B2B 방문 영업, 상담한 자리에서 계약까지 완료하는 대면 전자서명 활용법

B2B 방문 영업, 상담한 자리에서 계약까지 완료하는 대면 전자서명 활용법

B2B 방문 영업에서는 상담이 잘 끝났는데도 계약서 작성과 서명이 며칠 뒤로 미뤄지는 경우가 있습니다.

담당자가 사무실로 돌아가 계약서를 만들고, 고객에게 이메일로 보내고, 다시 서명을 기다리는 과정이 추가되기 때문입니다.

전자계약 이싸인온(eSignon)의 대면 계약 서식을 활용하면 고객과 영업 담당자가 한자리에 있는 상황에서 하나의 기기로 계약 내용을 확인하고 순서대로 작성·서명할 수 있습니다.

즉 방문 상담과 계약서 작성 사이에 별도의 종이 출력이나 계약서 전달 단계를 두지 않고, 현장에서 계약 절차까지 이어지는 업무 흐름을 만들 수 있습니다.

상담은 끝났는데 왜 계약서는 며칠 뒤에 작성할까요?

B2B 방문 영업에서는 보통 상담 현장에서 상품이나 서비스의 조건을 설명하고 견적과 계약 내용을 협의합니다.

그런데 실제 계약은 상담이 끝난 다음에 시작되는 경우가 많습니다.

현장 상담 → 사무실 복귀 → 계약서 작성 → 고객에게 전송 → 고객 검토 → 서명 → 완료 문서 확인

고객과 이미 대부분의 내용을 협의했는데도 계약서를 준비하고 전달하기 위한 별도의 단계가 생기는 것입니다.

그 사이 담당자가 다른 업무를 시작하거나 추가적인 내부 확인이 발생하면 계약 완료 시점도 자연스럽게 늦어집니다.

따라서 방문 영업에서 전자계약을 활용할 때 중요한 것은 단순히 “전자서명 링크를 빨리 보내는 것”보다 상담과 계약 작성 과정을 얼마나 자연스럽게 연결할 수 있는가입니다.

이싸인온 대면 계약 서식은 무엇인가요?

이싸인온에서는 비대면, 대면, 대량전송, 링크싸인 등 업무 방식에 맞는 여러 종류의 서식을 만들 수 있습니다.

그중 대면 계약 서식은 계약 당사자들이 한자리에 있을 때 사용하는 방식입니다.

하나의 기기에서 계약이 진행되며 미리 설정해둔 계약 순서에 따라 각 당사자가 내용을 입력하고 서명합니다.

예를 들어 영업 담당자가 고객사를 방문했다고 가정해보겠습니다.

상담이 끝난 뒤 미리 만들어둔 계약서 서식을 태블릿이나 노트북에서 열고, 영업 담당자 확인 → 고객 정보 입력 → 계약 내용 확인 → 고객 서명 → 담당자 서명 → 계약 완료와 같은 흐름으로 진행할 수 있습니다.

계약서를 출력하거나 고객에게 별도의 파일을 다시 보내지 않고 같은 자리에서 계약 절차를 이어갈 수 있다는 것이 대면 계약의 가장 큰 특징입니다.

기존에 사용하던 계약서를 그대로 쓸 수 있나요?

가능합니다.

이싸인온 대면 서식에서는 기존에 회사에서 사용하고 있던 PDF, DOCX, HWP, JPG, PNG 등의 계약서를 업로드해 전자계약 서식으로 만들 수 있습니다.

문서 위에 필요한 작성란을 배치하면 됩니다.

예를 들어 B2B 공급계약서라면 회사명, 담당자명, 계약 상품, 계약 금액, 계약기간 등을 텍스트 입력란이나 드롭다운으로 구성할 수 있습니다.

계약 당사자가 확인해야 하는 항목에는 체크박스를 두고 마지막에는 사인 박스를 배치할 수 있습니다.

이싸인온에서는 자필서명을 포함한 사인 방식과 텍스트, 날짜·시간, 체크박스, 라디오박스, 드롭다운, 사진, 첨부파일 등의 작성란을 지원합니다.

따라서 종이 계약서의 형식을 전부 새롭게 만들기보다 기존 계약서에 필요한 전자 입력·서명 영역을 추가해 사용하는 방식으로 시작할 수 있습니다.

고객은 태블릿에서 직접 서명할 수 있나요?

가능합니다.

사인 박스를 이용하면 고객이 전자문서에서 직접 서명할 수 있습니다.

방문 영업에서는 고객에게 영업 담당자의 태블릿이나 계약용 기기를 전달한 뒤 계약 내용을 확인하고 필요한 항목을 작성하도록 구성할 수 있습니다.

이때 중요한 점은 “태블릿에서 서명했기 때문에 특별한 법적 효력이 생긴다”는 것이 아닙니다.

계약 당사자의 의사, 계약 내용, 서명자의 확인 방법과 계약 과정의 기록 등을 종합적으로 관리하는 것이 중요합니다.

이싸인온은 계약 완료 후 열람·서명·완료 과정의 이력과 접속 IP 등을 확인할 수 있도록 기록하며, 완료 문서에는 타임스탬프와 문서 고유 해시값을 적용해 변경 여부를 확인할 수 있도록 지원합니다.

상담 현장에서 모든 계약을 바로 체결해도 될까요?

대면 전자계약을 사용할 수 있다고 해서 모든 계약을 상담 즉시 체결해야 하는 것은 아닙니다.

먼저 회사의 내부 승인이나 별도의 검토가 필요한 계약인지 확인해야 합니다.

특히 업종에 따라 법에서 사전 설명이나 숙려기간, 정보 제공 절차 등을 별도로 정하고 있는 경우도 있습니다.

예를 들어 가맹사업에서는 정보공개서와 관련 문서를 제공한 뒤 일정 기간이 지나기 전에는 가맹계약을 체결할 수 없는 규정이 있습니다.

따라서 대면 전자서명의 목적은 고객에게 빠른 결정을 압박하는 것이 아니라,

이미 필요한 설명·검토·승인 절차가 끝난 계약에서 불필요한 출력·전달·회수 단계를 줄이는 것에 있습니다.

회사 승인이 필요한 계약이라면 어떻게 하나요?

B2B 계약에서는 고객이 동의했다고 바로 계약을 확정할 수 없는 경우도 있습니다.

견적 금액이 일정 수준 이상이거나 특별 할인 조건이 포함돼 영업팀장이나 경영지원팀의 승인이 필요할 수 있기 때문입니다.

이런 계약은 대면 서명 자체를 무조건 앞당기기보다 회사의 기존 승인 프로세스를 함께 설계하는 것이 좋습니다.

예를 들어 방문 전 필요한 승인을 모두 완료한 계약서를 현장에서 체결하거나, 고객이 작성해야 하는 내용을 먼저 확인한 뒤 회사의 검토 단계를 이어가는 방식으로 구성할 수 있습니다.

이싸인온 서식에서는 실제 계약 흐름에 맞춰 작성 순서를 설정할 수 있기 때문에 회사와 고객이 어떤 순서로 내용을 작성할지를 미리 설계할 수 있습니다.

계약이 완료되면 영업팀은 무엇을 확인할 수 있나요?

계약 완료 후에는 계약서 파일뿐 아니라 해당 문서가 어떤 과정을 거쳐 완료됐는지도 관리할 수 있습니다.

이싸인온의 문서 정보에서는 문서 시작 시간, 서명 요청, 서명 완료, 설정 변경 등 문서 진행 과정의 이력을 확인할 수 있습니다. 완료된 문서는 내부 열람 권한이 있는 사용자나 부서에서 확인할 수 있고 문서이력인증서도 내려받을 수 있습니다.

따라서 종이 계약서를 영업 담당자가 사무실까지 가지고 와서 스캔한 뒤 공유하는 방식보다 계약 완료 이후의 문서 관리까지 하나의 시스템에서 이어갈 수 있습니다.

영업 CRM과도 연결할 수 있나요?

방문 영업팀이 이미 CRM이나 ERP를 사용하고 있다면 API 연동도 검토할 수 있습니다.

이싸인온 API는 CRM·ERP·그룹웨어·웹·앱 등의 기존 시스템과 전자서명 기능을 연결할 수 있습니다. CRM에 저장된 고객명, 회사명, 계약 상품, 계약 금액 등의 데이터를 이용해 계약서를 생성하고 서명 진행 상태나 완료 결과를 다시 내부 시스템과 연결하는 업무 흐름을 구성할 수 있습니다.

예를 들어 CRM에서 영업 담당자가 계약 단계로 변경했을 때 고객 정보를 이용해 전자계약서를 만들고, 계약 완료 이후 CRM의 상태를 업데이트하는 형태입니다.

다만 API 연동은 이싸인온을 가입하면 자동으로 적용되는 기능이 아닙니다.

현재 사용 중인 CRM과 원하는 자동화 범위에 맞춰 개발과 기술 검토가 필요합니다.

방문 영업 프로세스는 어떻게 달라질까요?

핵심은 계약을 무조건 빠르게 체결하는 것이 아닙니다.

이미 고객과 필요한 협의가 끝난 상태라면 계약서를 다시 만들고 보내고 기다리는 업무를 줄여 상담과 계약 사이의 불필요한 단계를 없애는 것입니다.

어떤 방문 영업에 활용하기 좋을까요?

대면 계약은 특히 고객과 직접 만나는 과정에서 계약 조건까지 확정되는 업무에 활용하기 좋습니다.

B2B 장비·렌탈 영업에서는 장비와 조건 설명이 끝난 뒤 현장에서 필요한 계약 내용을 확인하고 계약 절차를 이어갈 수 있습니다.

기업용 서비스 방문 영업에서는 고객사의 이용 조건과 요금 협의가 끝난 계약을 현장에서 확인하고 서명하는 방식으로 활용할 수 있습니다.

인테리어·시설·시공 업무에서는 현장 확인과 견적 협의 후 필요한 계약서를 작성하고, 사진이나 첨부자료가 필요한 경우 전자문서에 함께 구성할 수도 있습니다.

유지보수·A/S 계약에서는 고객사를 방문한 담당자가 계약이나 확인 문서를 현장에서 처리하고 완료 기록을 본사와 공유하는 흐름을 만들 수 있습니다.

단, 업종별로 계약 전 별도의 설명·승인·숙려 절차가 필요한 경우 해당 절차를 먼저 준수해야 합니다.

인터넷이 끊긴 현장에서도 사용할 수 있나요?

현재 이싸인온 공식 도움말에서는 인터넷 연결 없이 계약을 진행한 뒤 자동으로 동기화하는 별도의 오프라인 계약 기능을 안내하고 있지 않습니다.

따라서 지하 현장이나 통신 음영지역처럼 인터넷 연결이 불안정한 곳에서 사용해야 한다면 실제 도입 전에 사용 환경을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

온라인 연결이 어려운 현장이라는 이유만으로 오프라인 서명이 가능하다고 전제해서 업무 프로세스를 설계해서는 안 됩니다.

대면 전자서명도 법적으로 활용할 수 있나요?

전자서명과 전자문서는 관련 법률에 따라 계약 업무에 활용할 수 있습니다.

다만 단순히 화면에 자필서명을 그렸다는 사실 하나만으로 모든 계약의 유효성이 자동으로 결정되는 것은 아닙니다.

계약 내용이 적법한지, 당사자에게 계약 권한이 있는지, 특정 계약에 별도의 법정 형식이 필요한지 등은 각각 확인해야 합니다.

이싸인온에서는 서명자 열람·서명 시점과 접속 IP, 서명 요청부터 완료까지의 행위 이력을 기록하고, 완료 문서에는 타임스탬프와 고유 해시값을 적용합니다. 문서이력인증서는 이러한 계약 진행 과정의 사실관계를 확인하는 자료로 활용할 수 있습니다.

방문 영업의 목표는 ‘빨리 서명받기’가 아닙니다

방문 영업에서 가장 중요한 것은 고객에게 빠른 결정을 요구하는 것이 아닙니다.

충분한 설명과 협의가 끝났는데도 계약서를 만들기 위해 사무실로 돌아가고, 다시 전송하고, 서명을 기다려야 하는 불필요한 절차를 줄이는 것이 중요합니다.

이싸인온 대면 계약 서식을 이용하면 계약 당사자가 한자리에 있는 상황에서 하나의 기기로 필요한 내용을 확인하고 순서대로 작성·서명할 수 있습니다.

필요하다면 CRM·ERP와 API를 연동해 방문 전 저장된 고객 정보를 계약에 활용하고 완료된 계약 결과를 다시 영업 시스템으로 연결하는 방식까지 확장할 수 있습니다.

상담이 끝났다면 계약서를 ‘나중에 보내는’ 대신, 필요한 절차가 모두 끝난 계약부터 현장에서 마무리해보세요.

오늘 시작하는 전자계약, 내일의 경쟁력이 됩니다.

전자계약이 필요할 때, 이싸인온

이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

▪️22년의 서비스 경험을 바탕으로

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계약서 작성부터 발송, 서명, 완료 문서 관리까지

업무 환경에 맞는 다양한 전자계약 기능을 활용할 수 있습니다.

전자계약이 처음이어도 어렵지 않습니다

처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

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