재택근무 직원의 근로계약서·인사 서류도 비대면으로 받을 수 있나요?

재택근무 직원의 근로계약서·인사 서류도 비대면으로 받을 수 있나요?

네. 재택근무나 하이브리드 근무처럼 직원이 사무실에 없는 경우에도 근로계약서와 각종 인사 서류를 전자문서로 전달하고 서명을 받을 수 있습니다.

이싸인온에서는 직원의 이메일 또는 휴대폰 번호로 문서를 전송할 수 있으며,

직원은 별도의 이싸인온 회원가입 없이 PC나 모바일에서 문서를 확인하고 작성·서명할 수 있습니다.

근로계약서뿐 아니라 보안서약서, 개인정보 동의서, 각종 확인서처럼 직원의 확인이나 서명이 필요한 인사 문서에도 활용할 수 있습니다.

재택근무 직원의 근로계약서도 전자문서로 교부할 수 있나요?

근로기준법 제17조에서는 사용자가 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등 정해진 근로조건을 명시하도록 하고 있습니다.

또한 해당 사항이 명시된 서면에는 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따른 전자문서도 포함됩니다.

따라서 직원이 반드시 사무실에 출근해 종이 근로계약서를 직접 주고받아야 하는 것은 아닙니다.

다만 재택근무의 운영 방법이나 근무 장소, 복무 기준 등이 달라진다면 회사의 취업규칙과 기존 근로계약 내용 등을 함께 확인할 필요가 있습니다.

전자계약은 이러한 내용을 직원에게 전달하고 확인·서명을 받는 과정을 비대면으로 진행하는 방법으로 활용할 수 있습니다.

직원도 이싸인온에 가입해야 하나요?

아닙니다. 이싸인온으로 계약서를 받는 사람은 별도로 회원가입하지 않아도 문서를 작성할 수 있습니다.

인사 담당자가 수신인의 이메일 주소나 휴대폰 번호를 입력해 문서를 보내면 직원에게 이메일 또는 카카오톡을 우선으로 한 모바일 알림이 전달됩니다.

직원은 전달받은 링크를 통해 문서를 열고 내용을 확인한 뒤 필요한 항목을 작성하고 서명합니다.

따라서 재택근무자나 외근 중인 직원에게 서류를 전달하기 위해 출근 일정을 따로 맞추거나 종이 서류를 우편으로 보낼 필요를 줄일 수 있습니다.

직원마다 계약 내용이 다른 경우에는 어떻게 보내나요?

연봉계약서나 근로계약서는 같은 양식을 사용하더라도 직원마다 이름, 연봉, 계약기간, 부서 등 내용이 서로 다를 수 있습니다.

이런 경우에는 이싸인온의 대량전송 기능을 활용할 수 있습니다.

대량전송은 동일한 계약서 양식을 기준으로 최대 500명에게 한 번에 문서를 전송할 수 있는 기능입니다.

직원별 이름과 연락처를 비롯해 계약서에 들어갈 데이터를 각각 입력할 수 있기 때문에 여러 직원의 문서를 한 건씩 반복해서 만들 필요가 없습니다.

예를 들어 다음과 같은 업무에 활용할 수 있습니다.

▪️직원별 근로계약서

▪️연봉계약서

▪️개인정보 수집·이용 동의서

▪️보안서약서

▪️각종 사내 확인서 및 동의서

대량전송 데이터를 이싸인온 화면에서 직접 입력하거나, 인원이 많은 경우 엑셀 파일을 이용해 입력할 수도 있습니다.

입사일이나 계약 갱신일에 맞춰 미리 준비할 수 있나요?

가능합니다. 계약서를 미리 만들어 두고 특정 날짜와 시간에 직원에게 전달해야 한다면 예약전송 기능을 사용할 수 있습니다.

예를 들어 신입사원의 입사일이나 연봉계약 갱신 시점에 맞춰 미리 문서를 준비해두고, 필요한 날짜에 자동으로 발송되도록 설정할 수 있습니다.

예약전송은 일반 문서와 서식뿐 아니라 대량전송에서도 사용할 수 있습니다.

예약된 문서는 별도의 예약 문서함에서 확인할 수 있어, 발송 예정인 인사 문서를 미리 관리하기에도 편리합니다.

직원이 아직 서명하지 않았다면 어떻게 확인하나요?

종이 서류나 이메일 첨부파일로 인사 문서를 받다 보면 가장 번거로운 업무 중 하나가 누가 제출했고 누가 아직 제출하지 않았는지 확인하는 일입니다.

이싸인온에서는 문서별 진행 상태와 수신인 정보를 확인할 수 있습니다.

수신인이 작성 대기 중인지, 현재 문서가 진행 중인지 등 문서 상태를 확인할 수 있기 때문에

직원마다 이메일이나 메신저를 다시 검색하며 제출 여부를 정리할 필요를 줄일 수 있습니다.

문서 작성 기한도 설정할 수 있으며, 진행 과정에 대한 알림도 이메일이나 휴대폰을 통해 전달됩니다.

완료된 인사 서류는 어떻게 관리하나요?

모든 작성과 서명이 완료되면 완료 문서와 문서이력인증서를 확인하고 다운로드할 수 있습니다.

문서 정보에서는 요청자, 전송일, 작성 기한, 수신인과 문서 진행 상태 등을 확인할 수 있으며 문서의 시작, 서명 요청, 서명 완료 등 진행 이력도 확인할 수 있습니다.

회사 내부에서 다른 담당자도 문서를 확인해야 한다면 내부 열람 권한을 설정해 해당 사용자나 부서가 완료 문서와 이력인증서에 접근하도록 구성할 수도 있습니다.

따라서 인사 담당자의 개인 PC나 이메일에 파일을 따로 모아두기보다 계약 문서와 진행 정보를 함께 관리할 수 있습니다.

재택근무 인사 서류, 상황에 따라 어떤 기능을 사용하면 될까요?

재택근무라고 해서 인사 문서를 별도의 방식으로 관리할 필요는 없습니다.

중요한 것은 직원이 어디에서 근무하느냐보다

필요한 문서를 정확하게 전달하고, 작성·서명 여부를 확인하며, 완료된 문서를 이후에도 관리할 수 있는 흐름을 만드는 것입니다.

인사 서류가 많을수록 발송보다 ‘관리 방식’을 먼저 확인하세요

직원이 몇 명 되지 않을 때는 이메일로 PDF를 보내고 다시 받는 방식도 크게 불편하지 않을 수 있습니다.

하지만 직원 수가 늘어나거나 근로계약서, 연봉계약서, 동의서, 서약서처럼 반복적으로 받아야 하는 문서가 많아지면 상황이 달라집니다.

누구에게 어떤 문서를 보냈는지, 누가 아직 작성하지 않았는지, 최종 문서가 어디에 있는지를 담당자가 계속 별도로 관리해야 하기 때문입니다.

이싸인온에서는 문서 전송 → 직원 작성·서명 → 진행 상태 확인 → 완료 문서 관리까지 하나의 흐름에서 진행할 수 있습니다.

또한 여러 직원에게 같은 양식을 보내야 한다면 최대 500명까지 지원하는 대량전송을, 특정 날짜에 문서를 보내야 한다면 예약전송을 함께 활용할 수 있습니다.

직원이 사무실에 없어도 인사 서류 업무가 멈추지 않도록, 우리 회사의 반복적인 서명 업무부터 전자계약으로 전환해보세요.

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이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

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처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

도입 방법이나 필요한 기능이 궁금하다면 이싸인온 고객센터에 문의해 주세요.

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