 검토하고 필요한 설명을 받는 과정이 중요합니다.

전자계약의 장점은 이러한 절차를 생략하는 것이 아니라,

필요한 설명과 협의가 모두 끝난 뒤 단지 서로의 일정을 맞추기 위해 며칠을 기다리거나 종이 문서를 이동시키는 불필요한 과정을 줄일 수 있다는 데 있습니다.

공인중개사가 중개하는 매매·임대차라면 국토교통부 부동산거래 전자계약시스템을,

그 밖의 임대관리·시설 계약·위임장·동의서·확인서 등 다양한 부동산 실무 문서는 이싸인온과 같은 전자계약 서비스를 활용하는 방식으로 구분해보세요.

부동산 전자계약은 ‘무조건 빠르게’가 아니라, 문서의 성격에 맞는 전자화 방법을 선택하는 것부터 시작합니다.

오늘 시작하는 전자계약, 내일의 경쟁력이 됩니다.

전자계약이 필요할 때, 이싸인온

이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

▪️22년의 서비스 경험을 바탕으로

▪️200만 명 이상의 사용자가 이싸인온을 이용했으며,

▪️100만 건 이상의 전자문서 서명이 완료되었습니다.

계약서 작성부터 발송, 서명, 완료 문서 관리까지

업무 환경에 맞는 다양한 전자계약 기능을 활용할 수 있습니다.

전자계약이 처음이어도 어렵지 않습니다

처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

도입 방법이나 필요한 기능이 궁금하다면 이싸인온 고객센터에 문의해 주세요.

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▪️ 전화 상담: 02-3444-4660

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