투자 클로징, 주주 동의서·위임장 빠르게 수집하는 방법

투자 클로징, 주주 동의서·위임장 빠르게 수집하고 관리하는 방법

투자 조건 협의가 끝났다고 해서 곧바로 투자금이 납입되는 것은 아닙니다.

RCPS(상환전환우선주) 투자 과정에서는 회사의 정관과 투자계약, 기존 주주간계약 등에 따라 이사회·주주총회 결의나 기존 주주의 동의, 위임장 등 여러 서류가 추가로 필요할 수 있습니다.

특히 기존 주주가 많고 서로 다른 지역에 흩어져 있다면 필요한 서류를 작성하고 발송한 뒤 다시 회수하는 과정 자체가 투자 클로징 일정의 병목이 되기도 합니다.

📌 이럴 때 전자계약을 활용하면 종이 서류를 일일이 출력하고 우편으로 주고받는 대신, 필요한 주주 서류를 한 번에 발송하고 진행 상태까지 관리할 수 있습니다.

다만 RCPS 발행에 필요한 결의와 서류는 모든 회사가 동일하지 않습니다.

먼저 우리 회사에 어떤 서류가 필요한지 확인한 뒤, 전자적으로 처리할 수 있는 동의서·확인서·위임장 등의 수집 업무를 효율화하는 것이 중요합니다.

투자라면 기존 주주 전원의 동의가 반드시 필요한가요?

반드시 그런 것은 아닙니다.

RCPS는 상환과 전환 등에 관한 조건이 붙은 종류주식입니다. 상법에서는 회사가 종류주식을 발행하려면 정관에 해당 종류주식의 내용과 수를 정하도록 하고 있습니다.

또한 회사 설립 이후 신주를 발행하는 경우 신주의 종류와 수, 발행가액, 납입기일, 인수방법 등은 정관에 정함이 없다면 원칙적으로 이사회가 결정합니다.

외부 투자자에게 신주를 배정하는 제3자 배정의 경우에는 정관의 근거와 경영상 목적 등 별도의 요건도 확인해야 합니다.

따라서 “투자를 받으려면 기존 주주 전원의 동의서를 무조건 받아야 한다”고 일률적으로 말하기는 어렵습니다.

실제로 필요한 절차는 다음과 같은 조건에 따라 달라질 수 있습니다.

▪️회사의 현재 정관

▪️기존에 발행한 종류주식의 내용

▪️신주 발행 방식

▪️기존 투자계약 및 주주간계약

▪️정관 변경 여부

▪️기존 종류주주의 권리에 미치는 영향

예를 들어 정관 변경으로 특정 종류주주에게 손해를 미치는 경우에는 일반 주주총회 외에 종류주주총회의 결의가 추가로 필요할 수 있습니다.

💡 따라서 가장 먼저 법무 담당자나 자문기관과 필요한 결의·서류 목록을 확정하는 것이 좋습니다.

전자계약은 그다음 단계인 서류 작성·발송·회수·진행관리 과정을 효율화하는 도구로 활용할 수 있습니다.

투자 클로징에서 주주 서류 취합이 오래 걸리는 이유는 무엇일까요?

주주가 몇 명 되지 않는다면 개별적으로 연락해 서류를 받는 것도 어렵지 않을 수 있습니다.

하지만 초기 엔젤 투자자와 임직원 주주 등이 늘어나면서 주주 수가 많아지면 이야기가 달라집니다.

① 주주마다 다른 정보를 입력해야 합니다

동일한 동의서나 위임장을 사용하더라도 주주명, 보유 주식 수, 연락처 등 개인별 정보가 달라질 수 있습니다.

담당자가 파일을 하나씩 복사해 수정한다면 누락이나 오기입 가능성도 커집니다.

② 서류를 받은 사람의 행동이 필요합니다

이메일로 PDF를 보낸 뒤

파일 다운로드 → 출력 → 서명 또는 날인 → 스캔 → 이메일 회신

과정을 요구하면 주주 입장에서도 번거롭습니다.

주주가 여러 지역에 있거나 해외에 있다면 우편 방식은 더 많은 시간이 필요할 수 있습니다.

③ 누가 제출했는지 계속 확인해야 합니다

30명에게 보냈는데 23명만 제출했다면 남은 7명이 누구인지 확인해야 합니다.

이를 별도의 엑셀로 관리한다면 계약서 발송 현황과 관리 파일을 계속 대조해야 합니다.

④ 수정이나 누락이 발생하면 다시 보내야 합니다

주주명이나 문서 내용을 잘못 입력했거나 필요한 서명이 빠져 있다면 다시 연락하고 서류를 재발송해야 합니다.

투자 클로징처럼 일정이 정해져 있는 업무에서는 작은 실수도 부담이 될 수 있습니다.

전자계약으로 주주 서류를 어떻게 받을 수 있나요?

전자계약을 활용한다고 해서 투자와 관련된 모든 법적 절차가 전자 방식으로 대체되는 것은 아닙니다.

공증이나 등기 과정에서 별도의 원본·첨부서류 또는 특정 형식이 요구되는 경우에는 해당 요건을 따로 확인해야 합니다.

전자서명법은 전자서명이 전자적 형태라는 이유만으로 서명·서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 않는다고 규정하고 있습니다. 하지만 이것이 모든 공증·등기 절차를 자동으로 대체한다는 의미는 아닙니다.

반면 전자적으로 처리할 수 있는 주주 동의서, 확인서 등은 전자계약을 활용하면 작성과 취합 업무를 훨씬 단순하게 구성할 수 있습니다.

이싸인온으로 여러 주주의 서류를 한 번에 보낼 수 있나요?

가능합니다. 이싸인온의 대량전송 기능은 동일한 서식을 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있습니다.

예를 들어 동일한 형식의 주주 동의서를 여러 명에게 받아야 한다면,

주주명 / 연락처 / 개별 입력 내용

등을 대량전송용 데이터에 입력한 뒤 각 주주에게 문서를 전송할 수 있습니다.

주주별로 문서 파일을 하나씩 복사하고 이름을 수정해 발송하는 과정을 줄일 수 있는 거죠.

📌 대량전송에서는 텍스트박스, 체크박스, 라디오박스, 드롭다운박스 등에 들어갈 데이터를 수신인별로 미리 입력할 수도 있습니다.

주주가 이싸인온에 가입해야 하나요?

서명을 요청받은 사람이 반드시 이싸인온 계정을 만들어야 하는 것은 아닙니다.

이싸인온은 이메일 또는 휴대폰으로 문서를 전달할 수 있고, 휴대폰으로 전송하는 경우 카카오톡 알림톡을 우선 이용합니다. 문서를 받은 작성자는 가입하지 않고도 계약에 참여해 서명할 수 있습니다.

따라서 별도의 프로그램을 설치하거나 새로운 업무 시스템을 익히도록 안내하는 부담을 줄일 수 있습니다.

계약 중요도에 따라 필요한 경우에는 비밀번호 인증이나 휴대폰 본인확인도 설정할 수 있습니다.

아직 서명하지 않은 주주는 어떻게 확인하나요?

여러 명에게 서류를 보냈다면 발송보다 더 중요한 것이 진행 상태 관리입니다.

이싸인온에서는 대량전송 메뉴에서 전송한 문서의 상태를 확인할 수 있습니다.

일반 문서 역시 진행 중인 문서를 확인하면 수신인의 현재 진행 상태와 연락처, 본인인증 설정 여부 등을 확인할 수 있습니다.

아직 작성하지 않은 사람에게 다시 연락해야 한다면 알림 재전송을 이용해 이메일 또는 카카오톡 작성 요청을 다시 보낼 수도 있습니다.

기존처럼 별도의 엑셀에 발송 완료 / 연락 필요 / 회신 완료를 매번 수기로 업데이트하지 않아도 현재 진행 상황을 확인할 수 있는 셈입니다.

완료된 서류의 진행 과정도 확인할 수 있나요?

주주 관련 서류는 단순히 최종 PDF만 보관하는 것보다 어떤 과정으로 작성됐는지 함께 확인할 수 있는 것도 중요합니다.

이싸인온에서는 문서의 시작 시간과 서명 요청, 서명 완료 및 설정 변경 등 진행 이력을 확인할 수 있습니다.

또한 문서 작성이 완료되면 완료 문서와 함께 문서이력인증서를 다운로드할 수 있습니다.

문서이력인증서에는 서명 시점과 IP 등 계약 진행 과정과 관련된 정보가 기록됩니다.

이러한 기록은 이후 어떤 과정으로 문서가 작성됐는지 확인해야 할 때 참고 자료로 활용할 수 있습니다.

다만 문서이력인증서가 개별 투자계약의 적법성이나 공증·등기 요건 충족 여부를 대신 판단해 주는 것은 아닙니다.

법무팀 검토 후 주주에게 보내고 싶다면 어떻게 하나요?

투자 관련 문서는 외부로 보내기 전에 대표이사나 재무·법무 담당자의 최종 검토가 필요한 경우가 많습니다.

이싸인온의 승인 기능을 이용하면 상대방에게 문서를 전송하기 전에 내부 검토 및 승인 단계를 추가할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같이 구성할 수 있습니다.

담당자 문서 준비→ 법무 담당자 검토→ CFO 또는 대표 승인→ 주주에게 전송

승인이 완료된 뒤 자동으로 문서를 보내거나, 담당자가 다시 확인한 후 원하는 시점에 수동으로 전송하는 방식도 선택할 수 있습니다.

투자 서류처럼 잘못된 문서를 여러 명에게 한꺼번에 보내면 수정 부담이 큰 업무에서 활용하기 좋은 기능입니다.

이렇게 준비해 보세요

전자계약으로 주주 서류를 발송하기 전에 다음 순서로 준비하면 좋습니다. ✅

STEP 1. 필요한 서류를 먼저 확정합니다

정관과 기존 투자계약 등을 검토해 이번 투자에서 실제로 필요한 결의와 동의서·위임장 등을 확정합니다.

RCPS라는 이유만으로 기존 주주 모두에게 동일한 서류가 필요한 것은 아닙니다.

STEP 2. 전자처리가 가능한 서류를 구분합니다

전자서명으로 처리할 서류와 공증·등기 과정에서 별도의 형식이나 원본이 필요한 서류를 구분합니다.

특히 주주총회 의결권을 대리 행사하는 경우 상법 제368조는 대리권을 증명하는 서면 제출을 규정하고 있으므로, 실제 총회·등기 절차에서 사용할 문서 형식은 사전에 확인하는 것이 안전합니다.

전자문서법에서는 일정한 열람·재현 요건을 갖춘 전자문서를 원칙적으로 서면으로 인정하지만 다른 법령의 특별한 규정이나 절차상 요구사항이 있는 경우에는 별도로 확인할 필요가 있습니다.

STEP 3. 반복적으로 받을 서식을 만듭니다

동일한 형태로 여러 주주에게 받아야 하는 동의서나 확인서를 서식으로 만들어 둡니다.

향후 추가 투자 라운드에서도 비슷한 서류를 사용한다면 기존 서식을 다시 활용할 수 있습니다.

STEP 4. 주주별 데이터를 정리합니다

대량전송을 이용한다면 주주 이름과 연락처, 문서에 들어갈 개별 데이터를 먼저 정리합니다.

이싸인온에서는 엑셀을 업로드하거나 대량전송 에디터에서 직접 데이터를 입력할 수 있습니다.

STEP 5. 발송 후 진행 상태를 확인합니다

서류를 보낸 뒤에는 아직 작성하지 않은 주주를 확인하고 필요한 경우 알림을 다시 전송합니다.

주소록을 이용하면 대량전송도 더 편리한가요?

여기에는 한 가지 주의할 점이 있습니다. ⚠️

이싸인온 주소록에는 자주 연락하는 사람의 이름·이메일·휴대폰 번호를 저장해 일반 계약 발송 시 불러올 수 있습니다.

하지만 현재 대량전송에서는 주소록 불러오기를 지원하지 않습니다.

대량전송을 사용할 때는 대량전송 에디터에 정보를 입력하거나 전용 엑셀 파일을 이용해야 합니다.

주주 서류를 실제로 관리할 때 알아두면 좋은 작은 차이입니다.

종이 방식과 전자계약, 업무 과정은 어떻게 달라질까요?

전자계약의 장점은 단순히 종이를 PDF로 바꾸는 데 있지 않습니다.

여러 사람에게 서류를 보내고, 누가 작성했는지 확인하고, 완료된 문서와 진행 이력을 한곳에서 관리하는 업무 과정 자체를 줄이는 데 의미가 있습니다.

이런 기업이라면 주주 서류 관리 방식을 점검해 보세요

▪️ 기존 주주가 많아 투자 때마다 여러 명에게 서류를 받아야 한다.

▪️ 주주들이 여러 지역에 흩어져 있다.

▪️ 동의서나 확인서를 이메일로 보낸 뒤 출력·스캔해 받고 있다.

▪️ 제출 여부를 별도의 엑셀에서 관리하고 있다.

▪️ 미제출 주주를 확인해 일일이 전화나 문자를 보내고 있다.

▪️ 주주별로 다른 정보를 넣기 위해 같은 문서를 계속 복사하고 있다.

▪️ 문서를 외부로 보내기 전에 대표·법무·재무팀의 확인이 필요하다.

▪️ 완료된 투자 관련 문서가 담당자의 이메일이나 개인 폴더에 흩어져 있다.

여러 항목이 해당한다면 투자 서류 자체보다 서류를 수집하고 관리하는 방식에서 시간이 많이 소모되고 있는 것은 아닌지 확인해 볼 필요가 있습니다.

자주 묻는 질문

Q. 투자를 받으려면 기존 주주 전원의 동의가 필요한가요?

항상 필요한 것은 아닙니다.

신주 발행 방법과 회사 정관, 기존 투자계약 및 주주간계약, 종류주식의 권리 내용 등에 따라 필요한 결의와 동의 범위가 달라질 수 있습니다.

따라서 실제 투자 건에서는 법무 검토를 통해 필요한 서류를 먼저 확정하는 것이 좋습니다.

Q. 주주 동의서도 전자서명으로 받을 수 있나요?

전자서명법상 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명 등의 효력이 부인되지 않습니다.

또 전자문서법의 요건을 충족한 전자문서는 원칙적으로 서면으로 인정될 수 있습니다.

다만 해당 문서가 주주총회, 공증, 등기 등 별도의 형식 요건이 있는 절차에 사용된다면 전자문서만으로 가능한지 사전에 확인하는 것이 필요합니다.

Q. 주주들이 이싸인온에 가입해야 하나요?

문서를 받은 작성자는 별도의 이싸인온 계정을 만들지 않고도 전달받은 요청을 통해 계약에 참여할 수 있습니다.

Q. 여러 명에게 동일한 동의서를 한 번에 보낼 수 있나요?

이싸인온 대량전송 기능을 이용하면 동일한 서식을 최대 500명에게 전송할 수 있으며, 수신인별로 필요한 데이터를 미리 입력할 수도 있습니다.

투자 클로징의 서류 병목, 전자계약으로 줄여보세요

투자 클로징에서 중요한 것은 단순히 서류를 빠르게 받는 것만은 아닙니다.

누구에게 어떤 문서를 보냈고, 현재 어디까지 진행됐으며, 완료된 문서를 어떻게 관리하고 있는지까지 하나의 흐름으로 확인할 수 있어야 합니다.

특히 주주 수가 많을수록 개별 파일 작성과 발송, 제출 여부 확인 같은 반복 업무는 계속 늘어납니다.

이싸인온에서는 대량전송, 이메일·카카오톡 서명 요청, 문서 진행 상태 확인, 알림 재전송, 내부 승인, 문서이력인증서 등을 이용해 이러한 업무를 한곳에서 관리할 수 있습니다.

투자 조건에 대한 협의는 사람의 판단이 필요하지만, 반복되는 서류 발송과 관리까지 사람이 일일이 할 필요는 없습니다.

다음 투자 라운드에서는 필요한 주주 서류부터 이싸인온으로 간편하게 관리해 보세요.

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