전사 연봉계약서, 한 번에 보내고 개인별로 안전하게 관리하는 방법

전사 연봉계약서, 한 번에 보내고 개인별로 안전하게 관리하는 방법

연봉협상 시즌이 시작되면 인사팀은 매년 같은 고민을 반복합니다.

직원마다 서로 다른 연봉이 입력된 계약서를 만들어야 하고, 민감한 연봉 정보가 다른 사람에게 노출되지 않도록 관리해야 하며, 발송 후에는 아직 서명하지 않은 직원까지 계속 확인해야 합니다.

전자계약 이싸인온(eSignon)의 대량전송 기능을 이용하면 하나의 연봉계약서 서식에 직원별 이름·부서·연봉 등의 데이터를 적용해 최대 500명에게 개별 문서를 한 번에 전송할 수 있습니다. 직원별 비밀번호 인증이나 휴대폰 본인인증을 설정하고, 발송 후에는 진행 상태까지 한곳에서 관리할 수 있습니다.

연봉계약 업무를 종이 계약서와 엑셀 파일로 반복하고 있다면, 단순히 서명만 전자화하는 것보다 연봉 데이터 입력부터 발송·서명 현황 확인·완료 데이터 관리까지 하나의 흐름으로 바꾸는 것이 중요합니다.

연봉계약 시즌에는 왜 업무가 한꺼번에 몰릴까요?

일반적인 계약은 필요할 때마다 한 건씩 진행하는 경우가 많습니다.

하지만 연봉계약은 다릅니다.

연봉협상이 완료되는 시점에 맞춰 수십 명에서 수백 명의 직원에게 비슷한 시기에 계약서를 전달해야 합니다.

문제는 계약서의 형식은 같아도 안에 들어가는 정보가 모두 다르다는 것입니다.

직원마다 이름, 부서, 직급, 계약기간, 연봉 등이 다르기 때문에 종이 계약이나 일반적인 개별 발송 방식에서는 한 사람씩 계약서를 작성하고 확인하는 과정이 반복됩니다.

예를 들어 직원 200명의 연봉계약을 진행한다면 다음과 같은 업무가 생깁니다.

직원 정보 정리 → 개인별 계약서 작성 → 내용 검수 → 개별 발송 → 서명 여부 확인 → 미완료자 안내 → 완료 문서 정리 → 데이터 취합

이 과정에서 가장 신경 쓰이는 부분은 역시 연봉 정보의 보안과 반복 작업입니다.

연봉 정보를 다른 직원이 보지 못하게 할 수 있나요?

연봉계약에서 가장 중요한 것은 직원별 계약 내용을 개별적으로 전달하는 것입니다.

이싸인온 대량전송에서는 하나의 연봉계약서 서식을 만든 뒤 직원별 데이터를 입력해 각각의 문서로 전송할 수 있습니다.

대량전송용 엑셀에는 수신인의 이름과 연락처뿐 아니라 계약서 안에 들어갈 텍스트박스, 체크박스, 라디오박스, 드롭다운 등의 값을 미리 입력할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 데이터를 직원별로 다르게 설정할 수 있습니다.

이름 / 부서 / 직급 / 계약기간 / 기존 연봉 / 변경 연봉 / 기타 계약 조건

엑셀 한 행에 직원 한 명의 정보를 입력하면 해당 내용이 반영된 개별 문서가 생성됩니다. 대량전송으로 미리 입력된 텍스트 데이터에는 읽기 전용 옵션이 자동 적용되어 수신인이 내용을 임의로 수정하지 못하도록 구성됩니다.

즉 하나의 문서를 여러 사람에게 공유하는 방식이 아니라, 같은 서식을 이용해 서로 다른 내용의 개별 계약서를 만드는 방식입니다.

연봉계약서를 열기 전에 본인확인을 설정할 수 있나요?

가능합니다.

이싸인온에서는 계약서에 비밀번호 인증을 설정할 수 있으며, Business 요금제에서는 휴대폰 본인인증도 사용할 수 있습니다.

대량전송에서도 직원별 비밀번호와 휴대폰 본인인증 정보를 각각 설정할 수 있습니다.

연봉계약처럼 문서 내용의 민감도가 높은 경우에는 회사의 보안 정책에 맞춰 이러한 인증 절차를 추가할 수 있습니다.

다만 접근 허용 IP 기능은 계약서를 받는 직원의 접속 위치를 제한하는 기능이 아닙니다.

이 기능은 회사 내부 이싸인온 사용자가 로그인할 수 있는 네트워크 범위를 제한하는 기능으로, 인사 담당자나 관리자 계정의 접근 통제를 강화하고 싶을 때 활용할 수 있습니다.

연봉계약에서는 다음처럼 구분해 적용할 수 있습니다.

직원 200명의 연봉을 한 번에 어떻게 입력하나요?

한 사람씩 계약서를 열어 연봉을 입력할 필요는 없습니다.

먼저 이싸인온에서 연봉계약서를 대량전송 서식으로 등록합니다.

계약서에서 직원마다 달라지는 부분에 이름, 부서, 연봉 등의 작성란을 만들어두면 해당 서식을 기준으로 대량전송용 엑셀 파일이 생성됩니다.

HR팀은 이 엑셀에 기존 인사 데이터에서 정리한 값을 입력합니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

엑셀을 업로드하면 각 직원의 정보가 들어간 개별 계약서가 생성되고 한 번에 전송할 수 있습니다.

이싸인온 대량전송은 동일한 양식의 문서를 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있기 때문에 전사 연봉계약이나 근로계약 갱신처럼 같은 시기에 많은 계약을 처리해야 하는 업무에 활용할 수 있습니다.

연봉계약서를 정해진 시간에 한꺼번에 보낼 수도 있나요?

가능합니다.

예를 들어 연봉협상 결과를 월요일 오전에 전체 직원에게 공개해야 한다면 HR 담당자가 금요일에 계약서를 모두 준비한 뒤 월요일 오전으로 예약할 수 있습니다.

이싸인온 예약전송에서는 전송할 날짜와 시간을 미리 설정할 수 있으며, 지정한 시간이 되면 문서가 자동으로 발송됩니다.

따라서 계약서 준비와 실제 발송 시점을 분리할 수 있습니다.

특히 연봉계약처럼 특정 시점 이전에는 계약 내용을 공개하면 안 되는 업무라면 문서를 미리 준비해놓고 정해진 시간에 전송하는 방식으로 활용할 수 있습니다.

누가 아직 연봉계약서에 서명하지 않았는지 어떻게 확인하나요?

계약서를 보낸 뒤에는 직원별 진행 상태를 확인할 수 있습니다.

이싸인온 대량전송 메뉴에서는 한 번에 보낸 문서들의 진행 상태를 확인할 수 있으며, 일반 문서에서도 상태별 필터를 이용해 진행 중인 계약을 구분할 수 있습니다.

아직 작성하지 않은 직원이 있다면 해당 진행 문서에서 이메일 또는 카카오톡 알림을 다시 전송할 수도 있습니다.

기존에는 HR 담당자가 엑셀에 직접 완료, 미완료, 재안내를 표시했다면 전자계약에서는 문서 진행 상태를 기준으로 관리할 수 있습니다.

연봉계약 시즌에 반복되는

“누가 안 했지?”

“이 직원한테 다시 연락했나?”

“계약서가 어디까지 진행됐지?”

같은 확인 업무를 줄이는 데 도움이 됩니다.

완료된 연봉계약서 데이터도 다시 엑셀로 정리할 수 있나요?

가능합니다.

이싸인온에서는 완료된 문서의 데이터를 엑셀 파일로 다운로드할 수 있으며, 내려받을 데이터 항목도 선택할 수 있습니다.

예를 들어 연봉계약서에 부서, 직급, 계약기간, 연봉 등의 작성란이 있다면 필요한 데이터를 선택해 엑셀로 내려받아 후속 업무에 활용할 수 있습니다.

다만 이 기능이 회사에서 사용하는 급여 시스템에 자동으로 데이터를 입력해주는 것은 아닙니다.

별도의 시스템 연동 없이 이싸인온을 사용하는 경우에는 완료된 데이터를 엑셀로 내려받아 내부 업무에 활용하는 방식입니다.

급여·인사시스템까지 계약 프로세스를 연결하고 싶다면 이싸인온 API를 이용해 HRM·ERP·그룹웨어 등 기존 시스템과 연동하는 방식도 검토할 수 있습니다. 이싸인온 API에서는 내부 시스템의 데이터를 계약서에 활용하고 계약 완료 이후 데이터를 다시 내부 시스템으로 전달하는 방식의 연동을 지원합니다.

연봉 확정 전에 내부 승인을 거칠 수도 있나요?

연봉계약은 직원에게 보내기 전에 최종 검토가 필요한 경우가 많습니다.

인사팀이 계약서를 만들더라도 팀장, 인사책임자 또는 경영진의 최종 승인을 받은 뒤 발송해야 하는 회사도 있습니다.

이싸인온 Business 요금제에서는 문서를 상대방에게 보내기 전에 내부 승인 절차를 추가할 수 있습니다.

승인 단계와 승인자를 설정할 수 있으며 앞 단계의 승인이 완료된 뒤 다음 승인으로 넘어가도록 구성할 수도 있습니다.

모든 승인이 완료된 뒤에는 즉시 자동으로 전송하거나 담당자가 최종 확인한 뒤 직접 전송하도록 설정할 수 있습니다.

따라서 회사의 기존 연봉 확정 프로세스에 맞춰 연봉 데이터 작성 → 내부 검토·승인 → 직원에게 계약서 전송 → 직원 서명 흐름을 만들 수 있습니다.

완료된 연봉계약서는 누가 볼 수 있나요?

연봉계약서는 일반 문서보다 내부 열람 권한 관리가 특히 중요합니다.

이싸인온에서는 문서가 속할 부서를 지정하고 내부 열람 권한을 사용자 또는 부서 기준으로 설정할 수 있습니다.

따라서 모든 회사 사용자가 연봉계약서를 자유롭게 볼 수 있도록 운영하기보다 인사팀 등 필요한 사용자에게만 문서 접근 권한을 부여하는 방식으로 관리할 수 있습니다.

완료된 계약서는 문서이력인증서와 함께 다운로드할 수 있으며 문서의 시작, 서명 요청, 완료 등 주요 진행 이력도 확인할 수 있습니다.

연봉 정보처럼 민감한 문서는 단순히 “전자파일로 만들었다”에서 끝나는 것이 아니라 누가 접근할 수 있는지까지 함께 설계하는 것이 중요합니다.

종이 연봉계약과 비교하면 업무가 어떻게 달라질까요?

핵심은 단순히 종이 계약서를 전자서명으로 바꾸는 것이 아닙니다.

연봉 데이터 입력부터 발송, 내부 승인, 서명 현황 확인, 완료 데이터 관리까지 반복되는 HR 업무를 하나의 흐름으로 연결하는 데 있습니다.

실제 연봉계약 업무에는 어떻게 적용할 수 있을까요?

예를 들어 직원 300명의 연봉계약을 담당하는 HR팀을 생각해보겠습니다.

기존에는 직원별 연봉 정보를 엑셀로 관리한 뒤 개인별 계약서를 만들고, 한 명씩 메일을 보내고, 서명 여부를 다시 엑셀에 표시했다고 가정해보겠습니다.

이싸인온을 이용한다면 업무 흐름을 다음처럼 바꿀 수 있습니다.

① 연봉계약서를 대량전송 서식으로 등록합니다.

② 직원명·부서·연봉 등 개인별 데이터를 엑셀에 입력합니다.

③ 필요한 직원에게 비밀번호 또는 휴대폰 본인인증을 설정합니다.

④ 필요한 경우 내부 승인 절차를 거칩니다.

⑤ 전체 문서를 한 번에 또는 예약한 시간에 전송합니다.

⑥ 진행 상태를 확인하고 미완료 직원에게 알림을 다시 보냅니다.

⑦ 완료된 계약서와 필요한 데이터를 내려받아 후속 HR 업무에 활용합니다.

기존 업무에서 사람이 반복하던 단계들을 하나씩 전자계약 기능으로 옮기는 방식입니다.

이런 기업이라면 연봉계약 전자화를 검토해보세요

전 직원의 연봉계약을 비슷한 시기에 진행하거나, 직원마다 다른 정보를 넣어 계약서를 만들어야 하거나, 재택·지방·현장 근무자가 많아 대면 체결이 어렵거나, 연봉계약 진행 현황을 별도의 엑셀로 관리하고 있거나, 완료된 계약 데이터를 다시 인사 시스템에 입력하고 있다면 대량전송 기반의 전자계약 방식이 잘 맞을 수 있습니다.

특히 직원 수가 늘어날수록 계약서를 보내는 행위보다 서로 다른 연봉 데이터를 정확하게 반영하고, 진행 상황을 놓치지 않고, 완료 후 다시 활용하는 과정이 더 큰 업무가 됩니다.

연봉계약의 핵심은 ‘대량발송’보다 ‘개별 관리’입니다

전사 연봉계약을 전자화한다고 해서 단순히 수백 명에게 같은 PDF를 한꺼번에 보내는 것은 아닙니다.

연봉계약에서는 직원마다 다른 정보를 정확하게 입력하면서도 각각의 계약을 독립적으로 관리하는 것이 중요합니다.

이싸인온 대량전송을 이용하면 하나의 연봉계약서 서식을 기준으로 직원별 데이터를 적용해 최대 500개의 개별 계약을 한 번에 준비하고 전송할 수 있습니다.

여기에 비밀번호·휴대폰 본인인증, 내부 열람 권한, 예약전송, 알림 재전송, 엑셀 데이터 다운로드 등의 기능을 함께 활용하면 연봉협상 시즌에 반복되는 HR 업무를 보다 체계적으로 관리할 수 있습니다.

완료 데이터를 기존 HRM·ERP와 직접 연결해야 한다면 API 연동까지 확장할 수도 있습니다.

연봉은 개인별로 안전하게 관리하고, 반복되는 계약 업무는 한 번에 처리해보세요.

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