ERP에서 계약서까지 자동으로 보내려면? 전자계약 API 활용 사례

ERP에서 계약서까지 자동으로 보내려면? 전자계약 API 활용 사례

ERP에 이미 거래처명, 담당자 정보, 계약 금액, 계약 기간 등의 데이터가 있다면 전자계약을 위해 같은 정보를 다시 입력할 필요가 없습니다.

전자계약 API를 연동하면 ERP에 저장된 데이터를 계약서에 자동으로 반영하고, 필요한 시점에 계약서를 발송한 뒤, 서명 진행 상태와 완료 결과까지 다시 내부 시스템과 연결하는 업무 흐름을 만들 수 있습니다.

이싸인온(eSignon) API는 ERP·CRM·HRM·그룹웨어·웹·앱 등 기존 시스템에 전자서명 기능을 연동할 수 있으며, 내부 데이터를 활용한 문서 생성과 서명 요청, 문서 상태 관리 등을 지원합니다.

그렇다면 실제 업무에서는 어떻게 활용할 수 있을까요?

💡 ERP와 전자계약을 왜 연결해야 할까요?

ERP를 사용하고 있어도 계약 업무만 따로 움직이는 회사가 많습니다.

예를 들어 구매 담당자가 ERP에서 거래처 정보를 확인한 뒤,

▪️계약서 양식을 열고

▪️거래처명과 대표자명을 다시 입력하고

▪️계약 금액을 복사하고

▪️담당자 이메일을 찾아 입력하고

▪️전자계약 서비스에 접속해 계약서를 발송하고

▪️며칠 뒤 서명이 완료됐는지 다시 확인하고

▪️완료 결과를 ERP에 기록하는

과정을 반복하는 식입니다.

이미 ERP에 있는 정보를 사람이 다시 옮기는 순간 중복 입력 업무가 생기고 오타나 누락 가능성도 함께 발생합니다.

전자계약 API를 연동하는 목적은 ERP를 새로운 시스템으로 바꾸는 것이 아닙니다.

지금 사용하고 있는 ERP에 ‘계약 업무’를 연결하는 것에 가깝습니다.

🔄 ERP와 전자계약을 연결하면 업무 흐름이 어떻게 달라질까요?

기존 업무와 API를 연동한 업무를 비교하면 차이가 더 명확합니다.

기존 방식

ERP에서 정보 확인→ 계약서에 다시 입력→ 전자계약 서비스 접속→ 계약서 발송→ 진행 상태 확인→ 완료 문서 확인→ ERP 상태 수동 변경

API 연동 후

ERP 데이터 선택→ 계약서 자동 생성→ 서명 요청→ 계약 상태 확인→ 계약 완료→ 완료 결과를 내부 시스템과 연결

이싸인온 API에서는 ERP·CRM 등 사내 시스템의 데이터를 전자서식 필드에 미리 입력해 서명을 요청할 수 있으며, 문서 상태 조회·취소·재전송·다운로드 등 문서 관리 기능도 API로 처리할 수 있습니다.

결국 담당자가 여러 시스템을 오가며 반복하던 업무를 하나의 흐름으로 연결하는 것입니다.

1. 📄 ERP 데이터를 이용해 계약서를 자동으로 만들 수 있습니다

첫 번째 단계는 ERP에 저장된 데이터를 계약서와 연결하는 것입니다.

예를 들어 거래처 관리 ERP에 다음과 같은 정보가 있다고 가정해보겠습니다.

이 데이터를 전자계약 서식의 입력란과 연결하면 담당자가 계약서를 만들 때마다 같은 내용을 다시 입력하지 않아도 됩니다.

이싸인온 API는 기업이 보유한 인사·고객·조직 등의 데이터를 활용해 계약 내용을 미리 채운 상태로 문서를 생성하는 방식의 연동을 지원합니다. 공식 API 소개에서도 거래처 코드나 내부 데이터를 활용한 계약서 생성 사례를 안내하고 있습니다.

2. 🚀 필요한 시점에 ERP에서 바로 계약서를 보낼 수 있습니다

계약서가 만들어졌다면 다음은 발송입니다.

API를 연동하면 담당자가 ERP에서 정보를 확인한 뒤 별도로 전자계약 서비스에 접속해 다시 문서를 만드는 과정을 줄일 수 있습니다.

[전자계약 보내기]

버튼을 ERP 화면에 만들어 담당자가 필요할 때 계약서를 생성하고 발송하도록 구성할 수 있습니다.

업무 프로세스에 따라 특정 조건이 충족됐을 때 계약서 생성 절차가 시작되도록 설계하는 것도 가능합니다.

중요한 것은 모든 업무를 무조건 ‘완전 자동 발송’으로 만드는 것이 아닙니다.

회사의 내부통제 방식에 따라 ERP 데이터 불러오기 → 계약서 생성 → 담당자 최종 확인 → 전송 처럼 사람이 마지막으로 내용을 확인한 뒤 발송하도록 구성할 수도 있습니다.

계약 금액이나 계약 기간처럼 중요한 정보가 포함되어 있다면 이런 검토 단계를 함께 설계하는 것이 좋습니다.

3. 🔔 계약서를 보낸 뒤 진행 상태도 ERP와 연결할 수 있습니다

API 자동화에서 발송만큼 중요한 것이 계약 이후의 상태 관리입니다.

계약서를 자동으로 보내놓고 담당자가 다시 전자계약 서비스에 접속해 “서명했나?” / “아직 진행 중인가?” / “계약이 끝났나?” 를 일일이 확인해야 한다면 자동화 효과가 줄어듭니다.

이싸인온 API에서는 문서 상태를 조회할 수 있으며, 문서 상태가 변경될 때 Callback URL로 정보를 전달하는 웹훅(Webhook) 방식도 지원합니다.

이를 활용하면 내부 시스템에서 계약 상태를 관리하는 흐름을 구성할 수 있습니다.

예를 들어 ERP 거래처 화면에 계약 준비 → 발송 완료 → 서명 진행 중 → 계약 완료와 같은 상태를 함께 표시하는 방식입니다.

담당자는 거래처 정보와 계약 진행 상황을 서로 다른 시스템에서 찾지 않고 하나의 업무 흐름으로 관리할 수 있습니다.

4. ✅ 계약이 완료되면 다음 업무까지 연결할 수 있습니다

전자계약 API의 활용은 계약서를 보내는 데서 끝나지 않습니다.

계약이 완료되었다는 정보를 내부 시스템으로 전달하면 그 다음 업무도 연결할 수 있습니다.

예를 들어 공급업체 계약이라면, 전자계약 완료→ ERP 계약 상태 ‘완료’로 변경→ 거래처 계약 정보 업데이트→ 후속 구매·정산 업무 진행과 같은 프로세스를 구성할 수 있습니다.

또 완료된 계약 문서나 관련 정보를 내부 문서관리 시스템 또는 데이터베이스와 연결하는 방식도 검토할 수 있습니다.

이싸인온은 계약 완료 이후 문서 정보와 상태를 외부 시스템으로 전달할 수 있는 Export API와 웹훅 기능을 제공하고 있습니다.

즉, 계약 생성 → 발송 → 서명 → 완료 → 후속 업무까지 하나의 프로세스로 바라보는 것이 API 자동화의 핵심입니다.

🏢 실제로는 어떻게 활용할 수 있을까요?

업무 상황별로 보면 전자계약 API 활용 방법이 더 쉽게 이해됩니다.

활용 사례 ① 거래처 공급계약

구매팀에서 신규 공급업체와 계약을 체결해야 하는 상황입니다.

ERP에는 이미 거래처명, 사업자 정보, 담당자, 공급 조건 등이 등록되어 있습니다.

기존 방식

ERP 거래처 확인

→ 계약서 직접 작성

→ 담당자 정보 입력

→ 계약서 발송

→ 서명 여부 확인

→ ERP에 결과 입력

API 연동

ERP 거래처 선택

→ 계약서 정보 자동 입력

→ 담당자에게 전자계약 발송

→ 진행 상태 확인

→ 계약 완료

→ ERP 계약 상태 업데이트

같은 거래처 정보를 여러 번 입력하는 업무를 줄일 수 있습니다.

활용 사례 ② 파트너·대리점 계약

대리점이나 파트너사가 많은 기업이라면 신규 계약과 갱신 계약이 반복적으로 발생합니다.

ERP나 파트너 관리 시스템에 이미 업체 정보가 있다면 이를 활용해 계약서를 생성할 수 있습니다.

예를 들어, 파트너 등록 → 계약 대상 확인 → 계약서 생성 → 전자서명 요청 → 계약 완료 여부 확인 흐름을 연결할 수 있습니다.

파트너가 많아질수록 담당자가 업체 정보를 복사하고 계약 진행 상황을 개별적으로 확인하는 작업도 함께 늘어나기 때문에 반복 계약이 많은 업무일수록 API 연동을 검토해볼 만합니다.

활용 사례 ③ 정산 합의서·확인서

ERP에 이미 거래 실적이나 정산 금액이 계산되어 있는데 담당자가 그 숫자를 다시 문서에 옮겨 적고 있다면 이 과정도 API 활용 대상이 될 수 있습니다.

예를 들어, ERP 정산 금액 확정→ 해당 데이터로 정산 합의서 생성→ 거래처에 전자서명 요청→ 서명 완료→ 정산 상태 업데이트와 같은 흐름입니다.

특히 매월 같은 양식의 문서를 여러 거래처에 반복적으로 보내는 업무라면 데이터는 ERP에 있는데 문서만 사람이 다시 만드는 구조가 아닌지 먼저 살펴보는 것이 좋습니다.

🤔 ERP 연동이라고 해서 모든 업무를 자동화해야 하나요?

그렇지 않습니다.

전자계약 API를 도입할 때 흔히 “ERP에서 버튼 하나 누르면 모든 계약이 알아서 끝나야 하는 것 아닌가?” 라고 생각하기 쉽습니다.

하지만 회사마다 계약 금액, 계약 유형, 내부 승인 절차가 다르기 때문에 필요한 부분만 자동화하는 것이 더 적합할 수 있습니다.

A. 데이터 입력만 자동화

ERP 데이터 → 계약서 자동 작성 → 담당자가 검토 후 직접 발송

B. 발송까지 자동화

ERP 데이터 → 계약서 자동 작성 → 전자서명 요청

C. 완료 이후까지 자동화

ERP 데이터 → 계약서 생성·발송 → 상태 확인 → 계약 완료 → ERP 상태 및 후속 업무 업데이트 처럼 단계적으로 범위를 결정할 수 있습니다.

처음부터 모든 업무를 연결하기보다 반복 작업이 가장 많은 구간부터 시작하는 것이 좋습니다.

🧩 ERP 연동 전에 무엇을 먼저 정해야 할까요?

API 개발을 시작하기 전에 다음 다섯 가지를 먼저 정리해보세요.

1. 어떤 데이터를 사용할 것인가?

거래처명, 계약 금액, 계약 기간, 담당자 정보 등 계약서에 필요한 데이터가 ERP의 어느 항목에 저장되어 있는지 확인합니다.

2. 언제 계약서를 만들 것인가?

담당자가 버튼을 눌렀을 때 만들지, 특정 업무 상태가 되었을 때 시작할지 결정합니다.

3. 발송 전 검토가 필요한가?

계약서를 바로 발송할지 담당자가 내용을 최종 확인한 뒤 보낼지 정합니다.

4. 어떤 계약 상태를 ERP에서 확인할 것인가?

발송, 진행 중, 완료 등 실제 업무에서 필요한 상태를 정합니다.

5. 계약 완료 후 무엇을 할 것인가?

ERP 상태 변경, 완료 문서 보관, 다음 업무 시작 등 계약 이후 프로세스까지 함께 살펴봅니다.

이 다섯 가지가 정리되어 있으면 API 개발 범위도 훨씬 명확해집니다.

🧪 실제 ERP에 붙이기 전에 테스트할 수 있나요?

가능합니다. 이싸인온 개발자 문서에서는 API 요금제 구매 전 TESTAPI를 통해 API 연동을 테스트할 수 있도록 지원하고 있습니다.

처음부터 실제 ERP 전체 프로세스를 연결하기보다, 인증 확인→ ERP 테스트 데이터 1건 준비→ 계약서 생성→ 전자서명 요청→ 상태 확인→ 웹훅 수신 정도의 작은 시나리오부터 검증해보는 것이 좋습니다.

한 건의 계약 흐름이 정상적으로 동작하는 것을 확인한 뒤 실제 업무 범위로 확장하면 어떤 개발이 필요한지도 구체적으로 확인할 수 있습니다.

ERP를 바꾸지 말고, 계약 업무를 연결해보세요

전자계약 API를 도입하기 위해 기존 ERP를 새로 구축할 필요는 없습니다.

이미 ERP 안에는 계약에 필요한 고객·거래처·금액·기간 등의 데이터가 쌓여 있습니다.

중요한 것은 이 데이터를 다시 사람이 옮겨 적는 대신, ERP 데이터 → 계약서 생성 → 전자서명 요청 → 진행 상태 확인 → 계약 완료 → 후속 업무가 하나의 흐름으로 이어지도록 만드는 것입니다.

이싸인온 API를 활용하면 기존 ERP·CRM·HRM 등에서 사용하는 데이터를 전자계약과 연결하고, 문서 발송부터 진행 상태 확인과 완료 이후 업무까지 회사의 프로세스에 맞게 구성할 수 있습니다.

현재 ERP에 이미 있는 정보를 계약서에 반복해서 입력하고 있다면, 그 반복 업무부터 API로 연결할 수 있는지 확인해보세요.

전자계약이 필요할 때, 이싸인온

이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

▪️22년의 서비스 경험을 바탕으로

▪️200만 명 이상의 사용자가 이싸인온을 이용했으며,

▪️100만 건 이상의 전자문서 서명이 완료되었습니다.

계약서 작성부터 발송, 서명, 완료 문서 관리까지

업무 환경에 맞는 다양한 전자계약 기능을 활용할 수 있습니다.

전자계약이 처음이어도 어렵지 않습니다

처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

도입 방법이나 필요한 기능이 궁금하다면 이싸인온 고객센터에 문의해 주세요.

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▪️ 전화 상담: 02-3444-4660

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