제조업 3교대 근로계약, 야간조를 찾아다니지 않고 서명받는 방법

제조업 3교대 근로계약, 야간조를 찾아다니지 않고 서명받는 방법

24시간 생산라인을 운영하는 제조업에서는 인사팀과 생산직 근로자의 근무 시간이 서로 맞지 않는 경우가 많습니다.

특히 야간조·주말조까지 운영한다면 근로계약서를 직접 전달하고 다시 회수하는 것만으로도 담당자의 업무 부담이 커질 수 있습니다.

이럴 때 생산직 근로자의 휴대폰 번호를 이용해 근로계약서를 보내고, 여러 명에게 보낼 문서는 대량전송으로 처리하며, 근무조에 맞춰 예약전송을 설정하면 계약서 전달과 서명 현황 확인을 하나의 흐름으로 관리할 수 있습니다.

이싸인온(eSignon)은 별도의 회원가입이나 앱 설치 없이 모바일 웹에서 계약서를 확인하고 서명할 수 있어 업무용 이메일이나 개인 PC를 자주 사용하지 않는 현장 근로자에게도 활용할 수 있습니다.

제조업 3교대 근로계약은 왜 관리하기 어려울까요?

3교대 사업장의 문제는 계약서 양식 자체보다 사람과 시간이 맞지 않는다는 점에 있습니다.

인사팀이 주간에 근무하는 동안 일부 근로자는 야간에 출근하고, 주말조나 교대조마다 근무시간도 달라질 수 있습니다.

종이 근로계약서를 사용한다면 담당자가 직접 전달하거나 현장 관리자에게 전달을 부탁하고, 다시 서명된 문서를 회수한 뒤 누락자를 확인하는 과정이 필요합니다.

특히 생산직 근로자가 업무용 이메일이나 사내 PC를 자주 사용하지 않는 환경이라면 이메일만을 전제로 한 계약 방식도 적합하지 않을 수 있습니다.

따라서 제조업의 전자근로계약은 단순히 종이를 PDF로 바꾸는 것이 아니라 다음 세 가지를 함께 해결하는 것이 중요합니다.

▪️근로자가 실제로 확인하기 쉬운 채널로 전달할 것

▪️근무조가 달라도 정해진 시점에 계약서를 보낼 수 있을 것

▪️여러 명의 서명 상태를 담당자가 한곳에서 확인할 수 있을 것

근로계약서를 모바일로 작성하고 교부해도 되나요?

가능합니다.

근로기준법 제17조에서는 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 주요 근로조건을 명시한 서면을 근로자에게 교부하도록 하고 있으며,

여기서 서면에는 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따른 전자문서도 포함됩니다.

고용노동부 역시 전자문서를 활용한 근로계약이 가능하다고 안내하고 있으며, 스마트폰 등을 이용해 전자근로계약서를 작성·교부하는 방식을 인정하고 있습니다.

다만 전자계약 서비스를 사용한다고 근로기준법상 의무가 자동으로 충족되는 것은 아닙니다.

근로조건을 정확하게 작성하고, 근로자가 계약 내용을 확인할 수 있도록 실제로 교부하며, 완료된 근로계약서를 적절하게 보관하는 절차가 함께 필요합니다.

생산직 근로자가 회사 이메일이 없어도 계약서를 받을 수 있나요?

네. 이싸인온에서는 수신인의 이름과 휴대폰 번호를 입력해 카카오톡 알림톡으로 서명 요청을 보낼 수 있습니다.

카카오톡 발송에 실패한 경우에는 문자메시지로 전환해 발송할 수 있으며, 계약서를 받은 근로자는 별도의 이싸인온 회원가입이나 앱 설치 없이 모바일 웹에서 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다.

일반적인 과정은 다음과 같습니다.

휴대폰으로 계약서 수신 → 계약 내용 확인 → 필요한 정보 입력 → 전자서명 → 완료

따라서 생산직 근로자가 사내 이메일이나 업무용 PC를 사용하지 않더라도 개인 스마트폰을 통해 근로계약에 참여할 수 있습니다.

회사의 보안 정책이나 계약 중요도에 따라 휴대폰 본인확인이나 비밀번호 인증 등의 추가 인증 방식도 설정할 수 있습니다.

신규 입사자가 여러 명이라면 근로계약서를 어떻게 보내나요?

같은 근로계약서 양식을 여러 생산직 근로자에게 보내야 한다면 대량전송을 활용할 수 있습니다.

이싸인온에서는 동일한 서식을 한 번에 최대 500명에게 전송할 수 있습니다.

예를 들어 인사팀이 다음과 같은 정보를 관리하고 있다면,

▪️이름

▪️휴대폰 번호

▪️입사일

▪️소속 부서

▪️근무조

▪️임금

▪️계약기간

대량전송용 엑셀에 근로자별 정보를 입력해 각 사람에게 서로 다른 내용의 계약서를 생성해 보낼 수 있습니다.

즉, 계약서 100건을 각각 만들고 수신인을 반복 입력하는 것이 아니라 하나의 근로계약서 서식과 근로자 명단을 이용해 여러 계약을 한 번에 준비하는 방식입니다.

야간조·주말조에는 계약서를 언제 보내야 할까요?

3교대 사업장이라면 단순히 한 번에 많이 보내는 것보다 근무조에 맞춰 전달 시간을 관리하는 것도 중요합니다.

이싸인온의 예약전송 기능을 사용하면 원하는 날짜와 시간을 설정해 문서가 자동으로 전송되도록 예약할 수 있습니다.

대량전송에서도 예약전송을 함께 사용할 수 있습니다.

예를 들어 근무조에 따라 다음과 같이 운영할 수 있습니다.

담당자가 야간이나 주말에 직접 로그인해 전송 버튼을 누르기보다, 근무 일정을 확인해 미리 준비해둘 수 있다는 점이 제조업 현장에서 특히 유용합니다.

다만 근로계약 체결과 교부 시점은 실제 채용·근로관계에 맞게 회사의 인사 운영 기준과 관련 법령을 확인해 관리해야 합니다.

서명하지 않은 근로자는 어떻게 확인하나요?

전자계약을 보냈다고 모든 근로자가 바로 서명하는 것은 아닙니다.

알림을 확인하지 못했거나 계약서를 열어본 뒤 서명을 완료하지 않은 근로자도 있을 수 있습니다.

이싸인온에서는 문서의 진행 상태를 확인해 아직 완료되지 않은 계약서를 구분할 수 있으며, 필요한 근로자에게 이메일 또는 카카오톡으로 서명 요청 알림을 다시 보낼 수 있습니다.

여기서 중요한 점은 자동으로 계속 독촉 메시지가 발송되는 기능은 아니라는 것입니다.

담당자가 문서 상태를 확인한 뒤 미서명자에게 필요한 시점에 알림을 재전송하는 방식입니다.

예를 들어 인사팀 내부에서

발송 → 당일 미서명자 확인 → 근무 시작 전 재알림 → 연락처 오류 확인과 같은 기준을 만들어두면 모든 근로자를 일일이 찾아다니는 대신 필요한 대상부터 확인할 수 있습니다.

현장에서 QR코드로 서명을 받을 수도 있나요?

연락처를 사전에 확보하기 어렵거나 여러 사람이 현장에서 동일한 종류의 문서를 작성해야 한다면 링크싸인을 활용할 수 있습니다.

링크싸인은 서명이 가능한 URL 또는 QR코드를 생성해 공유하는 기능입니다.

근로자는 별도의 회원가입이나 앱 설치 없이 QR코드를 스캔해 문서를 확인하고 작성할 수 있으며, 담당자는 링크를 통해 작성된 문서를 한곳에서 관리할 수 있습니다.

다만 개별 근로조건이 들어가는 근로계약서처럼 특정 근로자를 지정해야 하는 문서라면 수신인을 지정해 직접 전송하거나 대량전송을 이용하는 방식이 더 적합할 수 있습니다.

링크싸인은 다음처럼 동일한 문서를 여러 현장 인력에게 받아야 하는 업무에서 활용하기 좋습니다.

▪️안전서약서

▪️보안서약서

▪️교육 참석 확인서

▪️개인정보 수집·이용 동의서

▪️현장 확인서

즉, 근로계약서는 개별 전송·대량전송, 여러 사람이 같은 현장에서 작성하는 동의·확인 문서는 링크싸인처럼 업무 성격에 맞춰 구분해 사용하는 것이 좋습니다.

제조업에서는 어떤 인사 문서를 전자화할 수 있을까요?

전자계약은 근로계약서 외에도 반복적으로 서명과 확인이 필요한 여러 인사 문서에 활용할 수 있습니다.

▪️생산직 근로계약서

▪️연봉계약서

▪️근로조건 변경 합의서

▪️개인정보 수집·이용 동의서

▪️보안서약서

▪️안전 관련 확인서

▪️사내 교육 확인서

특히 같은 양식을 여러 직원에게 반복적으로 전달해야 한다면 서식을 미리 만들어두고 대량전송을 이용할 수 있습니다.

문서의 목적에 따라 요구되는 법적 절차나 동의 방식은 다를 수 있으므로, 전자서명 수집 자체가 개별 법령에서 요구하는 절차를 자동으로 대신한다고 보아서는 안 됩니다.

3교대 제조업의 계약 관리는 ‘직접 찾아가는 업무’를 줄이는 것부터 !

제조업 근로계약이 어려운 이유는 계약서가 복잡해서만은 아닙니다.

인사 담당자와 생산직 근로자의 근무 시간과 업무 환경이 다르기 때문입니다.

이싸인온을 활용하면 근로자의 휴대폰으로 계약서를 보내고, 별도의 앱 설치나 회원가입 없이 모바일에서 서명하도록 할 수 있습니다.

여러 명을 동시에 채용한다면 최대 500명까지 대량전송을 이용할 수 있고,

주간조·야간조·주말조의 일정에 맞춰 대량전송 문서도 예약해둘 수 있습니다. 완료되지 않은 계약서는 상태를 확인한 뒤 필요한 대상에게 알림을 다시 보낼 수 있습니다.

사람을 찾아다니며 계약서를 전달하는 방식에서, 근무 일정에 맞춰 계약서를 보내고 진행 상태를 확인하는 방식으로.

3교대 생산 현장의 계약 업무도 근무 방식에 맞게 관리해 보세요.

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이싸인온은 기업의 계약 업무를 더 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 전자계약 서비스입니다.

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처음 전자계약을 도입하는 기업부터 여러 부서에서 반복적으로 계약을 처리하는 기업까지, 이싸인온을 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다.

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