물류·배송·유통 계약서 관리, 정산 때마다 서류 찾지 않는 방법

물류·배송·유통 계약서 관리, 정산 때마다 서류 찾지 않는 방법

물류·배송·유통 업무에서는 계약서 자체보다 필요한 순간에 해당 문서를 바로 확인할 수 있는 관리 방식이 중요합니다.

화주사와의 계약서, 협력 운송사 위탁계약서, 배송 관련 동의서와 확인서 등이 담당자 PC, 이메일, 종이 서류함에 흩어져 있다면 월말 정산이나 거래 확인이 필요한 순간마다 문서를 다시 찾아야 합니다.

이싸인온(eSignon)에서는 계약서 발송부터 서명 완료, 문서 보관까지 하나의 서비스에서 관리하고,

문서 검색·라벨·대량전송·링크싸인·API 연동 등을 활용해 반복적으로 발생하는 물류 계약 업무를 정리할 수 있습니다.

물류·배송·유통 업체는 왜 계약서 관리가 어려울까요?

물류 업무는 계약 당사자와 현장이 한곳에 모여 있지 않은 경우가 많습니다.

화주사, 협력 운송사, 대리점, 배송기사, 물류센터 등 여러 주체가 업무에 참여하고, 거래마다 확인해야 하는 문서도 달라질 수 있습니다.

이 과정에서 계약서를 종이와 이메일, 개인 PC 등에 각각 보관하면 문제가 생깁니다.

예를 들어 정산 담당자가 특정 거래의 서류를 확인해야 할 때,

어느 담당자가 보냈는지 → 상대방이 서명했는지 → 완료 문서가 어디 있는지를 각각 확인해야 할 수 있습니다.

따라서 물류 계약관리는 단순히 전자서명을 받는 것보다 발송한 문서와 완료된 문서를 다시 확인하기 쉬운 구조로 만드는 것이 중요합니다.

정산할 때 필요한 계약서를 어떻게 빠르게 찾을 수 있나요?

이싸인온에서는 문서 메뉴에 저장된 문서를 검색할 수 있습니다.

검색창에 원하는 검색어를 입력할 수 있고, 상세검색에서는 서명 요청자, 서명자, 내부 열람 권한 등의 조건을 이용해 문서를 찾을 수 있습니다.

또한 라벨 기능을 이용해 회사의 관리 기준에 맞춰 문서를 분류할 수 있습니다.

예를 들어 물류·유통 업체라면 다음과 같은 라벨 체계를 생각해볼 수 있습니다.

이싸인온에서는 라벨을 생성해 하나 또는 여러 문서에 적용할 수 있으며, 하나의 문서에 여러 라벨을 지정하는 것도 가능합니다.

즉, 문서가 자동으로 모든 기준에 맞춰 분류되는 방식이라기보다 회사에서 필요한 관리 기준을 정해 라벨로 분류하고, 검색 기능과 함께 사용하는 방식입니다.

배송기사나 협력업체가 이메일을 사용하지 않아도 서명할 수 있나요?

네 가능합니다. 이싸인온에서 수신인의 휴대폰 번호를 입력하면 카카오톡으로 서명 요청을 보낼 수 있으며,

카카오톡 전송에 실패하면 SMS로 발송됩니다. 계약을 받는 사람은 이싸인온 회원가입 없이 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다.

따라서 업무용 이메일을 사용하지 않는 배송기사나 현장 인력에게도 모바일로 문서를 전달할 수 있습니다.

현장에서 불특정 다수 또는 연락처를 미리 확보하기 어려운 사람에게 같은 종류의 문서를 받아야 하는 경우에는 링크싸인도 활용할 수 있습니다.

링크싸인은 전자서식의 URL을 생성하고 이를 QR코드로 활용할 수 있는 방식입니다.

예를 들어 업무 환경에 따라

▪️개별 운송·위탁계약 → 수신인 지정 전송

▪️여러 협력사와 동일한 유형의 계약 → 대량전송

▪️현장에서 작성하는 확인·동의 문서 → 링크싸인 처럼 구분해 활용할 수 있습니다.

협력 운송사나 배송기사에게 같은 계약서를 한 번에 보낼 수 있나요?

반복되는 계약이 많다면 대량전송을 사용할 수 있습니다.

이싸인온에서는 동일한 종류의 계약서를 한 번에 최대 500명까지 전송할 수 있으며, 엑셀에 수신인별 데이터를 입력해 각 사람에게 필요한 내용을 반영할 수 있습니다.

예를 들어 여러 협력 운송사나 배송기사와 계약을 갱신한다면

▪️업체명 또는 이름

▪️이메일 또는 휴대폰 번호

▪️계약기간, 담당센터, 계약조건 등 필요한 정보를 준비해 반복 입력을 줄일 수 있습니다.

모든 계약을 하나씩 만들어 발송하는 것보다 같은 서식을 반복해서 사용하는 업무에 적합합니다.

완료된 문서는 정산 담당자도 확인할 수 있나요?

계약서를 누가 볼 수 있도록 할지도 중요합니다.

이싸인온에서는 문서가 속할 부서를 지정할 수 있으며, 해당 부서 외에는 문서를 확인할 수 없도록 관리할 수 있습니다.

필요한 경우 특정 사용자 또는 부서에 내부 열람 권한을 부여할 수도 있습니다.

예를 들어 계약은 영업·운영 담당자가 진행하더라도 정산팀에서 완료 문서를 확인해야 한다면 내부 열람 권한을 활용해 업무에 필요한 사용자에게 접근 권한을 부여할 수 있습니다.

내부 열람 권한을 가진 사용자는 완료된 문서와 문서이력인증서를 확인할 수 있습니다.

이렇게 하면 계약 담당자가 개인적으로 문서를 전달하지 않아도 업무상 필요한 사람에게 문서 접근 구조를 마련할 수 있습니다.

계약이 언제 진행됐는지도 확인할 수 있나요?

정산이나 거래 확인 과정에서는 최종 계약서뿐 아니라 문서가 언제 전달되고 완료됐는지가 필요한 경우도 있습니다.

이싸인온의 문서 정보에서는 요청자, 전송일, 작성기한, 수신인 진행 상태 등을 확인할 수 있으며, 이력 보기에서는 문서 시작부터 서명 요청·완료와 설정 변경 등 진행 이력을 확인할 수 있습니다.

완료된 문서와 함께 문서이력인증서를 관리할 수 있기 때문에 최종 계약서만 별도로 보관하는 것보다 계약의 진행 과정을 확인하기 쉽습니다.

이싸인온은 서명자의 열람·서명 시점과 접속 IP 등 계약 과정의 검증 정보를 기록하며, ISO/IEC 27001 인증 운영체계와 CSAP 기반 Azure 인프라 등의 보안 체계를 안내하고 있습니다.

기존 WMS·TMS·ERP와 전자계약을 연결할 수 있나요?

이미 내부 시스템에서 거래처와 배송·정산 정보를 관리하고 있다면 전자계약 데이터를 다시 수기로 입력하는 것도 또 하나의 업무가 될 수 있습니다.

이싸인온은 API를 제공해 ERP·CRM·그룹웨어, 웹페이지, 모바일 앱 등 기존 시스템과 전자계약 기능을 연동할 수 있습니다.

예를 들어 내부 시스템에서 계약에 필요한 데이터를 준비해 전자계약 작성란과 연결하거나, 계약 완료 이후 정보를 내부 시스템의 후속 업무와 연결하는 흐름을 구성할 수 있습니다.

물류기업이 사용하는 WMS나 TMS 역시 API를 지원하는 내부 시스템이라면 연동을 검토할 수 있지만, 실제 연동 가능 범위와 개발 방식은 사용하는 시스템과 업무 프로세스에 따라 확인이 필요합니다.

따라서 처음부터 모든 시스템을 연결하기보다, 계약 발송 → 완료 확인 → 정산에 필요한 데이터 반영 중 어떤 부분을 자동화할 것인지 먼저 정의하는 것이 좋습니다.

전자계약으로 체결한 계약서도 법적 효력이 있나요?

전자문서라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지는 않습니다.

전자문서 및 전자거래 기본법 제4조는 전자문서가 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정하고 있습니다.

전자서명법 제3조 역시 전자서명이 전자적 형태라는 이유만으로 서명·서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 않는다고 규정합니다.

다만 전자계약 서비스를 사용한다는 사실만으로 모든 계약의 유효성이 자동으로 보장되는 것은 아닙니다.

실제 계약의 효력은 계약 당사자, 계약 내용, 의사표시와 해당 거래에 적용되는 법령 등 구체적인 상황에 따라 판단해야 합니다.

물류 계약관리, 정산할 때 찾는 방식에서 체결할 때 정리하는 방식으로

물류·배송·유통 업무에서는 계약 한 건보다 많은 문서를 반복해서 주고받고 다시 확인해야 한다는 점이 관리의 어려움을 만듭니다.

그래서 전자계약을 도입할 때도 단순히 종이를 없애는 것에서 끝내기보다,

계약서 발송 → 서명 상태 확인 → 완료 문서 보관 → 라벨 분류 → 검색 → 필요한 담당자와 공유까지 하나의 관리 흐름으로 만드는 것이 중요합니다.

이싸인온에서는 모바일 전송과 링크싸인, 최대 500명 대량전송을 이용해 계약을 진행하고, 완료된 문서는 검색과 라벨을 이용해 분류할 수 있습니다.

필요한 사용자에게 내부 열람 권한을 부여하거나 API를 통해 기존 시스템과 전자계약 업무를 연결하는 것도 가능합니다.

정산 시즌이 되어야 계약서를 찾기 시작하는 방식에서, 계약을 체결하는 순간부터 다시 찾기 쉽게 관리하는 방식으로. 물류·배송·유통 업무의 반복적인 계약 관리도 이싸인온으로 정리해 보세요.

전자계약이 필요할 때, 이싸인온

이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

▪️22년의 서비스 경험을 바탕으로

▪️200만 명 이상의 사용자가 이싸인온을 이용했으며,

▪️100만 건 이상의 전자문서 서명이 완료되었습니다.

계약서 작성부터 발송, 서명, 완료 문서 관리까지

업무 환경에 맞는 다양한 전자계약 기능을 활용할 수 있습니다.

전자계약이 처음이어도 어렵지 않습니다

처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

도입 방법이나 필요한 기능이 궁금하다면 이싸인온 고객센터에 문의해 주세요.

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