협력사 500곳의 ESG 서약서, 아직도 엑셀로 취합하시나요?

협력사 500곳의 ESG 서약서, 아직도 엑셀로 취합하시나요?

협력사가 수백 곳으로 늘어나면 ESG 서약서 관리에서 가장 어려운 일은 서약서 양식을 만드는 것이 아닙니다.

누구에게 보냈는지, 어느 협력사가 아직 작성하지 않았는지, 완료된 서약서가 어디에 보관되어 있는지를 계속 확인하는 일이 더 큰 업무가 됩니다.

전자계약 이싸인온(eSignon)의 대량전송을 이용하면 동일한 윤리경영·인권·환경 관련 서약서를 최대 500명의 협력사 담당자에게 한 번에 전송할 수 있습니다. 발송 후에는 문서 진행 상태를 확인하고 아직 작성하지 않은 담당자에게 카카오톡이나 이메일 알림을 다시 보낼 수 있습니다.

공급망 ESG 관리에서 반복되는 서약서 발송·취합 업무를 엑셀과 이메일에서 분리해 관리하고 있다면, 먼저 문서가 이동하는 방식부터 정리해볼 수 있습니다.

“협력사 윤리경영 서약서 다 받았나요?”

협력사 평가나 내부 감사, 고객사의 공급망 관련 자료 요청을 앞두면 구매팀과 ESG 담당자에게 익숙한 질문이 있습니다.

“올해 협력사 서약서는 모두 받았나요?”

협력사가 10곳 정도라면 담당자가 이메일함을 확인하며 관리할 수도 있습니다.

하지만 협력사가 300곳, 500곳으로 늘어나면 상황이 달라집니다.

서약서 파일을 이메일에 첨부하고, 회신받은 PDF를 다운로드하고, 파일명을 바꾸고, 공유 폴더에 저장한 뒤 다시 엑셀에서 제출 여부를 표시하는 일이 반복됩니다.

결국 ESG 담당자가 공급망 리스크를 분석하는 시간보다 서약서를 보내고 찾고 독촉하는 시간을 더 많이 쓰게 될 수 있습니다.

CSDDD 때문에 모든 협력사가 서약서를 받아야 하나요?

그렇지는 않습니다.

EU의 기업 지속가능성 실사지침(CSDDD)은 2026년 Omnibus I 개정을 거치며 적용 대상과 일정이 조정되었습니다.

현재 EU 기업의 주요 직접 적용 대상은 직원 5,000명 이상이면서 전 세계 순매출액이 15억 유로 이상인 기업이며, 비EU 기업도 EU 내 순매출액 등 일정 기준을 충족하면 적용 대상이 될 수 있습니다.

회원국은 관련 개정사항을 2028년 7월 26일까지 국내법에 반영하고, 원칙적으로 2029년 7월 26일부터 적용하게 됩니다.

중소기업은 CSDDD의 직접 적용 대상이 아닙니다.

다만 CSDDD 적용 기업은 자신의 사업뿐 아니라 공급망의 인권·환경 관련 부정적 영향을 확인하고 대응해야 하기 때문에, 공급망에 포함된 협력사에는 관련 정보나 확인 자료를 요청할 수 있습니다. EU 집행위원회 역시 소규모 사업 파트너가 이러한 과정에서 간접적인 영향을 받을 수 있음을 안내하고 있습니다.

따라서 모든 협력사가 법 때문에 반드시 같은 서약서를 작성해야 한다기보다, 회사의 공급망 ESG 관리 정책과 고객사·거래처 요구에 따라 어떤 정보를 어떤 방식으로 관리할지를 정하는 것이 중요합니다.

협력사가 많아지면 왜 엑셀 관리가 어려워질까요?

기존 방식에서는 보통 다음과 같은 업무가 반복됩니다.

협력사 명단 정리 → 개별 이메일 발송 → 회신 확인 → 스캔·PDF 저장 → 파일명 변경 → 제출 여부 엑셀 체크 → 미제출 업체 재연락

문서와 진행 현황이 서로 다른 곳에 존재하는 것이 문제입니다.

서약서 파일은 이메일함과 공유 폴더에 있고, 제출 여부는 엑셀에 있으며, 재안내 여부는 담당자의 메모나 메신저에 남을 수도 있습니다.

그러면 담당자가 바뀌거나 자료 제출 요청이 들어왔을 때 다시 여러 시스템을 확인해야 합니다.

전자서명 시스템을 활용하는 목적은 단순히 종이를 없애는 것보다 서약서와 진행 상태를 같은 업무 흐름 안에서 관리하는 것에 있습니다.

협력사 500곳에 서약서를 한 번에 보낼 수 있나요?

이싸인온의 대량전송 기능을 이용하면 동일한 양식의 문서를 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있습니다.

예를 들어 협력사별로 다음 데이터를 엑셀에 정리할 수 있습니다.

수신 방법은 이메일 또는 휴대폰 번호를 이용할 수 있으며, 휴대폰으로 보내는 경우 카카오톡을 우선 이용합니다. 대량전송에서는 작성자 이름과 연락처뿐 아니라 문서 안에 들어갈 개별 데이터도 함께 입력할 수 있습니다.

따라서 동일한 윤리경영 서약서를 협력사마다 하나씩 만들어 개별 이메일을 보내는 작업을 줄일 수 있습니다.

협력사가 이싸인온에 가입해야 하나요?

계약이나 서약서를 받는 협력사 담당자가 별도의 이싸인온 계정을 만들어야 하는 것은 아닙니다.

이메일 또는 카카오톡으로 전달된 문서에서 내용을 확인하고 필요한 항목을 작성한 뒤 서명할 수 있습니다.

외부 협력사를 대상으로 문서를 받을 때 새로운 시스템 가입을 먼저 요청하지 않아도 된다는 점은 실제 운영에서 중요한 부분입니다.

특히 매년 여러 협력사를 대상으로 윤리경영 서약서나 정보보호 서약서 등을 받아야 한다면 상대방에게 별도의 관리 시스템 사용법을 교육하는 단계를 줄일 수 있습니다.

어느 협력사가 아직 제출하지 않았는지 확인할 수 있나요?

가능합니다.

이싸인온에서는 문서를 진행 중, 완료 등의 상태로 구분해 확인할 수 있습니다.

진행 중인 문서라면 해당 문서를 열어 이메일 또는 카카오톡 알림을 다시 전송할 수도 있습니다.

따라서 별도의 엑셀에

발송 / 회신 / 미회신 / 1차 독촉 / 2차 독촉

을 계속 업데이트하기보다 실제 문서의 진행 상태를 기준으로 확인할 수 있습니다.

예를 들어 ESG 서약 마감일을 앞두고 있다면 전체 협력사에 다시 연락하기보다 아직 완료되지 않은 문서를 확인해 필요한 업체에 다시 안내하는 방식으로 운영할 수 있습니다.

완료된 서약서는 어떤 기록과 함께 남나요?

이싸인온에서는 완료 문서와 함께 문서이력인증서를 확인할 수 있습니다.

문서이력에서는 문서 요청자와 작성 참여자, 문서 열람·서명·완료 시점, 접속 IP 등 주요 진행 기록을 확인할 수 있습니다.

또한 완료 문서에는 타임스탬프가 적용되고 문서별 고유 해시값이 관리됩니다.

타임스탬프는 특정 시점에 해당 문서가 존재했다는 사실을 확인하는 데 활용되고, 해시값은 완료된 문서가 이후 변경됐는지 확인하는 데 활용할 수 있습니다.

즉 스캔 PDF만 폴더에 저장하는 것보다 서약서가 어떤 과정을 거쳐 완료됐는지를 함께 관리할 수 있다는 것이 차이입니다.

다만 문서이력인증서 자체가 CSDDD나 ESG 실사의 적합성을 자동으로 인증해주는 것은 아닙니다.

어떤 서약을 받아야 하는지, 해당 문서가 실제 공급망 실사에서 충분한 자료인지는 회사의 ESG 정책과 적용되는 규제·고객 요구에 따라 별도로 판단해야 합니다.

ESG 실사에서는 서약서만 많이 모으면 충분할까요?

그렇지 않습니다.

CSDDD의 핵심은 단순히 협력사로부터 서약서를 받아 보관하는 것이 아니라 기업이 실제·잠재적인 인권 및 환경의 부정적 영향을 확인하고 적절하게 대응하는 데 있습니다.

따라서 윤리경영 서약서는 공급망 관리 과정에서 활용할 수 있는 하나의 자료로 보는 것이 좋습니다.

예를 들어 회사의 ESG 공급망 관리 프로세스가 다음과 같이 구성될 수 있습니다.

협력사 등록 → 위험도 분류 → ESG 정보 수집 → 필요한 서약서·확인서 요청 → 결과 검토 → 개선 요청 → 기록 관리

이싸인온은 이 가운데 서약서·동의서 등 문서의 발송, 서명, 진행 상태 확인과 완료 문서 관리 영역을 전자화하는 데 활용할 수 있습니다.

어떤 ESG 문서를 전자화할 수 있을까요?

회사에서 현재 협력사에게 받고 있는 문서라면 다양한 서약·확인 업무에 적용할 수 있습니다.

▪️환경(E)에서는 환경경영 준수 서약서, 유해물질 관련 확인서, 친환경 구매 관련 서약 등을 관리할 수 있습니다.

▪️사회(S)에서는 인권경영 서약서, 강제노동·아동노동 관련 서약서, 산업안전 준수 확인서 등을 활용할 수 있습니다.

▪️지배구조(G)에서는 윤리경영 서약서, 반부패·청렴 서약서, 영업비밀 보호 서약서, 공정거래 준수 서약서, 정보보호 서약서 등이 대표적입니다.

이 문서들을 이싸인온 서식으로 등록해두면 매년 같은 양식을 다시 만들어 첨부하는 대신 필요한 시기에 재사용할 수 있습니다.

협력사마다 다른 정보를 서약서에 넣을 수도 있나요?

가능합니다.

대량전송용 데이터에는 수신자 정보뿐 아니라 서식에 미리 설정한 작성란의 값을 입력할 수 있습니다.

예를 들어 같은 윤리경영 서약서를 보내면서도 협력사별로

협력사명 / 사업자번호 / 담당 부서 / 평가연도 / 협력사 코드 등을 미리 입력해 개별 문서를 만들 수 있습니다.

이를 통해 회사명이 비어 있는 동일 PDF를 모든 업체에 보내고 회신 후 다시 파일명을 정리하는 업무를 줄일 수 있습니다.

ERP나 협력사 관리 시스템과도 연결할 수 있나요?

가능합니다.

이싸인온은 별도의 API를 통해 회사 내부 업무시스템이나 홈페이지와 전자계약 기능을 연결할 수 있습니다.

예를 들어 회사에서 협력사 관리 시스템을 운영하고 있다면 협력사 정보 → 서약서 발송 → 서명 상태 확인 → 완료 결과 → 내부 시스템 반영 형태의 업무 흐름을 설계할 수 있습니다.

다만 API 연동은 이싸인온을 이용한다고 자동으로 구축되는 기능은 아닙니다.

현재 사용하는 ERP·SRM·CRM 등의 시스템과 필요한 자동화 범위에 맞춰 별도의 연동 개발이 필요합니다.

기존 방식과 비교하면 무엇이 달라질까요?

여기서 중요한 효과는 “며칠 만에 무조건 100% 회수된다”는 것이 아니라, 문서를 관리하기 위해 사람이 반복하던 단계를 줄일 수 있다는 점입니다.

협력사 ESG 서약서 업무는 이렇게 바꿀 수 있습니다

협력사 500곳의 윤리경영 서약서를 받아야 한다고 가정해보겠습니다.

먼저 현재 사용하고 있는 서약서 PDF나 Word 파일을 이싸인온에 업로드해 대량전송 서식으로 만듭니다.

협력사명과 담당자 이메일 또는 휴대폰 번호 등의 정보를 엑셀에 정리한 뒤 대량전송합니다.

협력사는 별도의 회원가입 없이 전달된 문서를 확인하고 작성합니다.

담당자는 진행 상태를 확인하면서 아직 완료되지 않은 문서에 필요한 경우 알림을 다시 보냅니다.

완료된 문서는 전자문서와 문서이력인증서를 함께 확인할 수 있습니다.

필요하다면 이후 API를 통해 기존 협력사 관리 시스템과 연결하는 방식으로 확장할 수도 있습니다.

핵심은 기존의 “엑셀에서 명단 관리 + 이메일에서 서약서 수집 + 폴더에서 파일 보관” 이라는 세 가지 업무를 “발송 → 진행 확인 → 완료 문서 관리” 라는 하나의 전자문서 흐름으로 바꾸는 것입니다.

어떤 기업이 먼저 검토하면 좋을까요?

협력사가 수백 곳 이상이고 매년 같은 서약서를 반복해서 받거나, 구매팀과 ESG팀이 제출 현황을 별도의 엑셀로 관리하거나, 서약서 파일이 담당자의 이메일과 공유폴더에 흩어져 있거나, 미제출 협력사를 확인하기 위해 여러 번 명단을 대조하거나, 실사·감사 자료 요청 때 과거 서약서를 찾는 데 시간이 오래 걸린다면 전자화를 검토해보기 좋습니다.

특히 공급망 관리가 확대될수록 서약서를 받는 것보다 그 서약서를 언제 누구에게 받았고 어디에 보관하고 있는지를 관리하는 일이 더 커질 수 있습니다.

ESG 서약서 관리의 핵심은 ‘취합’보다 ‘추적 가능한 기록’입니다

글로벌 공급망 규제와 고객사의 ESG 요구가 확대되면서 기업이 관리해야 하는 협력사 정보도 많아지고 있습니다.

다만 CSDDD 대응이 단순히 윤리경영 서약서를 많이 받아두는 것으로 끝나는 것은 아닙니다.

회사는 실제 공급망 리스크를 파악하고 필요한 조치를 설계해야 하며, 서약서는 그 과정에서 활용되는 여러 관리 자료 중 하나입니다.

이싸인온을 이용하면 반복적인 서약서 업무에서 최대 500명 대량전송, 문서 상태 확인, 알림 재전송, 문서이력인증서와 완료 문서 관리 등을 하나의 흐름으로 운영할 수 있습니다.

협력사 ESG 관리에서 아직도 파일을 보내고, 회신을 확인하고, 다시 엑셀에 체크하고 있다면 먼저 서약서 수집 과정부터 전자화해보세요.

ESG 담당자의 시간은 서약서 파일을 찾는 데보다, 실제 공급망 리스크를 확인하고 개선하는 데 사용되어야 합니다.

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